E-Invoice Traitement automatique des factures – Facilite la déclaration fiscale

Présentation des fonctionnalités

Factures électroniques est une fonctionnalité clé de GTG CRM qui aide les entreprises à gérer toutes leurs factures entrantes et sortantes de manière centralisée, automatisée et efficace.

Pourquoi gérer les factures électroniques ?

En affaires, il existe deux concepts les plus importants :

Concept	Description	Type de facture
Revenus	Montant reçu des ventes	Facture sortante (émise au client)
Dépenses	Montant dépensé pour l'achat de biens à vendre	Facture entrante (émise par le fournisseur)

GTG CRM vous aide à émettre des factures et gérer les factures de manière extrêmement simple !

Fonctionnalités clés

1. Gestion des factures entrantes

Téléchargement manuel des factures

• Glisser-déposer ou sélectionner des fichiers PDF de factures
• Le système identifie et extrait automatiquement les informations
• Prend en charge les factures complexes avec plusieurs produits

Collecte automatique par e-mail

C'est une fonctionnalité spéciale de GTG CRM !

• Connectez votre e-mail professionnel à GTG CRM
• Activez la fonctionnalité "Collecte automatique des factures"
• Le système récupère automatiquement les factures de l'e-mail et les importe dans le système

💡 Avantage : Plus besoin de télécharger manuellement les factures chaque mois ! Toutes les factures entrantes sont collectées de manière organisée, le comptable n'a qu'à les télécharger et à préparer la déclaration fiscale.

Boîtes aux lettres de factures dédiées (Invoice Mailboxes)

Désormais, vous pouvez créer vos propres boîtes aux lettres de factures — complètement séparées des canaux de messagerie de service client.

• Créez une ou plusieurs boîtes aux lettres exclusivement pour les factures entrantes (par exemple : invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Permissions dédiées : Seules les personnes autorisées (comptables, responsables financiers) peuvent consulter la boîte aux lettres des factures — les e-mails commerciaux habituels ne s'y mélangent pas
• Toutes les factures envoyées à ces boîtes aux lettres sont automatiquement regroupées dans la liste "Factures entrantes"
• La liste "Factures entrantes" peut être filtrée par source de boîte aux lettres — vous savez immédiatement quelle facture provient de quelle boîte aux lettres, sans confusion entre plusieurs départements ou plusieurs succursales

💡 Avantage : Les factures entrantes ne sont plus perdues dans la boîte de réception du service client. Le comptable dispose d'un "stock de factures" dédié, propre, filtrable par source — la réconciliation en fin de mois est beaucoup plus rapide.

2. Émission des factures sortantes (TVA)

GTG CRM est connecté à des fournisseurs de factures électroniques réputés :

Fournisseur	Description
S-Invoice (Viettel)	Facture électronique Viettel
MISA	Logiciel de comptabilité et de facturation électronique

Création facile de factures

• Sélectionnez le modèle de facture approprié
• Saisissez les informations de l'acheteur (nom, numéro d'identification fiscale, adresse)
• Ajoutez des produits/services avec le prix unitaire, la quantité, le taux de TVA
• Prise en charge des remises par produit
• Prévisualisez le PDF avant l'émission

3. Facture de remplacement

Lorsque vous devez modifier une facture émise (retours clients, erreurs...) :

• Créez une facture de remplacement directement à partir de la facture d'origine
• Modifiez les informations sur les produits, la quantité, le prix
• Le système se lie automatiquement à la facture d'origine

💡 Remarque : Le remplacement n'est qu'une méthode de traitement après émission. Lorsqu'une facture doit être annulée complètement (pas ajustée), utilisez la fonctionnalité Annuler la facture dans la section ci-dessous.

4. Annulation de facture électronique

Lorsqu'une facture émise doit être complètement annulée (erreur de client, erreur grave, annulation de commande...), GTG CRM prend en charge l'annulation de facture électronique directement dans le système avec les deux fournisseurs :

Fournisseur	Annulation de facture
S-Invoice (Viettel)	✅ Annulation directe via API
MISA	✅ Annulation directe via API

• Ouvrez la facture émise → sélectionnez "Annuler la facture" → confirmez
• GTG CRM envoie la commande d'annulation au fournisseur (S-Invoice/MISA) et met à jour le statut de la facture
• Annulation automatique des écritures (JE reversal) : si la facture a déjà été enregistrée dans le grand livre, le système crée automatiquement une écriture d'annulation — les revenus, taxes et dettes sont rétablis au bon solde, sans nécessiter d'ajustement manuel par le comptable

💡 Avantage : L'annulation de facture n'est plus une opération consistant à "se connecter séparément au logiciel du fournisseur + modifier manuellement le grand livre". Une seule opération dans GTG CRM — la facture est annulée conformément au processus et le grand livre est automatiquement réconcilié. (Voir plus sur la comptabilité en partie double dans le module Comptabilité de GTG CRM.)

5. Synchronisation et gestion

• Synchronisation des factures du fournisseur vers GTG CRM
• Téléchargement des PDF des factures émises
• Modification des informations de facture si nécessaire
• Suivi du statut de paiement (Payé / Non payé)

Avantages pour les entreprises

Avantage	Description
Gain de temps	Collecte automatique des factures entrantes par e-mail
Gestion centralisée	Toutes les factures entrantes/sortantes en un seul endroit
Connexion aux fournisseurs	Émission directe des factures via S-Invoice, MISA
Rapports faciles	Le comptable peut facilement télécharger et préparer la déclaration fiscale
Factures de remplacement	Traitement rapide des ajustements et des retours
Annulation de facture sécurisée	Annulation de factures S-Invoice/MISA en une seule opération — annulation automatique des écritures, grand livre réconcilié automatiquement
Boîte aux lettres de factures dédiée	Regroupement des factures entrantes dans une boîte aux lettres dédiée, permissions et filtrage par source
Suivi des créances	Connaître le statut de paiement de chaque facture

Intégration avec GTG CRM

Les factures électroniques sont profondément intégrées aux autres modules de GTG CRM :

• Gestion de la relation client (CRM) : Association des factures aux clients
• Gestion des commandes : Émission automatique des factures à la complétion des commandes
• Rapports : Statistique des revenus, des dépenses par facture

Conclusion

La fonctionnalité Factures électroniques de GTG CRM est une solution complète qui aide les entreprises à : - ✅ Gérer automatiquement les factures entrantes (avec boîte aux lettres dédiée, filtrage par source) - ✅ Émettre facilement des factures TVA - ✅ Annuler les factures en toute sécurité — annulation automatique des écritures, grand livre réconcilié automatiquement - ✅ Économiser du temps pour le département comptable - ✅ Se conformer aux réglementations fiscales

Expérimentez dès aujourd'hui !

Documentation appartenant à GTG CRM - Le système complet de gestion de la relation client