Οδηγός για τη Διαχείριση Εστιατορίων & Καφέ (F&B)

Τι θα μπορείτε να κάνετε μετά από αυτόν τον οδηγό

Επιλέξτε ένα κατάστημα (σημείο πώλησης) και προσθέστε τραπέζια → δημιουργήστε ένα μενού με ομάδες και είδη → ανοίξτε μια παραγγελία για ένα τραπέζι και στείλτε την στην κουζίνα στον υπολογιστή ταμείου → δείτε τον σεφ να εκτελεί τις παραγγελίες σε οθόνη κουζίνας (Νέα → Σε εξέλιξη → Έτοιμο) → δημιουργήστε και διαχειριστείτε μια κράτηση τραπεζιού. Από τη ρύθμιση έως την εξυπηρέτηση πελατών στο τραπέζι, όλα στο ίδιο σύστημα.

Δεν έχετε κατανοήσει τη συνολική λειτουργικότητα; Δείτε πρώτα το άρθρο Διαχείριση Εστιατορίου & Καφέ (F&B) για να κατανοήσετε τι μπορεί να κάνει το εργαλείο.

Προετοιμασία

1. Συνδεθείτε στο GTG CRM με έναν λογαριασμό που έχει δικαιώματα διαχείρισης F&B / μενού (συνήθως ο ιδιοκτήτης ή ο διαχειριστής). — Μόνο άτομα με δικαιώματα μπορούν να δημιουργήσουν μενού, να επιλέξουν καταστήματα και να προσθέσουν τραπέζια.

2. Έχετε τουλάχιστον ένα απόθεμα στον χώρο εργασίας σας. — Το απόθεμα χρησιμοποιείται ως κατάστημα (σημείο πώλησης) για τον υπολογιστή ταμείου και ως τόπος αφαίρεσης υλικών.

3. Έχετε ήδη δημιουργήσει μερικά είδη/προϊόντα στον κατάλογο (Product Hub) για να τα προσθέσετε στο μενού. — Το μενού δημιουργείται επιλέγοντας είδη από τον κατάλογο προϊόντων.

4. Ο ταμίας έχει δικαίωμα πώλησης στον υπολογιστή ταμείου (POS). ο σεφ έχει δικαίωμα λειτουργίας της οθόνης κουζίνας. — Κάθε άτομο εκτελεί μόνο το δικό του καθήκον (ο ταμίας πωλεί, ο σεφ εκτελεί τις παραγγελίες στην κουζίνα).

Βήμα 1 — Επιλογή καταστήματος (σημείο πώλησης) και προσθήκη τραπεζιών

Μεταβείτε στο Πωλήσεις & CRM → Κατάλογος → Μενού F&B.

Στην πράσινη καρτέλα "Ρύθμιση F&B", στη γραμμή Κατάστημα POS, κάντε κλικ στο Επιλογή καταστήματος → (επιλέξτε) το απόθεμά σας (π.χ. Κύριο Απόθεμα) → κάντε κλικ στο Ορισμός ως κατάστημα.

Κάντε κλικ στο Προσθήκη δειγματικών τραπεζιών για γρήγορη δημιουργία μερικών τραπεζιών (απαιτείται μόνο για εξυπηρέτηση στο τραπέζι).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η γραμμή Κατάστημα εμφανίζει πράσινο τσεκ και το μήνυμα "Κατάστημα ορίστηκε". Η λίστα τραπεζιών περιέχει T1–T5 (κάθε τραπέζι για 2–6 άτομα). Η καρτέλα ρυθμίσεων εμφανίζει τρία ✓: Μενού · Κατάστημα · Τραπέζια — έτοιμο για εξυπηρέτηση στο τραπέζι.

💡 Συμβουλή: Εάν ο χώρος εργασίας έχει μόνο ένα απόθεμα, το σύστημα μπορεί να το ορίσει αυτόματα ως κατάστημά σας — απλώς ελέγξτε ξανά το πράσινο τσεκ.

Βήμα 2 — Δημιουργία μενού: δημιουργία μενού, προσθήκη ομάδων και ειδών

Ενώ βρίσκεστε ακόμα στο Μενού F&B, κάντε κλικ στο Νέο μενού → δώστε ένα όνομα (π.χ. Μενού) → αποθηκεύστε.

Κάντε κλικ στο Προσθήκη κατηγορίας → δώστε ένα όνομα στην κατηγορία (π.χ. Ποτά, Κύρια Πιάτα).

Μέσα στην κατηγορία που μόλις δημιουργήσατε, κάντε κλικ στο Προσθήκη προϊόντος σε αυτήν την κατηγορία → (επιλέξτε) ένα είδος από τον κατάλογο (π.χ. Καφές με γάλα).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Το είδος εμφανίζεται στην σωστή κατηγορία μαζί με την τιμή πώλησης (π.χ. Καφές με γάλα κάτω από "Ποτά" στα 35.000₫). Επαναλάβετε για να προσθέσετε άλλα είδη.

💡 Επιλογές είδους (προαιρετικό): Εάν ένα είδος έχει επιλογές — μέγεθος, επίπεδο πάγου/ζάχαρης, ή πρόσθετα με επιπλέον χρέωση — ανοίξτε αυτό το είδος και προσθέστε ομάδες επιλογών με επιπλέον τιμές. Ο πελάτης επιλέγει τις επιλογές κατά την παραγγελία και η τιμή υπολογίζεται σωστά, αυτόματα.

ℹ️ Θέλετε να δηλώσετε ένα είδος "εξαντλημένο" προσωρινά; Απλώς απενεργοποιήστε την κατάσταση διαθεσιμότητας για αυτό το είδος — οι πελάτες και οι ταμίες δεν θα μπορούν να το παραγγείλουν. Όταν είναι ξανά διαθέσιμο, ενεργοποιήστε το.

Βήμα 3 — Άνοιγμα παραγγελίας στο τραπέζι και αποστολή στην κουζίνα (υπολογιστής ταμείου / POS)

Ανοίξτε την εφαρμογή Υπολογιστή Ταμείου (POS) και συνδεθείτε στο σωστό κατάστημά σας (συνδεθείτε με τον ίδιο λογαριασμό).

Μεταβείτε στην καρτέλα F&B → πατήστε σε ένα τραπέζι (π.χ. T1) → Άνοιγμα παραγγελίας → εισαγάγετε Αριθμός πελατών (π.χ. 2) → Άνοιγμα.

Πατήστε στο στοιχείο του πιάτου (π.χ. Καφές με γάλα) για να το προσθέσετε στην παραγγελία του τραπεζιού. Επιλέξτε τις επιλογές αν το πιάτο τις έχει.

Στην ανοιχτή παραγγελία, κάντε κλικ στο Αποστολή στην κουζίνα (Fire to kitchen).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Μια παραγγελία ανοίγει στο τραπέζι T1 (το τραπέζι είναι τώρα "Σε εξυπηρέτηση"), η παραγγελία εμφανίζει τα πιάτα και το συνολικό ποσό. Μετά την Αποστολή στην κουζίνα, το κουμπί αλλάζει σε Σήμανση ως σερβιρισμένο.

💡 Για πωλήσεις take-away στο ταμείο, χρησιμοποιήστε το Γρήγορη παραγγελία (Quick order): πατήστε στο πιάτο → Πληρωμή → επιλέξτε μέθοδο (μετρητά / κάρτα / τραπεζική μεταφορά).

Βήμα 4 — Εκτέλεση οθόνης κουζίνας (KDS): Νέο → Σε εξέλιξη → Έτοιμο

Ο σεφ ανοίγει την εφαρμογή Οθόνη Κουζίνας (KDS) — μια ξεχωριστή εφαρμογή για την κουζίνα — και συνδέεται με τον ίδιο λογαριασμό.

Επιλέξτε Χώρος εργασίας (workspace) → επιλέξτε Σταθμός κουζίνας (Station) ως Κουζίνα (Kitchen) → πατήστε Είσοδος στην κουζίνα (Enter kitchen).

Περιμένετε να εμφανιστεί η εντολή που μόλις στάλθηκε στην κουζίνα στο Βήμα 3 στη στήλη Νέο/Σε αναμονή (New/Queued).

Στην εντολή, πατήστε Έναρξη (Start), και όταν τελειώσετε, πατήστε Έτοιμο (Ready).

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η εντολή εμφανίζεται στον πίνακα της κουζίνας σε περίπου 2–3 δευτερόλεπτα μετά την Αποστολή στην κουζίνα, μαζί με τον αριθμό του τραπεζιού, τα πιάτα + ποσότητα και ένα χρονοδιακόπτη αναμονής. Πατώντας Έναρξη και μετά Έτοιμο, η εντολή κινείται στις στήλες Νέο/Σε αναμονή → Σε εξέλιξη → Έτοιμο. Οι εντολές που παραμένουν για πολύ καιρό αλλάζουν χρώμα προειδοποίησης (πράσινο → κίτρινο → κόκκινο).

ℹ️ Η οθόνη κουζίνας ανανεώνεται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα, οπότε μια νέα εντολή μπορεί να χρειαστεί έως και ~3 δευτερόλεπτα για να εμφανιστεί. Η ανανέωση της σελίδας διατηρεί τον πίνακα της κουζίνας ανοιχτό στον επιλεγμένο σταθμό, χωρίς να απαιτείται επανασύνδεση. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να δουν γρήγορα τον πίνακα της κουζίνας στο σύστημα στην ενότητα Πωλήσεις & CRM → Dine-in → Kitchen Display.

Βήμα 5 — Δημιουργία και διαχείριση κρατήσεων

Στο σύστημα, πηγαίνετε στο Πωλήσεις & CRM → Dine-in → Κρατήσεις (Reservations).

Κάντε κλικ για να δημιουργήσετε μια νέα κράτηση → εισαγάγετε το όνομα πελάτη, τον αριθμό ατόμων, την ημερομηνία και ώρα, και το επιθυμητό τραπέζι (αν υπάρχει).

Αποθηκεύστε την κράτηση.

✅ Αναμενόμενο αποτέλεσμα: Η κράτηση εμφανίζεται στη λίστα Κρατήσεων με το τραπέζι / αριθμό ατόμων / ώρα. Αν προσπαθήσετε να κάνετε κράτηση για ένα τραπέζι που έχει ήδη πελάτες για την τρέχουσα ώρα, το σύστημα θα αναφέρει ότι δεν υπάρχουν διαθέσιμα τραπέζια και θα προτείνει άλλο ελεύθερο τραπέζι. Ωστόσο, η κράτηση για αργότερη ώρα (αφού φύγουν οι τρέχοντες πελάτες) θα είναι δυνατή.

💡 Οι κρατήσεις εμφανίζονται επίσης στο ημερολόγιο κρατήσεων (Πωλήσεις & CRM → Bookings) σύμφωνα με την τοπική ώρα του καταστήματος.

Πίνακας γρήγορης αναφοράς αναμενόμενων αποτελεσμάτων

Επιλογή αποθήκης ως κατάστημα — Η γραμμή Κατάστημα εμφανίζει ένα πράσινο σημάδι επιλογής + "Κατάστημα έχει οριστεί"

Προσθήκη δειγματικών τραπεζιών — Εμφανίζονται τα τραπέζια T1–T5 (2–6 θέσεις)

Προσθήκη πιάτων σε κατηγορία — Τα πιάτα εμφανίζονται κάτω από τη σωστή κατηγορία μαζί με την τιμή πώλησης

Απενεργοποίηση κατάστασης διαθεσιμότητας — Ο πελάτης/ταμίας δεν μπορεί να παραγγείλει αυτό το πιάτο

Άνοιγμα παραγγελίας σε τραπέζι — Το τραπέζι αλλάζει σε "Σε εξυπηρέτηση". η παραγγελία εμφανίζει πιάτα + συνολικό ποσό

Αποστολή στην κουζίνα — Το κουμπί αλλάζει σε "Σήμανση ως σερβιρισμένο". η εντολή εμφανίζεται στην οθόνη κουζίνας σε ~2–3 δευτερόλεπτα

Πατώντας Έναρξη / Έτοιμο στην οθόνη κουζίνας — Η εντολή κινείται από Νέο/Σε αναμονή → Σε εξέλιξη → Έτοιμο

Κράτηση τραπεζιού με πελάτες για την τρέχουσα ώρα — Εμφανίζεται μήνυμα "δεν υπάρχουν διαθέσιμα τραπέζια", προτείνει άλλο ελεύθερο τραπέζι

Κράτηση για αργότερη ώρα — Η κράτηση δημιουργείται και εμφανίζεται στη λίστα

Σημειώσεις

Η Οθόνη Κουζίνας (KDS) είναι μια ξεχωριστή εφαρμογή για την κουζίνα, συνδεθείτε με τον ίδιο λογαριασμό. ο σεφ χρειάζεται δικαιώματα λειτουργίας οθόνης κουζίνας για να ανοίξει και να εκτελέσει παραγγελίες.

Η Ταμειακή Μηχανή (POS) είναι επίσης μια ξεχωριστή εφαρμογή. ο ταμίας χρειάζεται δικαιώματα πωλήσεων POS.

Η καρτέλα Dine-in (πωλήσεις στο τραπέζι) εμφανίζεται μόνο εάν το κατάστημα έχει ήδη τραπέζια — ολοκληρώστε πρώτα το Βήμα 1.

Η Οθόνη Κουζίνας ανανεώνεται κάθε λίγα δευτερόλεπτα (όχι σε πραγματικό χρόνο), οπότε μια νέα παραγγελία μπορεί να χρειαστεί έως και ~3 δευτερόλεπτα για να εμφανιστεί — αυτό είναι φυσιολογική λειτουργία.

Προς το παρόν, όλες οι παραγγελίες προς την κουζίνα αποστέλλονται σε έναν κοινό σταθμό κουζίνας. η δρομολόγηση ειδών σε πολλαπλούς ξεχωριστούς σταθμούς (κουζίνα/μπαρ/ψησταριά) είναι μια δυνατότητα που θα προστεθεί αργότερα.

Θέλετε να παρακολουθείτε το κόστος κάθε είδους (αφαίρεση υλικών, καταγραφή); Συσχετίστε μια συνταγή με το είδος στο κατάλογο προϊόντων — δείτε τις οδηγίες Διαχείρισης Παραγωγής για τη δημιουργία συνταγών.