Alt om elektroniske fakturaer: Hvornår skal de udstedes, hvordan håndteres fejl

Hvornår er det obligatorisk at udstede en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er et obligatorisk dokument, når der opstår salgsaktiviteter eller serviceydelser i henhold til lovgivningen om skat og fakturering.

At fastslå det korrekte tidspunkt for fakturering er afgørende for fakturaens gyldighed og de skatteforpligtelser, der opstår.

Faktureringstidspunkt i henhold til lovgivningen

Faktureringstidspunkt for salg af varer

I henhold til punkt a, stk. 6, artikel 1 i dekret nr. 70/2025/ND-CP, der ændrer punkt 1, artikel 9 i dekret nr. 123/2020/ND-CP, fastsættes det:

Faktureringstidspunktet for salg af varer er tidspunktet for overførsel af ejendomsret eller brugsret til varerne til køberen, uanset om betaling er modtaget eller ej.

Denne regel gælder for:

• Salg af almindelige varer
• Salg, overførsel af offentlige aktiver
• Salg af statslige lagre

For eksport af varer bestemmes faktureringstidspunktet af sælgeren, men senest på den næste arbejdsdag efter varens toldklarering i henhold til toldlovgivningen.

Faktureringstidspunkt for levering af ydelser

Faktureringstidspunktet for levering af ydelser er tidspunktet for færdiggørelse af ydelsen, uanset om betaling er modtaget eller ej.

I tilfælde af modtagelse af betaling før eller under leveringen af ydelsen, er faktureringstidspunktet betalingstidspunktet, eksklusive:

• Depositum
• Forskudsbetaling til sikkerhed for kontraktens opfyldelse

Denne regel gælder for specifikke ydelser som:

• Regnskab, revision
• Finansiel rådgivning, skatterådgivning
• Vurdering
• Tekniske undersøgelser, design
• Byggeledelse
• Udarbejdelse af byggeprojekter

Almindelige scenarier vedrørende faktureringstidspunkt

Må man udstede en elektronisk faktura med tilbagevirkende kraft?

Nej.

Ifølge gældende lovgivning er det ikke tilladt at udstede en elektronisk faktura med tilbagevirkende kraft. Udstedelse af en faktura på et forkert tidspunkt eller bevidst at angive en dato tilbage i tiden er en administrativ overtrædelse af fakturareglerne.

Er det tilladt at levere varer før og udstede faktura bagefter?

Nej.

Levering af varer før udstedelse af fakturaen på tidspunktet for overførsel af ejendomsret eller brugsret anses for at være udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt og vil blive straffet i overensstemmelse hermed.

Bøder for forkert faktureringstidspunkt

Fra den 01.01.2026 træder dekret nr. 310/2025/ND-CP i kraft, som fastslår:

Bøden for udstedelse af faktura på et forkert tidspunkt kan være op til 70 millioner VND, afhængigt af:

• Overtrædelsens art
• Overtrædelsens omfang
• Antallet af overtrædelser

At udstede fakturaer på det korrekte tidspunkt er et obligatorisk krav, ikke et valg.

Principper for håndtering af elektroniske fakturaer med fejl

Faktura udstedt, med skattemyndighedens stempel, men endnu ikke sendt til køber, fejl opdaget

Sælger skal:

• Udsted en ny elektronisk faktura som erstatning
• Angive tydeligt: "Erstatter faktura Modelnr…. Serie…. Nr…. Dato… måned… år…"
• Sende den erstattende faktura til køber
• Samtidig sende dataene for den erstattende faktura til skattemyndigheden

Faktura sendt til køber, fejl opdaget

a. Forkert navn, adresse på køber (ikke forkert skattenummer)

Sælger skal:

• Underrette køber
• Ikke udstede en ny faktura
• Sende meddelelse til skattemyndigheden i henhold til formular 04/SS-HĐĐT

b. Forkert skattenummer, forkert beløb, skattesats, skattebeløb eller varer, der ikke stemmer overens med specifikationer eller kvalitet

Sælger og køber (hvis de er en organisation) skal:

• Udarbejde en skriftlig aftale, der tydeligt angiver fejlindholdet

Derefter vælges en af de to metoder:

Justeringsfaktura: Bruges, når en del af indholdet skal justeres.

• Angiv tydeligt: "Justering til faktura Modelnr…. Serie…. Nr…. Dato… måned… år…"
• Angiv tydeligt den øgede eller reducerede justering

Erstatningsfaktura: Bruges, når hele den oprindelige faktura skal erstattes.

• Angiv tydeligt: "Erstatter faktura Modelnr…. Serie…. Nr…. Dato… måned… år…"

Efter udstedelse:

• Sælger skal signere digitalt
• Sende fakturaen til køber
• Sende dataene for den justerede eller erstattede faktura til skattemyndigheden

Læs mere: Samlet oversigt over erstatningsfakturaer og justeringsfakturaer

Nogle specielle håndteringssituationer

Rabatter, kampagner, justering af byggeværdier: Udsted en ny faktura i den nuværende periode, angiv den øgede eller reducerede difference.

Returnerede varer, prisreduktioner efter udstedelse af faktura: Udsted kun en justeringsfaktura, ikke en erstatningsfaktura.

Flere forkerte fakturaer til samme køber inden for samme måned: Det er tilladt at udstede én enkelt justeringsfaktura eller erstatningsfaktura, ledsaget af en liste over de oprindelige fakturaer.

Tilfælde af manglende obligatorisk angivelse på justerings- eller erstatningsfaktura

• Fakturaen anses for ugyldig
• Skal håndteres igen i henhold til den oprindelige metode

Tilfælde hvor en justerings- eller erstatningsfaktura fortsat indeholder fejl

Erstatningsfakturaer håndteres i en kæde: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Justeringsfakturaer håndteres efter princippet om kumulering: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Vigtige bemærkninger

Fra den 01.06.2025:

• Det er ikke længere tilladt at annullere udstedte elektroniske fakturaer
• Alle fejl skal håndteres med en justeringsfaktura eller en erstatningsfaktura

Konklusion

For nye sælgere er det at have en klar forståelse af:

• Hvornår en faktura skal udstedes
• Udstedelse på det korrekte tidspunkt
• Korrekt håndtering af fejl

er en forudsætning for at overholde lovgivningen, undgå risici for bøder og sikre en gennemsigtig og bæredygtig forretningsdrift.