Mitä voit tehdä tämän oppaan jälkeen
Onko vanhan kirjanpidon vuoden lopun saldo CSV- tai Excel-tiedostossa? Pudota tiedosto tähän: sillä ei ole väliä, mikä sarake on ensin tai mitä ne on nimetty. Valitse sarake, täsmää tilit, valitse päivämäärä ja lähetä hyväksyttäväksi.
Rajoitukset, jotka on hyvä tietää etukäteen
- Alkusaldo voidaan syöttää vain tilikauden ensimmäisenä päivänä (tämä versio tukee kalenterivuoden mukaista tilikautta), ja kullakin yrityksellä (workspace) voi olla vain yksi.
- Hyväksytään vain varojen, vieraan pääoman ja oman pääoman tilit; tuotto- ja kulutilit hylätään. Keskellä vuotta aloittava yritys ei voi siis tällä tavoin syöttää vuoden alusta siirtymäpäivään asti kertyneitä lukuja: syötä aloitussaldo tähän ja kirjaa sitten tapahtumat GTG CRM:n tavallisilla toiminnoilla (tiliotteiden, ostolaskujen ja myyntilaskujen syöttö).
- Myyntisaamiset (131), ostovelat (331) ja vaihto-omaisuus voidaan syöttää pääkirjaan ja trial balanceen. Mutta myyntilaskujen, ostolaskujen ja varastonäkymien listat eivät näytä niitä: yksittäisten asiakkaiden ja toimittajien saldoja sekä yksittäisten tuotteiden varastosaldoja ei voi vielä syöttää tällä tavalla. Näkymissä on siitä keltainen huomautus.
Et vielä hahmota kokonaisuutta? Katso Manuaalinen vienti, kumoaminen tai korjaus, alkusaldo: yleiskatsaus. Tarvitsetko viennin, hyväksynnän, kumoamisen tai korjauksen? Katso Manuaalisen viennin ohje: luonti, hyväksyntä, kumoaminen tai korjaus.
Valmistelut
| # | Edellytys | Miksi se tarvitaan |
|---|---|---|
| 1 | Laatijalla on oikeudet Luoda vienti ja Näyttää tilikartta (tilien täsmäyttämistä varten). Toisella henkilöllä on sekä oikeus Hyväksyä manuaalinen vienti että oikeus Näyttää vienti (valmiiksi määritellyillä Accountant- ja Administrator-rooleilla on molemmat). | Oletuksena alkusaldo vaatii toisen henkilön hyväksynnän ennen kirjaamista. Onko kirjanpitäjiä vain yksi? Ota kytkin käyttöön kohdassa Manuaalisen viennin ohje, vaihe 4: henkilö, jolla on sekä luonti- että hyväksymisoikeus, voi hyväksyä oman vientinsä itse. |
| 2 | Tilikartta on otettu käyttöön ja kirjanpito on aktivoitu. | Jokainen tiedoston rivi täsmäytetään tämän tilikartan tiliin. |
| 3 | CSV- tai Excel-tiedosto, enintään 5 MB; Excelistä luetaan vain ensimmäinen laskentataulukko; ensimmäinen rivi on sarakkeiden nimet (esim. tilinumero, tilin nimi, Debet, Kredit). | Sarakkeiden järjestyksellä tai nimillä ei ole väliä. Tällä näytöllä ei ole numerokenttää: jos tiedostoa ei ole, voit tehdä itse vastaavan pienen taulukon Excelissä. |
Vaihe 1 — Pudota tiedosto ja valitse sarakkeet
- Napsauta + Uusi kirjaus → Alkusaldo (kun Luettelo on tyhjä, näkyvissä on myös painike Alkusaldo). Näytössä on neljä vaihetta: Tiedosto, Sarakkeet, Tilit ja yhteissumma, Tarkista. Mitään ei tallenneta ennen kuin napsautat Lähetä hyväksyttäväksi viimeisessä vaiheessa.
- Tiedosto: vedä vanhan kirjanpidon vuoden lopun saldotiedosto kehykseen täsmälleen siinä muodossa kuin vanha ohjelmisto sen tuottaa, ja napsauta sitten Jatka. Tiedosto luetaan heti selaimessa: sitä ei lähetetä minnekään ennen kuin valitset AI-ehdotus.
- Sarakkeet: vastaa kysymykseen Miten tämän tiedoston luvut on kirjoitettu? (1.234.567,89 tai 1,234,567.89); mitään ei ole valittu valmiiksi. Excel-tiedoston kohdalla valitse kirjoitustapa sen mukaan, miltä numero näyttää solussa: jos solussa näkyy 120,000,000, valitse 1,234,567.89.
- Kohdassa Mikä sarake on mikä? napsauta AI-ehdotus (kuluttaa 100 krediittiä per tiedosto; lähetykseen menevät vain sarakeotsikot ja enintään 8 malliriviä; AI ehdottaa vain sarakkeita) tai Käytä omaa kartoitustani (sovittaa sarakkeet itse, ei kuluta krediittejä). Ehdotus voi olla väärä: jos jokin sarake on väärin, avaa kyseisen rivin sarakevalikko ja valitse uudelleen.
- Lue Ensimmäiset rivit, lue uudelleen: jos jokin numero luetaan väärin, muuta numeron kirjoitustapaa, sillä väärin luettu piste tai pilkku pitää taulukon silti tasapainossa, mutta virhe voi olla 1 000-kertainen. Napsauta sitten Jatka.
✅ Odotettu tulos: taulukossa Omat sarakkeesi vastaa juuri sitä, mitä Tulkitsimme näin tarkoittaa, ja ensimmäiset rivit luetaan oikein.
Vaihe 2 — Täsmää tilit ja valitse päivä
- Kohdassa Tilit ja yhteissumma jokainen tiedoston rivi täsmätään yhteen omaan tiliisi: ensin koodin mukaan, sitten nimen mukaan (kirjainkoko ja merkit eivät ole väliä). Ei täsmää -rivin kohdalla valitset tilin itse; sen jälkeen merkintä on itse valittu. GTG ei arvaa tilejä. Jos haluat ohittaa rivin (esimerkiksi yhteenvetorivin), napsauta Ohita tämä rivi.
- Tuotto- ja kulutilit hylätään, ja mukana on lyhyt selitys.
- Valitse Alkusalon päivä (tilikauden ensimmäinen päivä, ei valmiiksi valittuna), täytä Saldojen lähde (pakollinen) ja päivänä.
- Debitin yhteissumma täytyy olla sama kuin Creditin yhteissumma: rivi näyttää Tasapainossa.
- Näytössä voi olla myös GTG:n huomautuksia: lue ne ennen kuin napsautat Jatka.
✅ Odotettu tulos: näytössä lukee “Kaikki rivit on täsmäytetty.” ja rivi Debitin yhteissumma … Creditin yhteissumma näyttää tilan Tasapainossa.
Vaihe 3 — Lähetä hyväksyttäväksi ja katso tulos
- Kohdassa Tarkista käy tiedot läpi ja napsauta sitten Lähetä hyväksyttäväksi. Oletusarvoisesti mitään ei viedä kirjanpitoon ennen kuin toinen henkilö hyväksyy sen.
- Toinen henkilö menee kohtaan Kirjanpito → Kirjaukset → Luonnokset → Tarkasta (välilehti Tarkistettavana: alkusaldo) → Hyväksy ja kirjaa, kuten manuaalisen kirjauksen ohjeessa.
Jos Lähetä hyväksyttäväksi hylätään viestillä “Tästä päivästä aiemmin on jo kirjaus, joten tämä päivä ei voi olla alkusaldojen päivä.”: kirjanpidossa on jo kirjauksia, jotka on päivätty valitsemaasi päivää aiemmaksi. Näyttö pysyy vaiheessa Tarkista, eikä mitään ole vielä kirjattu. Alkusaldojen päivän täytyy olla sen vuoden ensimmäinen päivä, jolle saldot avataan (vuoden 2025 loppusaldo avataan 01/01/2026); päivänä tarkoitetaan päivää, johon asti saldot lasketaan, eikä se saa olla tätä päivää myöhempi. Valitse vain aiemman vuoden ensimmäinen päivä (muuta se painamalla Takaisin), jos tiedostosi on todella edellisen vuoden loppusaldo. Onko tiedostosi vuoden 2025 loppusaldo, mutta kirjanpidossa on jo joulukuun 2025 kirjauksia? Kysy neuvoa kirjanpitäjältäsi tai ota yhteyttä GTG:hen ennen uudelleenlähetystä.
✅ Odottama tulos: hyväksynnän jälkeen koe- ja pääkirja (kirjanpitäjät kutsuvat sitä usein tase-erittelyksi; Kirjanpito → Tilinpäätösraportit, tarvitset oikeuden Näytä tilinpäätösraportit) alkaa luvuillasi sarakkeissa Alkusaldo Debet ja Alkusaldo Kredit, samalla tavalla jokaisena kuukauden aikana, eikä alkusaldoa lasketa tapahtumaksi.
Syötitkö väärin? Avaa alkusaldo Listasta, napsauta Käännä tai korjaa ja valitse Tämä kirjaus on väärä: korjaan virheen (alkusaldo voidaan kääntää vain näin). Kysymyksessä Pitääkö tehdä korvaava oikea kirjaus? valitse Ei: syötä oikea saldo uudelleen Alkusaldo-näytössä (+ Uusi kirjaus → Alkusaldo) sen jälkeen, kun käänteinen kirjaus on hyväksytty. Tämän jälkeen sarakkeessa Tapahtumat voi näkyä käännös (Debet on yhtä suuri kuin Kredit); alkusaldo ja loppusaldo pysyvät oikean syötön lukuina.
Pikataulukko odotetusta lopputuloksesta
| Toiminto | Näkemäsi tulos |
|---|---|
| + Uusi kirjaus → Alkusaldo | Neljä vaihetta Tiedosto, Sarakkeet, Tilit ja yhteensä, Tarkista |
| Lähetä hyväksyttäväksi | Odota toisen henkilön hyväksyntää; mitään ei ole vielä kirjattu |
| Hyväksynnän jälkeen | Koe- ja pääkirja sisältää Alkusaldo Debet-, Alkusaldo Kredit -sarakkeet |
Huomautukset
- Liitettäviä tositetiedostoja ei vielä voi lisätä: Näiden saldojen lähde ja päivänä ovat paikka, johon saldon alkuperä kirjataan.
- Kun avaat Alkusaldo-näkymän uudelleen, jos sinulla on vielä omaa luonnosta, jota et ole lähettänyt hyväksyttäväksi, näyttöön tulee viesti: “Olet tallentanut alkusaldojen luonnoksen, mutta et ole lähettänyt sitä hyväksyttäväksi. Poista luonnos ja aloita uudelleen tai palaa kirjausluetteloon.” Napsauta Poista luonnos ja aloita uudelleen: luonnos poistetaan heti ja palaat vaiheeseen Tiedosto.
Onko alkusaldo jo olemassa ja haluat tehdä, hyväksyttää, kääntää tai korjata kirjauksen? Katso Manuaalisten kirjausten ohje.
