Millal on kohustuslik esitada elektrooniline arve?

Elektrooniline arve on kohustuslik dokument kaupade müügi või teenuste osutamise korral vastavalt maksude ja arvete seadusandlusele.

Arve koostamise õige aja kindlaksmääramine on otsustava tähtsusega arve kehtivuse ja tekkinud maksukohustuse seisukohalt.

Arve koostamise aeg vastavalt seadusele

Arve koostamise aeg kaupade müügi korral

Vastavalt Vabariigi Valitsuse määruse nr 70/2025/NĐ-CP artikli 1 lõike 6 punktile a, mis muudab Vabariigi Valitsuse määruse nr 123/2020/NĐ-CP artikli 9 lõiget 1, on sätestatud:

Kaupade müügi arve koostamise aeg on hetk, mil omandiõigus või kasutusõigus kaupadele läheb üle ostjale, olenemata sellest, kas raha on saadud või mitte.

See säte kehtib:

  • Tavaliste kaupade müügi kohta
  • Riigivarade müügi või üleandmise kohta
  • Riiklike reservide müügi kohta

Kaupade eksportimisel määrab arve koostamise aja müüja, kuid mitte hiljem kui järgmisel tööpäeval pärast kauba tollivormistust vastavalt tolliseadustikule.

Arve koostamise aeg teenuste osutamise korral

Teenuste osutamise arve koostamise aeg on hetk, mil teenuse osutamine on lõpetatud, olenemata sellest, kas raha on saadud või mitte.

Juhul, kui raha saadakse enne teenuse osutamist või selle ajal, on arve koostamise aeg raha saamise aeg, välja arvatud järgmised summad:

  • Ette ettemaks
  • Tingdeposiit lepingu täitmise tagamiseks

See säte kehtib eriteenuste kohta, nagu:

  • Raamatupidamine, auditeerimine
  • Finantsnõustamine, maksunõustamine
  • Hinnangute andmine
  • Tehniline uurimine ja projekteerimine
  • Järelevalvealane nõustamine
  • Investeerimisprojektide koostamine ehituses

Arvete väljastamise aja kohta levinud olukorrad

Kas elektroonilist arvet saab väljastada tagasiulatuvalt?

Ei.

Kehtivate õigusaktide kohaselt ei ole lubatud elektroonilist arvet tagasiulatuvalt väljastada. Arve koostamine mitte ettenähtud ajal või selle tahtlik tagasiulatuvalt vormistamine on arvetega seotud haldusrikkumine.

Kas kaupade üleandmine enne arve väljastamist on lubatud?

Ei.

Kaupade üleandmine enne arve väljastamist omandiõiguse või kasutusõiguse ülemineku hetkel loetakse arve väljastamiseks valel ajal ja selle eest karistatakse vastavalt seadusele.

Karistused arve valel ajal väljastamise eest

Alates 01.01.2026 jõustub Vabariigi Valitsuse määrus nr 310/2025/NĐ-CP, mis sätestab:

Karistused arve valel ajal väljastamise eest võivad ulatuda kuni 70 miljoni dongini, sõltuvalt:

  • Rikkumise iseloomust
  • Rikkumise raskusastmest
  • Rikkumiste arvust

Arve õigeaegne väljastamine on kohustuslik nõue, mitte valik.

Vigaste elektrooniliste arvete käsitlemise põhimõtted

Välja antud, maksukontori märgisega arve, mida ei ole ostjale saadetud, kuid millel on tuvastatud viga

Müüja peab:

  • Koostama uue elektroonilise arve, mis asendab seda
  • Märkides selgelt: "Asendab arvet Vormi nr… Seerianumber… Number… Kuupäev… kuu… aasta…"
  • Saatma asendusarve ostjale
  • Ühtlasi saatma asendusarve andmed maksukontorisse

Ostjale saadetud arve, millel on tuvastatud viga

a. Vale ostja nimi, aadress (km-kood ei ole vale)

Müüja peab:

  • Teavitama ostjat
  • Uut arvet ei pea uuesti koostama
  • Teavitama maksukontorit Vormi 04/SS-HĐĐT kohaselt

b. Vale km-kood, vale summa, maksumäär, maksusumma või kaup ei vasta spetsifikatsioonidele või kvaliteedile

Müüja ja ostja (kui tegemist on juriidilise isikuga) peavad:

  • Koostama dokumendi, mis selgelt kirjeldab vea sisu

Seejärel valige üks kahest vormist:

Korrigeeritud arve: Rakendub, kui on vaja korrigeerida osa sisu.

  • Märkige selgelt: "Korrigeerib arvet Vormi nr… Seerianumber… Number… Kuupäev… kuu… aasta…"
  • Märkige selgelt kasvu või vähenemise osa

Asendusarve: Rakendub, kui on vaja originaalarve täielikult asendada.

  • Märkige selgelt: "Asendab arvet Vormi nr… Seerianumber… Number… Kuupäev… kuu… aasta…"

Pärast koostamist:

  • Müüja allkirjastab digitaalselt
  • Saadab arve ostjale
  • Saadab korrigeeritud või asendusarve andmed maksukontorisse

Lugege lisaks: Kogu Teave Asendusarvete ja Korrigeerivate Arvete Kohta

Mõned erijuhtumid

Soodustused, tutvustused, ehitusmaksumuse korrigeerimised: Koostage uus arve praeguses perioodis, märkides erinevuse kasvamise või vähenemise.

Kauba tagastamine, hinnaalandus pärast arve väljastamist: Koostage ainult korrigeeriv arve, asendusarvet ei koostata.

Mitmed veaga arved samale ostjale samal kuul: Võib koostada ühe korrigeeriva arve või ühe asendusarve, koos originaalarvete üksikasjaliku loeteluga.

Juhtumid, kus puudub kohustuslik märge korrigeeritud või asendusarvel

  • Arve tunnistatakse kehtetuks
  • Tuleb uuesti töödelda algse vormi kohaselt

Juhtumid, kus korrigeeritud või asendusarve sisaldab jätkuvalt vigu

Asendusarveid käsitletakse ahelana: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Korrigeerivaid arveid käsitletakse kumulatiivse põhimõtte järgi: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Olulised märkused

Alates 01.06.2025:

  • Välja antud elektroonilisi arveid ei saa enam tühistada
  • Kõik vead tuleb parandada korrigeeriva arve või asendusarve abil

Järeldus

Uute müüjate jaoks on oluline mõista:

  • Millal tuleb arve väljastada
  • Väljastada õigel ajal
  • Parandada vead õigesti

on kohustuslik tingimus seaduste järgimiseks, karistusriskide vältimiseks ning läbipaistva ja jätkusuutliku äritegevuse tagamiseks.

Muutke loetu praktilisteks tulemusteks — rakendage kohe GTG CRM-iga, tasuta.

Rakenda kohe