Οδηγός Εισαγωγής Αρχικού Υπολοίπου από Αρχείο CSV ή Excel

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτόν τον οδηγό

Το τελικό υπόλοιπο του παλιού λογιστικού βιβλίου βρίσκεται ήδη σε αρχείο CSV ή Excel; Ανεβάστε το αρχείο, όποια στήλη κι αν προηγείται και όπως κι αν ονομάζεται: επιλέγετε τη στήλη, αντιστοιχίζετε τον λογαριασμό, επιλέγετε ημερομηνία και το στέλνετε για έγκριση.

Περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζετε εκ των προτέρων

• Τα αρχικά υπόλοιπα μπορούν να καταχωριστούν μόνο την πρώτη ημέρα ενός οικονομικού έτους (αυτή η έκδοση υποστηρίζει λογιστική χρήση με ημερολογιακό έτος), και κάθε εταιρεία (workspace) μπορεί να έχει μόνο ένα.
• Γίνονται δεκτοί μόνο λογαριασμοί ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων· οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων απορρίπτονται. Εάν η εταιρεία ξεκινά μέσα στη χρονιά, δεν μπορείτε ακόμη να καταχωρίσετε με αυτόν τον τρόπο τα στοιχεία από την αρχή του έτους έως την ημερομηνία μετάβασης: καταχωρίστε εδώ τα αρχικά υπόλοιπα και στη συνέχεια περάστε τις κινήσεις μέσω των συνήθων λειτουργιών του GTG CRM (καταχώριση extraits, τιμολόγια αγορών, τιμολόγια πωλήσεων).
• Τα υπόλοιπα απαιτήσεων (131), υποχρεώσεων (331) και αποθεμάτων εισάγονται στο γενικό καθολικό και στο Δοκιμαστικό Ισοζύγιο. Όμως οι λίστες τιμολογίων πώλησης, τιμολογίων αγοράς και οι οθόνες αποθήκης δεν τα εμφανίζουν: οι απαιτήσεις ανά πελάτη, οι υποχρεώσεις ανά προμηθευτή και το απόθεμα ανά είδος δεν μπορούν ακόμη να εισαχθούν με αυτόν τον τρόπο. Η οθόνη το επισημαίνει με κίτρινη σημείωση.

Δεν έχετε ακόμη πλήρη εικόνα; Δείτε Χειροκίνητες εγγραφές, αντιστροφή ή διόρθωση, αρχικά υπόλοιπα: επισκόπηση. Χρειάζεται να δημιουργήσετε, να εγκρίνετε, να αντιστρέψετε ή να διορθώσετε μια εγγραφή; Δείτε Οδηγός χειροκίνητων εγγραφών: δημιουργία, έγκριση, αντιστροφή ή διόρθωση.

Προετοιμασία

Βήμα 1 — Ανεβάστε το αρχείο και επιλέξτε στήλες

1. Κάντε κλικ στο + Νέα λογιστική εγγραφή → Αρχικό υπόλοιπο (όταν η Λίστα είναι κενή, υπάρχει επίσης το κουμπί Αρχικό υπόλοιπο). Η οθόνη έχει τέσσερα βήματα: Αρχείο, Στήλες, Λογαριασμοί και σύνολο, Επισκόπηση. Τίποτα δεν αποθηκεύεται μέχρι να πατήσετε Υποβολή για έγκριση στο τελευταίο βήμα.
2. Αρχείο: σύρετε το αρχείο με το τελικό υπόλοιπο του παλιού βιβλίου στο πλαίσιο, ακριβώς όπως το εξάγει το παλιό λογισμικό, και μετά πατήστε Συνέχεια. Το αρχείο διαβάζεται απευθείας στον browser: δεν αποστέλλεται πουθενά μέχρι να επιλέξετε Πρόταση με AI.
3. Στήλες: απαντήστε Πώς είναι γραμμένοι οι αριθμοί σε αυτό το αρχείο; (1.234.567,89 ή 1,234,567.89); δεν είναι προεπιλεγμένη η επιλογή. Για αρχεία Excel, επιλέξτε τον τρόπο γραφής που ταιριάζει με τους αριθμούς που βλέπετε στο κελί: αν το κελί εμφανίζει 120,000,000, τότε επιλέξτε 1,234,567.89.
4. Στο Ποια στήλη αντιστοιχεί σε ποια;, πατήστε Πρόταση με AI (κοστίζει 100 credit για κάθε αρχείο· αποστέλλονται μόνο τα ονόματα των στηλών και έως 8 γραμμές δείγματος· το AI κάνει μόνο προτάσεις αντιστοίχισης στηλών) ή Χρήση της δικής μου αντιστοίχισης (αντιστοιχίστε τις στήλες χειροκίνητα, χωρίς κόστος credit). Οι προτάσεις μπορεί να είναι λανθασμένες: για οποιαδήποτε στήλη είναι λάθος, ανοίξτε το πεδίο επιλογής στήλης στη συγκεκριμένη γραμμή και επιλέξτε ξανά.
5. Διαβάστε τις Πρώτες γραμμές, επανέλεγχος: αν κάποιος αριθμός διαβάζεται λάθος, αλλάξτε τον τρόπο γραφής των αριθμών, γιατί αν διαβαστεί λάθος η τελεία ή το κόμμα, ο πίνακας μπορεί να φαίνεται σωστός αλλά να είναι λάθος κατά 1.000 φορές. Έπειτα πατήστε Συνέχεια.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: ο πίνακας Οι στήλες σας αντιστοιχεί σωστά στο Κατανοούμε ότι, και οι πρώτες γραμμές διαβάζονται σωστά.

Βήμα 2 — Αντιστοίχιση λογαριασμών και επιλογή ημερομηνίας

1. Στο Λογαριασμοί και σύνολο, κάθε γραμμή του αρχείου αντιστοιχίζεται σε έναν λογαριασμό σας: αντιστοίχιση με κωδικό, έπειτα αντιστοίχιση με όνομα (χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων και τόνων). Για τη γραμμή Μη αντιστοιχισμένο επιλέγετε εσείς τον λογαριασμό· η ετικέτα τότε είναι επιλέχθηκε από εσάς. Το GTG δεν μαντεύει λογαριασμούς. Αν θέλετε να παραλείψετε μια γραμμή (π.χ. τη γραμμή συνόλου), πατήστε Παράλειψη αυτής της γραμμής.
2. Οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων απορρίπτονται, μαζί με μια επεξήγηση.
3. Επιλέξτε Ημερομηνία αρχικού υπολοίπου (την πρώτη ημέρα ενός οικονομικού έτους, χωρίς προεπιλεγμένη τιμή), συμπληρώστε Πηγή αυτών των υπολοίπων (απαραίτητο) και στις.
4. Το Σύνολο Χρεώσεων πρέπει να ισούται με το Σύνολο Πιστώσεων: η γραμμή εμφανίζει Ισορροπημένο.
5. Η οθόνη μπορεί επίσης να εμφανίσει σημειώσεις από το GTG: διαβάστε τις πριν πατήσετε Συνέχεια.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: η οθόνη εμφανίζει «Όλες οι γραμμές έχουν αντιστοιχιστεί.» και η γραμμή Σύνολο Χρεώσεων … Σύνολο Πιστώσεων … εμφανίζει Ισορροπημένο.

Βήμα 3 — Υποβολή για έγκριση και προβολή αποτελεσμάτων

1. Στο Επισκόπηση, διαβάστε τα στοιχεία μία φορά και μετά πατήστε Υποβολή για έγκριση. Από προεπιλογή, τίποτα δεν καταχωρείται στα βιβλία μέχρι να το εγκρίνει ένα δεύτερο άτομο.
2. Το δεύτερο άτομο πηγαίνει στο Λογιστική → Εγγραφές → Πρόχειρα → Έλεγχος (πλευρικό πλαίσιο Έλεγχος: αρχικό υπόλοιπο) → Έγκριση και καταχώρηση, όπως στο οδηγό χειροκίνητης εγγραφής.

Αν το Υποβολή για έγκριση απορριφθεί με το μήνυμα «Υπάρχει ήδη καταχώριση πριν από αυτήν την ημερομηνία, επομένως η ημερομηνία αυτή δεν μπορεί να είναι η ημερομηνία αρχικού υπολοίπου.»: το βιβλίο έχει ήδη εγγραφές με ημερομηνία νωρίτερα από αυτή που επιλέξατε. Η οθόνη παραμένει στο βήμα Επανεξέταση και τίποτα δεν καταχωρείται ακόμα στο βιβλίο. Η ημερομηνία αρχικού υπολοίπου πρέπει να είναι η πρώτη ημέρα του έτους στο οποίο ανοίγουν τα υπόλοιπα (υπόλοιπο τέλους 2025 ανοίγει στις 01/01/2026); το Στις ημερομηνία είναι η ημερομηνία έως την οποία υπολογίζονται τα υπόλοιπα και δεν μπορεί να είναι μεταγενέστερη από αυτή. Επιλέξτε μόνο την πρώτη ημέρα ενός προηγούμενου έτους (πατήστε Πίσω για να την αλλάξετε) όταν το αρχείο σας είναι πράγματι το υπόλοιπο τέλους του αμέσως προηγούμενου έτους. Το αρχείο είναι το υπόλοιπο τέλους 2025, ενώ το βιβλίο έχει ήδη εγγραφές του 12/2025; Ρωτήστε τον λογιστή σας ή επικοινωνήστε με την GTG πριν το υποβάλετε ξανά.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: μετά την έγκριση, ο Πίνακας ισοζυγίου κινήσεων (οι λογιστές συνήθως τον αποκαλούν αναλυτικό ισοζύγιο· Λογιστική → Οικονομικές αναφορές, απαιτείται η άδεια Προβολή οικονομικών αναφορών) ξεκινά με τα ποσά σας στις στήλες Αρχικό χρεωστικό υπόλοιπο και Αρχικό πιστωτικό υπόλοιπο, για κάθε μήνα του έτους το ίδιο, και το αρχικό υπόλοιπο δεν υπολογίζεται ως κίνηση.

Έγινε λάθος; Ανοίξτε το αρχικό υπόλοιπο από τη Λίστα, πατήστε Αντιστροφή ή διόρθωση και επιλέξτε Αυτή η καταχώριση είναι λάθος: διορθώνω ένα σφάλμα (το αρχικό υπόλοιπο μπορεί να αντιστραφεί μόνο με αυτόν τον τρόπο). Στην ερώτηση Χρειάζεται να καταχωρηθεί μια σωστή αντικατάσταση εγγραφή; επιλέξτε Όχι: το σωστό υπόλοιπο το ξαναεισάγετε στην οθόνη Αρχικό υπόλοιπο (+ Νέα καταχώριση → Αρχικό υπόλοιπο) αφού εγκριθεί η αντιστροφή. Έπειτα η στήλη Κινήσεις μπορεί να εμφανίσει την αντιστροφή (Χρέωση ίση με Πίστωση)· το αρχικό και το τελικό υπόλοιπο παραμένουν τα ποσά της σωστής εισαγωγής.

Γρήγορος πίνακας ελέγχου αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Σημειώσεις

• Δεν έχει επισυναφθεί ακόμα αρχείο παραστατικού: η Πηγή αυτών των υπολοίπων και το Στις ημερομηνία είναι το σημείο όπου καταγράφεται η προέλευση του υπολοίπου.
• Αν ξανανοίξετε το Αρχικό υπόλοιπο ενώ υπάρχει ακόμα το δικό σας πρόχειρο που δεν έχει σταλεί για έγκριση, η οθόνη θα πει: «Έχετε αποθηκεύσει ένα πρόχειρο αρχικού υπολοίπου αλλά δεν το έχετε υποβάλει για έγκριση. Διαγράψτε το πρόχειρο και ξεκινήστε ξανά ή επιστρέψτε στη λίστα καταχωρίσεων.» Πατήστε Διαγραφή πρόχειρου και επανεκκίνηση: το πρόχειρο διαγράφεται αμέσως και επιστρέφετε στο βήμα Αρχείο.

Έχετε ήδη αρχικό υπόλοιπο και θέλετε να δημιουργήσετε, να εγκρίνετε, να αντιστρέψετε ή να διορθώσετε μια καταχώριση; Δείτε τις Οδηγίες για χειροκίνητες καταχωρίσεις.