Ποιος είναι ο ρόλος του email και του αυτοματισμού αφού μια επιχείρηση έχει ήδη website και landing page;

Πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις, αφού δημιουργήσουν ιστοσελίδα ή landing page, συχνά αισθάνονται κάτι πολύ οικείο: επιτέλους έχουν ένα μέρος για να κατευθύνουν τους πελάτες, μια φόρμα για να συλλέγουν leads, μια σαφή σελίδα προορισμού για να τρέχουν καμπάνιες. Αυτό είναι ένα τεράστιο βήμα, γιατί τουλάχιστον η επιχείρηση δεν αφήνει πλέον την κίνηση (traffic) να ακολουθεί μια πολύ ασαφή διαδρομή.

Όμως, αμέσως μετά εμφανίζεται μια άλλη ερώτηση: αφού έχουμε leads, πώς τα φροντίζουμε ομοιόμορφα;

Εδώ είναι το σημείο που πολλές SMBs αρχίζουν να αντιμετωπίζουν δυσκολίες. Οι χρήστες συμπληρώνουν φόρμες, αφήνουν email, εγγράφονται για συμβουλές ή κατεβάζουν κάποιο υλικό. Αλλά μετά από αυτό το πρώτο βήμα, η διαδρομή συχνά διακόπτεται. Ορισμένες επιχειρήσεις απαντούν αργά. Κάποιες στέλνουν email όταν το θυμούνται, ξεχνάνε όταν είναι απασχολημένες. Κάποιες πωλητές καλoύν μία φορά, δεν τα καταφέρνουν και το αφήνουν. Το αποτέλεσμα είναι ότι τα leads έρχονται, αλλά δεν καλλιεργούνται με συνέπεια.

Επομένως, αν η ιστοσελίδα και η landing page είναι το μέρος που βοηθά την επιχείρηση να προσελκύσει και να συγκεντρώσει ενδιαφέρον, τότε τα email και η αυτοματοποίηση είναι το μέρος που βοηθά την επιχείρηση να διατηρήσει αυτό το ενδιαφέρον αρκετά ώστε να μετατραπεί σε πραγματική ευκαιρία.

Γιατί πολλές επιχειρήσεις έχουν leads αλλά δεν τα φροντίζουν ομοιόμορφα;

Στην αρχική φάση, η φροντίδα των leads είναι συνήθως αρκετά χειροκίνητη. Όταν έρχεται ένα νέο lead, στέλνεται χειροκίνητα email, μήνυμα ή γίνεται τηλεφώνημα από μνήμης. Αυτός ο τρόπος μπορεί να είναι προσωρινά αποδεκτός όταν ο αριθμός των leads είναι μικρός. Αλλά όταν η επιχείρηση αρχίζει να έχει ιστοσελίδα, landing pages, φόρμες εγγραφής και περισσότερα σημεία επαφής, ο χειροκίνητος τρόπος γρήγορα αποκαλύπτει τα όριά του.

Το πρόβλημα δεν είναι ότι η επιχείρηση δεν θέλει να φροντίσει τα leads. Το πρόβλημα είναι ότι η ομάδα δεν έχει πάντα αρκετό χρόνο για να το κάνει ομοιόμορφα για κάθε άτομο.

Τα πολύ συνηθισμένα σημάδια είναι:

• Νέο lead εισέρχεται, αλλά το πρώτο email αποστέλλεται λίγες ημέρες αργότερα
• Ο πελάτης έχει κατεβάσει υλικό ή έχει αφήσει πληροφορίες, αλλά δεν παρακολουθείται
• Η ομάδα πωλήσεων εστιάζει μόνο στα "ζεστά" leads, ενώ τα leads που είναι σε φάση έρευνας παραμελούνται
• Το περιεχόμενο που αποστέλλεται είναι ασυνεπές, άλλοτε υπάρχει, άλλοτε όχι
• Το marketing δημιουργεί leads, αλλά μετά δεν υπάρχει σαφής ροή φροντίδας για να διατηρηθεί το ενδιαφέρον

Εδώ είναι που τα email και η αυτοματοποίηση αρχίζουν να έχουν πιο σαφή ρόλο. Όχι επειδή η επιχείρηση χρειάζεται να γίνει πολύ περίπλοκη, αλλά επειδή η επιχείρηση χρειάζεται έναν τρόπο να φροντίζει τα leads πιο ομοιόμορφα, πιο σωστή στιγμή και λιγότερο εξαρτημένο από τη μνήμη του κάθε ατόμου.

Πότε μια επιχείρηση αρχίζει να χρειάζεται αυτοματοποίηση;

Δεν είναι απαραίτητο να υλοποιήσετε αυτοματοποίηση αμέσως μόλις αποκτήσετε μια ιστοσελίδα. Αλλά αν η επιχείρηση βρίσκεται σε μία από τις παρακάτω καταστάσεις, είναι η στιγμή που πρέπει να το σκεφτείτε σοβαρά:

1. Όταν η ιστοσελίδα ή η landing page αρχίζει να δημιουργεί σταθερά leads

Αν κάθε εβδομάδα κάποιος συμπληρώνει φόρμα, εγγράφεται για demo, αφήνει email ή στέλνει μήνυμα για συμβουλές, τότε είναι καιρός η επιχείρηση να χρειάζεται μια σαφέστερη ροή παρακολούθησης. Αν όχι, αυτή η ποσότητα leads θα χαθεί σταδιακά ή θα φροντιστεί πολύ ανόμοια.

2. Όταν η ομάδα πωλήσεων είναι μικρή και δεν μπορεί να παρακολουθήσει άμεσα κάθε lead

Αυτή είναι μια πολύ συνηθισμένη κατάσταση στις SMBs. Οι πωλητές πρέπει να δίνουν προτεραιότητα στα "ζεστά" leads, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι τα leads που δεν είναι έτοιμα να αγοράσουν άμεσα δεν είναι σημαντικά. Η αυτοματοποίηση βοηθά να καλυφθεί αυτό το κενό, διατηρώντας την επικοινωνία με τα leads ενώ η ομάδα πωλήσεων εστιάζει σε ευκαιρίες που είναι κοντά στο κλείσιμο.

3. Όταν η επιχείρηση θέλει να καλλιεργήσει τα leads αντί απλώς να περιμένει να επιστρέψουν μόνα τους

Πολλά leads δεν αγοράζουν την πρώτη φορά. Χρειάζονται περισσότερο χρόνο, περισσότερες πληροφορίες ή περισσότερη εμπιστοσύνη. Αν η επιχείρηση δεν έχει έναν τρόπο να τους συνοδεύσει μετά την πρώτη επαφή, τότε είναι πολύ πιθανό αυτό το άτομο να "κρυώσει" σταδιακά και να εξαφανιστεί.

Με άλλα λόγια, η αυτοματοποίηση γίνεται απαραίτητη όταν η επιχείρηση δεν θέλει απλώς να έχει leads, αλλά θέλει να μην αφήνει τα leads να πέφτουν αφού τα έχει αποκτήσει.

Ποιον ρόλο παίζουν τα email και η αυτοματοποίηση μετά την ιστοσελίδα και την landing page;

Η ιστοσελίδα και η landing page συνήθως κάνουν καλά το πρώτο μέρος του ταξιδιού. Βοηθούν τον πελάτη να γνωρίσει την επιχείρηση, να κατανοήσει τις υπηρεσίες ή τις προσφορές, και στη συνέχεια να αφήσει τις πληροφορίες του. Αλλά μετά από εκείνο το σημείο, ο πελάτης δεν γίνεται αυτόματα ευκαιρία πώλησης.

Υπάρχει ένα πολύ σημαντικό κενό: από τη στιγμή που ο πελάτης αφήνει τα στοιχεία του μέχρι τη στιγμή που είναι έτοιμος για πιο βαθιά συζήτηση ή για τη λήψη αποφάσεων. Το email και η αυτοματοποίηση βρίσκονται ακριβώς σε αυτό το ενδιάμεσο κενό.

Ο ρόλος τους συνήθως περιλαμβάνει τρία μέρη:

• Διατήρηση του ενδιαφέροντος
• Παροχή επιπλέον πληροφοριών την κατάλληλη στιγμή
• Βοήθεια στην ομάδα να παρακολουθεί τα leads συστηματικά

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μικρές επιχειρήσεις, καθώς δεν υπάρχει πάντα αρκετό προσωπικό για να παρακολουθεί στενά κάθε lead ξεχωριστά.

3 βασικές ροές που οι SMBs πρέπει να εξετάσουν πρώτα

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση ένα πολύ μεγάλο σύστημα αυτοματοποίησης. Για τις SMBs, μερικές φορές λίγες βασικές ροές, όταν χρησιμοποιούνται σωστά, μπορούν να κάνουν σημαντική διαφορά.

1. Ροή καλωσορίσματος μετά την υποβολή φόρμας

Αυτή είναι μια πολύ βασική αλλά εξαιρετικά σημαντική ροή.

Όταν ένας πελάτης μόλις άφησε τα στοιχεία του στον ιστότοπο ή σε μια landing page, είναι η στιγμή που το ενδιαφέρον είναι πιο φρέσκο. Ένα πρώτο, έγκαιρο email μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση ότι η επιχείρηση έλαβε τα στοιχεία, ενώ παράλληλα δημιουργεί μια πιο επαγγελματική και προορατική εντύπωση.

Αυτή η ροή είναι συνήθως κατάλληλη όταν ο πελάτης:

• εγγράφεται για συμβουλές
• κατεβάζει υλικό
• εγγράφεται για demo
• αφήνει τις ανάγκες του μέσω φόρμας

Το πρώτο email δεν χρειάζεται να είναι πολύ μεγάλο. Είναι σημαντικό να είναι σαφές, στοχευμένο και να ενημερώνει τον πελάτη για το επόμενο βήμα.

2. Ροή "φροντίδας" lead με σχετικό περιεχόμενο ή πληροφορίες

Δεν είναι όλοι όσοι αφήνουν το email τους έτοιμοι να αγοράσουν αμέσως. Υπάρχουν άνθρωποι που βρίσκονται στη φάση της έρευνας, της σύγκρισης ή περιμένουν την κατάλληλη στιγμή. Εδώ είναι που το email "φροντίδας" lead παίζει το ρόλο του.

Οι επιχειρήσεις μπορούν να στείλουν περιεχόμενο όπως:

• πιο λεπτομερείς εξηγήσεις για την υπηρεσία ή τη λύση
• μελέτες περιπτώσεων ή πραγματικά παραδείγματα
• συχνές ερωτήσεις (FAQ)
• σημεία που βοηθούν τους πελάτες να κατανοήσουν καλύτερα το πρόβλημα που τους απασχολεί

Αυτή η ροή βοηθά την επιχείρηση να μην εξαφανιστεί μετά την πρώτη επαφή. Βοηθά επίσης τα leads να θυμούνται την επιχείρηση για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αντί να αφήνουν το ενδιαφέρον τους να σβήσει.

3. Ροή υπενθύμισης ή επανενεργοποίησης ανενεργών leads

Αυτή είναι μια πολύ χρήσιμη ροή που συχνά παραβλέπεται. Πολλά leads έχουν ενδιαφερθεί στο παρελθόν, έχουν συμπληρώσει φόρμες ή έχουν ανοίξει email, αλλά στη συνέχεια δεν έχουν προβεί σε περαιτέρω ενέργειες. Χωρίς μια ροή υπενθύμισης, αυτά τα leads συνήθως παραμένουν αδρανή στο σύστημα.

Μια λογική αλληλουχία υπενθυμίσεων μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να τραβήξει ξανά την προσοχή, με:

• υπενθύμιση της κύριας αξίας ή οφέλους
• πρόταση του επόμενου βήματος, όπως προγραμματισμός ραντεβού, παρακολούθηση demo ή απάντηση στις ανάγκες
• παροχή σαφέστερου λόγου για να επανέλθουν στη συζήτηση

Για τις μικρές επιχειρήσεις, η καλή αξιοποίηση αυτής της ομάδας leads μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της φροντίδας των leads.

Πώς ο Ιστότοπος, το CRM, το Email και η Αυτοματοποίηση πρέπει να συνδυάζονται;

Αυτό είναι το πιο σημαντικό σημείο. Εάν τα email και η αυτοματοποίηση είναι αποκομμένα από τον ιστότοπο και το CRM, η επιχείρηση εξακολουθεί να είναι επιρρεπής σε διακοπές στη λειτουργία της.

Μια λογική ροή ακολουθεί συνήθως την εξής λογική:

• Ο ιστότοπος ή η landing page είναι το σημείο όπου ο πελάτης αφήνει τα στοιχεία του
• Το CRM είναι ο χώρος όπου καταγράφονται τα leads και παρακολουθούνται τα δεδομένα των πελατών
• Το Email και η αυτοματοποίηση είναι το μέρος που διατηρεί την επικοινωνία και "φροντίζει" τα leads ανάλογα με την περίσταση

Όταν αυτά τα τρία στοιχεία συνεργάζονται, η επιχείρηση δεν περιορίζεται απλώς στο "να έχει μια φόρμα στον ιστότοπο". Η επιχείρηση αρχίζει να έχει ένα πιο σαφές ταξίδι από τον πελάτη που μπαίνει στον ιστότοπο, αφήνει τα στοιχεία του, καταγράφεται στο CRM και φροντίζεται μέσω email ή αυτοματοποίησης.

Αυτή ακριβώς η συνέπεια είναι που βοηθά τα leads να μην "πέφτουν" μετά την πρώτη επαφή.

Πώς το GTG CRM υποστηρίζει αυτό το πρόβλημα;

Το GTG CRM είναι κατάλληλο για μικρομεσαίες επιχειρήσεις που έχουν ήδη ιστότοπο ή landing page και θέλουν να προχωρήσουν στο επόμενο στάδιο της πιο σταθερής φροντίδας των leads.

Όταν οι υποψήφιοι πελάτες προέρχονται από την ιστοσελίδα ή μια landing page, η επιχείρηση μπορεί να διαχειριστεί τα δεδομένα στο CRM πιο αποτελεσματικά, αντί να έχει τις πληροφορίες διασκορπισμένες. Έτσι, τα email και ο αυτοματισμός μπορούν να γίνουν το επόμενο μέρος της ροής φροντίδας, αντί για ένα ξεχωριστό βήμα που γίνεται χειροκίνητα κατά διαστήματα.

Με το GTG CRM, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν ροές αποστολής email, μηνυμάτων ή ειδοποιήσεων σύμφωνα με τη ροή εργασίας για να υποστηρίξουν τη διαδικασία καλλιέργειας υποψήφιων πελατών και την παρακολούθηση πελατών. Το σημαντικό εδώ δεν είναι να γίνει το σύστημα πολύπλοκο. Η μεγαλύτερη αξία έγκειται στο ότι η επιχείρηση αρχίζει να φροντίζει τους υποψήφιους πελάτες πιο τακτικά, τη σωστή στιγμή και λιγότερο εξαρτώμενη από την προσωπική μνήμη.

Ενώ η ιστοσελίδα παρέχει ένα πιο σαφές πρώτο σημείο επαφής για την επιχείρηση, τα email και ο αυτοματισμός κάνουν το επόμενο μέρος του ταξιδιού λιγότερο ασυνεχές.

Συμπέρασμα

Οι ιστοσελίδες και οι landing pages είναι μια πολύ σημαντική βάση για την προσέλκυση ενδιαφέροντος και τη συλλογή υποψήφιων πελατών. Όμως, αν στη συνέχεια η επιχείρηση δεν έχει έναν τρόπο να τους φροντίζει τακτικά, πολλοί υποψήφιοι πελάτες θα παραμείνουν στο επίπεδο του "ενδιαφέρθηκε κάποτε".

Τα email και ο αυτοματισμός γεφυρώνουν αυτό το κενό. Βοηθούν την επιχείρηση να διατηρεί την επικοινωνία, να καλλιεργεί καλύτερα τους υποψήφιους πελάτες και να δημιουργεί μια πιο σαφή ροή παρακολούθησης αφού ο πελάτης έχει αφήσει τα στοιχεία του.

Για τις ΜΜΕ, αυτό δεν είναι κάτι που πρέπει να γίνει σε μεγάλη κλίμακα από την αρχή. Όμως, μόλις οι ιστοσελίδες και οι landing pages αρχίσουν να παράγουν υποψήφιους πελάτες, τα email και ο αυτοματισμός είναι το επόμενο λογικό βήμα για να μην διακοπεί η ροή των πωλήσεων.

Με το GTG CRM, οι επιχειρήσεις μπορούν να συνδέσουν την ιστοσελίδα με τα email και τον αυτοματισμό με έναν πιο απλοποιημένο τρόπο, μετατρέποντας έτσι τη φροντίδα των υποψήφιων πελατών σε ένα φυσικό μέρος της ροής λειτουργίας, αντί για μια επιπλέον εργασία όταν υπάρχει χρόνος.