Kõik elektroonilistest arvetest: millal neid väljastada ja kuidas vigu käsitleda

Millal on kohustuslik väljastada elektrooniline arve?

Elektrooniline arve on kohustuslik dokument siis, kui tekib kauba müügi või teenuse osutamise tegevus vastavalt maksu- ja arveseaduse nõuetele.

Arve koostamise õige aja määramine on otsustava tähtsusega arve kehtivuse ja tekkiva maksukohustuse seisukohalt.

Arve koostamise aeg õigusaktide järgi

Arve koostamise aeg kauba müügi puhul

Vastavalt määruse nr 70/2025/NĐ-CP artikli 1 punkti 6 alapunktile a, millega muudetakse määruse nr 123/2020/NĐ-CP artikli 9 lõiget 1, sätestatakse:

Kauba müügi puhul on arve koostamise aeg kauba omandi- või kasutusõiguse üleandmise aeg ostjale, olenemata sellest, kas makse on juba laekunud või mitte.

See säte kehtib järgmistele juhtudele:

• Tavaline kauba müük
• Riigivara müük, võõrandamine
• Riikliku reservi kauba müük

Kaupade ekspordi puhul määrab arve koostamise aja müüja, kuid hiljemalt järgmise tööpäeva lõpuks alates päevast, mil kaup on tollieeskirjade kohaselt tollivormistatud.

Arve koostamise aeg teenuse osutamise puhul

Teenuse osutamise puhul on arve koostamise aeg teenuse osutamise lõpetamise aeg, olenemata sellest, kas makse on juba laekunud või mitte.

Kui makse saadakse enne teenuse osutamist või selle ajal, on arve koostamise aeg makse laekumise aeg, välja arvatud järgmised summad:

• Tagatisraha
• Ettemaks lepingu täitmise tagamiseks

See säte kehtib järgmiste eriteenuste kohta, nagu:

• Raamatupidamine, audit
• Finantsnõustamine, maksunõustamine
• Hindamine
• Uuringud, tehniline projekteerimine
• Järelevalvenõustamine
• Investeerimis- ja ehitusprojekti koostamine

Sagedased olukorrad arve väljastamise ajaga seoses

Kas elektroonilist arvet võib tagasiulatuvalt väljastada?

Ei.

Kehtiva õiguse kohaselt ei ole lubatud elektroonilist arvet tagasiulatuvalt koostada. Arve koostamine ebaõigel ajal või teadlik tagasiulatuvalt dateerimine on arvega seotud väärtegu.

Kas võib kauba enne üle anda ja arve hiljem väljastada?

Ei.

Kauba üleandmine enne arve koostamist omandi- või kasutusõiguse ülemineku ajal loetakse arve väljastamiseks valel ajal ning selle eest määratakse seaduses sätestatud karistus.

Karistusmäär arve ebaõigeaegse väljastamise eest

Alates 01.01.2026 jõustub määrus nr 310/2025/NĐ-CP, mis sätestab:

Valel ajal arve väljastamise eest määratav trahv võib ulatuda kuni 70 miljoni dongini, olenevalt:

• Rikkumise iseloomust
• Rikkumise raskusastmest
• Rikkumiste arvust

Arve väljastamine õigeaegselt on kohustuslik nõue, mitte valik.

Elektroonilise arve vigade käsitlemise põhimõtted

Koostatud arvel on maksuhalduri kood, kuid seda pole veel ostjale saadetud ning avastatakse viga

Müüja tegutseb järgmiselt:

• Koostab uue asendava elektroonilise arve
• Märgib selgelt: "Asendab arvet vormi nr… tähis… nr… kuupäev… kuu… aasta…"
• Saadab asendava arve ostjale
• Edastab samal ajal asendava arve andmed maksuhaldurile

Arve on saadetud ostjale, kuid avastatakse viga

a. Ostja nimi või aadress on vale (maksukood ei ole vale)

Müüja:

• Teavitab ostjat
• Ei pea arvet uuesti koostama
• Esitab maksuhaldurile teate vormil 04/SS-HĐĐT

b. Vale maksukood, vale summa, maksumäär, maksusumma või kaup ei vasta spetsifikatsioonile või kvaliteedile

Müüja ja ostja (kui tegu on juriidilise isikuga) peavad:

• Koostama kirjaliku kokkuleppe, milles on selgelt märgitud vea sisu

Seejärel valitakse üks kahest vormist:

Korrigeeriv arve: Kasutatakse siis, kui on vaja osa sisust korrigeerida.

• Märgi selgelt: "Korrigeerimine arvele vorm nr… Tunnus… Nr… Kuupäev… kuu… aasta…"
• Märgi selgelt, kas korrigeeritakse summat üles- või allapoole

Asendusarve: Kasutatakse siis, kui tuleb kogu algne arve täielikult asendada.

• Märgi selgelt: "Asendus arvele vorm nr… Tunnus… Nr… Kuupäev… kuu… aasta…"

Pärast koostamist:

• Müüja allkirjastab digitaalselt
• Saatke arve ostjale
• Saatke korrigeeritud või asendusarve andmed maksuhaldurile

Loe lisaks: Ülevaade asendusarvetest ja korrigeerivatest arvetest

Mõned erijuhtumid

Allahindlused, kampaaniad, ehitusprojekti väärtuse korrigeerimine: Koosta uus arve jooksval perioodil, märkides summa vahe suurenemise või vähenemisena.

Tagastatud kaubad, hinnasoodustus pärast arve väljastamist: Koosta მხოლოდ korrigeeriv arve, mitte asendusarvet.

Mitmed valed arved samale ostjale samal kuul: Lubatud on koostada ainult üks korrigeeriv arve või üks asendusarve koos üksikasjaliku lisaga algsete arvete kohta.

Juhtum, kui korrigeerival või asendusarvel puudub kohustuslik märkus

• Arve loetakse kehtetuks
• See tuleb uuesti käsitleda algsele vormile vastavalt

Juhtum, kui korrigeeriv või asendusarve on endiselt vale

Asendusarve käsitletakse ahelana: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Korrigeerivat arvet käsitletakse kumulatiivse põhimõtte järgi: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Oluline märkus

Alates 01.06.2025:

• Elektroonilist väljastatud arvet ei saa enam tühistada
• Kõik vead tuleb kohustuslikult parandada korrigeeriva arve või asendusarvega

Kokkuvõte

Uue müüja jaoks on oluline teada:

• Millal tuleb arve väljastada
• Väljastada õigel ajal
• Käsitleda vead õigesti

see on seaduse järgimiseks hädavajalik, aitab vältida trahviriske ning tagab läbipaistva ja jätkusuutliku äritegevuse.