Mitme kanaliga müügi ajastul küsivad poeomanikud endalt alati: Kuidas hallata sadu tellimusi Facebookist, veebisaidilt, Shopeest, Lazadast, TikTok Shopist ilma segaduseta? Kuidas tagada, et ükski tellimus ei jääks märkamata, kaupa ei saadeta valesti ja mis kõige tähtsam, kuidas säästa aega tellimuste töötlemisel, selle asemel et sisestada iga tellimus käsitsi?
Tegelikult näitab kogemus, et paljud poeomanikud peavad korraga avama 5-6 brauseri vahekaarti, pidevalt erinevate platvormide vahel liikudes, et kontrollida uusi tellimusi. Iga kord, kui Facebook Messengerist tuleb tellimus, tuleb kopeerida kliendiinfo, aadress, toode ja sisestada süsteemi. Kui Shopeest tuleb tellimus, tuleb platvormile minna, see alla laadida ja seejärel uuesti juhtimistarkvarasse sisestada. See käsitsi protsess mitte ainult ei raiska aega, vaid on ka kerge tekitama vigu, mõjutades tõsiselt kliendikogemust ja poe mainet.
GTG CRM mõistab seda valu ja on arendanud nutika automaatse tellimuste loomise süsteemi, mis aitab teil keskenduda äriarendusele, selle asemel et raisata aega käsitsi tellimuste töötlemisele.
Automaatne tellimuste loomise süsteem kõigist kanalitest
GTG CRM integreerib kõik praegused populaarsed müügikanalid, võimaldades automaatselt sünkroonida kõik tellimused ühele platvormile.
1. Facebook/Zalo ja veebisait AI Chatbotiga
Kui klient saadab Facebook Messengeri kaudu tellimusteavet või vestleb veebisaidil, tuvastab GTG CRM AI Chatbot automaatselt vajaduse, küsib kohaletoimetamise teavet ja loob kohe tellimuse. Te ei pea enam iga sõnumile vastama, te ei pea enam kliendiinfot kopeerima ja kleepima. Süsteem töötleb kõike, alates tooteteavitusest kuni tellimuse kinnitamiseni.
2. Automaatne sünkroonimine e-kaubandusplatvormidelt
GTG CRM ühendub otse Shopee, Lazada ja TikTok Shopiga. Iga kord, kui nendel platvormidel on uus tellimus, tõmbab süsteem selle automaatselt alla ja loob tellimuse GTG CRM-is. Kliendiinfo, tooteinfo ja kohaletoimetamise aadressid sünkroonitakse 100% täpselt, ilma et te peaksite midagi lisaks tegema.
Eriti kui müüte sama toodet mitmel platvormil, tuvastab GTG CRM selle automaatselt SKU koodi kaudu ja värskendab ühtset laoseisu. See väldib laoseisu ületamist või segadust kanalite vahel.
Automaatne protsess tellimuste loomisest laost väljastamiseni
Pärast tellimuse automaatset loomist jätkab GTG CRM teile kogu tellimuse töötlemise protsessi toetamist.
1. Tellimused ilmuvad automaatselt süsteemi
Niipea kui klient tellib mis tahes kanalist, kuvatakse tellimus loendis olekuga "Ootel kinnitus". Te peate lihtsalt tellimuse üle kontrollima ja kinnitama, et see on kehtiv.
2. Automaatne väljastustellimuse loomine
Kui muudate tellimuse olekut "Ootel kauba kättesaamine", loob GTG CRM automaatselt vastava väljastustellimuse. Lao töötajad peavad vaid minema Lao haldusjaotisesse, vaatama väljastustellimust ja kaupa ette valmistama. Pole vaja eraldi tellimusi välja printida, pole vaja käsitsi märkmeid teha.
3. Lao väljastuse ja automaatse arve väljastamise kinnitus
Pärast seda, kui lao töötajad on kauba ette valmistanud, tuleb vaid süsteemis vajutada "Kinnita lao väljastus". GTG CRM väljastab koheselt automaatselt elektroonilise arve vastavalt maksuameti eeskirjadele. Arveid saab konfigureerida nii, et need luuakse mustandina või väljastatakse kohe, sõltuvalt teie vajadustest.
Suurepärased eelised automaatse tellimuste loomise funktsiooni kasutamisel
Säästke tellimuste töötlemise aega kuni 80%
Instead of taking 3-5 minutes to manually enter an order, orders now appear automatically in the system in just a few seconds. With 100 orders per day, you save precious hours to focus on customer care and product development.
Minimize errors to the maximum
When entering orders manually, the rate of confusion regarding addresses, phone numbers, and products is unavoidable. The system automatically synchronizes information directly from the source, ensuring absolute accuracy. This significantly reduces instances of incorrect deliveries, wrong addresses, and customer complaints.
Centralized management, comprehensive control
All orders from every channel are consolidated on a single platform. You can easily track the status of each order, view sales reports by channel, by product, by time. No more opening multiple tabs and software to check orders.
Ensure compliance with e-invoice laws
With new e-invoice regulations, issuing invoices for each transaction is mandatory. GTG CRM automatically issues invoices immediately after confirming dispatch from the warehouse, helping you fully comply with regulations without extra time. The system also supports adjustment invoices for returns, ensuring accurate and transparent tax declarations.
Important notes when using
Configure unified SKU codes
For the system to accurately recognize products from different channels automatically, you must ensure that the SKU codes on all platforms are the same. For example, the product "Mickey Pants Model 1" on Shopee, Lazada, and TikTok Shop must all have the SKU "QUAN_MICKEY_M1". This allows GTG CRM to automatically update inventory accurately for the same product.
Do not enable automatic invoice issuance if you have authorized the platform
If you have authorized Shopee, Lazada, or TikTok Shop to automatically issue invoices, do not enable the automatic invoice issuance feature in GTG CRM. Issuing invoices twice will lead to errors in tax declarations and violate the regulations of the General Department of Taxation.
Adjustment invoices can only be issued when the original invoice has been issued
In case of customer returns, you can only issue an automatic adjustment invoice when the original invoice has been issued. If the original invoice is still in draft status, you need to issue the original invoice first before you can issue an adjustment invoice.
Conclusion
In the increasingly prevalent multi-channel business landscape, automating the order processing workflow is no longer an option but a mandatory requirement to maintain competitiveness. GTG CRM, with its feature of automatically creating orders from all sales channels, not only saves you time and effort but also enhances accuracy in order processing, ensures legal compliance, and creates a solid foundation for sustainable business growth.
Instead of struggling with hundreds of scattered orders across multiple platforms, you can now rest assured with GTG CRM automatically handling everything, from customer order placement to final invoice issuance. This is how GTG CRM accompanies you on your business growth journey, allowing you to focus on what truly matters: quality products and excellent customer experiences.
