De archivos de Excel a un centro turístico que funciona sin problemas con GTG CRM

“Viajar es una experiencia, pero para que los clientes tengan una buena experiencia, se necesita un mejor proceso operativo.”

Es la opinión compartida por la Sra. Minh Nguyet, fundadora de GoExplore Travel – un centro turístico especializado en la organización de tours por el centro de Vietnam para clientes nacionales e internacionales.

Comenzando con solo 5 empleados y 3 tours principales (Hoi An, Hue, Ba Na Hills), GoExplore solía caer en la situación de “horarios desbordados, clientes olvidados” – algo no infrecuente en las pequeñas empresas turísticas.

“Los clientes preguntaban por tours en Facebook, el personal lo anotaba en un cuaderno. Al día siguiente, otra persona llamaba y no sabía si ese cliente ya había sido asesorado. Cada semana, perdía horas revisando manualmente con Excel. A veces, un pequeño error hacía que todo el grupo tuviera que posponer la fecha.”

Y fue entonces cuando la Sra. Nguyet decidió “digitalizarse de verdad”, en lugar de solo hacer publicidad y usar chat para vender tours.

Landing Page IA – Cuando los clientes se “conectan” con el tour desde el primer vistazo

Antes, GoExplore promocionaba tours principalmente a través de Facebook. Muchos posts, fotos hermosas, pero los clientes terminaban de leer y… se desplazaban, sin dejar información.

Con Landing Page AI en GTG CRM, la Sra. Nguyet no necesita contratar diseñadores ni programadores.

El sistema tiene una biblioteca de plantillas de Landing Page especializada para la industria turística, integrada con formularios para recopilar información de clientes que se registran para tours.

Solo tiene que elegir la plantilla que le gusta, introducir información básica como el nombre del tour, el destino, la fecha de salida, y GTG CRM se encarga del resto.

La IA de GTG CRM ayuda a:

• Escribir descripciones de tours atractivas y optimizadas para SEO
• Generar imágenes ilustrativas adecuadas al tema

“En solo 10 minutos, tengo una página completa de presentación del tour – desde el contenido, las imágenes hasta el formulario de registro. Sin necesidad de diseño, sin necesidad de edición.”

Todos los datos de los clientes registrados se envían automáticamente al CRM, permitiendo al equipo de ventas confirmar de inmediato sin perder a ningún cliente.

Como resultado, en tan solo 1 semana, la primera landing page de GoExplore atrajo más de 200 registros de tours, 5 veces más que los posts publicitarios habituales en Facebook.

CRM – Todos los clientes, todos los tours, todo en una sola pantalla

Antes, GoExplore utilizaba Excel para almacenar la información de los clientes. Cada persona en una columna, cada tour en un archivo en la hoja de cálculo.

Ahora, todos los datos de los clientes se gestionan de forma centralizada en GTG CRM, con información completa:

• Nombre completo, número de teléfono, correo electrónico
• Tour de interés y fecha estimada de salida
• Estado (nuevo – en consulta – depósito realizado – completado)
• Notas del personal de consultoría

Cuando un cliente llama, basta con introducir su número de teléfono y aparece todo su historial: qué tours ha realizado, cuál fue su respuesta, quién es el agente responsable.

Se acabó la “transferencia de llamadas caótica” – todo está claro.

“Una vez, un cliente australiano volvió a llamar para reservar un tour adicional por Da Nang – Hue. Supimos de inmediato que habían visitado Hoi An la semana anterior, les gustaba la comida vegetariana y se alojaban en un hotel cerca del río. Con solo unos minutos de consulta, aceptaron de inmediato.”

Ese es el poder del CRM – transformar los datos en experiencias personalizadas.

Tareas – Gestionar el trabajo como la coordinación profesional de tours

Otro gran problema de GoExplore es… todos creen que alguien más lo está haciendo.

Preguntan a los clientes, nadie responde porque piensan que otra persona ya lo ha hecho. Los clientes pagan el depósito pero olvidan confirmarlo.

Con Tareas en GTG CRM, la Sra. Nguyet comenzó a crear tareas para cada empleado:

• “Confirmar tour Da Nang – mañana a las 10h”
• “Enviar contrato del tour a la Sra. Mai – plazo hoy a las 14h”
• “Preparar lista de clientes para el guía Huy”

Todo se muestra en un único dashboard – quién hace qué, hasta dónde, si está completado.

“Ya no tengo que enviar mensajes al grupo de Zalo cada mañana. Solo abro GTG CRM y sé de inmediato quién está haciendo qué.”

Resultados: Cuando el turismo opera con datos y emociones

Después de 2 meses implementando GTG CRM, GoExplore Travel ha experimentado una transformación notable:

• El número de tours que inician ha aumentado un 28%
• Los ingresos han aumentado un 35%
• La tasa de clientes recurrentes ha alcanzado el 30%
• El personal de atención al cliente ha ahorrado un 40% de tiempo en la gestión de horarios y tareas

Pero para la Sra. Nguyet, lo más importante es la “tranquilidad”:

“Ahora, ya no me preocupa olvidar citas, perder clientes o estar abrumada por los plazos. Puedo dedicar más tiempo a idear nuevos tours – que es lo que más me gusta.”

Conclusión

La historia de GoExplore Travel demuestra que: “La buena gestión de procesos es la base de un viaje completo.”

GTG CRM ayuda a los centros turísticos y de viajes a operar como una orquesta completa – desde la atracción de clientes, el procesamiento de información, la asignación de tareas hasta el servicio post-tour – todo conectado en una sola plataforma.