Alt om elektroniske fakturaer: Hvornår skal de udstedes, og hvordan man håndterer fejl

Hvornår er det obligatorisk at udstede en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er et obligatorisk dokument, når der opstår aktiviteter med salg af varer eller levering af tjenester i henhold til lovgivningen om skatter og fakturaer.

Fastlæggelse af det korrekte tidspunkt for udstedelse af fakturaen er afgørende for fakturaens gyldighed og den opståede skattepligt.

Faktureringstidspunkt i henhold til lovgivningen

Faktureringstidspunkt for salg af varer

I henhold til punkt a, stk. 6, artikel 1 i dekret nr. 70/2025/ND-CP, som ændrer punkt 1, artikel 9 i dekret nr. 123/2020/ND-CP, fastslås det:

Faktureringstidspunktet for salg af varer er tidspunktet for overdragelse af ejendomsretten eller retten til at anvende varerne til køberen, uafhængigt af om betaling er modtaget eller ej.

Denne bestemmelse gælder for:

• Salg af almindelige varer
• Salg, overførsel af offentlige aktiver
• Salg af statslige reserver

For eksport af varer fastlægges faktureringstidspunktet af sælgeren, men senest den næste arbejdsdag efter varens toldklarering i henhold til toldloven.

Faktureringstidspunkt for levering af tjenester

Faktureringstidspunktet for levering af tjenester er tidspunktet for fuldførelse af leveringen af tjenester, uafhængigt af om betaling er modtaget eller ej.

I tilfælde af forudbetaling eller betaling under levering af tjenester er faktureringstidspunktet betalingstidspunktet, eksklusive følgende beløb:

• Depositum
• Forskudsbetaling til sikkerhed for kontraktens opfyldelse

Denne bestemmelse gælder for specifikke tjenester som:

• Regnskab, revision
• Finansiel rådgivning, skatterådgivning
• Værdiansættelse
• Teknisk undersøgelse og design
• Tilsynsrådgivning
• Udarbejdelse af byggeinvesteringsprojekter

Almindelige situationer ved faktureringstidspunkt

Er det tilladt at udstede en elektronisk faktura med tilbagevirkende kraft?

Nej.

I henhold til gældende lovgivning er det ikke tilladt at udstede en elektronisk faktura med tilbagevirkende kraft. Udsteder man en faktura på et forkert tidspunkt eller med vilje med tilbagevirkende kraft, er det en administrativ overtrædelse vedrørende fakturaer.

Er det tilladt at levere varen først og udstede fakturaen bagefter?

Nej.

Levering af varer først, men uden udstedelse af fakturaen på tidspunktet for overdragelse af ejendomsretten eller retten til at anvende varerne, betragtes som fakturering på et forkert tidspunkt og vil blive straffet i henhold til bestemmelserne.

Straf for udstedelse af faktura på forkert tidspunkt

Fra den 01/01/2026 træder dekret nr. 310/2025/ND-CP i kraft, som fastslår:

Bøder for udstedelse af faktura på forkert tidspunkt kan udgøre op til 70 millioner VND, afhængigt af:

• Overtrædelsens art
• Overtrædelsens omfang
• Antallet af overtrædelser

Udsteder man fakturaer på det korrekte tidspunkt, er et obligatorisk krav, ikke et valg.

Principper for håndtering af fejlbehæftede elektroniske fakturaer

Faktura udstedt, med skattemyndighedernes kode, men endnu ikke sendt til køberen, og fejl er opdaget

Sælgeren foretager:

• Udsteder en ny elektronisk faktura som erstatning
• Angiver tydeligt: "Erstatter faktura Model... Kode... Nummer... Dato... måned... år..."
• Sender den erstattende faktura til køberen
• Sender samtidig dataene for den erstattende faktura til skattemyndighederne

Faktura sendt til køberen, og fejl er opdaget

a. Forkert navn, forkert adresse på køberen (uden forkert skattenummer)

Sælgeren:

• Underretter køberen
• Behøver ikke at genudstede fakturaen
• Sender underretning til skattemyndighederne i henhold til skema 04/SS-HĐĐT

b. Forkert skattenummer, forkert beløb, skattesats, skattebeløb eller varer, der ikke stemmer overens med specifikationer eller kvalitet

Sælgeren og køberen (hvis det er en organisation) skal:

• Udarbejde en skriftlig aftale, der tydeligt angiver fejlens indhold

Vælg derefter en af følgende to metoder:

Justeret faktura: Anvendes, når en del af indholdet skal justeres.

• Angiv: "Korrektion for faktura Skabelon nr. ... Serie ... Nummer ... Dato ... måned ... år ..."
• Angiv om korrektionen er en stigning eller et fald

Erstattende faktura: Anvendes, når hele den oprindelige faktura skal erstattes.

• Angiv: "Erstatter faktura Skabelon nr. ... Serie ... Nummer ... Dato ... måned ... år ..."

Efter oprettelse:

• Sælger digitalt signerer
• Send fakturaen til køberen
• Send data for korrigeret eller erstattet faktura til skattemyndighederne

Læs mere: Oversigt over erstattende og korrigerede fakturaer

Nogle specifikke tilfælde for håndtering

Rabat, kampagner, justering af anlægsværdi: Opret en ny faktura i den aktuelle periode, angiv differencen som stigning eller fald.

Returnerede varer, prisnedsættelse efter udstedelse af faktura: Opret kun en korrigeret faktura, ingen erstattende faktura.

Flere forkerte fakturaer til samme køber i samme måned: Der kan udstedes én enkelt korrigeret eller erstattende faktura, ledsaget af en liste over de oprindelige fakturaer.

Tilfælde af manglende obligatorisk bemærkning på korrigeret eller erstattet faktura

• Fakturaen identificeres som ugyldig
• Skal genbehandles i henhold til den oprindelige form

Tilfælde hvor korrigeret eller erstattet faktura igen er forkert

Erstattende fakturaer behandles sekventielt: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Korrigerende fakturaer behandles kumulativt: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Vigtig bemærkning

Fra 01/6/2025:

• Det er ikke længere muligt at annullere udstedte elektroniske fakturaer
• Alle fejl skal korrigeres ved hjælp af en korrigeret eller erstattet faktura

Konklusion

For nye sælgere er det essentielt at forstå:

• Hvornår en faktura skal udstedes
• At udstede den på det rigtige tidspunkt
• At håndtere fejl korrekt

Dette er et krav for at overholde lovgivningen, undgå sanktioner og sikre en gennemsigtig og bæredygtig forretningsdrift.