Voidaanko laskuttomista kuluista vähentää kuluja?

Toiminnan aikana yrityksissä syntyy usein kuluja, joille ei ole laskua, erityisesti kaupankäynnissä yksityishenkilöiden kanssa. Jos oikeudellista luonnetta ei ymmärretä oikein, yrityksiltä voidaan helposti evätä kuluerät verotuksessa, mikä lisää maksettavan yritysveron määrää ja aiheuttaa veronkiertoriskin ja sakkoja.

Voidaanko laskutta maksamattomia kuluja pitää kuluina, ja missä tapauksissa?

Mikä on verolainsäädännön mukainen kohtuullinen kulu?

Kohtuullinen kulu (vähennyskelpoinen kulu) on kulu, joka voidaan vähentää verotettavasta tulosta, jos se täyttää samanaikaisesti kaikki lakisääteiset ehdot.

Nykyisten säännösten mukaan kulua pidetään kohtuullisena, jos:

• Se on syntynyt todellisuudessa ja liittyy suoraan tuotanto- tai liiketoimintaan.
• Sille on asianmukaiset asiakirjat ja todisteet kunkin erityistapauksen mukaisesti.
• Se ei kuulu lain mukaan kiellettyjen tai rajoitettujen kulujen luetteloon.

Tärkeä huomautus: Jotkut kulut eivät vaadi laskua, mutta ne voidaan silti katsoa kohtuullisiksi kuluiksi, jos korvaavat asiakirjat ovat asianmukaisia.

Tapaukset, joissa laskutta maksamattomia kuluja voidaan pitää kuluina

Tavaroiden ja palveluiden ostaminen yksityishenkilöiltä, jotka eivät harjoita liiketoimintaa

Yritys saa olla ilman laskua ostaessaan:

• Omaisuutta yksityishenkilöiltä, jotka eivät harjoita liiketoimintaa.
• Palveluita yksityishenkilöiltä, jotka eivät ole rekisteröityneet liiketoimintaan.
• Tavaroita, jotka ihmiset ovat itse tuottaneet, itse louhineet tai itse pyydystäneet ja myyneet suoraan.

Näissä tapauksissa yrityksen on laadittava luettelo ostoksista ilman laskua (lomake 01/TNDN) ja vastattava sen totuudenmukaisuudesta.

Todellinen huomautus: Jos luettelossa ilmoitettu ostohinta on korkeampi kuin markkinahinta, veroviranomaisella on oikeus oikaista kulua markkinahinnan mukaan.

Tavaroiden ja palveluiden ostaminen pienyrittäjiltä tai yksityishenkilöiltä, joiden vuotuinen liikevaihto on alle 100 miljoonaa dongia

Tapauksissa, joissa pienyrittäjä tai yksityishenkilö on vapautettu laskujen antamisesta, yritys voi silti katsoa kulut vähennyskelpoisiksi, jos:

• Sillä on luettelo 01/TNDN.
• Sillä on kaikki todelliset kauppakirjat.
• Se pystyy todistamaan kulun alkuperän ja sisällön.

Tässä tapauksessa:

• Myyjällä ei synny tuloveroa.
• Yrityksen ei tarvitse maksaa käteisellä, edes yli 20 miljoonan dongin kaupoista.

Tavaroiden ja palveluiden ostaminen yksityishenkilöiltä tai pienyrittäjiltä, joiden vuotuinen liikevaihto on yli 100 miljoonaa dongia

Tämä on erittäin tärkeä oikeudellinen raja.

Jos myyjä:

• On yksityishenkilö tai pienyrittäjä.
• Liikevaihto on yli 100 miljoonaa dongia vuodessa.

PAKKO on olla lasku.

Tässä tapauksessa:

• Yksityishenkilön tai pienyrittäjän on mentävä verotoimistoon ostamaan laskuja.
• Yritys ei saa käyttää luetteloa 01/TNDN laskun sijasta.

Jos laskua ei ole, kulu evätään kokonaan yritysverotuksessa.

Kausityövoiman vuokraus, lyhytaikaisten töiden urakointi

Yritys voi katsoa kulut vähennyskelpoisiksi, kun:

• Vuokrataan yksityishenkilöitä tekemään työtä kausityösopimuksella tai urakkasopimuksella.
• Työ on luonteeltaan lyhytaikaista, ei säännöllistä.

Verovelvollisuus:

• Yritys pidättää 10 % tuloveroa ennen maksun suorittamista.
• Tämä pidätetty vero luetaan edelleen kohtuullisiksi kuluiksi.

Yksityishenkilöiltä omaisuuden vuokraus (talot, autot, varastot jne.)

Omaisuuden vuokrauskulut eivät vaadi laskua, mutta joissain tapauksissa yksityishenkilön vero on maksettava.

Erota selvästi:

• Sopimus alle 100 miljoonaa dongia/vuosi: ei arvonlisäveroa, tuloveroa, leimaveroa.
• Sopimus yli 100 miljoonaa dongia/vuosi:
  • Arvonlisävero: 5 %
  • Tulovero: 5 %

Yritys voi maksaa veron puolesta, jos niin on sovittu sopimuksessa.

Yritysveron ja tuloveron laskeminen laskutta maksamattomille kuluille

Jokaisella kulutyypillä on erilainen veronkäsittely, eikä yhtä yleistä kaavaa voida soveltaa.

Muistettava periaate:

• Yrityksen tuloverotuksessa vähennyskelpoiset kulut riippuvat tapauksen ja transaktion luonteesta.
• Henkilökohtaista tuloveroa maksetaan vain, jos henkilö kuuluu verovelvolliseksi lain mukaan.

Esimerkkejä:

• Ostokset omilta tuottajilta: ei henkilökohtaista tuloveroa.
• Yksityishenkilön tarjoamien palveluiden ostaminen (ei liiketoiminta): 10 % henkilökohtainen tulovero vähennetään.
• Yksityishenkilöltä hankitun omaisuuden vuokraus (korkea liikevaihto): 5 % henkilökohtainen tulovero + 5 % arvonlisävero.

Lue lisää: Kuinka paljon liikevaihtoa tarvitaan verojen maksamiseen?

Virheet, jotka johtavat laskuttomien kulujen hylkäämiseen

Verotarkastuksissa yleisimmät virheet ovat:

• Väärä kohde taulukossa 01/TNDN.
• Kyvyttömyys todistaa, että henkilö ei harjoita liiketoimintaa.
• Luovutusasiakirjan tai sopimuksen puuttuminen.
• Epätavallisen korkea ostohinta verrattuna markkinahintaan.
• Henkilökohtaisen tuloveron virheellinen vähentäminen.

Jo yksi pieni virhe voi johtaa koko kulun hylkäämiseen.

Lue lisää: Mitkä kulut ovat verovähennyskelpoisia yritystoiminnassa?

Yhteenveto

Se, että kulusta puuttuu lasku, ei tarkoita, että kyseinen kulu automaattisesti hylätään verolaskennassa. Nykyinen verolainsäädäntö sallii yritysten kirjata monenlaisia laskuttomia kuluja, edellyttäen, että yritys tunnistaa transaktion luonteen oikein, tunnistaa kulun syntypisteen oikein ja valmistelee riittävät korvaavat todistusasiakirjat säännösten mukaisesti.

Todellisuudessa riski ei ole laskujen puuttumisessa, vaan virheellisessä tapauskohdistuksessa, väärän taulukon käytössä, henkilökohtaisen tuloveron vähentämättä jättämisessä tarvittaessa tai transaktion todellisuuden todistamatta jättämisessä. Tällöin, vaikka kulut olisivat todellisia, yritys voi joutua hylkäämään kulut ja maksamaan jälkikäteen yritysveroa.

Siksi verosuojaustensa turvaamiseksi yritysten on ymmärrettävä selkeästi kunkin kuluryhmän, hallittava vastaavat lakisääteiset ehdot ja organisoitava asiakirjojen säilytys täydellisesti ja johdonmukaisesti heti transaktion syntyessä. Oikean toiminnan varmistaminen alusta alkaen ei ainoastaan auta laillisten kulujen optimoinnissa, vaan on myös tärkeä perusta yrityksen läpinäkyvälle, turvalliselle ja pitkän aikavälin kestävälle toiminnalle.