Vaatimukset ennen aloitusta

Sähköisen laskutuksen ominaisuuden käyttämiseksi sinun on:

  • ✅ Käytössäsi GTG CRM -tili
  • ✅ Kirjaudu sisään järjestelmään
  • ✅ (Valinnainen) Sähköisen laskutuksen palveluntarjoajan tili (S-Invoice tai MISA)

Sähköisen laskutuksen ominaisuuden käyttöönotto

Vaihe 1: Kirjaudu sisään GTG CRM:ään

Kirjaudu GTG CRM -järjestelmään tunnuksillasi.

Kirjaudu sisään järjestelmään

Vaihe 2: Avaa sähköisen laskutuksen valikko

  1. Katso vasemmanpuoleista valikkopalkkia
  2. Klikkaa "Sähköinen laskutus"
Sähköisen laskutuksen valikko

Vaihe 3: Valitse laskutyyppi

Sähköisen laskutuksen näytössä on 2 välilehteä:

Välilehti Kuvaus
Lähtevät laskut Asiakkaillesi lähettämäsi laskut
Saapuvat laskut Palveluntarjoajiesi sinulle lähettämät laskut
Kaksi laskuvälilehteä

Saapuvien laskujen hallinta

Tapa 1: Lataa lasku manuaalisesti

Vaihe 1: Napsauta Lataa-painiketta

Latausdialogin avaamiseen on 2 tapaa:

  • Napsauta "Lataa" -painiketta yläoikealla
  • Tai napsauta "Lataa lasku" -painiketta
Lataa-painike

Vaihe 2: Valitse laskutiedosto

  1. Vedä ja pudota laskun PDF-tiedosto latausalueelle
  2. Tai napsauta valitaksesi tiedoston tietokoneeltasi
Latausdialogi

Vaihe 3: Lataa ja käsittele

  1. Napsauta "Lataa ja käsittele"
  2. Odota, että järjestelmä käsittelee sen (tila: "Käsitellään")
Käsitellään

Vaihe 4: Tarkista tulokset

  1. Noin 10 sekunnin kuluttua napsauta "Päivitä"
  2. Lasku on tuotu täydellisin tiedoin
Tuotu lasku

💡 Huomautus: Järjestelmä tukee monimutkaisia laskuja useilla tuotteilla. Esimerkiksi lasku, jossa on 32 tuotetta, käsitellään myös automaattisesti!

Monimutkainen lasku

Tapa 2: Automaattinen keräys sähköpostista

Tämä on kätevin tapa – järjestelmä noutaa laskut automaattisesti sähköpostistasi!

Sähköpostin automaattisen keräyksen asetukset

Vaihe 1: Avaa integrointivalikko

  1. Napsauta vasemmanpuoleista valikkopalkkia "Integraatiot"
Integraatiovalikko

Vaihe 2: Yhdistä sähköposti

  1. Yhdistä yrityksesi sähköpostiosoite (esim. support@company.com)
  2. Salli GTG CRM:n käyttää sähköpostia

Vaihe 3: Ota automaattinen keräys käyttöön

  1. Etsi vaihtoehto "Automaattinen laskujen keräys"
  2. Ota ominaisuus käyttöön
Ota automaattinen keräys käyttöön

Vaihe 4: Tarkista tulokset

Kun saat uuden laskusähköpostin:

  1. Järjestelmä tunnistaa ja tuo sen automaattisesti
  2. Mene Saapuvat laskut -osioon nähdäksesi ne
  3. Lähde näyttää "Sähköposti"
Sähköpostilasku

Tietojen muokkaaminen (tarvittaessa)

Jos tiedot ovat virheellisiä, voit muokata niitä:

  1. Napsauta muokattavaa laskua
  2. Napsauta "Muokkaa"
  3. Muokkaa tietoja
  4. Tallenna
Muokkaa laskua

Laskutuspalveluntarjoajan yhdistäminen

Lähtevien laskujen luomiseksi sinun on yhdistettävä sähköisen laskutuksen palveluntarjoajaan.

S-Invoice (Viettel) -yhteys

Vaihe 1: Avaa yhteys

  1. Mene "Lähtevät laskut" -välilehdelle
  2. Napsauta "Yhdistä" -painiketta yläoikealla
Yhdistä-painike

Vaihe 2: Valitse S-Invoice

  1. Valitse S-Invoice -palveluntarjoaja
  2. Syötä kirjautumistiedot:
    • Käyttäjänimi: (yleensä verotunniste)
    • Salasana: S-Invoice-tilin salasana
    • Verotunniste: Yrityksen verotunniste
Yhdistä S-Invoiceen

Vaihe 3: Vahvista yhteys

Napsauta "Yhdistä" ja odota onnistumisilmoitusta.

MISA-yhteys

Vaihe 1: Valitse MISA

  1. Napsauta "Yhdistä" -painiketta
  2. Valitse MISA -palveluntarjoaja

Vaihe 2: Syötä tiedot

  • Käyttäjänimi: MISA-rekisteröinnin sähköpostiosoite
  • Salasana: MISA-tilin salasana
  • Verotunniste: Yrityksen verotunniste
Yhdistä MISAan

Vaihe 3: Vahvista

Napsauta "Yhdistä" ja odota onnistumisilmoitusta.

Lähtevien laskujen luominen

Vaihe 1: Avaa laskun luontilomake

  1. Mene "Lähtevät laskut" -välilehdelle
  2. Napsauta "Luo lasku"
Laskun luontilomake

Vaihe 2: Valitse perustiedot

Kenttä Kuvaus
Palveluntarjoaja S-Invoice tai MISA
Laskumalli Valitse sopiva malli (ota yhteyttä kirjanpitäjään)
Maksutapa Käteinen / Tilisiirto
Maksun tila Maksettu / Ei maksettu

⚠️ Huomautus: Maksun tila ei vaikuta veroviranomaisiin, mutta auttaa sinua seuraamaan saamisia.

Vaihe 3: Syötä ostajan tiedot

  • Laillinen nimi: Ostavan yrityksen nimi
  • Verotunniste: Ostajan verotunniste
  • Osoite: Yrityksen osoite

Vaihe 4: Lisää tuotteet/palvelut

  1. Napsauta "Lisää tuote"
  2. Syötä tiedot:
    • Tuotteen nimi
    • Määrä
    • Yksikköhinta
    • Verokanta (8 % tai 10 %)
    • Alennusprosentti (jos on)
Lisää tuote

💡 Vinkki: Jos sinulla on useita tuotteita eri verokannoilla (8 % ja 10 %), järjestelmä erottaa ne automaattisesti kahdeksi erilliseksi laskuksi.

Vaihe 5: Tallenna luonnos

Napsauta "Tallenna luonnos" tallentaaksesi ennen lähettämistä.

Vaihe 6: Esikatsele PDF

  1. Napsauta "Esikatsele PDF"
  2. Tarkista laskun tiedot
Esikatsele PDF
MISA-esikatselu

Vaihe 7: Lähetä lasku

  1. Tarkista tiedot huolellisesti
  2. Napsauta "Lähetä lasku"
  3. Odota onnistumisilmoitusta
Lähetetty lasku

Vaihe 8: Lataa laskun PDF

Onnistuneen lähetyksen jälkeen:

  1. Napsauta "Lataa PDF" ladataksesi laskun
  2. Lähetä asiakkaalle
Lataa PDF

Luo korvaava lasku

Kun lähetettyä laskua on tarpeen muokata (asiakas palauttaa, virhe löytyy...):

Vaihe 1: Avaa alkuperäinen lasku

  1. Mene "Lähtevät laskut" -välilehdelle
  2. Etsi ja napsauta korvattavaa laskua

Vaihe 2: Luo korvaava lasku

  1. Napsauta "Luo korvaava lasku"
Korvaava lasku

Vaihe 3: Muokkaa tietoja

  • Muuta tuotteita, määriä tai hintoja tarvittaessa
  • Lisää tai poista tuotteita

⚠️ Huomautus: Et voi muuttaa alkuperäisen laskun verokantaa saman korvaavan laskun sisällä.

Vaihe 4: Lähetä korvaava lasku

  1. Tallenna luonnos
  2. Esikatsele PDF
  3. Lähetä korvaava lasku

Muut toiminnot

Synkronoi laskut

Synkronoi laskut palveluntarjoajalta GTG CRM:ään:

  1. Napsauta "Synkronoi" -painiketta
  2. Odota, että järjestelmä päivittyy

Katkaise palveluntarjoajan yhteys

  1. Napsauta "Yhdistä" (tai "Katkaise yhteys") -painiketta
  2. Vahvista yhteyden katkaiseminen
  3. Voit yhdistää toisen palveluntarjoajan

Näytä laskun tiedot

Napsauta mitä tahansa laskua nähdäksesi:

  • Yksityiskohtaiset tiedot
  • Tuotelista
  • Yhteishinta ja ALV

Vaihda laskumallia

  1. Avaa laskun muokkaus (luonnos)
  2. Valitse uusi malli
  3. Tallenna ennen PDF-esikatselua

Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön

1. Aseta automaattinen sähköpostien keräys

  • Säästää aikaa laskujen lataamisessa kuukausittain
  • Kirjanpitäjän tarvitsee vain mennä GTG CRM:ään ladatakseen ne

2. Tarkista huolellisesti ennen lähettämistä

  • Aina Esikatsele PDF ennen lähettämistä
  • Lähetettyä laskua ei voi muokata, vain korvaava lasku voidaan luoda

3. Seuraa maksun tilaa

  • Merkitse "Maksettu" saadessasi maksun
  • Auttaa hallitsemaan saamisia tehokkaasti

4. Anna käyttöoikeudet kirjanpitäjälle

  • Anna kirjanpitäjälle käyttöoikeus Sähköinen laskutus -moduuliin
  • Kirjanpitäjä voi ladata laskut itse veroraportointia varten