Introduction
AI Chatbot by GTG CRM is a feature that supports automatic customer message replies, integrated directly into the CRM ecosystem. This feature helps businesses respond to customers faster, more consistently, and reduces repetitive questions during sales and customer service processes.
Why Need an AI Chatbot?
In modern business, customers expect quick responses 24/7. AI Chatbot helps:
- Instant Response: Reply to customers immediately, no waiting required
- 24/7 Operation: Support customers at all times, even outside business hours
- Information Consistency: Ensure all customers receive accurate information
- Reduce Staff Workload: Automatically handle frequently asked questions
- Increase Conversions: Provide advice and suggest suitable products
Key Features
1. Multi-channel Connection
AI Chatbot supports many popular communication channels:
Supported Channels:
- Facebook Messenger: Connect with Fanpage
- Zalo OA: Connect with Zalo Official Account
- WhatsApp: Connect WhatsApp Business account
- Live Chat: Connect with website
2. Connect Facebook Messenger
Connect your Facebook Fanpage for AI Chatbot to automatically reply to messages:
Select the Fanpage to connect:
3. Connect Zalo OA
Similarly, connect your Zalo Official Account:
After connecting, the channels will appear in the list:
4. AI Chatbot Settings
Access the AI Chatbot settings section to customize:
5. How AI Chatbot Works
GTG CRM's AI Chatbot operates based on data pre-established by the business:
Data Sources:
Source Description
Brand IdentityBrand information (name, description, values) ProductsProduct list with prices, descriptions, images PostsPublished content articles
Therefore, the Chatbot can reply to customers with:
- Correct product information
- Correct business context
- Correct brand style
6. Custom Instructions Guide
You can instruct the AI Chatbot on how to reply in your own style:
Example Instruction:
You are a sophisticated salesperson, always replying politely and suggesting suitable products. If a customer asks about prices, provide detailed quotes. If a customer wants to place an order, ask for their phone number.
7. Context Options
Configure information sources for the AI Chatbot:
Include Brand Identity:
- Permettre à l'IA de récupérer des informations de l'identité de la marque
- Répondre avec précision à l'image de marque
Inclure les produits :
- L'IA accède automatiquement aux 50 premiers produits
- Conseiller les produits en fonction des questions des clients
- Unifier les informations pour tous les clients
Inclure les articles :
- L'IA accède aux articles déjà publiés
- Faire référence au contenu lors des réponses
Prendre rendez-vous :
- Permettre aux clients de voir les disponibilités, de prendre, de consulter, d'annuler et de modifier des rendez-vous directement dans la fenêtre de chat
- Fonctionne sur Facebook, Zalo, WhatsApp et le chat en direct sur le site web
8. Seuil de transfert de message
Définir le nombre de messages auxquels l'IA répond avant de les transférer à un employé :
Signification :
- Exemple : seuil défini = 10
- L'IA répondra aux 10 premiers messages
- Ensuite, un employé prendra le relais pour poursuivre le conseil
Avantages :
- L'IA gère les questions de base
- Les employés se concentrent sur la clôture des commandes
- Équilibre entre automatisation et personnalisation
9. Activer/Désactiver l'IA pour chaque canal
Choisir les canaux qui nécessitent l'assistance de l'IA Chatbot :
- Activer l'IA pour Facebook, Zalo, le chat en direct selon les besoins
- Ajustement flexible par canal
10. Choisir la langue
L'IA Chatbot prend en charge plusieurs langues :
Langues prises en charge :
- Vietnamien
- Anglais
- Japonais
- Coréen
- Chinois
- Thaï
11. Enregistrer les paramètres
Une fois la configuration terminée, appuyez sur Enregistrer :
12. Démo : Fonctionnement de l'IA Chatbot
Écran de test de chat :
Le client pose une question :
L'IA Chatbot répond :
Suggestion de produit :
Conversation terminée :
De plus, les clients peuvent commenter pour commander.
Nouveau : Répondez à partir de vos documents — métier précis, sans invention
Vos clients ne posent pas de questions génériques. Ils demandent « la boutique livre-t-elle le dimanche ? », « la taille M en bleu est-elle disponible ? », « quelle est la politique de retour ? ». Un bot qui ne connaît rien à votre entreprise répondra mal — ou pire, inventera une réponse, faisant perdre confiance au client dès le premier message.
Maintenant, l'IA Chatbot de GTG CRM dispose de Sources de connaissances (Knowledge Sources) : vous téléchargez vos documents (politiques, grilles tarifaires, FAQ, guides produits), le système les traite et permet au bot de les consulter pour répondre avec précision en se basant sur le contenu exact au lieu de généralités.
- Téléchargez divers types de documents : politiques, grilles tarifaires, FAQ, guides — le système les traite automatiquement en arrière-plan, vous n'avez rien d'autre à faire.
- Réponses les plus précises : combinaison de la recherche sémantique (comprend le sens même si des mots différents sont utilisés) et de la recherche par mots-clés (trouve le code produit exact, le nom de la politique spécifique).
- Mise à jour facile : le bot répond de manière incomplète ? Ajoutez un document, le bot mettra à jour la réponse immédiatement.
- Professionnel, pas inventé : le bot extrait les réponses des documents que vous fournissez — les clients sont plus confiants.
Nouveau : Le bot agit réellement pour le client — pas seulement des réponses
En plus de répondre, vous pouvez activer/désactiver des fonctionnalités spécifiques pour que le bot effectue des actions réelles directement dans le chat — dans des limites de sécurité, en respectant votre portée de données et vos droits :
| Le client demande | Le bot agit |
|---|---|
| "Où en est ma commande ?" | Recherche la commande et donne le statut réel |
| "Est-ce que la taille M en bleu est disponible ?" | Vérifie le stock, donne une réponse précise |
| "Je voudrais réserver une table samedi soir" | Prend rendez-vous pour le client |
| "À quelle heure est mon rendez-vous ?" / "Annulez mon rendez-vous s'il vous plaît" / "Reportez mon rendez-vous à dimanche" | Nouveau : consulte, annule ou reporte un rendez-vous déjà pris — directement dans cette conversation, sans avoir à rappeler |
| "J'ai besoin d'aide pour un retour" | Crée un ticket d'assistance, partage la politique |
Vous contrôlez ce que le bot peut faire ; les actions de recherche ne fonctionnent que dans votre étendue de données, conçues pour protéger la confidentialité. Vous voulez configurer étape par étape ? Consultez le Guide d'utilisation de l'IA Chatbot, section Sources de connaissances. Vous pouvez également lire une étude de cas dans l'article Le Chatbot répond professionnellement, sans inventer — assiste les clients 24h/24 et 7j/7 sans personnel supplémentaire.
Nouveau : les clients peuvent consulter, annuler et reporter leurs rendez-vous — sans avoir à rappeler ou à discuter avec un agent. Pour les rendez-vous pris par chat, les clients peuvent continuer à discuter dans la même conversation pour demander l'heure du rendez-vous, l'annuler ou le reporter à une autre heure. Le bot confirme le rendez-vous correct en fonction du service et de l'heure du rendez-vous (sans utiliser de numéro de code ou de téléphone) avant d'annuler ou de reporter, et maintient ce rendez-vous — sans en créer un nouveau. Fonctionne sur Facebook, Zalo, WhatsApp et le Live Chat sur le site web (pas encore pris en charge sur Instagram). Activez cette fonctionnalité dans Paramètres du Chatbot IA → Options contextuelles → Prise de rendez-vous — désactivé par défaut jusqu'à ce que vous l'activiez.
Avantages pour l'entreprise
Avantages Description
Réponse instantanée Répond aux clients en quelques secondes Fonctionne 24h/24 et 7j/7 Ne manque aucun message Informations cohérentes Assure des informations précises Réduction de la charge du personnel Traite automatiquement les questions fréquentes Augmentation des conversions Conseils et suggestions de produits adaptés Multilingue Prend en charge plusieurs langues Multicanal Facebook, Zalo, Live Chat dans un seul système Apprend à partir des données Répond sur la base d'informations réelles Répond à partir de documents Professionnel, pas inventé — basé sur les documents que vous téléchargez Agit réellement Recherche de commandes, vérification de stock, création de tickets, prise/consultation/annulation/report de rendez-vous — dans des limites de sécurité
Conclusion
L'IA Chatbot de GTG CRM est un assistant puissant qui aide les entreprises à :
- Offrir un service client professionnel 24h/24 et 7j/7
- Économiser du temps et des ressources humaines
- Augmenter les taux de conversion et les ventes
- Construire une expérience client cohérente
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