Case Study: Lan Anh – Monikanavigoinnin sekavuudesta tehokkaaseen myyntiin GTG CRM:n avulla

Viime vuosina monien verkkokauppa-alustojen myynti on muodostunut suosituksi trendiksi. Sen sijaan, että myisivät vain yhdellä alustalla, monet kauppiaat laajentavat toimintaansa Shopeeen, Lazadaan ja TikTok Shopiin tavoittaakseen enemmän asiakkaita.

Lan Anh, 35, on yksi heistä. Hän on myynyt naisten muotivaatteita verkossa lähes 3 vuotta ja myy tällä hetkellä tuotteitaan kaikilla kolmella alustalla. Hyödyntämällä alustojen liikennettä tehokkaasti hänen kauppansa on saavuttanut vakaan liikevaihdon ja korkean asiakasuskollisuuden.

Kuitenkin, kun tilaukset alkoivat kasvaa, monikanavainen myynti toi mukanaan ongelmia, joita hän ei ollut aiemmin osannut odottaa.

Kun tilaukset kasvavat, hallinnasta tulee sekavaa

Lan Anh käsittelee päivittäin noin 40–60 tilausta kolmelta eri alustalta. Työ, joka vaikuttaa yksinkertaiselta, on todellisuudessa melko monimutkaista.

Joka aamu ensimmäinen asia, jonka hänen on tehtävä, on avata kunkin alustan hallintajärjestelmät järjestyksessä:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hänen on tarkistettava, onko uusia tilauksia, tulostettava lähetysliput, kohdistettava tuotetiedot ja vahvistettava tilaukset.

Monien järjestelmien välillä siirtyminen vie paljon aikaa. Joskus pelkkä tilausten tarkistaminen vie tuntikausia päivässä.

Monikanavaiset myyjät tarkistavat usein tilauksia useilta eri alustoilta

Monikanavainen varastonhallinta: verkkokauppiaiden suuri kipupiste

Lan Ahn suurin vaikeus ei liity tilausten saamiseen, vaan varastonhallintaan myydessä useilla alustoilla.

Hänen kaupassaan on noin 50 vaatemallia, ja jokaisella mallilla on useita kokoja ja värejä. Todellinen SKU-määrä nousee satoihin variaatioihin.

Ongelmana on, että jokainen verkkokauppa-alusta hallitsee varastoa itsenäisesti.

Konkreettinen esimerkki:

Lan Ahn todellinen varasto on 50 tuotetta, mutta alustoilla näytetään:

• Shopee: 30 tuotetta
• Lazada: 30 tuotetta
• TikTok Shop: 30 tuotetta

Jos tuote myy hyvin useilla alustoilla samanaikaisesti, tilausten kokonaismäärä voi ylittää todellisen varastomäärän.

Tällöin hänen on pakko:

• Peruuttaa tilauksia
• Ottaa yhteyttä asiakkaaseen tuotteen vaihtamiseksi
• Pyytää anteeksi loppumisen vuoksi

Tämä vaikuttaa suoraan kaupan arviointipisteisiin ja asiakaskokemukseen.

Varastotyöntekijät kohtaavat myös vaikeuksia tilausten käsittelyssä

Kun tilausten määrä kasvoi, Lan Anh palkkasi lisää varastotyöntekijöitä auttamaan pakkaamisessa ja tavaroiden valmistelussa.

Koska tilaukset ovat kuitenkin useilla eri alustoilla, tavaroiden valmistelu muuttuu sekavaksi. Työntekijät joutuvat usein kysymään:

• Miltä alustalta tämä tilaus on?
• Missä tilausnumero on?
• Mitä tuotetta varastosta pitää hakea?

Jo pelkkä tilausten kohdistaminen varaston tuotteisiin vie paljon aikaa.

Ruuhkapäivinä virheet pakkaamisessa tai tavaroiden valmistelussa tapahtuvat helpommin.

Kun verolainsäädäntö muuttuu, laskujen lähettäminen muuttuu entistä monimutkaisemmaksi

Tilaus- ja varasto-ongelmien lisäksi Lan Anh kohtaa myös vaatimuksen lähettää sähköisiä laskuja, kun asiakas pyytää laskua.

Aiemmin, aina kun asiakas pyysi laskua, hänen oli:

1. Avaa tilaustiedot alustalta uudelleen
2. Syötä tiedot sähköisen laskutusohjelmiston
3. Tarkista tuotteet ja määrät uudelleen

Tämä prosessi ei ole liian monimutkainen, mutta kun tilausten määrä kasvaa, manuaalinen tietojen syöttö voi helposti aiheuttaa virheitä ja viedä paljon aikaa.

Hän ymmärsi, että jos hän haluaa jatkaa liiketoimintansa laajentamista, hän tarvitsee järjestelmän, joka yhdistää kaikki myyntiprosessit.

GTG CRM – ratkaisu, joka keskittää kaiken myyntitoiminnan

Etsittyään useita monikanavaisia myynnin hallintatyökaluja Lan Anh päätti kokeilla GTG CRM:ää.

Se, mikä kiinnitti hänen huomionsa, oli, että järjestelmä ei vain hallinnoi tilauksia, vaan yhdistää myös varaston, tuotteet ja laskut yhdelle alustalle.

Varaston luominen järjestelmään

Ensimmäinen asia, jonka hän teki, oli luoda varasto GTG CRM:ään.

Hän syötti perustiedot, kuten:

• Varaston nimi
• Varaston osoite
• Varaston vastaava henkilö

Näin kaikki tulevat varastoon tulot ja lähdöt kirjattiin järjestelmään.

Tuotteiden ja SKU-koodien luominen

Seuraavaksi hän syötti kaikki tuotteet Tuotekeskukseen.

Jokainen tuote sai oman SKU-koodinsa, esimerkiksi:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

SKU-koodin ansiosta järjestelmä tunnistaa saman tuotteen, vaikka sitä myytäisiin useilla eri alustoilla.

Tämä auttaa varastonhallinnan tarkkuudessa.

Shopee-, Lazada- ja TikTok Shop -alustojen yhdistäminen

Varaston ja tuotteiden asennuksen jälkeen hän yhdisti GTG CRM:n myyntitileihinsä alustoilla.

Kun yhteys oli valmis, painamalla "synkronoi" -painiketta, tilaukset osoitteesta:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

synkronoituvat yhteen yksittäiseen käyttöliittymään.

Tilaukset yhdistetään yhteen paikkaan

Tilausten käsittelyprosessi yksinkertaistuu

GTG CRM:n käyttöönoton jälkeen Lan Ahn myyntiprosessi muuttui merkittävästi.

Uusi prosessi:

1. Tilaukset ilmestyvät GTG CRM -kojelaudalle
2. Hän siirtää tilauksen tilan odotetaan noutoa
3. Järjestelmä luo lähetyslipun
4. Varastotyöntekijä valmistelee tuotteet lapun mukaan

Näin varastotyöntekijöiden ei tarvitse tarkistaa kutakin alustaa, vaan he työskentelevät yhdellä käyttöliittymällä.

Sähköiset laskut luodaan automaattisesti

Toinen ominaisuus, joka auttaa Lan Ahia säästämään aikaa, on automaattinen sähköisten laskujen luonti.

Hänen tarvitsee vain asettaa se kerran asetuksissa:

• Laskun luontiajankohta
• Laskun tila
• Oletuslaskumalli

Kun tilaus on vahvistettu lähetetyksi, järjestelmä luo vastaavan laskun.

Jos tilauksen tuotemäärä muuttuu, GTG CRM tukee myös automaattisia oikaisulaskuja, mikä tekee veroilmoituksesta tarkempaa.

Tehokkuus 6 kuukauden GTG CRM -käytön jälkeen

Noin puolen vuoden järjestelmän käytön jälkeen Lan Anh on havainnut monia selkeitä muutoksia:

Aikasäästö

Aiemmin hän käytti tuntikausia päivässä tilauksien tarkistamiseen jokaisella alustalla. Nyt kaikki on keskitetty yhdelle kojelaudalle.

Säästö: 3–4 tuntia työtä päivässä

Tarkka varastonhallinta

Varastonhallinta on tarkempaa. Järjestelmä päivittää varastomäärän automaattisesti jokaisen tilauksen jälkeen, mikä vähentää merkittävästi yli myyntiä.

Peruutusasteen lasku: 8 % -> 2 %

Arviointien parantuminen

Alustojen arvioinnit ovat myös parantuneet, kun tilausten peruutukset ja toimitusten virheet ovat vähentyneet.

Varastotyöntekijät työskentelevät tehokkaammin

Hänen varastotyöntekijänsä työskentelevät myös tehokkaammin, koska heidän ei tarvitse kohdistaa tilauksia manuaalisesti kuten ennen.

Johtopäätös

Lan Ahin tarina on tyypillinen esimerkki niistä haasteista, joita monet monikanavaiset myyjät kohtaavat.

Kun tilauksia on vähän, manuaalinen hallinta voi vielä onnistua. Mutta kun tilausten määrä kasvaa ja myydään useilla alustoilla samanaikaisesti, keskitetyn hallintajärjestelmän puute tekee liiketoiminnasta sekavaa.

Näin myyjät voivat hoitaa kauppaansa tehokkaammin ja keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen manuaalisten tehtävien sijaan.