Hướng Dẫn Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cafe (F&B)

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Chọn cửa hàng (điểm bán) và thêm bàn → dựng thực đơn với nhóm món và các món → mở đơn theo bàn và chuyển bếp trên máy tính tiền → xem đầu bếp chạy phiếu trên màn hình bếp (Mới → Đang làm → Sẵn sàng) → tạo và quản lý một đơn đặt bàn. Từ setup đến phục vụ khách tại bàn, tất cả trong cùng một hệ thống.

Chưa nắm tổng quan tính năng? Xem trước bài Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cafe (F&B) để hiểu bộ công cụ làm được gì.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM bằng tài khoản có quyền quản lý F&B / thực đơn (thường là chủ quán hoặc quản lý). — Chỉ người có quyền mới dựng được thực đơn, chọn cửa hàng và thêm bàn.

2. Đã có ít nhất một kho hàng trong workspace. — Kho được dùng làm cửa hàng (điểm bán) cho máy tính tiền và là nơi trừ nguyên liệu.

3. Đã tạo sẵn vài món/sản phẩm trong danh mục (Product Hub) để đưa lên thực đơn. — Thực đơn được dựng bằng cách chọn món từ danh mục sản phẩm.

4. Thu ngân có quyền bán hàng trên máy tính tiền (POS); đầu bếp có quyền vận hành màn hình bếp. — Mỗi người chỉ làm đúng phần việc của mình (thu ngân bán, đầu bếp chạy bếp).

Bước 1 — Chọn cửa hàng (điểm bán) và thêm bàn

Vào Bán hàng & CRM → Danh mục → Thực đơn F&B (F&B Menu).

Ở thẻ "Cài đặt F&B" (Set up F&B) màu xanh, tại dòng Cửa hàng (POS store) bấm Chọn cửa hàng → (chọn) kho của bạn (ví dụ Kho chính) → bấm Đặt làm cửa hàng.

Bấm Thêm bàn mẫu (Add sample tables) để tạo nhanh vài bàn (chỉ cần cho phục vụ tại chỗ).

✅ Kết quả mong đợi: Dòng Cửa hàng hiện dấu tích xanh và thông báo "Đã đặt cửa hàng"; danh sách bàn có T1–T5 (mỗi bàn 2–6 chỗ). Thẻ cài đặt hiển thị ba mục ✓: Thực đơn · Cửa hàng · Bàn — sẵn sàng phục vụ tại bàn.

💡 Mẹo: Nếu workspace chỉ có đúng một kho, hệ thống có thể tự đặt kho đó làm cửa hàng cho bạn — chỉ cần kiểm tra lại dấu tích xanh.

Bước 2 — Dựng thực đơn: tạo thực đơn, thêm nhóm món và món

Vẫn ở Thực đơn F&B, bấm Thực đơn mới (New menu) → đặt tên (ví dụ Thực đơn) → lưu.

Bấm Thêm nhóm món (Add section) → đặt tên nhóm (ví dụ Đồ uống, Món chính).

Trong nhóm vừa tạo, bấm Thêm món vào nhóm (Add a product to this section) → (chọn) một món từ danh mục (ví dụ Cà phê sữa).

✅ Kết quả mong đợi: Món xuất hiện dưới đúng nhóm kèm giá bán (ví dụ Cà phê sữa dưới "Đồ uống" ở mức 35.000₫). Lặp lại để thêm các món khác.

💡 Tùy chọn món (không bắt buộc): Nếu một món có tùy chọn — size, mức đá/đường, hoặc topping có phụ thu — mở món đó và thêm nhóm tùy chọn kèm mức giá cộng thêm. Khách chọn tùy chọn khi gọi món và giá được tính đúng, tự động.

ℹ️ Muốn "hết món" tạm thời? Chỉ cần tắt trạng thái còn món trên món đó — khách và thu ngân sẽ không gọi được, khi có lại thì bật lên.

Bước 3 — Mở đơn tại bàn và chuyển bếp (máy tính tiền / POS)

Mở ứng dụng Máy tính tiền (POS) và truy cập đúng quán của bạn (đăng nhập bằng cùng tài khoản).

Vào tab F&B → chạm vào một bàn (ví dụ T1) → Mở đơn (Open check) → nhập Số khách (ví dụ 2) → Mở.

Chạm vào ô món (ví dụ Cà phê sữa) để thêm vào đơn của bàn; chọn tùy chọn nếu món có.

Trên đơn đang mở, bấm Chuyển bếp (Fire to kitchen).

✅ Kết quả mong đợi: Một đơn mở ra trên bàn T1 (bàn hiện "Đang phục vụ"), đơn hiển thị các món và tổng tiền; sau khi Chuyển bếp, nút chuyển thành Đánh dấu đã phục vụ.

💡 Với bán mang đi tại quầy, dùng Bán nhanh (Quick order): chạm món → Thanh toán → chọn hình thức (tiền mặt / thẻ / chuyển khoản).

Bước 4 — Chạy màn hình bếp (KDS): Mới → Đang làm → Sẵn sàng

Đầu bếp mở ứng dụng Màn hình bếp (KDS) — một ứng dụng riêng cho khu bếp — và đăng nhập bằng cùng tài khoản.

Chọn Quán (workspace) → chọn Trạm bếp (Station) là Kitchen → bấm Vào bếp (Enter kitchen).

Chờ phiếu vừa Chuyển bếp ở Bước 3 xuất hiện ở cột Mới/Chờ (New/Queued).

Trên phiếu đó, bấm Bắt đầu (Start), rồi khi làm xong bấm Sẵn sàng (Ready).

✅ Kết quả mong đợi: Phiếu hiện trên bảng bếp trong khoảng 2–3 giây sau khi Chuyển bếp, kèm số bàn, các món + số lượng và đồng hồ đếm thời gian chờ; bấm Bắt đầu rồi Sẵn sàng thì phiếu chạy qua các cột Mới/Chờ → Đang làm → Sẵn sàng. Phiếu để lâu đổi màu cảnh báo (xanh → vàng → đỏ).

ℹ️ Màn hình bếp tự làm mới mỗi vài giây, nên phiếu mới có thể mất tới ~3 giây để hiện. Tải lại trang thì bảng bếp vẫn mở đúng trạm đã chọn, không phải đăng nhập lại. Quản lý cũng có thể xem nhanh bảng bếp trong hệ thống tại Bán hàng & CRM → Dine-in → Kitchen Display.

Bước 5 — Tạo và quản lý đặt bàn

Trong hệ thống, vào Bán hàng & CRM → Dine-in → Đặt bàn (Reservations).

Bấm tạo đơn đặt bàn mới → nhập tên khách, số khách, ngày giờ, và bàn mong muốn (nếu có).

Lưu đơn đặt bàn.

✅ Kết quả mong đợi: Đơn đặt bàn xuất hiện trong danh sách Đặt bàn với bàn / số khách / giờ. Nếu bạn cố đặt một bàn đang có khách ngồi cho khung giờ ngay bây giờ, hệ thống sẽ báo không còn bàn phù hợp và gợi ý bàn trống khác; nhưng đặt bàn đó vào khung giờ muộn hơn (sau khi khách hiện tại về) thì vẫn được.

💡 Đơn đặt bàn cũng hiện trên lịch đặt chỗ (Bán hàng & CRM → Bookings) đúng theo giờ địa phương của quán.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Chọn kho làm cửa hàng — Dòng Cửa hàng có tích xanh + "Đã đặt cửa hàng"

Thêm bàn mẫu — Các bàn T1–T5 xuất hiện (2–6 chỗ)

Thêm món vào nhóm — Món hiện dưới đúng nhóm kèm giá bán

Tắt trạng thái còn món — Khách/thu ngân không gọi được món đó

Mở đơn tại bàn — Bàn chuyển sang "Đang phục vụ"; đơn hiện món + tổng tiền

Chuyển bếp — Nút đổi thành "Đánh dấu đã phục vụ"; phiếu lên màn hình bếp trong ~2–3 giây

Bấm Bắt đầu / Sẵn sàng trên màn hình bếp — Phiếu chạy Mới/Chờ → Đang làm → Sẵn sàng

Đặt bàn đang có khách cho giờ hiện tại — Báo "không còn bàn phù hợp", gợi ý bàn trống khác

Đặt bàn cho khung giờ muộn hơn — Đơn đặt bàn được tạo và hiện trong danh sách

Lưu ý

Màn hình bếp (KDS) là ứng dụng riêng dành cho khu bếp, đăng nhập bằng cùng tài khoản; đầu bếp cần quyền vận hành màn hình bếp mới mở và chạy phiếu được.

Máy tính tiền (POS) cũng là ứng dụng riêng; thu ngân cần quyền bán hàng POS.

Tab Dine-in (bán tại bàn) chỉ hiện khi cửa hàng đã có bàn — hãy hoàn tất Bước 1 trước.

Màn hình bếp làm mới theo chu kỳ vài giây (chưa đẩy tức thời), nên phiếu mới có thể mất tới ~3 giây để hiện — đây là hoạt động bình thường.

Hiện mọi phiếu chuyển bếp về một trạm bếp chung; định tuyến món tới nhiều trạm (bếp/bar/nướng) riêng biệt là tính năng sẽ bổ sung sau.

Muốn theo dõi giá vốn từng món (tự trừ nguyên liệu, ghi sổ)? Hãy gắn công thức cho món trong danh mục sản phẩm — xem hướng dẫn Quản Lý Sản Xuất để dựng công thức.