Hvilke omkostninger kan fratrækkes ved virksomhedsdrift?

Princip for fastlæggelse af fradragsberettigede omkostninger ved beregning af selskabsskat (CIT)

Hvad er fradragsberettigede omkostninger?

Fradragsberettigede omkostninger ved fastlæggelse af skattepligtig indkomst for selskaber er de udgifter, som, hvis de opfylder de juridiske betingelser, kan medregnes som rimelige omkostninger, og derved reducere den skattepligtige indkomst og det skyldige selskabsskattebeløb.

I henhold til afsnit 1, artikel 4 i cirkulære 96/2015/TT-BTC, kan en udgift medregnes til fradragsberettigede omkostninger, hvis den samtidig opfylder følgende betingelser.

3 obligatoriske betingelser for at en udgift er fradragsberettiget

1. Reelle omkostninger, der opstår og er relateret til produktions- og forretningsaktiviteter

Udgiften skal tjene direkte eller indirekte til omsætningsskabende aktiviteter, med et klart forretningsformål.

2. Har tilstrækkelige juridiske fakturaer og dokumentation

Udgiften skal kunne dokumenteres med fakturaer og dokumentation i overensstemmelse med lovbestemmelserne, afhængigt af udgiftstypen kan dette omfatte:

• Elektroniske fakturaer
• Kontrakter
• Godkendelseserklæringer
• Udleveringskvitteringer
• Lister over lønninger, tidsregistrering
• Dokumentation for betaling af skat på vegne af andre

3. Fakturaer på 20 millioner VND eller derover skal betales uden kontanter

For udgifter til køb af varer og tjenesteydelser, der hver især overstiger 20 millioner VND (inklusive moms), skal virksomheden have dokumentation for ikke-kontant betaling for at kunne medregnes som fradragsberettiget omkostning.

Grupper af omkostninger, der generelt accepteres som fradragsberettigede

Her er de mest almindelige grupper af omkostninger i praksis, ledsaget af fokusområder for kontrol. Om de er fradragsberettigede eller ej afhænger fortsat af den specifikke dokumentation fra hver virksomhed.

1. Omkostninger til råmaterialer, varer og indgående ydelser

Omfatter udgifter til køb af råmaterialer, hjælpematerialer, varer til salg, udgifter til outsourcing, emballering, transport, læsning/losning, opbevaring og andre omkostninger direkte relateret til vareindkøb.

Fokusområde for kontrol: Relevans og rimelighed: Der skal være grundlag for anvendelse i forretningsaktiviteter, der skal foreligge dokumentation for ind- og udlevering, og det skal kunne afstemmes med normer eller driftslogik.

2. Omkostninger til leje af lokaler, lager, aktiver

Omfatter udgifter til leje af forretningslokaler, lagre, fabrikker, køretøjer, maskiner.

Fokusområde for kontrol: Kontrakt og betalingsdokumentation: Der skal foreligge lejekontrakt og betalingsdokumentation. I tilfælde hvor virksomheden betaler skat på vegne af en privatperson, der udlejer i henhold til en aftale, skal der foreligge dokumentation for betaling af skat på vegne af andre.

3. Lønomkostninger: løn, bonus, tillæg, forsikring

Omfatter løn, dagløn, bonusser, tillæg, bidrag til forsikring og andre lønrelaterede udgifter.

Fokusområde for kontrol: Interne regler og betalingsdokumentation: Udbetalingsniveauer og betingelser for udbetaling skal være fastsat i ansættelseskontrakten, løn- og bonusregler, kollektive overenskomster eller finansielle regler, sammen med lønsedler, kvitteringer og betalingsdokumentation.

4. Omkostninger til medarbejdergoder

Omfatter udgifter som til bryllupper, fester, ferier, sundhedstjek, uddannelsesstøtte, støtte til vanskeligt stillede.

Fokusområde for kontrol: Regler og beløbsgrænser: Dokumentationen skal være komplet, og de samlede udgifter til goder må ikke overstige de fastsatte grænser.

5. Afskrivningsomkostninger for anlægsaktiver

Omfatter afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver, der anvendes i forretningsaktiviteter.

Fokusområde for kontrol: Lovlige aktiver, der tjener forretningsformål, afskrivninger i henhold til reglerne: Der skal foreligge aktivdokumentation, overdragelseserklæringer, registreringer, overvågning og afskrivninger i henhold til gældende rammer, metoder og tidsperioder.

6. Renteomkostninger

Renteomkostninger, der tjener produktions- og forretningsaktiviteter, med låneaftale og gyldig betalingsdokumentation.

Fokusområde for kontrol: Lånedokumentation og betalingsdokumentation: Der skal foreligge låneaftale og dokumentation for rentebetaling. Ved lån fra enkeltpersoner eller organisationer, der ikke er finansielle institutioner, skal der lægges særlig vægt på dokumentationen og de relaterede skatteforpligtelser.

7. Omkostninger til el, vand, internet, driftsomkostninger for lokationer

Omfatter forsyningsudgifter, der tjener forretningslokationen.

Fokusområde for kontrol: Kontrakter og fakturaer: Der skal foreligge fakturaer for el, vand, internet. Det skal klart fremgå, hvilken part der er ansvarlig for udgiften i henhold til lejekontrakten, og der skal foreligge betalingsdokumentation.

8. Omkostninger til reklamegaver, kundegaver

Omfatter omkostninger til vareprøver, gaver, reklamegaver, kundepleje, der tjener forretningsaktiviteter.

Fokusområde for kontrol: Indkøbsdokumentation og udleveringsdokumentation for gaver: Der skal foreligge indkøbsfakturaer, dokumentation for reklamationskampagner, udleveringskvitteringer, og der skal overholdes gældende regler for fakturering og skat på gaver.

9. Afsætningsomkostninger

Visse hensættelser foretages i henhold til Finansministeriets vejledninger, såsom hensættelser til værdiforringelse af varebeholdninger, uerholdelige tilgodehavender, produktgarantier.

Fokusområde for kontrol: Dokumentation og betingelser for hensættelse: Der skal foreligge afstemningsdokumenter, erklæringer, beslutninger om hensættelse og beregningsgrundlag i overensstemmelse med vejledningen.

10. Omkostninger til tab som følge af naturkatastrofer, brand, beskadigede varer

Kan kun medregnes, hvis det er reelle tab, og der foreligger dokumentation, der klart identificerer den del, der er kompenseret, og den del, der ikke er kompenseret.

Fokusområde for kontrol: Komplet dokumentation for tab: Erklæringer om lageropgørelse, forklaringer, forsikrings- eller erstatningsdokumentation og relaterede bilag.

Læs mere: Hvor meget omsætning skal man have for at betale skat?

5 fejl, der får omkostninger til at blive "reelle, men ikke fradragsberettigede"

For det første: Ingen juridiske fakturaer eller dokumenter. Dette er den mest almindelige årsag til afvisning.

For det andet: Kontant betaling for fakturaer på 20 millioner VND eller derover. Manglende dokumentation for ikke-kontant betaling vil medføre afvisning af omkostningen.

For det tredje: Omkostninger, der ikke kan dokumenteres som relateret til forretningsaktiviteter. Selvom en udgift er reel, men formålet med forretningsaktiviteten ikke kan dokumenteres, kan den stadig blive afvist.

For det fjerde: Mangel på interne regler eller betalingsdokumentation i personaledokumentationen. Ingen ansættelseskontrakter, lønlister, bonusregler eller kvitteringer.

For det femte: Forkert registrering af periode eller manglende afslutningsdokumentation. Især for udgifter til ydelser, projekter, outsourcing eller fremstilling.

Hvad skal man gøre, hvis man opdager, at omkostninger ikke opfylder betingelserne?

Når virksomheden selv opdager det, før skattemyndighederne kontrollerer

Virksomheden skal proaktivt gennemgå og fjerne de omkostninger, der ikke opfylder betingelserne fra de fradragsberettigede omkostninger ved udarbejdelsen af skatteregnskabet.

Når skattemyndighederne fastslår det under en kontrol

Omkostningen vil blive afvist i henhold til kontrolrapporten, og virksomheden kan skulle:

• Justere den skattepligtige indkomst op
• Betale supplerende skat
• Pådrage sig renter og andre relaterede omkostninger i henhold til reglerne

Læs mere: Oversigt over erstatningsfakturaer og korrektionsfakturaer

Konklusion

Fradragsberettigede omkostninger er ikke "hvad som helst er tilladt at trække fra", men snarere korrekte udgifter, reelle udgifter, relateret til forretningsaktiviteter, med lovlig dokumentation og betalt i overensstemmelse med reglerne.

Hvis du er ved at opbygge en serie "Skatteguide til nye sælgere", bør denne artikel placeres som et grundlæggende principkapitel, før du går i dybden med praktiske emner for hver model: salg på e-handelsplatforme, offline salg eller omnikanalsalg.