Kaikki sähköisistä laskuista: milloin lähettää, miten käsitellä virheet

Milloin sähköinen lasku on pakollinen?

Sähköinen lasku on pakollinen todiste tavaroiden myynti- tai palvelutoiminnan yhteydessä verotus- ja laskutuslain säännösten mukaisesti.

Laskun laatimisajan oikea määrittäminen on ratkaisevan tärkeää laskun pätevyyden ja syntyvien verovelvoitteiden kannalta.

Laskun laatimisajankohta lainsäädännön mukaan

Laskun laatimisajankohta tavaroiden myynnissä

Asetuksen 70/2025/NĐ-CP 1 §:n 6 mom. a alakohdan (joka muuttaa asetuksen 123/2020/NĐ-CP 9 §:n 1 mom.) perusteella säädetään:

Tavaroiden myynnin laskun laatimisajankohta on ajankohta, jolloin tavaroiden omistus- tai käyttöoikeus siirtyy ostajalle, riippumatta siitä, onko maksua suoritettu vai ei.

Tätä säännöstä sovelletaan:

• Tavallinen tavaroiden myynti
• Julkisten varojen myynti, siirto
• Valtion varastojen myynti

Tavaroiden viennin osalta myyjä määrittää laskun laatimisajankohtana, kuitenkin viimeistään seuraavana työpäivänä tavaroiden tulliselvityksen jälkeen lainkäytön mukaisesti.

Laskun laatimisajankohta palvelujen tarjoamisessa

Palvelujen tarjoamisen laskun laatimisajankohta on ajankohta, jolloin palvelu on suoritettu, riippumatta siitä, onko maksua suoritettu vai ei.

Jos maksu suoritetaan ennen palvelun suorittamista tai sen aikana, laskun laatimisajankohta on maksun vastaanottamisajankohta, pois lukien:

• Varausmaksut
• Ennakkomaksut sopimuksen täytäntöönpanon varmistamiseksi

Tätä säännöstä sovelletaan erityispalveluihin, kuten:

• Kirjanpito, tilintarkastus
• Rahoitusneuvonta, veroneuvonta
• Arviointi
• Tekninen tutkimus ja suunnittelu
• Valvontaneuvonta
• Rakennusinvestointihankkeiden suunnittelu

Yleisiä tilanteita laskun lähettämisen ajankohdasta

Onko sähköisen laskun lähettäminen takautuvasti sallittua?

Ei.

Nykyisten lakisääteisten säännösten mukaan sähköisen laskun lähettäminen takautuvasti ei ole sallittua. Laskun laatiminen väärään ajankohtaan tai tahallinen takautuva päiväys on laskutusta koskeva hallinnollinen rikkomus.

Tavaran toimitus ensin, laskun lähettäminen myöhemmin, onko se sallittua?

Ei.

Tavaran toimitusta ennen, mutta laskun laatimatta jättäminen omistus- tai käyttöoikeuden siirtoajankohtana katsotaan virheelliseksi laskutusajankohdaksi, ja siitä rangaistaan säännösten mukaisesti.

Rangaistukset virheellisestä laskutusajankohdasta

01.01.2026 alkaen asetuksen 310/2025/NĐ-CP tullessa voimaan, säädetään:

Virheellisen laskutusajankohdan rangaistus voi olla jopa 70 miljoonaa dongia, riippuen:

• Rikkomuksen luonne
• Rikkomuksen laajuus
• Rikkomusten määrä

Oikea laskutusajankohta on pakollinen vaatimus, ei valinta.

Sähköisten laskujen virheiden käsittelyn periaatteet

Lasku on laadittu, veroviraston koodi on mukana, mutta sitä ei ole lähetetty ostajalle, virhe on havaittu

Myyjä suorittaa:

• Uuden sähköisen laskun laatiminen korvaamaan
• Merkintä: "Korvaa laskun Malli… Tunnus… Numero… Päivämäärä… kuukausi… vuosi…"
• Korvaavan laskun lähettäminen ostajalle
• Samanaikaisesti korvaavan laskun tietojen lähettäminen verovirastolle

Lasku on lähetetty ostajalle, virhe on havaittu

a. Ostajan nimi, osoite on virheellinen (verotunniste ei ole virheellinen)

Myyjä:

• Ilmoittaa ostajalle
• Ei tarvitse laatia laskua uudelleen
• Suorittaa ilmoituksen verovirastolle lomakkeella 04/SS-HĐĐT

b. Verotunniste, summa, verokanta, veron määrä tai tavaran laatu/määrittelyt ovat virheellisiä

Myyjän ja ostajan (jos organisaatio) on:

• Laadittava kirjallinen sopimus, jossa yksilöidään virheen sisältö

Sen jälkeen valitaan **yksi kahdesta muodosta**:

Oikaistava lasku: Soveltuu, kun osaa sisällöstä on oikaistava.

• Merkintä: "Oikaistu laskua Malli… Tunnus… Numero… Päivämäärä… kuukausi… vuosi…"
• Merkintä erikseen oikaistavasta lisäyksestä tai vähennyksestä

Korvaava lasku: Soveltuu, kun alkuperäinen lasku on korvattava kokonaan.

• Merkintä: "Korvaa laskun Malli… Tunnus… Numero… Päivämäärä… kuukausi… vuosi…"

Laatimisen jälkeen:

• Myyjä allekirjoittaa digitaalisesti
• Lähettää laskun ostajalle
• Lähettää oikaistun tai korvaavan laskun tiedot verovirastolle

Lue lisää: Kokonaisuus korvaavista ja oikaistavista laskuista

Muutamia erityistapauksia

Alennukset, kampanjat, työmaan arvon säätö: Uusi lasku laaditaan nykyiselle jaksolle, ja siihen merkitään erotus lisäyksenä tai vähennyksenä.

Palautetut tavarat, hinnan alennus laskun lähettämisen jälkeen: Vain oikaistava lasku laaditaan, korvaavaa laskua ei laadita.

Useita virheellisiä laskuja samalle ostajalle saman kuukauden aikana: Yksi oikaistava tai korvaava lasku voidaan laatia, johon liitetään luettelo alkuperäisistä laskuista.

Tapaukset, joissa pakolliset merkinnät puuttuvat oikaistavasta tai korvaavasta laskusta

• Laskua pidetään pätemättömänä
• Se on käsiteltävä uudelleen alkuperäisen menettelyn mukaisesti

Tapaukset, joissa oikaistava tai korvaava lasku on edelleen virheellinen

Korvaava lasku käsitellään sarjana: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Oikaistava lasku käsitellään kumulatiivisesti: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Tärkeitä huomioita

01.06.2025 alkaen:

• Laadittuja sähköisiä laskuja ei voi enää peruuttaa
• Kaikki virheet on korjattava oikaistavalla tai korvaavalla laskulla

Yhteenveto

Uusille myyjille, selkeä ymmärrys:

• Milloin lasku on lähetettävä
• Lähetettävä oikeaan aikaan
• Virheiden oikea käsittely

on pakollinen edellytys lain noudattamiselle, sakkojen välttämiselle ja läpinäkyvän, kestävän liiketoiminnan varmistamiselle.