Opas automaatio-ominaisuuksien käyttöön GTG CRM:ssä

Mitä pystyt tekemään tämän oppaan seuraamisen jälkeen?

Käytä automaatioita → luo prosessi (mallipohjasta tai alusta alkaen) → määritä Trigger, Condition, Action, Wait, Human (Liipaisin, Ehto, Toiminto, Odota, Ihmisen tekemä) → käytä "Kysy tekoälystä" -toimintoa määrittääksesi pikavaiheet ja ehdottaaksesi seuraavaa vaihetta kontekstin perusteella → tallenna ja aktivoi → tarkastele suoritushistoriaa visuaalisesti nähdäksesi, missä vaiheessa prosessi on → käytä valmiita skriptejä kaksitasoisessa automaatioarkistossa .

Etkö ole vielä tutustunut ominaisuuksiin? Tutustu Automaatio — Prosessiautomaatio -esikatseluun.

Valmistaudu etukäteen

1. Kirjaudu sisään GTG CRM:ään, niin näet Automaatiot-valikon vasemmassa sivupalkissa. — Täällä voit luoda ja hallita automatisoituja prosesseja.

2. (Suositus) Luo sähköpostipohja sähköpostityökalussa. — Käytetään sähköpostin lähetysvaiheessa.

Vaihe 1 — Avaa automaatio ja tarkastele luetteloa

1. Napsauta aloitusnäytöltä vasemman sivupalkin Automaatiot -valikkoa.
2. Näytä luotujen prosessien luettelo: nimi, tila (aktiivinen/ei-aktiivinen), luontipäivämäärä ja päivityspäivämäärä.

✅ Odotettu tulos : Näyttöön tulee luettelo automaatioista, jotka osoittavat kunkin prosessin tilan.

Vaihe 2 — Luo uusi automaatio (valitse malli tai aloita alusta)

1. Napsauta "Luo nyt" -painiketta.
2. Valitse valmiiksi tehty mallipohja päästäksesi alkuun nopeasti tai luo omasi tyhjästä .
3. Työnkulun luontityökalun käyttöliittymä tulee näkyviin, ja voit suunnitella työnkulun.

✅ Odotettu tulos : Työnkulun rakennustyökalu avautuu ja on valmis lisäämään vaiheita.

Vaihe 3 — Aseta liipaisin (lähtökohta)

1. Vedä ja pudota Trigger- elementti kankaalle (tai napsauta olemassa olevaa Trigger-solmua).
2. Valitse objektityyppi (toiminnon käynnistävän objektin tyyppi).
3. Valitse toiminto : Luo · Päivitä · Poista .

✅ Odotettu tulos : Liipaisin konfiguroitu. Huomautus: Ehdon lisäämisen jälkeen liipaisin lukitaan – määritä liipaisin oikein etukäteen.

Vaihe 4 — Aseta ehto

1. Vedä ja pudota Ehto- elementti kankaalle ja yhdistä se Trigger-elementtiin.
2. Valitse tarkistettava kenttä (Tila, Tyyppi, Prioriteetti, Omistaja…).
3. Valitse vertailuarvo (Tekemättä, Avoinna, Keskeneräinen, Valmis, Peruutettu…).
4. Valitse operaattori : on yhtä kuin · ei ole yhtä kuin · ( luettelossa ).

✅ Odotettu tulos : Ehto suodattaa pois haluamasi tapaukset ennen jatkamista.

Vaihe 5 — Toiminnon määrittäminen

1. Vedä ja pudota Toiminto- elementti kankaalle ja yhdistä se Ehto-elementtiin.
2. Valitse toiminnon tyyppi. Toimintokirjasto on laaja ( yli 120 toimintoa CRM:n, myynnin, varaston, kirjanpidon, viestinnän, ilmoitusten, tuen, tehtävien jne. aloilla). Esimerkiksi Lähetä sähköpostia :

• Valitse vastaanottaja : Asiaankuuluva yhteyshenkilö tai tietty tiimin jäsen.
• Valitse sähköpostimalli, jonka loit Sähköpostin luontityökalussa.
• Valitse lähettäjä (sähköpostitili, jolta viesti lähetettiin).

✅ Odotettu tulos : Toimenpide on konfiguroitu ja integroitu prosessiin.

Vaihe 6 – Määritä pikavaiheet käyttämällä Kysy tekoälystä -toimintoa

1. Lisää uusi toimintovaihe ja avaa sitten määrityspaneeli (tyhjänä paneelissa on "Kysy tekoälystä" -painike).
2. Klikkaa "Kysy tekoälyltä" ja kirjoita sitten, mitä haluat sanoa – esimerkiksi *"lähetä kiitosviesti uudelle asiakkaalle"*.
3. Tekoäly valitsee automaattisesti sopivan toiminnon ja esikonfiguroi vaiheet; sinun tarvitsee vain lisätä tiedot.

✅ Odotettu tulos : Esitäytetty vaihe vastaa oikein kuvailemaasi toimintoa (tekoäly ehdottaa vain toimintoja, jotka järjestelmä voi suorittaa).

Vaihe 7 – Lisää seuraava vaihe kontekstuaalisen ehdotuksen kera.

1. Napsauta "+ lisää vaihe" olemassa olevan vaiheen alapuolella.
2. Valitse ehdotettujen toimintojen luettelosta lähdevaiheen kohdeyleisön perusteella (esimerkiksi "Yhteyshenkilö luotu" → Lähetä sähköpostia · Luo sopimus · Päivitä yhteyshenkilö · Luo tehtävä)

✅ Odotettu tulos : Uusi , esimääritetty vaihe ilmestyy ja liittyy automaattisesti prosessiin.

Vaihe 8 — Odotus/Viive ja ihmisen toiminnan määrittäminen (tarvittaessa)

1. Odota/Viive : Vedä Odota -elementti kankaalle, anna määrä ja valitse yksikkö (minuutit/tunnit/päivät). Esimerkiksi: odota 10 minuuttia ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen.
2. Ihminen : Raahaa Ihminen- elementti, kun tarvitaan ihmisen tekemää käsittelyä — täytä Otsikko , Huomautukset , Prioriteetti (Matala/Keskitaso/Korkea), Vastuuhenkilö ja Määräaika (suhteellinen: X päivää tästä vaiheesta; tai absoluuttinen: valitse tietty päivämäärä).

✅ Odotettu tulos : Prosessi pysähtyy asetetuksi ajaksi; ihmisen suorittama vaihe luo tehtävän, joka odottaa vastuullisen henkilön käsittelyä ennen jatkamista.

Vaihe 9 — Tallenna ja aktivoi automaatio

1. Tarkista koko prosessi.
2. Tallenna napsauttamalla Tallenna.
3. Järjestelmä näyttää viestin "Tallennus onnistui"; vaihda prosessin tilaksi Aktiivinen , jotta prosessi käynnistyy.

✅ Odotettu tulos : Prosessi tallennetaan ja aktivoidaan, ja se käynnistyy, kun liipaisin tapahtuu.

Vaihe 10 – Näytä suoritushistoria visuaalisesti

1. Avaa Builderissa Suoritushistoria .
2. Valitse suoritus luettelosta (tilana: käynnissä, odottaa, onnistui, epäonnistui).
3. Tarkastele prosessikaaviota, jossa on värikoodaus kunkin vaiheen tilan mukaan (vihreä = valmis, keltainen = odottaa, punainen = virhe); napsauta vaihetta nähdäksesi tiedot (kesto, odottamisen syy, virhe, käsitellyt liiketoimintatiedot).

✅ Odotettu tulos : Näet tarkalleen, missä vaiheessa suoritus on, mihin se pysähtyi ja miksi – suoraan kaaviosta.

Vaihe 11 — Selaa kaksikerroksista automatisoitua varastoa ja käytä valmiiksi luotua skriptiä

1. Siirry kohtaan Automaatiot , avaa Automaatioluettelo . Selaa toimintoryhmittäin (CRM/asiakas, kirjanpito, HR, tehtävänanto jne.) ja avaa sitten sisäinen käsikirja .
2. Käytä nopeasti:

• Yhteys-/yrityskäsikirjoitus : tervetuloa, seurantamuistutus asiakkaalle/yritykselle – kytke se vain päälle, niin se on käyttövalmis.
• Prospektointi- ja kumppanihakuskenaario : Kun olet tuonut yhteyshenkilön/yrityksen tekoälypohjaisesta hakukoneesta, aloita yhteydenottoprosessi soveltamalla yhteydenottoskenaariota.

✅ Odotettu tulos : Käytettävissä oleva skripti on käytössä ja käynnissä; käyttämättömät skriptit on piilotettu siistimmän ulkoasun takaamiseksi.

Odotettujen tulosten pikahakutaulukko

Avoimet automaatiot — Prosessiluettelo + Tila

Luo uusi malli ja valitse yksi – työnkulun rakennustyökalu avautuu.

Liipaisimen/ehdon/toiminnon määrittäminen — Vaiheet niiden yhdistämiseksi prosessikaavioksi.

Napsauta "Kysy tekoälyltä" — Esitäytetty vaihe suorittaa oikean toiminnon kuvatulla tavalla.

"+ lisävaihe" — Seuraava vaihe on esimääritetty ja kontekstiin sopiva.

Tallenna + Aktiivinen — Prosessi, joka suoritetaan, kun liipaisin tapahtuu.

Avaa ajohistoria — Vaiheittainen, värillinen kaavio, jossa on kunkin vaiheen yksityiskohdat.

Avaa Automation Warehouse — Valmiiksi kirjoitetut skriptit funktioryhmittäin järjestettyinä, käynnistä se ja suorita.

Käyttövinkkejä

1. Aloita yksinkertaisesti : luo ensin lyhyt prosessi ja laajenna sitä sitten vähitellen.
2. Hyödynnä malleja ja "Kysy tekoälystä" nopeaan rakentamiseen.
3. Testaa ennen aktivointia : suorita testi testitiedoilla ja avaa sitten Suoritushistoria tarkistaaksesi jokaisen vaiheen.
4. Käytä selkeitä nimiä helpottaaksesi hallintaa.
5. Valmistele sähköpostipohja sähköpostityökalussa ennen kuin käytät sitä sähköpostin lähetysvaiheessa.