Μελέτη Περίπτωσης: Η κυρία Lan Anh - Από την αμηχανία της διαχείρισης πολλαπλών καναλιών στις αποτελεσματικές πωλήσεις με το GTG CRM

Τα τελευταία χρόνια, οι πωλήσεις σε πολλαπλές πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου έχουν γίνει μια δημοφιλής τάση. Αντί να πωλούν μόνο σε μία πλατφόρμα, πολλοί ιδιοκτήτες καταστημάτων επεκτείνονται σε Shopee, Lazada και TikTok Shop για να προσεγγίσουν περισσότερους πελάτες.

Η κα Lan Anh, 35 ετών, είναι μία από αυτούς. Εμπορεύεται γυναικεία ρούχα online εδώ και σχεδόν 3 χρόνια και τώρα πουλάει προϊόντα και στις τρεις πλατφόρμες. Χάρη στην καλή αξιοποίηση της επισκεψιμότητας από τις πλατφόρμες, το κατάστημά της έχει σταθερό τζίρο και υψηλό ποσοστό επαναλαμβανόμενων πελατών.

Ωστόσο, καθώς οι παραγγελίες άρχισαν να αυξάνονται, οι πωλήσεις σε πολλαπλά κανάλια έφεραν επίσης προβλήματα που δεν είχε σκεφτεί πριν.

Όταν αυξάνονται οι παραγγελίες, η διαχείριση αρχίζει να γίνεται πολύπλοκη

Κάθε μέρα, η κα Lan Anh πρέπει να διαχειρίζεται περίπου 40-60 παραγγελίες από τρεις διαφορετικές πλατφόρμες. Η εργασία, αν και φαινομενικά απλή, είναι στην πραγματικότητα αρκετά περίπλοκη.

Κάθε πρωί, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνει είναι να ανοίξει διαδοχικά τα συστήματα διαχείρισης κάθε πλατφόρμας:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Πρέπει να ελέγξει αν υπάρχουν νέες παραγγελίες, να εκτυπώσει τις ετικέτες αποστολής, να αντιστοιχίσει τα στοιχεία των προϊόντων και να επιβεβαιώσει τις παραγγελίες.

Η εναλλαγή μεταξύ πολλαπλών συστημάτων της κοστίζει πολύ χρόνο. Μερικές φορές, μόνο ο έλεγχος των παραγγελιών διαρκεί ώρες κάθε μέρα.

Οι πωλητές πολλαπλών καναλιών πρέπει συχνά να ελέγχουν παραγγελίες σε πολλαπλές πλατφόρμες

Απόθεμα πολλαπλών καναλιών: ένα μεγάλο πρόβλημα για τους online πωλητές

Η μεγαλύτερη δυσκολία για την κα Lan Anh δεν είναι η λήψη παραγγελιών, αλλά η διαχείριση του αποθέματος κατά την πώληση σε πολλαπλές πλατφόρμες.

Το κατάστημά της έχει περίπου 50 σχέδια ρούχων, με κάθε σχέδιο να διατίθεται σε διάφορα μεγέθη και χρώματα. Ο συνολικός αριθμός των SKUs φτάνει τις εκατοντάδες παραλλαγές.

Το πρόβλημα είναι ότι κάθε πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου διαχειρίζεται το απόθεμα ανεξάρτητα.

Πραγματικό παράδειγμα:

Το πραγματικό απόθεμα της κα Lan Anh είναι 50 τεμάχια, αλλά στις πλατφόρμες εμφανίζεται:

• Shopee: 30 τεμάχια
• Lazada: 30 τεμάχια
• TikTok Shop: 30 τεμάχια

Εάν ένα προϊόν πωλείται γρήγορα σε πολλαπλές πλατφόρμες ταυτόχρονα, ο συνολικός αριθμός των παραγγελιών μπορεί να υπερβεί την πραγματική ποσότητα αποθέματος στην αποθήκη.

Σε αυτήν την περίπτωση, η κα Lan Anh αναγκάζεται να:

• Ακυρώσει παραγγελίες
• Επικοινωνήσει με τους πελάτες για αλλαγή προϊόντος
• Ζητήσει συγγνώμη λόγω έλλειψης αποθέματος

Αυτό επηρεάζει άμεσα την βαθμολογία του καταστήματος και την εμπειρία του πελάτη.

Οι εργαζόμενοι στην αποθήκη αντιμετωπίζουν επίσης δυσκολίες στην επεξεργασία παραγγελιών

Καθώς ο όγκος των παραγγελιών αυξήθηκε, η κα Lan Anh προσέλαβε επιπλέον προσωπικό αποθήκης για να βοηθήσει στη συσκευασία και την προετοιμασία των εμπορευμάτων.

Ωστόσο, καθώς οι παραγγελίες προέρχονται από διαφορετικές πλατφόρμες, η προετοιμασία των εμπορευμάτων γίνεται επίσης περίπλοκη. Οι εργαζόμενοι συχνά πρέπει να ρωτούν:

• Από ποια πλατφόρμα είναι αυτή η παραγγελία;
• Πού είναι ο κωδικός παραγγελίας;
• Ποιο είναι το προϊόν που πρέπει να πάρω από την αποθήκη;

Μόνο η αντιστοίχιση της παραγγελίας με το προϊόν στην αποθήκη απαιτεί αρκετό χρόνο.

Τις περιόδους αιχμής, τα λάθη κατά τη συσκευασία ή την προετοιμασία των εμπορευμάτων είναι επίσης πιο πιθανά.

Όταν αλλάζουν οι φορολογικοί κανονισμοί, η έκδοση τιμολογίων γίνεται ακόμη πιο περίπλοκη

Εκτός από τα προβλήματα με τις παραγγελίες και το απόθεμα, η κα Lan Anh αντιμετωπίζει επίσης την απαίτηση έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων όταν οι πελάτες ζητούν τιμολόγιο ΦΠΑ.

Παλαιότερα, κάθε φορά που ένας πελάτης ζητούσε τιμολόγιο, έπρεπε να:

1. Επανανοίξει τις πληροφορίες της παραγγελίας στην πλατφόρμα
2. Εισάγει τα δεδομένα στο λογισμικό ηλεκτρονικών τιμολογίων
3. Ελέγξει ξανά τα προϊόντα και τις ποσότητες

Αυτή η διαδικασία δεν είναι υπερβολικά περίπλοκη, αλλά όταν αυξάνεται ο όγκος των παραγγελιών, η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων προκαλεί εύκολα σύγχυση και χρονοτριβή.

Συνειδητοποίησε ότι για να συνεχίσει να επεκτείνει την επιχείρησή της, χρειαζόταν ένα σύστημα που να συνδέει όλες τις πτυχές των πωλήσεων.

GTG CRM – Η λύση για τη συγκέντρωση όλων των δραστηριοτήτων πωλήσεων

Αφού ερεύνησε πολλές πολυκαναλικές πλατφόρμες διαχείρισης πωλήσεων, η κυρία Lan Anh αποφάσισε να δοκιμάσει το GTG CRM.

Αυτό που την εντυπωσίασε ήταν ότι το σύστημα όχι μόνο διαχειριζόταν παραγγελίες, αλλά συνέδεε επίσης αποθήκες, προϊόντα και τιμολόγια σε μία ενιαία πλατφόρμα.

Δημιουργία αποθήκης στο σύστημα

Το πρώτο πράγμα που έκανε ήταν να δημιουργήσει μια αποθήκη στο GTG CRM.

Εισήγαγε βασικές πληροφορίες όπως:

• Όνομα αποθήκης
• Διεύθυνση αποθήκης
• Υπεύθυνος αποθήκης

Χάρη σε αυτό, όλες οι μελλοντικές δραστηριότητες εισαγωγής και εξαγωγής αποθεμάτων καταγράφονται στο σύστημα.

Δημιουργία προϊόντων και κωδικών SKU

Στη συνέχεια, εισήγαγε όλα τα προϊόντα στο Κέντρο Προϊόντων.

Κάθε προϊόν αντιστοιχίστηκε με έναν μοναδικό κωδικό SKU, για παράδειγμα:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Με τους κωδικούς SKU, το σύστημα μπορεί να αναγνωρίσει το ίδιο προϊόν, ακόμα κι αν πωλείται σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Αυτό βοηθά στη ακριβέστερη διαχείριση των αποθεμάτων.

Σύνδεση πλατφορμών Shopee, Lazada και TikTok Shop

Αφού ρύθμισε τις αποθήκες και τα προϊόντα, σύνδεσε το GTG CRM με τους λογαριασμούς πωλήσεων στις πλατφόρμες.

Μόλις η σύνδεση ολοκληρωθεί, απλά πατώντας το κουμπί "συγχρονισμός", οι παραγγελίες από:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

συγχρονίζονται σε μια ενιαία διεπαφή.

Οι παραγγελίες συγκεντρώνονται σε ένα ενιαίο σημείο

Η διαδικασία επεξεργασίας παραγγελιών έγινε πιο απλή

Μετά τη χρήση του GTG CRM, η διαδικασία πωλήσεων της κυρίας Lan Anh άλλαξε αισθητά.

Νέα διαδικασία:

1. Οι παραγγελίες εμφανίζονται στο dashboard του GTG CRM
2. Αλλάζει την κατάσταση της παραγγελίας σε "αναμονή παραλαβής"
3. Το σύστημα δημιουργεί δελτίο εξαγωγής αποθήκης
4. Το προσωπικό της αποθήκης προετοιμάζει τα προϊόντα σύμφωνα με το δελτίο

Χάρη σε αυτό, το προσωπικό της αποθήκης δεν χρειάζεται πλέον να ελέγχει κάθε πλατφόρμα ξεχωριστά, αλλά εργάζεται σε μία μόνο διεπαφή.

Ηλεκτρονικά τιμολόγια δημιουργούνται αυτόματα

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που βοηθά την κυρία Lan Anh να εξοικονομεί χρόνο είναι η αυτόματη δημιουργία ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Χρειάζεται μόνο να ρυθμίσει μία φορά στις ρυθμίσεις:

• Τον χρόνο δημιουργίας του τιμολογίου
• Την κατάσταση του τιμολογίου
• Το προεπιλεγμένο πρότυπο τιμολογίου

Αφού η παραγγελία επιβεβαιωθεί για εξαγωγή από την αποθήκη, το σύστημα δημιουργεί το αντίστοιχο τιμολόγιο.

Εάν η παραγγελία αλλάξει την ποσότητα των προϊόντων, το GTG CRM υποστηρίζει επίσης αυτόματη προσαρμογή τιμολογίων, κάνοντας τη δήλωση φόρων ακριβέστερη.

Αποτελέσματα μετά από 6 μήνες χρήσης του GTG CRM

Μετά από περίπου μισό χρόνο χρήσης του συστήματος, η κυρία Lan Anh παρατήρησε πολλές αισθητές αλλαγές:

Εξοικονόμηση χρόνου

Παλαιότερα, έπρεπε να αφιερώνει πολλές ώρες καθημερινά για να ελέγχει τις παραγγελίες σε κάθε πλατφόρμα. Τώρα, όλα συγκεντρώνονται σε ένα ενιαίο dashboard.

Εξοικονόμηση: 3–4 ώρες εργασίας καθημερινά

Ακριβής διαχείριση αποθεμάτων

Η διαχείριση των αποθεμάτων έγινε πιο ακριβής. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τις ποσότητες αποθεμάτων μετά από κάθε παραγγελία, βοηθώντας στη σημαντική μείωση των περιπτώσεων υπερπώλησης.

Ποσοστό ακύρωσης παραγγελιών μειώθηκε: από 8% σε 2%

Βελτιωμένες αξιολογήσεις

Οι βαθμολογίες στις πλατφόρμες βελτιώθηκαν επίσης χάρη στη μείωση των ακυρώσεων παραγγελιών και στην ακριβέστερη παράδοση.

Το προσωπικό εργάζεται πιο αποτελεσματικά

Το προσωπικό της αποθήκης της δουλεύει επίσης πιο αποτελεσματικά, καθώς δεν χρειάζεται πλέον να αντιστοιχίζει χειροκίνητα τις παραγγελίες όπως παλιά.

Συμπέρασμα

Η ιστορία της κυρίας Lan Anh είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα των προκλήσεων που αντιμετωπίζουν πολλοί πωλητές πολλαπλών καναλιών.

Όταν οι παραγγελίες είναι λίγες, η χειροκίνητη διαχείριση μπορεί ακόμα να είναι εφικτή. Ωστόσο, όταν ο αριθμός των παραγγελιών αυξάνεται και οι πωλήσεις γίνονται σε πολλές πλατφόρμες ταυτόχρονα, η έλλειψη ενός συγκεντρωτικού συστήματος διαχείρισης θα κάνει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες χαοτικές.

Χάρη σε αυτό, οι πωλητές μπορούν να διαχειρίζονται το κατάστημά τους πιο αποτελεσματικά και να επικεντρώνονται στην ανάπτυξη της επιχείρησής τους αντί να ασχολούνται με χειροκίνητες εργασίες.