Hvilke omkostninger er fradragsberettigede i erhvervslivet?

Retningslinjer for fradragsberettigede omkostninger ved beregning af selskabsskat (SS)

Hvad er en fradragsberettiget omkostning?

Fradragsberettigede omkostninger ved beregning af selskabsskat er de udgifter, som – hvis de opfylder de juridiske betingelser – kan medregnes som rimelige omkostninger, hvilket reducerer den skattepligtige indkomst og dermed det skyldige selskabsskattebeløb.

I henhold til Afsnit 1, Artikel 4 i Cirkulære 96/2015/TT-BTC kan en udgift medregnes som en fradragsberettiget omkostning, hvis den opfylder alle følgende betingelser samtidigt.

3 obligatoriske betingelser for en fradragsberettiget omkostning

1. Omkostninger, der er reelt afholdt og relateret til produktions- og forretningsaktiviteter

Udgiften skal tjene direkte eller indirekte til indtægtsgivende aktiviteter med et klart forretningsmæssigt formål.

2. Medfører gyldige fakturaer og bilag

Udgiften skal dokumenteres med fakturaer og bilag i overensstemmelse med lovgivningen, og afhængigt af udgiftstypen kan disse omfatte:

• Elektroniske fakturaer
• Kontrakter
• Afleveringsrapporter
• Lagerudstedelseskuponer
• Lister over lønninger, tidsregistrering
• Kvitteringer for betalt skat på vegne af andre

3. Fakturaer på 20 millioner VND eller derover skal betales kontantfrit

For køb af varer og tjenester, hvor den enkelte transaktion har en værdi på 20 millioner VND eller derover (inklusive moms), skal virksomheden have dokumentation for kontantfri betaling for at kunne medregne det som en fradragsberettiget omkostning.

Grupper af omkostninger, der generelt accepteres som fradragsberettigede

Nedenfor er de almindelige grupper af omkostninger i praksis, ledsaget af et fokuspunkt for kontrol. Om en udgift er fradragsberettiget eller ej, afhænger desuden af den specifikke dokumentation for hver virksomhed.

1. Omkostninger til råmaterialer, varer og indkøbte tjenester

Inkluderer omkostninger til køb af råmaterialer, hjælpematerialer, varer til videresalg, leje af forarbejdning, emballering, transport, læsning, losning, opbevaring og andre omkostninger direkte relateret til indkøb af varer.

Fokuspunkt for kontrol: Relevans og rimelighed: Der skal være grundlag for brug i forretningsaktiviteter, dokumentation for ind- og udlevering, og omkostningerne skal kunne afstemmes med normer eller driftsmæssig logik.

2. Omkostninger til leje af lokaler, lagerplads, leje af aktiver

Inkluderer omkostninger til leje af forretningslokaler, lager, værksteder, køretøjer og maskineri.

Fokuspunkt for kontrol: Kontrakt og betalingsdokumentation: Der skal foreligge lejekontrakt og kvitteringer for betaling. Hvis virksomheden betaler skat på vegne af privatpersoner i henhold til aftalen, skal der foreligge kvittering for betalt skat på vegne af andre.

3. Lønomkostninger: løn, bonus, tillæg, forsikring

Inkluderer løn, dagpenge, bonusser, tillæg, bidrag til forsikringer og andre lønlignende udgifter.

Fokuspunkt for kontrol: Interne regler og udbetalingsdokumentation: Retten til og betingelserne for udbetaling skal være fastsat i ansættelseskontrakten, løn- og bonusreglerne, kollektive overenskomster eller finansielle regler, ledsaget af lønsedler, kvitteringer for modtagelse og udbetalingsdokumentation.

4. Medarbejderfordele

Inkluderer udgifter som ægteskab, fødsler, helligdage, ferier, sundhedstjek, støtte til uddannelse, støtte i vanskelige situationer.

Fokuspunkt for kontrol: Regler og budgetgrænser: Dokumentationen skal være komplet, og de samlede udgifter til medarbejderfordele må ikke overstige de fastsatte grænser.

5. Afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver

Omfatter afskrivninger på materielle og immaterielle anlægsaktiver, der anvendes i forretningsaktiviteter.

Fokuspunkt for kontrol: Lovlige aktiver, brugt i forretningsaktiviteter, korrekt afskrivning: Der skal foreligge aktiedokumentation, overdragelsesprotokoller, registreringer, sporing og afskrivninger i overensstemmelse med de fastsatte rammer, metoder og tidsperioder.

6. Renteomkostninger

Renteomkostninger, der tjener produktions- og forretningsaktiviteter, med en lånekontrakt og gyldig betalingsdokumentation.

Kontrolleringspunkt: Lånedokumentation og betalingskvitteringer: Der skal foreligge låneaftale og kvitteringer for rentebetaling. Ved lån fra enkeltpersoner eller enheder, der ikke er kreditinstitutter, skal der udvises særlig forsigtighed med dokumentationen og de tilhørende skatteforpligtelser.

7. Udgifter til el, vand, internet, driftsudgifter for lokaler

Inkluderer udgifter til forsyninger, der understøtter forretningslokalet.

Kontrolleringspunkt: Kontrakter og fakturaer: Der skal foreligge fakturaer for el, vand og internet. Den part, der er ansvarlig for betalingen i henhold til lejekontrakten, skal være tydeligt identificeret, og der skal foreligge betalingskvitteringer.

8. Udgifter til salgsfremmende varer, kundegaver

Omfatter omkostninger til prøvevarer, gaveartikler, salgsfremmende gaver og kundepleje, der tjener forretningsdriften.

Kontrolleringspunkt: Indkøbskvitteringer og kvitteringer for udlevering af gaver: Der skal foreligge indkøbsfakturaer, dokumentation for salgsfremmende kampagner, lagerudleveringskvitteringer og overholdelse af faktura- og skatteforpligtelser for gaver.

9. Udgifter til afsætningsreserver

Visse reserver oprettes i overensstemmelse med finansministeriets vejledninger, såsom reserver til værdiforringelse af varelager, tab på debitorer, produktgarantier.

Kontrolleringspunkt: Dokumentation og betingelser for oprettelse: Der skal foreligge afstemningsdokumenter, referater, beslutninger om oprettelse af reserver og korrekte beregningsgrundlag i overensstemmelse med vejledningen.

10. Omkostninger til tab forårsaget af naturkatastrofer, brand, beskadigede varer

Kan kun medregnes, hvis der er tale om et **faktisk tab**, og der foreligger dokumentation, der tydeligt definerer den del, der er dækket af erstatning, og den del, der ikke er.

Kontrolleringspunkt: Fuldstændig dokumentation for tab: Lageropgørelsesprotokoller, forklaringer, forsikrings- eller erstatningsdokumenter og relaterede kvitteringer.

Læs mere: Hvor meget omsætning skal man betale skat af?

5 fejl, der gør, at omkostninger er "faktisk afholdt, men ikke fradragsberettiget"

For det første: Manglende gyldige fakturaer eller kvitteringer. Dette er den mest almindelige årsag til afvisning.

For det andet: Kontant betaling for fakturaer på 20 millioner VND eller derover. Manglende dokumentation for betalinger uden kontanter vil resultere i afvisning af omkostningerne.

For det tredje: Omkostninger, der ikke kan dokumenteres som værende relateret til forretningsdriften. Selvom udgiften er reel, kan den stadig afvises, hvis formålet ikke kan dokumenteres.

For det fjerde: Mangelfuld personale dokumentation, herunder manglende virksomhedspolitikker eller kvitteringer for udgifter. Der mangler ansættelseskontrakter, lønlister, bonuspolitikker eller underskrevne kvitteringer.

For det femte: Forkert registrering af perioden eller manglende godkendelsesdokumentation. Dette gælder især for omkostninger til tjenester, projekter, ekstern leje eller forarbejdning.

Hvad skal man gøre, hvis man opdager, at omkostninger ikke opfylder kravene?

Hvis virksomheden selv opdager det før skattemyndighedernes kontrol

Virksomheden skal **proaktivt gennemgå** og **udelukke de omkostninger, der ikke opfylder kravene**, fra de fradragsberettigede omkostninger, når skatteafslutningen udarbejdes.

Hvis skattemyndighederne identificerer det under en kontrol

Omkostningerne vil blive afvist i henhold til kontrolprotokollen, og virksomheden kan blive nødt til at:

• Justere den skattepligtige indkomst op
• Betale supplerende skat
• Pådrage sig bøder for for sen betaling og andre relaterede omkostninger i henhold til bestemmelserne

Læs mere: Oversigt over erstatningsfakturaer og korrektionsfakturaer

Konklusion

Fradragsberettigede omkostninger er ikke "hvad som helst kan fradrages", men derimod korrekte, reelle omkostninger, der er relateret til forretningsdriften, har gyldig dokumentation og er betalt i overensstemmelse med reglerne.

Hvis du er ved at udarbejde en serie kaldet "Skatteguide for nye sælgere", bør denne artikel placeres som et grundlæggende principkapitel, før du dykker dybere ned i praktiske emner baseret på forskellige modeller: salg på e-handelsplatforme, offline salg eller multikanalsalg.