E-lasku - CRM:ään integroitu sähköinen lasku

Vaatimukset ennen aloittamista

Sähköisen laskun käyttämiseen tarvitset:

• ✅ Sinulla on GTG CRM -tili
• ✅ Kirjaudu järjestelmään
• ✅ (Valinnainen) Sähköisen laskun tarjoajan tili (S-Invoice tai MISA)

Käytä sähköisen laskun ominaisuutta

Vaihe 1: Kirjaudu sisään GTG CRM:ään

Kirjaudu GTG CRM -järjestelmään omalla käyttäjätunnuksellasi.

Vaihe 2: Avaa sähköisen laskun valikko

1. Katso vasemmalla olevaa valikkopalkkia.
2. Klikkaa "Sähköinen lasku"

Vaihe 3: Valitse laskutyyppi

Sähköisen laskun näytössä on kaksi välilehteä:

Laskujen hallinta

Tapa 1: Laskujen manuaalinen lataaminen

Vaihe 1: Napsauta Lähetä-painiketta

Latausikkunan voi avata kahdella tavalla:

• Napsauta "Lataa" -painiketta oikeassa yläkulmassa.
• Tai napsauta "Lataa lasku" -painiketta.

Vaihe 2: Valitse laskutiedosto

1. Vedä ja pudota laskun PDF-tiedosto latausalueelle.
2. Tai napsauta valitaksesi tiedoston tietokoneeltasi.

Vaihe 3: Lataa ja käsittele

1. Klikkaa "Lataa ja käsittele"
2. Odota, että järjestelmä käsittelee (tila: "Käsittelee")

Vaihe 4: Näytä tulokset

1. Noin 10 sekunnin kuluttua napsauta "Päivitä".
2. Lasku on tuotu täydellisine tietoineen.

💡 Huomautus: Järjestelmä tukee monimutkaisia ​​laskuja, joissa on useita tuotteita. Esimerkiksi lasku, jossa on 32 tuotetta, käsitellään myös automaattisesti!

Tapa 2: Kerää automaattisesti sähköpostista

Tämä on kätevin tapa – järjestelmä hakee laskun automaattisesti sähköpostistasi!

Määritä automaattinen sähköpostien kerääminen.

Vaihe 1: Avaa integroitu valikko

1. Napsauta vasemmanpuoleisessa valikkorivissä olevaa "Integrointi" -valikkoa.

Vaihe 2: Yhdistä sähköposti

1. Yhdistä yrityksesi sähköpostiosoite (esim. support@company.com )
2. Salli GTG CRM:n käyttää sähköpostia.

Vaihe 3: Ota automaattinen keräys käyttöön

1. Etsi vaihtoehto "Kerää laskut automaattisesti" .
2. Ota tämä ominaisuus käyttöön

Vaihe 4: Tarkista tulokset

Kun saat uuden laskun sähköpostitse:

1. Automaattinen tunnistus- ja tuontijärjestelmä
2. Siirry kohtaan Laskujen syöttö nähdäksesi
3. Näyttölähde on "Sähköposti"

Muokkaa tietoja (tarvittaessa)

Jos tiedot ovat virheellisiä, voit muokata niitä:

1. Napsauta muokattavaa laskua.
2. Klikkaa "Muokkaa"
3. Muokkaa tietoja
4. Tallentaa

Laskutuspalvelujen tarjoajien yhdistäminen

Lähtevien laskujen lähettämiseksi sinun on otettava yhteyttä sähköisen laskutuksen tarjoajaan.

Yhdistäminen S-Invoiceen (Viettel)

Vaihe 1: Avaa yhteys

1. Siirry "Lähetä laskut" -välilehdelle.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa "Yhdistä" -painiketta.

Vaihe 2: Valitse S-lasku

1. Valitse S-laskupalveluntarjoaja
2. Anna kirjautumistietosi:
   • Käyttäjätunnus : (yleensä verotunnistenumero)
   • Salasana : S-laskutilin salasana
   • Verotunnus : Yrityksen verotunnus

Vaihe 3: Vahvista yhteys

Napsauta "Yhdistä" ja odota onnistumisviestiä.

Ota yhteyttä MISAan

Vaihe 1: Valitse MISA

1. Napsauta "Yhdistä" -painiketta.
2. Valitse palveluntarjoajaksesi MISA .

Vaihe 2: Syötä tiedot

• Käyttäjätunnus : MISAan rekisteröity sähköpostiosoite
• Salasana : MISA-tilin salasana
• Verotunnus : Yrityksen verotunnus

Vaihe 3: Vahvistus

Napsauta "Yhdistä" ja odota onnistumisviestiä.

Tulostuslaskujen lähettäminen

Vaihe 1: Avaa laskun luontilomake

1. Siirry "Lähetä laskut" -välilehdelle.
2. Klikkaa "Luo lasku"

Vaihe 2: Valitse perustiedot

⚠️ Huom: Maksun tila ei vaikuta veroviranomaisiin, mutta se auttaa sinua seuraamaan maksamatta olevaa velkaasi.

Vaihe 3: Syötä ostajan tiedot

• Virallinen nimi : Ostajan yrityksen nimi
• Verotunnistenumero : Ostajan verotunnistenumero
• Osoite : Yrityksen osoite

Vaihe 4: Lisää tuotteita/palveluita

1. Klikkaa "Lisää tuote"
2. Syötä tiedot:
   • Tuotteen nimi
   • Määrä
   • Yksikköhinta
   • Veroprosentti (8 % tai 10 %)
   • Diskonttokorko (jos on)

💡 Vinkki: Jos useilla tuotteilla on eri verokannat (8 % ja 10 %), järjestelmä jakaa ne automaattisesti kahdeksi erilliseksi laskuksi.

Vaihe 5: Tallenna luonnos

Tallenna luonnos napsauttamalla "Tallenna luonnos" ennen vientiä.

Vaihe 6: Esikatsele PDF-tiedostoa

1. Napsauta "Esikatsele PDF" -painiketta
2. Tarkista laskun tiedot

Vaihe 7: Laskun lähettäminen

1. Tarkista tiedot huolellisesti.
2. Klikkaa "Lähetä lasku"
3. Odota onnistumisilmoitusta.

Vaihe 8: Lataa lasku PDF-tiedostona

Onnistuneen viennin jälkeen:

1. Lataa lasku napsauttamalla "Lataa PDF" -painiketta.
2. Lähetä asiakkaille

Luo korvaava lasku

Kun lähetettyä laskua on tarpeen oikaista (asiakas palauttaa tavarat, havaitaan virheitä jne.):

Vaihe 1: Avaa alkuperäinen lasku

1. Siirry "Lähetä laskut" -välilehdelle.
2. Etsi ja napsauta laskua, joka on vaihdettava.

Vaihe 2: Luo korvaava lasku

1. Klikkaa "Luo korvaava lasku"

Vaihe 3: Tietojen säätäminen

• Muokkaa tuotteita, määriä ja hintoja tarvittaessa.
• Lisää tai poista tuotteita

⚠️ Huomautus: Alkuperäisen laskun verokantaa ei voi muuttaa saman korvaavan laskun sisällä.

Vaihe 4: Lähetä korvaava lasku

1. Tallenna luonnos
2. Esikatsele PDF-tiedostoa
3. Lähetä korvaava lasku.

Muut toiminnot

Laskun synkronointi

Synkronoi toimittajien laskut GTG CRM:ään:

1. Napsauta "Synkronoi" -painiketta.
2. Odota järjestelmän päivitystä.

Katkaise yhteys palveluntarjoajaan

1. Napsauta "Yhdistä"-painiketta (tai "Katkaise yhteys"-painiketta).
2. Vahvista katkaisu
3. On mahdollista olla yhteydessä muihin palveluntarjoajiin.

Näytä laskun tiedot

Napsauta mitä tahansa laskua nähdäksesi sen:

• Yksityiskohtaiset tiedot
• Tuoteluettelo
• Kokonaissumma ja ALV

Muuta laskupohjaa

1. Siirry Muokkaa laskua (Luonnos) -kohtaan
2. Valitse uusi muotoilu
3. Tallenna ennen PDF-tiedoston esikatselua.

Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön

1. Määritä automaattinen sähköpostien kerääminen.

• Auttaa säästämään aikaa kuukausittaisten laskujen lataamisessa.
• Kirjanpitäjien tarvitsee vain ladata se GTG CRM:stä.

2. Tarkasta huolellisesti ennen vientiä

• Esikatsele PDF-tiedostoja aina ennen vientiä.
• Lähetettyjä laskuja ei voi muokata; vain korvaavia laskuja voi luoda.

3. Seuraa maksun tilaa

• Merkitse "Maksettu", kun saat rahat.
• Auttaa hallitsemaan myyntireskontraa tehokkaasti.

4. Valtuuksien delegointi kirjanpitäjille

• Myönnä kirjanpitäjille käyttöoikeudet sähköisen laskun moduuliin.
• Kirjanpitäjät voivat ladata laskuja itse veroraporttien laatimista varten.