Dalam bisnis ritel dan e-commerce, pengiriman yang cepat dan efisien adalah kunci kepuasan pelanggan. Namun, mengelola banyak mitra pengiriman, membandingkan tarif, dan melacak pesanan seringkali memakan waktu. GTG CRM memahami hal ini dan telah mengintegrasikan penyedia layanan pengiriman ekspres terkemuka di Vietnam, memungkinkan Anda mengelola seluruh proses pengiriman dalam satu sistem terpadu.
Dengan fitur koneksi saluran pengiriman, Anda dapat dengan mudah menghubungkan akun Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh hanya dalam beberapa menit, serta mengaktifkan Grab Express – layanan pengiriman instan dalam kota sesuai permintaan – hanya dengan satu tombol, tanpa perlu kunci API. Setelah terhubung, semua operasi mulai dari pembuatan pesanan, perbandingan tarif, pencetakan label pengiriman, hingga pelacakan status pengiriman dilakukan langsung di GTG CRM, menghemat waktu Anda dan mengoptimalkan biaya pengiriman. Pembeli juga dapat melacak pesanan secara langsung setelah kurir mengambil barang.
Fitur Utama
Sistem koneksi saluran pengiriman GTG CRM mendukung semua fitur:
- Integrasi dengan mitra pengiriman terbesar di Vietnam yaitu Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan Grab Express, memenuhi semua kebutuhan pengiriman dari dalam kota hingga antarprovinsi.
- Grab Express - pengiriman instan dalam kota sesuai permintaan: aktif hanya dengan satu tombol, tanpa perlu kunci API; sistem mengatur kendaraan berdasarkan alamat lengkap (penentuan koordinat GPS), memeriksa area layanan secara otomatis, dan mengatur kurir segera setelah Anda menekan "Siap Kirim", mendukung baik COD maupun pembayaran di muka.
- Koneksi sekali klik melalui akun Anda di setiap mitra pengiriman, kemudian digunakan secara terus menerus tanpa perlu login ulang.
- Pembeli melacak pesanan secara langsung: setelah kurir mengambil barang, pelanggan dapat melihat status pengiriman real-time, perkiraan waktu kedatangan (ETA), dan lini masa kejadian langsung di halaman pesanan, disertai tombol "Lacak di Grab" (peta kurir) atau tautan pelacakan dari penyedia; sistem secara otomatis mengirim email "Pesanan Sedang Dikirim" beserta tautan pelacakan.
- Perbandingan tarif pengiriman antar mitra saat membuat pesanan, membantu Anda memilih metode pengiriman dengan biaya paling terjangkau.
- Manajemen terpusat semua pesanan pengiriman dari berbagai saluran pengiriman dalam satu daftar, mudah dicari dan dilacak.
- Mendukung pengiriman mandiri (Self-shipping) dengan tiga metode langsung di halaman penjualan: kurir (COURIER), pengiriman dari toko (STORE_DELIVERY), dan pengambilan di toko (PICKUP).
- Menggunakan gudang default sebagai titik pengiriman (default-origin) dan menentukan alamat gudang secara otomatis (auto-geocoding), dengan pratinjau untuk admin — menghitung jarak dan area pengiriman secara akurat.
- Penawaran harga pengiriman yang dapat dinegosiasikan (negotiable) untuk pesanan di area yang memerlukan kesepakatan tarif, disertai email pengiriman tautan pembayaran (pay-link) agar pelanggan membayar bagian tarif ini.
- Rekonsiliasi COD otomatis saat menandai "Telah Terkirim" (Mark Delivered), menjaga agar pembukuan COD selalu cocok.
- Penyimpanan informasi login yang aman, melindungi data akun pengiriman Anda sesuai standar tertinggi.
Panduan Menghubungkan Saluran Pengiriman
Langkah 1: Akses manajemen pesanan pengiriman
Dari halaman utama GTG CRM, cari bilah menu di sisi kiri layar. Anda akan menemukan grup fitur "Manajemen Gudang" dengan banyak sub-menu di dalamnya.
Klik pada menu "Pesanan Pengiriman" untuk membuka antarmuka manajemen pengiriman. Di sini, jika Anda memiliki pesanan yang sedang dalam proses pengiriman, sistem akan menampilkan daftar lengkap pesanan tersebut beserta statusnya saat ini.
Langkah 2: Buka tab saluran pengiriman ekspres
Di bagian awal antarmuka pengiriman tunggal, Anda akan melihat tab navigasi. Klik tab "Saluran Pengiriman" untuk melihat daftar mitra pengiriman yang didukung oleh GTG CRM untuk integrasi.
Di sini, Anda akan melihat empat pilihan utama:
Viettel Post - mitra pengiriman pos nasional dengan jaringan yang mencakup seluruh negeri, terutama kuat di provinsi-provinsi terpencil dan daerah pedalaman.
Giao Hàng Nhanh - mitra yang berspesialisasi dalam pengiriman cepat di dalam kota dan antarprovinsi, dengan kecepatan pemrosesan tinggi dan harga kompetitif.
Grab Express - layanan pengiriman cepat dalam kota sesuai permintaan, mengirimkan pengemudi segera setelah Anda menekan "Siap Mengirim". Berbeda dengan Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh (yang memerlukan login akun), Grab Express diaktifkan hanya dengan satu tombol, tanpa memerlukan kunci API. Lihat detail di bagian "Aktifkan Grab Express" di bawah.
Sales Shipping (Pengiriman Mandiri) - opsi pengiriman mandiri ketika Anda ingin staf Anda mengantarkan barang langsung ke pelanggan. Bagian ini sekarang sepenuhnya mendukung: tiga metode saat checkout (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), menggunakan gudang default sebagai titik asal, penawaran biaya pengiriman negosiasi dengan email tautan pembayaran, dan rekonsiliasi COD mandiri setelah pengiriman selesai. Lihat detail di bagian "Pengaturan Pengiriman Mandiri (Self-shipping)" di bawah.
Langkah 3: Hubungkan dengan Viettel Post
Jika Anda menggunakan layanan pengiriman Viettel Post, klik tombol "Hubungkan" di samping logo Viettel Post.
Jendela pop-up akan muncul, meminta Anda untuk memasukkan informasi akun Viettel Post Anda. Anda perlu mengisi semua informasi berikut:
Nama pengguna atau nomor telepon yang Anda daftarkan dengan Viettel Post.
Kata sandi akun Viettel Post.
Informasi otentikasi lainnya jika sistem memintanya, tergantung pada konfigurasi keamanan akun Viettel Post Anda.
Setelah mengisi informasi lengkap, klik tombol "Konfirmasi" atau "Hubungkan". Sistem akan memvalidasi informasi dengan server Viettel Post. Proses ini biasanya hanya memakan waktu beberapa detik.
Langkah 4: Hubungkan dengan Giao Hàng Nhanh
Selanjutnya, untuk terhubung dengan Giao Hàng Nhanh, Anda melakukan hal yang sama. Klik tombol "Hubungkan" di samping logo Giao Hàng Nhanh.
Jendela input informasi login Giao Hàng Nhanh akan muncul. Perhatikan bahwa setiap mitra pengiriman mungkin memerlukan informasi otentikasi yang berbeda:
Untuk Giao Hàng Nhanh, Anda mungkin perlu memasukkan token API atau kode otentikasi alih-alih nama pengguna dan kata sandi biasa.
Beberapa mitra mengharuskan Anda mendapatkan kode API dari halaman manajemen mereka sebelum terhubung.
Pastikan Anda menyiapkan informasi ini sebelum melanjutkan koneksi.
Isi informasi yang diminta secara lengkap dan klik "Konfirmasi". Sistem akan memeriksa dan mengatur koneksi dengan Giao Hàng Nhanh.
Langkah 5: Aktifkan Grab Express (pengiriman cepat dalam kota)
Grab Express adalah saluran pengiriman cepat dalam kota sesuai permintaan - pengemudi dikirim untuk mengambil barang segera setelah Anda siap, cocok untuk F&B, bunga segar, kosmetik, atau pesanan dalam kota apa pun yang perlu dikirim pada hari yang sama. Berbeda dengan Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh, Anda **tidak perlu mendaftar kunci API atau memasukkan akun** - GTG CRM telah terhubung dengan Grab, Anda hanya perlu mengaktifkannya.
Di tab Kanal Pengiriman Cepat, temukan tab Grab Express dan tekan tombol "Aktifkan". Segera setelah itu, Grab Express menjadi pilihan pengiriman bagi pelanggan pada langkah pembayaran di toko online Anda.
Beberapa hal yang perlu diketahui tentang cara kerja Grab Express:
Pesan kendaraan berdasarkan alamat lengkap dan periksa area layanan secara otomatis. Grab menentukan lokasi penjemputan dan pengantaran menggunakan koordinat GPS dari alamat lengkap (tidak menggunakan kode provinsi/kabupaten/kelurahan seperti perusahaan pos). Sistem secara otomatis memeriksa jarak dan hanya menampilkan Grab Express jika pesanan berada dalam radius pengiriman (pengiriman cepat di dalam kota); untuk pesanan yang terlalu jauh, pelanggan tidak akan melihat opsi Grab dan akan memilih perusahaan lain - sehingga tidak ada perkiraan harga "palsu" untuk jarak yang tidak dapat dijangkau dengan sepeda motor.
Pesan pengemudi segera setelah Anda menekan "Siap Dikirim". Karena Grab memesan pengemudi untuk segera menjemput barang, pesanan Grab tidak memesan kendaraan saat pelanggan baru saja memesan, tetapi menunggu sampai Anda mengonfirmasi bahwa barang sudah dikemas dan menekan "Siap Dikirim" (Ready to ship). Saat itulah Grab mencari dan memesan pengemudi, untuk menghindari pengemudi tiba saat barang belum siap. Sebelum menekan 'Siap Dikirim', Anda perlu mengonfirmasi faktur pengeluaran pesanan. Jika faktur masih menunggu pemrosesan, GTG CRM tidak akan memanggil pengemudi dan akan memberitahu Anda faktur mana yang perlu dikonfirmasi terlebih dahulu; setelah dikonfirmasi, cukup tekan 'Siap Dikirim' lagi. Grab Express mendukung COD (bayar di tempat) maupun pembayaran di muka, sama seperti perusahaan lainnya.
Status terpadu, pembaruan waktu nyata. Pesanan Grab melewati status terpadu dengan GHN/Viettel Post: sedang mencari pengemudi → barang telah diambil → sedang dikirim → pengiriman berhasil, diperbarui secara otomatis melalui koneksi pelacakan Grab.
Langkah 6: Selesaikan dan periksa koneksi
Setelah berhasil menghubungkan kedua saluran, Anda akan melihat status "Terhubung" ditampilkan di samping setiap mitra pengiriman. Ikon hijau atau tanda centang konfirmasi akan memberi tahu Anda bahwa koneksi berfungsi normal.
Mulai saat ini, setiap kali Anda membuat pesanan pengiriman baru dari GTG CRM, sistem akan secara otomatis mengambil tarif dari Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan Grab Express (ketika pesanan berada dalam area layanan Grab) untuk Anda bandingkan dan pilih. Anda tidak perlu masuk kembali ke akun-akun ini lagi.
Harap ingat atau simpan informasi akun yang Anda gunakan untuk terhubung. Ini akan berguna jika Anda perlu masuk langsung ke situs web mitra pengiriman untuk memeriksa detail atau melakukan operasi lanjutan lainnya.
Pengaturan Pengiriman Sendiri (Self-shipping)
Jika Anda memiliki tim pengiriman sendiri atau melayani dalam radius lokal — F&B, toko bunga, toko dalam kompleks — Pengiriman Sendiri memungkinkan Anda untuk proaktif menjual dan mengirim dengan sumber daya Anda sendiri, sementara semua pesanan, biaya pengiriman, dan status pengiriman masih dikelola secara terpusat di GTG CRM.
Agar metode pengiriman mandiri ditampilkan di toko online untuk dipilih pelanggan, Anda perlu memastikan kedua kondisi terpenuhi: konfigurasi Pengiriman Sendiri diaktifkan dengan setidaknya satu tingkat tarif, dan gudang default memiliki alamat yang koordinatnya telah berhasil dipetakan. Jika salah satu hilang, opsi pengiriman mandiri tidak akan muncul pada langkah checkout pelanggan.
Langkah 1: Aktifkan Pengiriman Sendiri dan konfigurasikan tingkat tarif pengiriman
Dari menu sebelah kiri, buka Manajemen Gudang → Pesanan Pengiriman, lalu pilih tab Kanal Pengiriman Cepat. Di sini Anda akan menemukan tiga opsi: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan tab Pengiriman Sendiri di paling kanan dengan tombol KONFIGURASI.
Klik KONFIGURASI untuk membuka panel pengaturan pengiriman mandiri. Aktifkan toggle Self Shipping ke ON, lalu tambahkan tarif pengiriman menggunakan tombol tambah baru.
Setiap baris tarif adalah aturan untuk menghitung biaya pengiriman berdasarkan area pengiriman dan kondisi keranjang belanja. Saat pelanggan memesan, sistem menghitung jarak dari gudang ke alamat pelanggan, membandingkannya dengan setiap baris sesuai urutan prioritas, dan menerapkan baris pertama yang memenuhi semua kondisi. Tabel di bawah menjelaskan arti setiap kolom:
Kolom Deskripsi
Nama Nama yang ditampilkan kepada pelanggan pada langkah checkout, contohnya "Pengiriman dalam kota" atau "Pengiriman cepat 2 jam"
Area Same City (≤ 15km dari gudang), Intra City (≤ 50km), Negotiable (> 50km atau tidak ditentukan), Free Ship
Harga Biaya pengiriman; otomatis menjadi 0 jika memilih FREESHIP atau NEGOTIABLE
Mata Uang VND atau USD
Berat Maksimum Keranjang belanja melebihi ambang batas ini akan mengabaikan baris tarif ini
Nilai Minimum Keranjang belanja di bawah ambang batas ini akan mengabaikan baris tarif ini — digunakan untuk membuat tingkatan harga atau gratis ongkir
Aktif/Nonaktif Menonaktifkan sementara tarif tanpa perlu menghapusnya
Urutan prioritas antara baris tarif disesuaikan menggunakan panah naik-turun langsung di dalam tabel. Penggunaan umum adalah membuat tingkatan harga: tempatkan baris "Same City Rp5.000 (nilai minimum Rp500.000)" di atas baris "Same City Rp15.000 (nilai minimum Rp0)". Pelanggan dalam kota yang membeli lebih banyak membayar biaya lebih rendah, pelanggan yang membeli lebih sedikit membayar tarif normal. Demikian pula, baris FREESHIP dengan nilai minimum akan menimpa semua baris tarif lainnya — terlepas dari areanya — ketika keranjang belanja mencapai ambang batas tersebut.
Langkah 2: Menetapkan gudang default sebagai titik pengiriman
Sistem perlu mengetahui lokasi gudang Anda untuk menghitung jarak ke alamat setiap pelanggan dan menentukan area pengiriman. Oleh karena itu, sebelum Self Shipping dapat ditampilkan di storefront, Anda harus menetapkan satu gudang sebagai titik pengiriman default.
Masuk ke Manajemen Gudang → Gudang, klik pada baris gudang yang ingin Anda gunakan untuk membuka formulir pengeditan.
Di formulir pengeditan, cari toggle "Setel sebagai gudang default (Pengiriman Toko)" dan aktifkan. Selanjutnya, masukkan alamat gudang secara lengkap dan akurat lalu klik Simpan. Segera setelah disimpan, sistem akan mengirimkan alamat ke peta OpenStreetMap untuk menentukan koordinat secara otomatis (auto-geocoding). Setelah beberapa detik, formulir akan menampilkan baris "Geocoded at: [waktu]" beserta koordinat latitude/longitude - ini adalah konfirmasi bahwa penentuan lokasi telah berhasil dan Anda dapat menyimpan secara resmi.
Setiap workspace hanya memiliki satu gudang default pada satu waktu. Saat Anda mengaktifkan gudang lain sebagai default, gudang lama akan otomatis dinonaktifkan tanpa perlu menonaktifkannya secara manual. Jika alamat yang dimasukkan tidak dapat ditentukan lokasinya, Self Shipping tidak akan muncul untuk pelanggan sampai Anda memperbaiki alamat agar lebih akurat.
Langkah 3: Menangani pesanan dari area yang memerlukan negosiasi tarif
Saat pelanggan memesan dari alamat yang berjarak lebih dari 50km dari gudang, atau sistem tidak dapat menentukan area pengiriman, pelanggan akan melihat notifikasi "Hubungi toko" pada langkah pemilihan metode pengiriman. Pesanan dibuat dengan status Menunggu penentuan biaya pengiriman dan belum menerima pembayaran - sistem menunggu admin mengonfirmasi biaya pengiriman yang sesuai.
Untuk menanganinya, masuk ke Manajemen Gudang → Pesanan Pengiriman, cari pesanan dengan label kuning "Menunggu penentuan biaya pengiriman" dan buka.
Tekan tombol Confirm Quote (Konfirmasi Penawaran). Sebuah formulir kecil akan muncul bagi Anda untuk mengisi biaya negosiasi, catatan perkiraan waktu pengiriman (misalnya "Kirim dalam 3–5 hari"), dan nomor pelacakan jika diperlukan (misalnya tautan berbagi Ahamove). Setelah menekan Konfirmasi, sistem akan menyimpan biaya pengiriman ke pesanan dan mengirim email kepada pelanggan dalam waktu sekitar 10 detik. Email tersebut berisi tautan pembayaran (pay-link) agar pelanggan dapat kembali ke storefront dan menyelesaikan biaya pengiriman ini. Setelah pelanggan selesai membayar, pesanan akan beralih ke status Dikonfirmasi dan siap dikirim.
Email dikirim sesuai dengan bahasa pesanan, Bahasa Vietnam atau Bahasa Inggris, tergantung pada pengaturan bahasa saat pelanggan melakukan pemesanan. Jika pelanggan tidak meninggalkan email, langkah pengiriman email akan dilewati tanpa memengaruhi alur pemrosesan. Jika Anda tidak sengaja menekan Confirm Quote dua kali pada pesanan yang sama yang telah dikonfirmasi, sistem akan mendeteksinya dan mengabaikan yang kedua — tidak ada email duplikat yang dikirim, tidak ada data berlebih yang dicatat.
Langkah 4: Tandai sebagai Terkirim dan Rekonsiliasi COD Otomatis
Ketika pesanan telah benar-benar dikirim, buka detail pesanan dan tekan Mark as Delivered (Tandai sebagai Terkirim). Status pesanan akan diperbarui menjadi "Berhasil Terkirim".
Untuk pesanan COD (pembayaran tunai saat pengiriman), segera setelah Anda menekan tombol ini, sistem akan secara otomatis mencatat status penerimaan uang sebagai sudah diterima dan membubuhkan stempel waktu penerimaan. Buku kas penerimaan akan cocok secara instan, tanpa perlu pencatatan manual atau rekonsiliasi tambahan. Jika penyesuaian diperlukan nanti, Anda masih dapat mengedit status pembayaran langsung dari halaman detail pesanan. Menekan Mark as Delivered dua kali pada pesanan yang sebelumnya telah dicatat tidak akan berlaku — sistem tidak akan menimpa data.
💡 Tips: Isi berat & dimensi untuk produk (di Produk/Inventaris) agar biaya pengiriman dihitung secara akurat; jika belum diisi, sistem akan menggunakan nilai default yang aman.
Pembeli Melacak Pesanan Secara Langsung
Poin plus besar untuk pengalaman pelanggan: setelah kurir mengambil barang, pembeli dapat melacak pesanan mereka sendiri secara langsung langsung di halaman pesanan storefront (/account/orders/... atau halaman pencarian pesanan untuk pelanggan tidak terdaftar), berlaku untuk semua perusahaan pengiriman — Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, dan bahkan pesanan pengiriman mandiri.
Di halaman pesanan, pelanggan akan melihat:
Status pengiriman real-time yang dilokalkan (sedang mencari kurir, barang sudah diambil, sedang dikirim, sudah dikirim...) alih-alih hanya nomor resi.
Perkiraan Waktu Kedatangan (ETA) dan garis waktu acara pesanan, diperbarui sesuai dengan kemajuan aktual.
Tombol "Lacak di Grab" akan membuka halaman peta kurir real-time Grab; untuk GHN/Viettel Post, itu adalah tautan pelacakan publik perusahaan. Tombol hanya muncul ketika perusahaan menyediakan tautan pelacakan (biasanya setelah kurir mengambil barang).
Selain itu, segera setelah pesanan berangkat (kurir selesai mengambil barang), GTG CRM akan mengirim email "Pesanan Sedang Dikirim" kepada pelanggan, dengan tautan pelacakan sebagai tombol tindakan utama. Email ini dikirim hanya sekali untuk setiap pesanan, sesuai dengan bahasa pesanan (Bahasa Vietnam atau Bahasa Inggris). Jika pelanggan tidak meninggalkan email, langkah pengiriman email akan dilewati tanpa memengaruhi pesanan.
Berkat ini, pelanggan secara proaktif mengetahui "di mana pesanan mereka berada, kapan akan tiba", secara signifikan mengurangi jumlah panggilan/pesan yang menanyakan status pengiriman ke toko.
Manfaat Menggunakan GTG CRM untuk Manajemen Pengiriman
Menghemat waktu yang signifikan karena tidak perlu berpindah-pindah antar banyak situs web dari berbagai perusahaan pengiriman yang berbeda. Semua operasi terpusat di satu tempat.
Mengoptimalkan biaya pengiriman dengan membandingkan harga pengiriman secara otomatis di antara mitra. Anda selalu dapat memilih metode pengiriman dengan harga yang paling wajar untuk setiap pesanan tertentu.
Mengelola seluruh proses secara terpadu dari pesanan, inventaris hingga pengiriman dalam satu sistem, yang membantu meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.
Pantau status pengiriman secara real-time langsung di GTG CRM tanpa perlu mengakses setiap situs web mitra pengiriman secara terpisah.
Perluas bisnis multi-channel dengan mudah berkat sistem yang mendukung mitra pengiriman besar, cocok untuk penjual ritel maupun penjual di berbagai marketplace e-commerce.
Catatan Penting
Sebelum terhubung, pastikan Anda memiliki akun yang aktif di Viettel Post atau Giao Hàng Nhanh. Jika belum, Anda perlu mendaftar langsung dengan mereka terlebih dahulu. Khusus untuk Grab Express, tidak diperlukan akun atau kunci API - cukup klik "Aktifkan" dan langsung bisa digunakan.
Informasi login yang Anda berikan kepada GTG CRM dienkripsi dan diamankan dengan standar tinggi. Namun, pastikan untuk tidak membagikan informasi ini kepada orang lain.
Beberapa mitra pengiriman mungkin memerlukan otentikasi dua faktor atau izin API khusus. Ikuti panduan mereka untuk mendapatkan informasi otentikasi yang akurat.
Jika Anda mengubah kata sandi di situs web mitra pengiriman, ingatlah untuk memperbarui informasi koneksi di GTG CRM agar layanan tidak terputus.
