Einführung
AI Chatbot von GTG CRM ist eine Funktion zur automatischen Beantwortung von Kundenanfragen, die direkt in das CRM-Ökosystem integriert ist. Diese Funktion hilft Unternehmen, schneller und konsistenter auf Kunden zu reagieren und wiederholte Fragen im Vertriebs- und Kundenserviceprozess zu reduzieren.
Warum einen AI Chatbot benötigen?
Im modernen Geschäftsleben erwarten Kunden eine schnelle Reaktion rund um die Uhr. Ein AI Chatbot hilft dabei:
- Sofortige Antwort: Antworten Sie sofort auf Kunden, ohne Wartezeit.
- 24/7 Betrieb: Unterstützen Sie Kunden jederzeit, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
- Konsistente Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle Kunden korrekte Informationen erhalten.
- Personalentlastung: Beantworten Sie häufig gestellte Fragen automatisch.
- Erhöhung der Konversionen: Bieten Sie Beratung und passende Produktvorschläge.
Hervorgehobene Funktionen
1. Multi-Channel-Verbindung
AI Chatbot unterstützt mehrere beliebte Kommunikationskanäle:
Unterstützte Kanäle:
- Facebook Messenger: Verbindung mit Fanpages.
- Zalo OA: Verbindung mit Zalo Official Account.
- WhatsApp: Verbindung mit WhatsApp Business-Konto.
- Live Chat: Verbindung mit der Website.
2. Facebook Messenger-Verbindung
Verbinden Sie Ihre Facebook-Fanpage, damit der AI Chatbot Nachrichten automatisch beantwortet:
Wählen Sie die Fanpage aus, die Sie verbinden möchten:
3. Zalo OA-Verbindung
Verbinden Sie auf ähnliche Weise Ihren Zalo Official Account:
Nach der Verbindung werden die Kanäle in der Liste angezeigt:
4. AI Chatbot-Einstellungen
Greifen Sie auf die AI Chatbot-Einstellungen zu, um sie anzupassen:
5. Funktionsweise des AI Chatbots
Der AI Chatbot von GTG CRM basiert auf den vom Unternehmen vordefinierten Daten:
Datenquellen:
QuelleBeschreibung
MarkenidentitätInformationen über die Marke (Name, Beschreibung, Werte) ProdukteProduktliste mit Preisen, Beschreibungen, Bildern PostsVeröffentlichte Inhaltsbeiträge
Dadurch kann der Chatbot Kunden wie folgt beantworten:
- Korrekte Produktinformationen
- Im unternehmensspezifischen Kontext
- Im Stil der Marke
6. Anleitung zur Anpassung (Custom Instructions)
Sie können den AI Chatbot anweisen, wie er in einem bestimmten Stil antworten soll:
Beispielanleitung:
Sie sind ein raffinierter Verkäufer, der immer höflich antwortet und passende Produkte empfiehlt. Wenn Kunden nach Preisen fragen, geben Sie eine detaillierte Preisübersicht. Wenn Kunden bestellen möchten, fragen Sie nach ihrer Telefonnummer.
7. Kontextoptionen
Konfigurieren Sie Informationsquellen für den AI Chatbot:
Markenidentität einschließen:
- KI erlaubt, Informationen aus der Markenidentität abzurufen
- Antwortet korrekt mit dem Markenbild
Produkte einschließen:
- KI greift automatisch auf die ersten 50 Produkte zu
- Produktberatung basierend auf Kundenfragen
- Einheitliche Informationen für alle Kunden
Artikel einschließen:
- KI greift auf veröffentlichte Artikel zu
- Referenziert Inhalte bei Antworten
Terminvereinbarung:
- Ermöglicht Kunden, freie Zeiten anzuzeigen, Termine zu buchen, zu sehen, zu stornieren und umzubuchen direkt im Chatfenster
- Funktioniert auf Facebook, Zalo, WhatsApp und Live-Chat auf der Website
8. Übergabe-Schwellenwert für Nachrichten
Legen Sie die Anzahl der Nachrichten fest, die die KI beantwortet, bevor sie an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird:
Bedeutung:
- Beispiel: Schwellenwert = 10
- KI beantwortet die ersten 10 Nachrichten
- Danach übernimmt ein Mitarbeiter, um die Beratung fortzusetzen
Vorteile:
- KI bearbeitet grundlegende Fragen
- Mitarbeiter konzentrieren sich auf den Verkaufsabschluss
- Gleichgewicht zwischen Automatisierung und Personalisierung
9. KI für jeden Kanal aktivieren/deaktivieren
Wählen Sie aus, welche Kanäle von der KI-Chatbot unterstützt werden sollen:
- KI für Facebook, Zalo, Live-Chat nach Bedarf aktivieren
- Flexible Anpassung für jeden Kanal
10. Sprache wählen
KI-Chatbot unterstützt mehrere Sprachen:
Unterstützte Sprachen:
- Vietnamesisch
- Englisch
- Japanisch
- Koreanisch
- Chinesisch
- Thai
11. Einstellungen speichern
Klicken Sie nach Abschluss der Konfiguration auf Speichern:
12. Demo: KI-Chatbot in Aktion
Chat-Testbildschirm:
Kunde stellt eine Frage:
KI-Chatbot antwortet:
Produktvorschlag:
Konversation abgeschlossen:
Kunden können auch kommentieren, um zu bestellen.
Neu: Antworten aus Ihren Dokumenten – fachlich korrekt, keine Erfindungen
Ihre Kunden stellen keine allgemeinen Fragen. Sie fragen "Liefert der Shop auch sonntags?", "Ist Größe M in Blau noch verfügbar?", "Wie lautet die Umtauschrichtlinie?". Ein Bot, der nichts über Ihr Unternehmen weiß, wird falsch antworten – oder schlimmer noch, sich Antworten ausdenken, was das Vertrauen des Kunden vom ersten Moment an zerstört.
Jetzt hat der KI-Chatbot von GTG CRM zusätzliche Wissensquellen (Knowledge Sources): Sie laden Ihre eigenen Dokumente hoch (Richtlinien, Preislisten, FAQs, Produktleitfäden), das System verarbeitet sie und ermöglicht es dem Bot, diese zu durchsuchen, um basierend auf diesen Inhalten korrekt zu antworten, anstatt allgemeine Aussagen zu treffen.
- Hochladen verschiedener Dokumente: Richtlinien, Preislisten, FAQs, Anleitungen — das System verarbeitet sie automatisch im Hintergrund, Sie müssen nichts weiter tun.
- Präziseste Antworten: kombiniert semantische Suche (versteht die Absicht des Kunden, auch wenn andere Wörter verwendet werden) und Stichwortsuche (trifft genaue Produktcodes, spezifische Richtliniennamen).
- Einfache Aktualisierung: Der Bot gibt eine unvollständige Antwort? Fügen Sie Dokumente hinzu, der Bot aktualisiert die Antwort sofort.
- Fachgerecht, keine Erfindung: Der Bot holt die Antworten aus den von Ihnen bereitgestellten Dokumenten — Kunden vertrauen mehr.
Neu: Der Bot erledigt Aufgaben für den Kunden — nicht nur leere Antworten
Zusätzlich zum Beantworten von Fragen können Sie einzelne Funktionen ein- oder ausschalten, damit der Bot direkt im Chatfenster tatsächliche Aufgaben erledigt — innerhalb sicherer Grenzen, unter Berücksichtigung Ihres Datenumfangs und Ihrer Rechte:
| Kunde fragt | Bot tut |
|---|---|
| "Wo ist meine Bestellung?" | Bestellung nachschlagen und den tatsächlichen Status beantworten |
| "Größe M in Blau noch auf Lager?" | Lagerbestand prüfen, genau antworten |
| "Ich möchte am Samstagabend einen Tisch reservieren" | Hilft bei der Terminbuchung |
| "Wann ist mein Termin?" / "Bitte stornieren Sie meinen Termin" / "Verschieben Sie meinen Termin auf Sonntag" | Neu: gebuchte Termine anzeigen, stornieren oder verschieben — direkt im aktuellen Chat, kein Rückruf erforderlich |
| "Ich benötige Hilfe bei Umtausch/Rückgabe" | Support-Ticket erstellen, Richtlinien teilen |
Sie kontrollieren, was der Bot tun kann; Suchaktionen funktionieren nur innerhalb Ihres Datenumfangs und sind datenschutzkonform gestaltet. Möchten Sie die Einrichtung Schritt für Schritt erfahren? Lesen Sie die Anleitung zur Nutzung des KI-Chatbots, Abschnitt Wissensquellen. Sie können auch die reale Geschichte in dem Artikel Chatbot antwortet fachgerecht, erfindet nichts — Kundenbetreuung rund um die Uhr ohne zusätzliches Personal lesen.
Neu: Kunden können Termine selbst einsehen, stornieren und verschieben — kein Rückruf oder Chat mit Mitarbeitern erforderlich. Bei über den Chat gebuchten Terminen können Kunden direkt im selben Chatfenster, in dem sie den Termin gebucht haben, nach der Uhrzeit fragen, stornieren oder auf eine andere Uhrzeit verschieben. Der Bot bestätigt den genauen Termin anhand von Service und Uhrzeit (nicht anhand von Nummern oder Telefonnummern), bevor er storniert oder verschiebt, und behält diesen Termin bei — er erstellt keinen neuen. Funktioniert auf Facebook, Zalo, WhatsApp und Live-Chat auf der Website (noch nicht auf Instagram unterstützt). Aktivieren Sie diese Funktion unter KI-Chatbot-Einstellungen → Kontextoptionen → Terminbuchung — standardmäßig deaktiviert, bis Sie sie aktivieren.
Vorteile für Unternehmen
VorteileBeschreibung
Sofortige Reaktion Antworten an Kunden innerhalb von Sekunden 24/7 verfügbarKeine Nachricht verpassen Konsistente InformationenGewährleistet genaue Informationen Entlastung des PersonalsAutomatische Bearbeitung häufig gestellter Fragen Steigerung der KonversionenBeratung und Empfehlung passender Produkte MehrsprachigUnterstützung mehrerer Sprachen OmnichannelFacebook, Zalo, Live-Chat in einem System Lernt aus DatenAntworten basierend auf realen Informationen Antworten aus DokumentenFachgerecht, keine Erfindung — basierend auf Ihren hochgeladenen Dokumenten Erledigt echte AufgabenBestellungen abfragen, Lagerbestände prüfen, Tickets erstellen, Termine buchen/einsehen/stornieren/verschieben — innerhalb sicherer Grenzen
Fazit
Der KI-Chatbot von GTG CRM ist ein leistungsstarker Assistent, der Unternehmen hilft:
- Professionelle Kundenbetreuung rund um die Uhr
- Zeit und Personal sparen
- Konversionsraten und Umsatz steigern
- Ein konsistentes Kundenerlebnis aufbauen
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