Απαιτήσεις πριν ξεκινήσετε

Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, χρειάζεστε:

  • ✅ Λογαριασμός GTG CRM
  • ✅ Σύνδεση στο σύστημα
  • ✅ (Προαιρετικό) Λογαριασμός παρόχου ηλεκτρονικών τιμολογίων (S-Invoice ή MISA)

Πρόσβαση στη λειτουργία Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

Βήμα 1: Σύνδεση στο GTG CRM

Συνδεθείτε στο σύστημα GTG CRM με τον λογαριασμό σας.

Σύνδεση συστήματος

Βήμα 2: Άνοιγμα Μενού Ηλεκτρονικού Τιμολογίου

  1. Κοιτάξτε στη γραμμή μενού αριστερά
  2. Κάντε κλικ στο "Ηλεκτρονικά Τιμολόγια"
Μενού ηλεκτρονικών τιμολογίων

Βήμα 3: Επιλογή Τύπου Τιμολογίου

Η οθόνη των ηλεκτρονικών τιμολογίων έχει 2 καρτέλες:

Καρτέλα Περιγραφή
Εισερχόμενα Τιμολόγια Τιμολόγια που εκδίδετε στους πελάτες σας
Εισερχόμενα Τιμολόγια Τιμολόγια που σας εκδίδουν οι προμηθευτές σας
Δύο καρτέλες τιμολογίων

Διαχείριση Εισερχόμενων Τιμολογίων

Μέθοδος 1: Χειροκίνητη Μεταφόρτωση Τιμολογίου

Βήμα 1: Κάντε κλικ στο κουμπί Μεταφόρτωση

Υπάρχουν 2 τρόποι για να ανοίξετε το παράθυρο μεταφόρτωσης:

  • Κάντε κλικ στο κουμπί "Μεταφόρτωση" στην επάνω δεξιά γωνία
  • Ή κάντε κλικ στο κουμπί "Μεταφόρτωση τιμολογίου"
Κουμπί μεταφόρτωσης

Βήμα 2: Επιλογή αρχείου τιμολογίου

  1. Σύρετε και αποθέστε το αρχείο PDF του τιμολογίου στην περιοχή μεταφόρτωσης
  2. Ή κάντε κλικ για να επιλέξετε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας
Παράθυρο μεταφόρτωσης

Βήμα 3: Μεταφόρτωση και επεξεργασία

  1. Κάντε κλικ στο "Μεταφόρτωση και επεξεργασία"
  2. Περιμένετε να επεξεργαστεί το σύστημα (κατάσταση: "Επεξεργάζεται")
Επεξεργάζεται

Βήμα 4: Προβολή αποτελεσμάτων

  1. Μετά από περίπου 10 δευτερόλεπτα, κάντε κλικ στο "Ανανέωση"
  2. Το τιμολόγιο έχει εισαχθεί με όλες τις πληροφορίες
Τιμολόγιο που έχει εισαχθεί

💡 Σημείωση: Το σύστημα υποστηρίζει πολύπλοκα τιμολόγια με πολλά προϊόντα. Για παράδειγμα, τιμολόγια με 32 προϊόντα επεξεργάζονται επίσης αυτόματα!

Πολύπλοκο τιμολόγιο

Μέθοδος 2: Αυτόματη Συλλογή από Email

Αυτός είναι ο πιο βολικός τρόπος - το σύστημα λαμβάνει αυτόματα τιμολόγια από το email σας!

Ρύθμιση Αυτόματης Συλλογής Email

Βήμα 1: Άνοιγμα Μενού Ενσωμάτωσης

  1. Κάντε κλικ στο μενού "Ενσωμάτωση" στη γραμμή μενού αριστερά
Μενού ενσωμάτωσης

Βήμα 2: Σύνδεση Email

  1. Συνδέστε το εταιρικό σας email (π.χ., support@company.com)
  2. Δώστε άδεια στο GTG CRM να έχει πρόσβαση στο email

Βήμα 3: Ενεργοποίηση Αυτόματης Συλλογής

  1. Βρείτε την επιλογή "Αυτόματη συλλογή τιμολογίων"
  2. Ενεργοποιήστε αυτήν τη λειτουργία
Ενεργοποίηση αυτόματης συλλογής

Βήμα 4: Έλεγχος Αποτελεσμάτων

Όταν υπάρχει νέο email τιμολογίου:

  1. Το σύστημα ανιχνεύει και εισάγει αυτόματα
  2. Μεταβείτε στα Εισερχόμενα Τιμολόγια για να δείτε
  3. Η πηγή εμφανίζεται ως "Email"
Τιμολόγια από email

Επεξεργασία Πληροφοριών (Εάν Χρειάζεται)

Εάν οι πληροφορίες είναι λανθασμένες, μπορείτε να τις επεξεργαστείτε:

  1. Κάντε κλικ στο τιμολόγιο που θέλετε να επεξεργαστείτε
  2. Κάντε κλικ στο "Επεξεργασία"
  3. Επεξεργαστείτε τις πληροφορίες
  4. Αποθήκευση
Επεξεργασία τιμολογίου

Σύνδεση Παρόχου Τιμολογίων

Για να εκδώσετε εξερχόμενα τιμολόγια, πρέπει να συνδεθείτε με έναν πάροχο ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Σύνδεση S-Invoice (Viettel)

Βήμα 1: Άνοιγμα Σύνδεσης

  1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Εξερχόμενα Τιμολόγια"
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Σύνδεση" στην επάνω δεξιά γωνία
Κουμπί σύνδεσης

Βήμα 2: Επιλογή S-Invoice

  1. Επιλέξτε τον πάροχο S-Invoice
  2. Εισαγάγετε τα στοιχεία σύνδεσης:
    • Όνομα χρήστη: (συνήθως ο φορολογικός αριθμός)
    • Κωδικός πρόσβασης: Κωδικός πρόσβασης λογαριασμού S-Invoice
    • Φορολογικός αριθμός: Φορολογικός αριθμός της επιχείρησης
Σύνδεση S-Invoice

Βήμα 3: Επιβεβαίωση Σύνδεσης

Κάντε κλικ στο "Σύνδεση" και περιμένετε το μήνυμα επιτυχίας.

Σύνδεση MISA

Βήμα 1: Επιλογή MISA

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Σύνδεση"
  2. Επιλέξτε τον πάροχο MISA

Βήμα 2: Εισαγωγή Στοιχείων

  • Όνομα χρήστη: Email εγγραφής MISA
  • Κωδικός πρόσβασης: Κωδικός πρόσβασης λογαριασμού MISA
  • Φορολογικός αριθμός: Φορολογικός αριθμός της επιχείρησης
Σύνδεση MISA

Βήμα 3: Επιβεβαίωση

Κάντε κλικ στο "Σύνδεση" και περιμένετε το μήνυμα επιτυχίας.

Έκδοση Εξερχόμενων Τιμολογίων

Βήμα 1: Άνοιγμα Φόρμας Δημιουργίας Τιμολογίου

  1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Εξερχόμενα Τιμολόγια"
  2. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία Τιμολογίου"
Φόρμα δημιουργίας τιμολογίου

Βήμα 2: Επιλογή Βασικών Πληροφοριών

Πεδίο Περιγραφή
Πάροχος S-Invoice ή MISA
Πρότυπο Τιμολογίου Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο (επικοινωνήστε με τον λογιστή)
Μέθοδος Πληρωμής Μετρητά / Τραπεζικό Έμβασμα
Κατάσταση Πληρωμής Πληρωμένο / Μη Πληρωμένο

⚠️ Σημείωση: Η κατάσταση πληρωμής δεν επηρεάζει την εφορία, αλλά σας βοηθά στην παρακολούθηση των οφειλών.

Βήμα 3: Εισαγωγή Πληροφοριών Αγοραστή

  • Νομική επωνυμία: Επωνυμία του αγοραστή
  • ΑΦΜ: ΑΦΜ του αγοραστή
  • Διεύθυνση: Διεύθυνση της εταιρείας

Βήμα 4: Προσθήκη Προϊόντων/Υπηρεσιών

  1. Κάντε κλικ στο "Προσθήκη προϊόντος"
  2. Εισαγάγετε τις πληροφορίες:
    • Όνομα προϊόντος
    • Ποσότητα
    • Τιμή μονάδας
    • Συντελεστής ΦΠΑ (8% ή 10%)
    • Ποσοστό έκπτωσης (αν υπάρχει)
Προσθήκη προϊόντος

💡 Συμβουλή: Εάν υπάρχουν πολλά προϊόντα με διαφορετικούς συντελεστές ΦΠΑ (8% και 10%), το σύστημα θα τα διαχωρίσει αυτόματα σε 2 ξεχωριστά τιμολόγια.

Βήμα 5: Αποθήκευση Προσχεδίου

Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση προσχεδίου" για να αποθηκεύσετε πριν την εξαγωγή.

Βήμα 6: Προεπισκόπηση PDF

  1. Κάντε κλικ στο "Προεπισκόπηση PDF"
  2. Ελέγξτε τις πληροφορίες του τιμολογίου
Προεπισκόπηση PDF
Προεπισκόπηση MISA

Βήμα 7: Εξαγωγή Τιμολογίου

  1. Ελέγξτε προσεκτικά τις πληροφορίες
  2. Κάντε κλικ στο "Εξαγωγή τιμολογίου"
  3. Περιμένετε το μήνυμα επιτυχίας
Τιμολόγιο εξαγωγής

Βήμα 8: Λήψη PDF Τιμολογίου

Μετά την επιτυχή εξαγωγή:

  1. Κάντε κλικ στο "Λήψη PDF" για να κατεβάσετε το τιμολόγιο
  2. Αποστείλετε στον πελάτη
Λήψη PDF

Δημιουργία Αντικατασταθέντος Τιμολογίου

Όταν χρειάζεται να τροποποιήσετε ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εξαχθεί (επιστροφή προϊόντων, εντοπισμός σφάλματος...):

Βήμα 1: Άνοιγμα Πρωτότυπου Τιμολογίου

  1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Εξερχόμενα Τιμολόγια"
  2. Βρείτε και κάντε κλικ στο τιμολόγιο που χρειάζεται αντικατάσταση

Βήμα 2: Δημιουργία Αντικατασταθέντος Τιμολογίου

  1. Κάντε κλικ στο "Δημιουργία αντικατασταθέντος τιμολογίου"
Αντικατασταθέν Τιμολόγιο

Βήμα 3: Τροποποίηση Πληροφοριών

  • Αλλάξτε προϊόντα, ποσότητες, τιμές εάν χρειάζεται
  • Προσθέστε ή διαγράψτε προϊόντα

⚠️ Σημείωση: Δεν είναι δυνατόν να αλλάξετε έναν συντελεστή ΦΠΑ διαφορετικό από αυτόν του πρωτότυπου τιμολογίου εντός του ίδιου αντικατασταθέντος τιμολογίου.

Βήμα 4: Εξαγωγή Αντικατασταθέντος Τιμολογίου

  1. Αποθήκευση προσχεδίου
  2. Προεπισκόπηση PDF
  3. Εξαγωγή αντικατασταθέντος τιμολογίου

Άλλες Λειτουργίες

Συγχρονισμός Τιμολογίων

Συγχρονίστε τιμολόγια από τον πάροχο στο GTG CRM:

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συγχρονισμός"
  2. Περιμένετε να ενημερωθεί το σύστημα

Αποσύνδεση Παρόχου

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Σύνδεση" (ή "Αποσύνδεση")
  2. Επιβεβαιώστε την αποσύνδεση
  3. Μπορείτε να συνδέσετε διαφορετικό πάροχο

Προβολή Λεπτομερειών Τιμολογίου

Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε τιμολόγιο για να δείτε:

  • Αναλυτικές πληροφορίες
  • Λίστα προϊόντων
  • Συνολικό ποσό και ΦΠΑ

Αλλαγή Προτύπου Τιμολογίου

  1. Μεταβείτε στην επεξεργασία του τιμολογίου (προσχέδιο)
  2. Επιλέξτε το νέο πρότυπο
  3. Αποθηκεύστε πριν την προεπισκόπηση PDF

Συμβουλές Αποτελεσματικής Χρήσης

1. Αυτόματη Ρύθμιση Συλλογής Email

  • Εξοικονομήστε χρόνο για τη λήψη τιμολογίων κάθε μήνα
  • Ο λογιστής χρειάζεται μόνο να μεταβεί στο GTG CRM για να τα κατεβάσει

2. Ελέγξτε Προσεκτικά Πριν Την Εξαγωγή

  • Πάντα Προεπισκόπηση PDF πριν από την εξαγωγή
  • Οι εξαχθέντες τιμολόγια δεν μπορούν να τροποποιηθούν, μόνο τιμολόγιο αντικατάστασης μπορεί να δημιουργηθεί

3. Παρακολούθηση Κατάστασης Πληρωμής

  • Σημειώστε "Πληρωμένο" κατά τη λήψη των χρημάτων
  • Βοηθά στην αποτελεσματική διαχείριση των οφειλών

4. Εκχώρηση Δικαιωμάτων στον Λογιστή

  • Εκχωρήστε δικαιώματα στον λογιστή για πρόσβαση στη μονάδα Ηλεκτρονικών Τιμολογίων
  • Ο λογιστής μπορεί να κατεβάσει μόνος του τα τιμολόγια για τη σύνταξη φορολογικών αναφορών