Monikanavaisen myynnin aikakaudella kauppiaat kohtaavat jatkuvasti kysymyksen: Miten hallita satoja tilauksia Facebookista, verkkosivustolta, Shopeesta, Lazadasta, TikTok Shopista ilman kaaosta? Miten varmistaa, ettei tilauksia jää huomioimatta, tavaroita toimiteta väärin ja ennen kaikkea, miten säästää aikaa tilausten käsittelyssä sen sijaan, että syöttäisi jokaisen tilauksen käsin?
Todellisuus on, että monet kauppiaat joutuvat avaamaan samanaikaisesti 5–6 selainvälilehteä ja vaihtamaan jatkuvasti alustojen välillä tarkistaakseen uusia tilauksia. Joka kerta kun Facebook Messengeriin tulee tilaus, heidän on kopioitava asiakastiedot, osoite ja tuote ja syötettävä ne järjestelmään. Kun Shopeesta tulee tilaus, heidän on mentävä alustalle lataamaan se ja syötettävä se sitten uudelleen hallintajärjestelmään. Tämä manuaalinen prosessi ei ainoastaan vie aikaa, vaan se on myös altis virheille, vaikuttaen vakavasti asiakaskokemukseen ja kaupan maineeseen.
GTG CRM ymmärtää tämän tuskan ja on kehittänyt älykkään automaattisen tilausten luontijärjestelmän, joka auttaa sinua keskittymään liiketoiminnan kehittämiseen sen sijaan, että tuhlaisit aikaa manuaaliseen tilausten käsittelyyn.
Automaattinen tilausten luontijärjestelmä kaikista kanavista
GTG CRM integroi kaikki suosituimmat myyntikanavat, mahdollistaen kaikkien tilausten automaattisen synkronoinnin yhdelle alustalle.
1. Facebook/Zalo ja verkkosivusto AI Chatbotilla
Kun asiakas lähettää viestin tilatakseen Facebook Messengerin kautta tai chatissa verkkosivustolla, GTG CRM:n AI Chatbot tunnistaa automaattisesti tarpeen, kysyy toimitustiedot ja luo tilauksen välittömästi. Sinun ei tarvitse istua vastaamassa jokaiseen viestiin, eikä kopioida ja liittää asiakastietoja. Järjestelmä hoitaa kaiken tuoteneuvonnasta tilausvahvistukseen.
2. Automaattinen synkronointi verkkokauppa-alustoista
GTG CRM yhdistyy suoraan Shopeeen, Lazadaan ja TikTok Shoppiin. Aina kun näillä alustoilla on uusi tilaus, järjestelmä vetää sen automaattisesti ja luo tilauksen GTG CRM:ään. Asiakastiedot, tuotteet ja toimitusosoitteet synkronoidaan 100 % tarkasti ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään ylimääräistä.
Erityisesti, kun myyt samaa tuotetta useilla alustoilla, GTG CRM tunnistaa sen automaattisesti SKU-koodin perusteella ja päivittää yhtenäisen varaston. Tämä estää ylivarastoinnin tai sekaannukset kanavien välillä.
Automaattinen prosessi tilauksesta varastosta luovutukseen
Kun tilaus on luotu automaattisesti, GTG CRM tukee sinua koko tilauskäsittelyprosessin ajan.
Vaihe 1: Tilaus ilmestyy automaattisesti järjestelmään
Heti kun asiakas tekee tilauksen mistä tahansa kanavasta, tilaus ilmestyy luetteloon tilassa "Odottaa vahvistusta". Sinun tarvitsee vain tarkistaa ja vahvistaa tilauksen olevan kelvollinen.
Vaihe 2: Automaattinen lähetysluettelon luonti
Kun muutat tilauksen tilan "Odottaa noutoa", GTG CRM luo automaattisesti vastaavan lähetysluettelon. Varaston henkilökunta tarvitsee vain mennä varastonhallintaan, tarkistaa lähetysluettelon ja valmistella tavarat. Ei tarvetta tulostaa erillisiä tilauksia, ei tarvetta manuaaliseen kirjaamiseen.
Vaihe 3: Vahvistus lähetyksestä ja automaattinen laskun luonti
Kun varaston henkilökunta on valmistanut tavarat, he klikkaavat vain "Vahvista lähetys" järjestelmässä. Välittömästi GTG CRM luo automaattisesti sähköisen laskun verohallinnon määräysten mukaisesti. Lasku voidaan konfiguroida luomaan luonnos tai julkaisemaan se heti, tarpeidesi mukaan.
Ylivoimaiset edut automaattisen tilausten luonnin ominaisuuden käytöstä
Säästä jopa 80 % tilausten käsittelyajasta
Sen sijaan, että käyttäisit 3–5 minuuttia manuaaliseen tilauksen syöttämiseen, tilaus ilmestyy nyt järjestelmään automaattisesti muutamassa sekunnissa. 100 tilauksella päivässä säästät tuntikausia arvokasta aikaa asiakaspalveluun ja tuotekehitykseen keskittymiseen.
Minimoi virheet
Manuaalisesti tilauksia syöttäessä osoite-, puhelinnumero- ja tuotevirheet ovat väistämättömiä. Järjestelmä synkronoi tiedot suoraan lähteestä, varmistaen täydellisen tarkkuuden. Tämä vähentää merkittävästi virheellisten toimitusten, väärien osoitteiden ja asiakasvalitusten määrää.
Keskitetty hallinta, kattava valvonta
Kaikki tilaukset kaikista kanavista keskitetään yhdelle alustalle. Voit helposti seurata kunkin tilauksen tilaa, tarkastella myyntiraportteja kanavan, tuotteen ja ajan mukaan. Ei enää tarvetta avata useita välilehtiä ja ohjelmistoja tilausten tarkistamiseksi.
Varmista sähköisten laskujen lainsäädännön noudattaminen
Uusien sähköisten laskujen määräysten myötä laskun antaminen jokaisesta tapahtumasta on pakollista. GTG CRM luo laskun automaattisesti heti lähetysten vahvistamisen jälkeen, auttaen sinua noudattamaan määräyksiä ilman lisäaikaa. Järjestelmä tukee myös korjaavia laskuja palautusten yhteydessä, varmistaen tarkan ja läpinäkyvän verotuksen.
Tärkeitä huomioita käytössä
Yhtenäisen SKU-koodin konfigurointi
Jotta järjestelmä voi tunnistaa tuotteet tarkasti eri kanavista, varmista, että kaikkien alustojen SKU-koodit ovat samat. Esimerkiksi tuotteen "Mickey Pants Model 1" tulee olla SKU-koodilla "QUAN_MICKEY_M1" Shopeessa, Lazadassa ja TikTok Shopissa. Tämä auttaa GTG CRM:ää päivittämään automaattisesti saman tuotteen varaston tarkasti.
Älä aktivoi automaattista laskujen luontia, jos olet valtuuttanut alustan
Jos olet valtuuttanut Shopen, Lazadan tai TikTok Shopin luomaan laskut automaattisesti, älä aktivoi GTG CRM:n automaattista laskujen luontia. Kahdesti luodut laskut aiheuttavat veroilmoituksen virheitä ja rikkovat verohallinnon määräyksiä.
Korjaavia laskuja voidaan luoda vain, jos alkuperäinen lasku on jo julkaistu
Jos asiakas palauttaa tuotteen, voit luoda korjaavan laskun automaattisesti vain, jos alkuperäinen lasku on jo julkaistu. Jos alkuperäinen lasku on edelleen luonnostilassa, sinun on julkaistava alkuperäinen lasku ensin ennen kuin voit luoda korjaavan laskun.
Yhteenveto
Monikanavaisen liiketoiminnan yleistyessä tilausten käsittelyprosessin automatisointi ei ole enää valinta vaan välttämättömyys kilpailukyvyn säilyttämiseksi. GTG CRM ja sen ominaisuus tilauksien automaattiseen luomiseen kaikista myyntikanavista ei ainoastaan säästä aikaa ja vaivaa, vaan myös parantaa tarkkuutta tilausten käsittelyssä, varmistaa lainsäädännön noudattamisen ja luo vankan perustan yrityksen kestävälle kasvulle.
Sen sijaan, että kamppailisit satojen hajallaan olevien tilausten kanssa useilla alustoilla, voit nyt luottaa GTG CRM:ään hoitamaan kaiken automaattisesti, asiakkaan tilauksen tekemisestä laskun luomisen valmistumiseen. Tämä on GTG CRM:n tapa tukea sinua liiketoimintasi kehittämisessä, auttaen sinua keskittymään siihen, mikä todella on tärkeää: laadukkaat tuotteet ja erinomainen asiakaskokemus.
