Monikanavamyynnin aikakaudella kauppiaat kohtaavat usein kysymyksen: Kuinka hallita satoja tilauksia Facebookista, verkkosivustolta, Shopeesta, Lazadasta, TikTok Shopista ilman kaaosta? Kuinka varmistaa, ettei tilauksia jää huomaamatta, toimitukset menevät oikein, ja mikä tärkeintä, kuinka säästää aikaa tilausten käsittelyssä sen sijaan, että niitä syötettäisiin käsin yksitellen?
Todellisuus on, että monet kauppiaat joutuvat avaamaan 5-6 selainta samanaikaisesti, siirtyen jatkuvasti eri alustojen välillä tarkistaakseen uusia tilauksia. Joka kerta kun tulee tilaus Facebook Messengeristä, asiakastiedot, osoite ja tuote on kopioitava ja syötettävä järjestelmään. Kun tulee tilaus Shopeesta, on mentävä alustalle lataamaan se ja syötettävä uudelleen hallintajärjestelmään. Tämä manuaalinen prosessi ei ainoastaan vie aikaa, vaan se on myös altis virheille, vaikuttaen vakavasti asiakaskokemukseen ja kaupan maineeseen.
GTG CRM ymmärtää tämän kivun ja on kehittänyt älykkään automaattisen tilausten luontijärjestelmän, joka auttaa sinua keskittymään liiketoiminnan kehittämiseen sen sijaan, että tuhlaisit aikaa manuaaliseen tilausten käsittelyyn.
Automaattinen tilausten luontijärjestelmä kaikista kanavista
GTG CRM integroi kaikki nykypäivän suosituimmat myyntikanavat, mahdollistaen kaikkien tilausten automaattisen synkronoinnin yhdelle alustalle.
1. Facebook/Zalo ja verkkosivusto AI Chatbotilla
Kun asiakas lähettää tilausviestin Facebook Messengerin kautta tai chatin kautta verkkosivustolla, GTG CRM:n AI Chatbot tunnistaa automaattisesti tarpeen, kysyy toimitustiedot ja luo tilauksen välittömästi. Sinun ei tarvitse istua vastaamassa jokaiseen viestiin, eikä sinun tarvitse kopioida ja liittää asiakastietoja. Järjestelmä hoitaa kaiken, tuoteneuvonnasta tilausten vahvistamiseen.
2. Automaattinen synkronointi verkkokauppa-alustoista
GTG CRM yhdistyy suoraan Shopeeen, Lazadaan ja TikTok Shoppiin. Joka kerta kun näillä alustoilla tulee uusi tilaus, järjestelmä vetää sen automaattisesti ja luo tilauksen GTG CRM:ään. Asiakastiedot, tuotteet ja toimitusosoitteet synkronoidaan 100% tarkasti, ilman että sinun tarvitsee tehdä mitään lisätoimenpiteitä.
Erityisesti, jos myyt samaa tuotetta useilla alustoilla, GTG CRM tunnistaa sen automaattisesti SKU-koodin perusteella ja päivittää yhtenäisen varaston. Tämä estää varaston ylittyneen myynnin tai sekaannukset eri kanavien välillä.
Automaattinen prosessi tilauksesta varastosta poistoon
Kun tilaus on luotu automaattisesti, GTG CRM tukee sinua edelleen koko tilauskäsittelyprosessin ajan.
Vaihe 1: Tilaus ilmestyy järjestelmään automaattisesti
Heti kun asiakas tekee tilauksen mistä tahansa kanavasta, tilaus ilmestyy listaan tilassa "Odottaa vahvistusta". Sinun tarvitsee vain tarkistaa ja vahvistaa tilauksen olevan kelvollinen.
Vaihe 2: Lähetysasiakirjan automaattinen luonti
Kun muutat tilauksen tilan tilaan "Odottaa keräilyä", GTG CRM luo automaattisesti vastaavan lähetysasiakirjan. Varastohenkilökunta tarvitsee vain mennä varastonhallintaan, katsoa lähetysasiakirja ja valmistella tavarat. Ei tarvitse tulostaa erillisiä tilauksia, ei manuaalista kirjaamista.
Vaihe 3: Varastosta poiston vahvistus ja automaattinen laskun luonti
Kun varastohenkilökunta on valmistanut tavarat, paina vain "Vahvista varastosta poisto" järjestelmässä. Välittömästi GTG CRM luo automaattisesti sähköisen laskun verohallinnon määräysten mukaisesti. Lasku voidaan määrittää luomaan luonnoksena tai julkaisemaan heti, tarpeidesi mukaan.
Ylivoimaiset edut automaattisen tilausten luontitoiminnon käytöstä
Säästä tilausten käsittelyssä jopa 80% aikaa
Sen 3-5 minuuttia manuaaliseen tilausten syöttämiseen kuluvan ajan sijaan, tilaukset ilmestyvät nyt automaattisesti järjestelmään vain muutamassa sekunnissa. 100 tilauksen päivässä säästät arvokkaita tunteja aikaa, jotta voit keskittyä asiakaspalveluun ja tuotekehitykseen.
Virheiden minimointi
Manuaalisesti tilauksia syöttäessä osoitteiden, puhelinnumeroiden ja tuotteiden sekaannusten todennäköisyys on väistämätön. Järjestelmä synkronoi tiedot automaattisesti suoraan lähteestä, varmistaen ehdottoman tarkkuuden. Tämä vähentää merkittävästi väärien lähetysten, väärien osoitteiden ja asiakasvalitusten määrää.
Keskitetty hallinta, kattava valvonta
Kaikki tilaukset kaikista kanavista keskitetään yhdelle alustalle. Voit helposti seurata kunkin tilauksen tilaa, tarkastella myyntiraportteja kanavittain, tuotteittain ja ajankohdan mukaan. Sinun ei enää tarvitse avata useita välilehtiä ja ohjelmistoja tilauksien tarkistamiseksi.
Lainsäädännön noudattaminen sähköisten laskujen osalta
Uusien sähköisiä laskuja koskevien säännösten myötä laskun antaminen jokaisesta tapahtumasta on pakollista. GTG CRM lähettää laskun automaattisesti heti varaston vahvistuksen jälkeen, auttaen sinua noudattamaan säännöksiä ilman lisäaikaa. Järjestelmä tukee myös korjaavia laskuja palautusten yhteydessä, varmistaen tarkan ja läpinäkyvän veroilmoituksen.
Tärkeitä huomioita käytössä
Yhdenmukainen SKU-koodaus
Jotta järjestelmä tunnistaa tuotteet tarkasti eri kanavista, sinun on varmistettava, että kaikkiin myyntialustoihin syötetty SKU-koodi on sama. Esimerkiksi tuote "Mickey-housut Malli 1" Shopeessa, Lazadassa ja TikTok Shopissa tulee olla SKU-koodilla "QUAN_MICKEY_M1". Tämä auttaa GTG CRM:ää päivittämään varaston tarkasti samalle tuotteelle.
Älä aktivoi automaattista laskujen lähettämistä, jos olet valtuuttanut myyntialustan
Jos olet valtuuttanut Shopeen, Lazadan tai TikTok Shopin lähettämään laskut automaattisesti, älä aktivoi automaattista laskujen lähetystoimintoa GTG CRM:ssä. Kahdesti lähetetty lasku aiheuttaa virheitä veroilmoituksessa ja rikkoo Verohallinnon säännöksiä.
Korjaavia laskuja voidaan lähettää vain, jos alkuperäinen lasku on jo annettu
Jos asiakas palauttaa tuotteen, voit lähettää automaattisen korjaavan laskun vain, jos alkuperäinen lasku on jo annettu. Jos alkuperäinen lasku on vielä luonnosvaiheessa, sinun on ensin annettava alkuperäinen lasku, ennen kuin voit lähettää korjaavan laskun.
Päätelmä
Monikanavaisen liiketoiminnan yleistyessä tilausten käsittelyn automatisointi ei ole enää valinta, vaan pakollinen vaatimus kilpailukyvyn ylläpitämiseksi. GTG CRM, jonka ominaisuutena on tilausten automaattinen luonti kaikista myyntikanavista, ei ainoastaan säästä aikaasi ja vaivaasi, vaan myös parantaa tilausten käsittelyn tarkkuutta, varmistaa lainsäädännön noudattamisen ja luo vankan perustan yrityksesi kestävälle kasvulle.
Sen sijaan, että kamppailisit satojen eri alustoilla olevien tilausten kanssa, voit nyt luottaa siihen, että GTG CRM hoitaa kaiken automaattisesti, asiakkaan tilauksesta aina laskun lähettämiseen asti. Näin GTG CRM tukee sinua liiketoimintasi kehittämisessä, antaen sinun keskittyä olennaiseen: laadukkaaseen tuotteeseen ja erinomaiseen asiakaskokemukseen.
