Οδηγός για τη χρήση λειτουργιών αυτοματισμού στο GTG CRM

Τι θα μπορείτε να κάνετε αφού ακολουθήσετε αυτόν τον οδηγό;

Πρόσβαση σε Αυτοματισμούς → δημιουργία μιας διεργασίας (από πρότυπο ή από την αρχή) → ρύθμιση Ενεργοποίησης, Συνθήκης, Ενέργειας, Αναμονής, Ανθρώπινου Δυναμικού → χρήση "Ερώτηση προς την Τεχνητή Νοημοσύνη" για τη διαμόρφωση γρήγορων βημάτων και την πρόταση του επόμενου βήματος με βάση το περιβάλλον → αποθήκευση και ενεργοποίηση → οπτική προβολή του ιστορικού εκτέλεσης για να δείτε πού βρίσκεται η διεργασία → χρήση προκατασκευασμένων σεναρίων στο αποθετήριο αυτοματισμού δύο επιπέδων .

Δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με τις λειτουργίες; Δείτε την προεπισκόπηση Αυτοματοποίηση — Αυτοματοποίηση διεργασιών .

Προετοιμαστείτε εκ των προτέρων

1. Συνδεθείτε στο GTG CRM και θα δείτε το μενού Αυτοματοποιήσεις στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. — Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε αυτοματοποιημένες διαδικασίες.

2. (Συνιστάται) Δημιουργήστε ένα πρότυπο email στο Email Builder. — Για χρήση στο βήμα αποστολής email.

Βήμα 1 — Πρόσβαση στον αυτοματισμό και προβολή της λίστας

1. Από την αρχική οθόνη, κάντε κλικ στο μενού Αυτοματισμοί στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.
2. Δείτε μια λίστα με τις δημιουργημένες διεργασίες: όνομα, κατάσταση (Ενεργή/Ανενεργή), ημερομηνία δημιουργίας και ημερομηνία ενημέρωσης.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Θα εμφανιστεί μια λίστα αυτοματισμών, η οποία θα δείχνει την κατάσταση κάθε διεργασίας.

Βήμα 2 — Δημιουργήστε μια νέα αυτοματοποίηση (επιλέξτε ένα πρότυπο ή ξεκινήστε από την αρχή)

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία τώρα" .
2. Επιλέξτε ένα έτοιμο πρότυπο για να ξεκινήσετε γρήγορα ή δημιουργήστε το από την αρχή για να δημιουργήσετε το δικό σας.
3. Εμφανίζεται η διεπαφή Workflow Builder , η οποία σας επιτρέπει να σχεδιάσετε τη ροή εργασίας σας.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Ανοίγει το Workflow Builder, έτοιμο για προσθήκη βημάτων.

Βήμα 3 — Ορίστε το Trigger (σημείο εκκίνησης)

1. Σύρετε και αποθέστε το στοιχείο Trigger στον καμβά (ή κάντε κλικ σε έναν υπάρχοντα κόμβο Trigger).
2. Επιλέξτε τον Τύπο Αντικειμένου (τον τύπο αντικειμένου που ενεργοποιεί την ενέργεια).
3. Επιλέξτε Δραστηριότητα : Δημιουργία · Ενημέρωση · Διαγραφή .

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Διαμορφωμένο Trigger. Σημείωση: Μετά την προσθήκη της Συνθήκης, το Trigger θα κλειδωθεί — διαμορφώστε σωστά το Trigger εκ των προτέρων.

Βήμα 4 — Ορισμός της συνθήκης

1. Σύρετε και αποθέστε το στοιχείο Συνθήκη στον καμβά και συνδέστε το με το Trigger.
2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να ελέγξετε (Κατάσταση, Τύπος, Προτεραιότητα, Κάτοχος…).
3. Επιλέξτε την τιμή σύγκρισης (Εκκρεμής εργασία, Ανοιχτή, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε, Ακυρώθηκε…).
4. Επιλογή Τελεστή : ίσον · όχι ίσον · στη (στη λίστα).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η συνθήκη φιλτράρει τις συγκεκριμένες περιπτώσεις που θέλετε πριν προχωρήσετε.

Βήμα 5 — Ρύθμιση της ενέργειας

1. Σύρετε και αποθέστε το στοιχείο Ενέργεια στον καμβά και συνδέστε το με τη Συνθήκη.
2. Επιλέξτε τον τύπο ενέργειας. Η βιβλιοθήκη ενεργειών είναι εκτεταμένη ( πάνω από 120 ενέργειες σε CRM, πωλήσεις, αποθέματα, λογιστική, ανταλλαγή μηνυμάτων, ειδοποιήσεις, υποστήριξη, εργασίες κ.λπ.). Για παράδειγμα , Αποστολή email :

• Επιλέξτε παραλήπτη : Σχετική επαφή ή συγκεκριμένο μέλος της ομάδας.
• Επιλέξτε το πρότυπο email που δημιουργήσατε στο Email Builder.
• Επιλέξτε τον αποστολέα (τον λογαριασμό email που έστειλε το μήνυμα).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η ενέργεια έχει διαμορφωθεί και ενσωματωθεί στη διαδικασία.

Βήμα 6 — Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Ερώτηση προς την Τεχνητή Νοημοσύνη" για να διαμορφώσετε γρήγορα βήματα

1. Προσθέστε ένα ακόμη βήμα ενέργειας και, στη συνέχεια, ανοίξτε τον πίνακα διαμόρφωσης (όταν είναι κενός, ο πίνακας θα έχει ένα κουμπί "Ερώτηση προς την Τεχνητή Νοημοσύνη" ).
2. Κάντε κλικ στην επιλογή «Ρωτήστε την Τεχνητή Νοημοσύνη» και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τι θέλετε να πείτε — για παράδειγμα, *«στείλτε ένα ευχαριστήριο email σε έναν νέο πελάτη»*.
3. Η Τεχνητή Νοημοσύνη επιλέγει αυτόματα την κατάλληλη ενέργεια και προρυθμίζει τα βήματα. Εσείς απλώς πρέπει να προσθέσετε τις λεπτομέρειες.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Το προσυμπληρωμένο βήμα αντιπροσωπεύει σωστά την ενέργεια που περιγράψατε (η Τεχνητή Νοημοσύνη προτείνει μόνο ενέργειες που μπορεί να εκτελέσει το σύστημα).

Βήμα 7 — Προσθέστε το επόμενο βήμα με μια πρόταση που να βασίζεται στα συμφραζόμενα.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή "+ προσθήκη βήματος" κάτω από ένα υπάρχον βήμα.
2. Επιλέξτε από τη λίστα προτεινόμενων ενεργειών με βάση το κοινό-στόχο του βήματος προέλευσης (για παράδειγμα, μετά την επιλογή "Δημιουργία επαφής" → Αποστολή email · Δημιουργία συμφωνίας · Ενημέρωση επαφής · Δημιουργία εργασίας).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Εμφανίζεται ένα νέο , προκαθορισμένο βήμα και εντάσσεται αυτόματα στη διαδικασία.

Βήμα 8 — Ρύθμιση Αναμονής/Καθυστέρησης & Ανθρώπινης Λειτουργίας (εάν χρειάζεται)

1. Αναμονή/Καθυστέρηση : Σύρετε το στοιχείο Αναμονή στον καμβά, εισαγάγετε την ποσότητα και επιλέξτε τη μονάδα (Λεπτά/Ώρες/Ημέρες). Για παράδειγμα: περιμένετε 10 λεπτά πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
2. Άνθρωπος : Σύρετε το στοιχείο Ανθρώπινο όταν απαιτείται ανθρώπινη επεξεργασία — συμπληρώστε Τίτλος , Σημειώσεις , Προτεραιότητα (Χαμηλή/Μεσαία/Υψηλή), Υπεύθυνο Πρόσωπο και Προθεσμία (σχετική: X ημέρες από αυτό το βήμα ή απόλυτη: επιλέξτε μια συγκεκριμένη ημερομηνία).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η διαδικασία διακόπτεται για την καθορισμένη διάρκεια. Το βήμα του Ανθρώπου δημιουργεί μια εργασία που περιμένει επεξεργασία από τον υπεύθυνο πριν προχωρήσει.

Βήμα 9 — Αποθήκευση και ενεργοποίηση αυτοματισμού

1. Εξετάστε ολόκληρη τη διαδικασία.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για αποθήκευση.
3. Το σύστημα εμφανίζει το μήνυμα "Η αποθήκευση ολοκληρώθηκε με επιτυχία". Αλλάξτε τη διαδικασία σε Ενεργή για να εκτελεστεί.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Η διαδικασία αποθηκεύεται και ενεργοποιείται, ξεκινώντας να εκτελείται όταν συμβεί η ενεργοποίηση.

Βήμα 10 — Δείτε οπτικά το ιστορικό εκτέλεσης

1. Στο Builder, ανοίξτε το Ιστορικό Εκτελέσεων .
2. Επιλέξτε μια εκτέλεση από τη λίστα (με κατάσταση: σε λειτουργία, σε αναμονή, επιτυχία, αποτυχία).
3. Δείτε το διάγραμμα ροής της διαδικασίας με χρωματική κωδικοποίηση ανάλογα με την κατάσταση κάθε βήματος (πράσινο = ολοκληρωμένο, πορτοκαλί = σε εκκρεμότητα, κόκκινο = σφάλμα). Κάντε κλικ σε ένα βήμα για να δείτε λεπτομέρειες (διάρκεια, λόγος αναμονής, σφάλμα, επεξεργασμένα επιχειρηματικά δεδομένα).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Μπορείτε να δείτε ακριβώς σε ποιο βήμα βρίσκεται αυτή η διαδρομή, πού σταμάτησε και γιατί — ακριβώς στο διάγραμμα.

Βήμα 11 — Περιηγηθείτε στην αυτοματοποιημένη αποθήκη δύο επιπέδων και χρησιμοποιήστε το προϋπάρχον σενάριο

1. Μεταβείτε στις Αυτοματοποιήσεις , ανοίξτε τον Κατάλογο Αυτοματισμού . Περιηγηθείτε ανά ομάδα λειτουργιών (CRM/πελάτης, λογιστική, HR, ανάθεση εργασιών, κ.λπ.) και, στη συνέχεια, ανοίξτε το εγχειρίδιο που υπάρχει μέσα.
2. Χρησιμοποιήστε γρήγορα:

• Σέντραλ επικοινωνίας/εταιρείας : καλωσόρισμα, υπενθύμιση παρακολούθησης για τον πελάτη/εταιρεία — απλώς ενεργοποιήστε το και είναι έτοιμο.
• Σενάριο αναζήτησης συνεργατών και πελατών : Μετά την εισαγωγή επαφής/εταιρείας από μια μηχανή αναζήτησης με τεχνητή νοημοσύνη, εφαρμόστε ένα σενάριο προσέγγισης για να ξεκινήσετε τη διαδικασία προσέγγισης.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα : Το διαθέσιμο σενάριο είναι ενεργοποιημένο και εκτελείται. Τα αχρησιμοποίητα σενάρια αποκρύπτονται για πιο καθαρή εμφάνιση.

Πίνακας γρήγορης αναζήτησης για τα αναμενόμενα αποτελέσματα

Άνοιγμα αυτοματισμών — Λίστα διεργασιών + Κατάσταση

Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο και επιλέξτε ένα — θα ανοίξει το Εργαλείο δημιουργίας ροής εργασίας.

Ρύθμιση παραμέτρων ενεργοποίησης/συνθήκης/ενέργειας — Βήματα για τη σύνδεσή τους σε ένα διάγραμμα ροής διεργασίας.

Κάντε κλικ στην επιλογή «Ερώτηση προς την Τεχνητή Νοημοσύνη» — Το προσυμπληρωμένο βήμα θα εκτελέσει τη σωστή ενέργεια όπως περιγράφεται.

«+ πρόσθετο βήμα» — Το επόμενο βήμα είναι προδιαμορφωμένο και κατάλληλο για τα συμφραζόμενα.

Αποθήκευση + Ενεργή — Η διεργασία που εκτελείται όταν προκύπτει μια ενεργοποίηση.

Ιστορικό ανοιχτών εκτελέσεων — Ένα διάγραμμα με βάση την κατάσταση βήμα προς βήμα. Περιγράφει λεπτομερώς κάθε βήμα.

Ανοίξτε την Αποθήκη Αυτοματισμού — Προγραμματισμένα σενάρια οργανωμένα ανά ομάδα λειτουργιών, απλώς ενεργοποιήστε την και εκτελέστε την.

Συμβουλές χρήσης

1. Ξεκινήστε απλά : δημιουργήστε πρώτα μια σύντομη διαδικασία και στη συνέχεια επεκτείνετε σταδιακά.
2. Χρησιμοποιήστε πρότυπα και "Ρωτήστε την Τεχνητή Νοημοσύνη" για γρήγορη κατασκευή.
3. Δοκιμή πριν από την ενεργοποίηση : εκτελέστε μια δοκιμή με δεδομένα δοκιμής και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Ιστορικό Εκτελέσεων για να ελέγξετε κάθε βήμα.
4. Χρησιμοποιήστε σαφή ονόματα για εύκολη διαχείριση.
5. Προετοιμάστε το πρότυπο email σας στο Email Builder πριν το χρησιμοποιήσετε στο βήμα αποστολής email.