Kan udgifter uden kvittering fradrages?

Under drift støder virksomheder ofte på udgiftsklausuler uden faktura, især ved transaktioner med enkeltpersoner. Hvis virksomheden ikke forstår den juridiske essens korrekt, er det meget let at få disse omkostninger bortfaldet under skatteafregningen, hvilket resulterer i en stigning i den skyldige selskabsskat og medfører risiko for efterfølgende opkrævning og sanktioner.

Så, kan omkostninger uden faktura medregnes som omkostninger, og i hvilke tilfælde?

Hvad er en rimelig omkostning i henhold til skattereglerne?

Rimelige omkostninger (fradragsberettigede omkostninger) er omkostninger, der kan medregnes ved beregning af den skattepligtige indkomst, hvis de samtidigt opfylder alle juridiske betingelser.

I henhold til gældende regler betragtes en omkostning som rimelig, når:

• Den er afholdt og direkte relateret til produktions- eller forretningsaktiviteter.
• Der foreligger tilstrækkelig lovlig dokumentation for hvert specifikt tilfælde.
• Den ikke er omfattet af listen over forbudte eller begrænsede omkostninger i henhold til skattelovgivningen.

Vigtig bemærkning: Nogle omkostninger kræver ikke fakturaer, men kan stadig medregnes som rimelige omkostninger, hvis erstatningsdokumentationen er korrekt.

Tilfælde hvor omkostninger uden fakturaer stadig kan medregnes som omkostninger

Køb af varer og tjenesteydelser fra enkeltpersoner, der ikke driver erhverv

Virksomheder kan undlade at kræve fakturaer ved køb af:

• Aktiver fra enkeltpersoner, der ikke driver erhverv.
• Tjenesteydelser fra enkeltpersoner, der ikke er registreret som erhvervsdrivende.
• Varer, der er produceret, udvundet eller fanget af enkeltpersoner og solgt direkte.

I dette tilfælde skal virksomheden udarbejde en liste over køb uden fakturaer (formular 01/TNDN) og er selv ansvarlig for ægtheden.

Praktisk bemærkning: Hvis købsprisen angivet på listen er højere end markedsprisen, har skattemyndighederne ret til at justere omkostningerne til markedsprisen.

Køb af varer og tjenesteydelser fra små virksomheder eller enkeltpersoner med en årlig omsætning under 100 millioner VND

I tilfælde hvor små virksomheder eller enkeltpersoner er undtaget fra at udstede fakturaer, kan virksomheden stadig medregne omkostningerne, hvis:

• Der foreligger en liste 01/TNDN.
• Der foreligger tilstrækkelig dokumentation for den faktiske transaktion.
• Oprindelsen og indholdet af udgiften kan påvises.

I dette tilfælde:

• Der opstår ingen personskattede skyld for sælgeren.
• Virksomheden er ikke forpligtet til at foretage betalinger, der ikke er kontant, selv for transaktioner over 20 millioner VND.

Køb af varer og tjenesteydelser fra enkeltpersoner eller små virksomheder med en årlig omsætning på over 100 millioner VND

Dette er en meget vigtig juridisk grænse.

Hvis sælgeren:

• Er en enkeltperson eller en lille virksomhed.
• Har en årlig omsætning på over 100 millioner VND.

SKAL have en faktura.

I dette tilfælde:

• Skal enkeltpersonen eller den lille virksomhed henvende sig til skattekontoret for at købe en faktura.
• Virksomheden kan ikke bruge liste 01/TNDN som erstatning for en faktura.

Hvis der ikke er en faktura, vil hele udgiften blive bortfaldet ved afregning af selskabsskatten.

Ansættelse af sæsonarbejdere, udlicitering af kortvarige opgaver

Virksomheden kan medregne omkostninger, når:

• Enkeltpersoner ansættes til at arbejde i henhold til tidsbegrænsede kontrakter eller udliciterede opgaver.
• Opgaverne er kortvarige og ikke-regelmæssige.

Skattepligt:

• Virksomheden skal indeholde 10% personskat, før udbetaling.
• Denne indeholdte skat medregnes fortsat som en rimelig omkostning.

Leje af aktiver fra enkeltpersoner (huse, biler, lagerfaciliteter osv.)

Lejeomkostninger kræver ikke fakturaer, men i visse tilfælde skal der betales skat på vegne af enkeltpersonen.

Adskillelse:

• Kontrakter under 100 millioner VND/år: Ingen moms, personskat eller licensafgifter opkræves.
• Kontrakter over 100 millioner VND/år:
  • Moms: 5%
  • Personskat: 5%

Virksomheden kan foretage betalingen på vegne af enkeltpersonen, hvis det er aftalt i kontrakten.

Beregning af selskabsskat og personskat for omkostninger uden faktura

Hver type omkostning behandles skattemæssigt forskelligt, og der kan ikke anvendes en generel formel.

Princip at huske:

• Omkostninger, der trækkes fra ved beregning af selskabsskat, afhænger af dokumentation og transaktionens art.
• Indkomstskat opkræves kun, når en person er skattepligtig i henhold til lovgivningen.

Eksempler:

• Køb af varer fra private producenter: ingen indkomstskat.
• Leje af personlige tjenester fra ikke-erhvervsdrivende: 10% indkomstskat skal tilbageholdes.
• Leje af personlig ejendom med høj omsætning: 5% indkomstskat + 5% moms.

Læs mere: Hvor meget omsætning skal man betale skat af?

Fejl, der medfører, at udgifter uden fakturaer afvises

I praksis under skattekontroller er de mest almindelige fejl:

• Forkert brug af formular 01/TNDN til forkerte parter.
• Manglende bevis for, at personen ikke driver erhvervsvirksomhed.
• Manglende overleveringsprotokol eller kontrakt.
• Angivelse af en købspris, der er usædvanlig i forhold til markedet.
• Manglende korrekt tilbageholdelse af indkomstskat i henhold til reglerne.

Bare én lille fejl kan føre til, at hele udgiften afvises.

Læs mere: Hvilke udgifter kan trækkes fra i skat ved drift af virksomhed?

Konklusion

At en udgift ikke har en faktura, betyder ikke nødvendigvis, at udgiften automatisk afvises ved skatteberegning. Den gældende skattelovgivning tillader virksomheder at registrere mange typer af udgifter uden fakturaer, forudsat at virksomheden korrekt identificerer transaktionens art, den relevante part, der afholder udgiften, og forbereder al nødvendig dokumentation som erstatning i henhold til reglerne.

I praksis ligger risikoen ikke i manglen på fakturaer, men i forkert anvendelse af reglerne, brug af skemaer til forkerte parter, manglende tilbageholdelse af personlig indkomstskat, når det er nødvendigt, eller manglende bevis for transaktionens realitet. I sådanne tilfælde, selvom udgiften er reel, kan virksomheden stadig få udgiften afvist og blive pålagt at betale efterskat af selskabsskat.

Derfor, for at beskytte sine skattemæssige rettigheder, skal virksomheder have en klar forståelse af hver udgiftskategori, beherske de tilsvarende juridiske betingelser og organisere opbevaringen af dokumentation fuldstændigt og konsekvent fra transaktionens opståen. At gøre det rigtigt fra starten hjælper ikke kun med at optimere lovlige udgifter, men er også et vigtigt fundament for virksomheden til at operere transparent, sikkert og bæredygtigt på lang sigt.