Automaattinen sähköisten laskujen luonti

Hallituksen uusimpien määräysten mukaisesti yritysten on nyt luotava sähköinen lasku jokaisesta myyntitapahtumasta. Tämä tekee liikevaihdon ja voiton ilmoittamisesta läpinäkyvämpää ja tarkempaa sekä varmistaa verojen täysimääräisen maksamisen säännösten mukaisesti. Monille myyjille, erityisesti niille, jotka myyvät useilla verkkokauppa-alustoilla, kuten Shopee, TikTok Shop ja Lazada, kymmenien, jopa satojen tilausten manuaalinen laskutus päivittäin on merkittävä työtaakka.

Ymmärtäen myyjien kohtaamat vaikeudet GTG CRM on kehittänyt automaattisen sähköisten laskujen luontitoiminnon, joka vapauttaa sinut täysin tästä aikaa vievästä manuaalisesta työstä. Järjestelmä luo laskun automaattisesti heti, kun lähetys on vahvistettu, varmistaen 100-prosenttisen tarkkuuden todellisten tilaustietojen perusteella. Sinun tarvitsee vain tehdä asetukset kerran, ja voit sen jälkeen keskittyä täysin myyntiin ja asiakaspalveluun.

GTG CRM:n automaattisen laskujen luonnin ominaisuudet

GTG CRM tukee sähköisten laskujen luontiprosessin täydellistä automatisointia kahdella pääominaisuudella:

Automaattinen alkuperäisten laskujen luonti: Kun olet vahvistanut lähetyksen tilaukselle, järjestelmä luo automaattisesti sähköisen laskun, joka sisältää kaikki tuotetiedot, määrät ja arvot. Voit valita luoda luonnoksen tarkistusta varten ennen sen lähettämistä tai lähettää sen heti ajan säästämiseksi.

Automaattinen oikaisulaskujen luonti: Kun asiakas palauttaa osan tilauksen tuotteista (esimerkiksi ostaa 3 tuotetta, mutta pitää vain 2), GTG CRM luo automaattisesti oikaisulaskun, joka vastaa todellista määrää. Tämä auttaa sinua ilmoittamaan tulot tarkasti ja hallitsemaan varastoa oikein.

Järjestelmä tukee täysin kolmea yleisintä myyntikanavaa tällä hetkellä: Shopee, TikTok Shop ja Lazada.

Asennus- ja käyttöohjeet

Vaihe 1: Automaattisen laskujen luonnin ominaisuuden asentaminen

Siirry sähköisten laskujen asetuksiin GTG CRM:ssä. Täältä löydät kaksi pääasetusta: "Automaattinen lasku" ja "Automaattinen oikaisulasku".

Ominaisuuden aktivointi onnistuu napsauttamalla vihreää painiketta sen myyntikanavan vieressä, jota haluat käyttää: Shopee, TikTok Shop tai Lazada.

Tärkeä huomautus: Jos olet jo antanut valtuudet verkkokauppa-alustalle luoda laskuja automaattisesti, älä aktivoi tätä ominaisuutta GTG CRM:ssä, koska se johtaa päällekkäisten laskujen luontiin.

Vaihe 2: Laskutietojen määrittäminen

Aktivoinnin jälkeen sinun on määritettävä laskun perustiedot:

• Laskun tila: Valitse "Luo luonnos" tarkistusta varten ennen lähettämistä tai "Lähetä heti" täydellistä automatisointia varten
• Laskun luontiaika: Oletuksena luodaan heti lähetyksen vahvistuksen jälkeen
• Laskumalli ja sarjatunnus: Valitse tarpeisiisi sopiva malli

Vaihe 3: Tilausten käsittely ja automaattinen laskujen luonti

Kun GTG CRM:ään synkronoidaan uusia tilauksia verkkokauppa-alustoilta, tilaus on tilassa "On Hold". Sinun on muutettava tilauksen tila "Odottaa noutoa" tai "Toimituksessa" prosessin käynnistämiseksi.

Kun muutat tilauksen tilan "Odottaa toimitusta", GTG CRM -järjestelmä luo tilauksen automaattisesti.

Kun tilaus on vahvistettu ja siirtynyt tilaan "Toimituksessa", järjestelmä luo automaattisesti lähetysosoitteen. Vahvistamalla lähetysosoitteen järjestelmä luo automaattisesti sähköisen laskun.

Voit tarkistaa juuri luodun laskun kohdasta "Sähköiset laskut" järjestelmässä. Kaikki tiedot tuotteista, määristä ja arvoista on täytetty tarkasti alkuperäisestä tilauksesta.

Vaihe 4: Oikaisulaskujen käsittely asiakaspalautusten yhteydessä

Jos asiakas palauttaa osan tuotteista, oikaisulaskujen prosessi on myös täysin automatisoitu. Sinun tarvitsee vain palauttaa asiakkaan palauttamien tuotteiden määrä varastoon ja vahvistaa se, niin GTG CRM luo automaattisesti oikaisulaskun.

Edellytykset: Oikaisulaskun voi luoda vain, jos alkuperäinen lasku on jo lähetetty. Jos alkuperäinen lasku on edelleen luonnostilassa, sinun on lähetettävä alkuperäinen lasku ensin.

Tämän ominaisuuden käyttämisen edut

• Merkittävä ajansäästö: Manuaalisen tietojen syöttämisen sijaan riittää, kun vahvistat lähetyksen, ja järjestelmä hoitaa kaiken automaattisesti
• Täydellinen tarkkuus: Laskutiedot otetaan suoraan todellisesta tilauksesta, virhemahdollisuus on lähes nolla
• Joustava erikoistilanteiden käsittely: Automaattinen oikaisulaskutus auttaa käsittelemään nopeasti asiakaspalautuksia
• Keskity myyntiin: Ei enää huolta laskujen hallinnollisista tehtävistä
• Lainsäädännön helppo noudattaminen: Varmistaa täysimääräisen laskujen luonnin uusien määräysten mukaisesti

Tärkeitä huomioita

• Vältä automaattisen laskujen luonnin aktivointia GTG CRM:ssä, jos olet jo antanut valtuudet verkkokauppa-alustalle luoda laskuja automaattisesti, jotta vältät päällekkäisten laskujen luonnin
• Oikaisulaskun voi luoda vain, jos alkuperäinen lasku on lähetetty virallisesti
• Tarkista laskumalli ja sarjatunnus huolellisesti ensiasennuksen yhteydessä