Panduan Menghubungkan Saluran Pengiriman dengan GTG CRM

Dalam bisnis ritel dan e-commerce, pengiriman yang cepat dan efisien adalah kunci untuk menciptakan kepuasan pelanggan. Namun, mengelola banyak mitra pengiriman, membandingkan tarif, dan melacak pesanan seringkali memakan banyak waktu. GTG CRM memahami hal ini dan telah mengintegrasikan kurir-kurir terkemuka di Vietnam, membantu Anda mengelola seluruh proses pengiriman dalam satu sistem tunggal.

Dengan fitur koneksi kurir, Anda dapat dengan mudah menghubungkan akun Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh hanya dalam beberapa menit, serta mengaktifkan Grab Express - kurir instan dalam kota sesuai permintaan - hanya dengan satu tombol, tanpa memerlukan API key. Setelah terhubung, semua operasi mulai dari membuat pesanan, membandingkan tarif, mencetak label pengiriman hingga melacak status pengiriman dilakukan langsung di GTG CRM, membantu Anda menghemat waktu dan mengoptimalkan biaya pengiriman. Pembeli juga dapat melacak pesanan secara langsung setelah kurir mengambil barang.

Fitur Utama

Sistem koneksi kurir GTG CRM mendukung fitur-fitur lengkap:

- Integrasi dengan mitra pengiriman terbesar di Vietnam yaitu Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan Grab Express, memenuhi semua kebutuhan pengiriman dari dalam kota hingga antarprovinsi.

- Grab Express - pengiriman instan dalam kota sesuai permintaan: aktif hanya dengan satu tombol, tanpa memerlukan API key; sistem mengarahkan kurir berdasarkan alamat lengkap (penentuan lokasi GPS), memeriksa area layanan secara otomatis, dan menugaskan kurir segera setelah Anda menekan "Siap Kirim", mendukung baik COD maupun pembayaran di muka.

- Koneksi sekali saja melalui akun Anda di setiap mitra pengiriman, lalu gunakan secara terus-menerus tanpa perlu login kembali.

- Pembeli melacak pesanan secara langsung: setelah kurir mengambil barang, pelanggan dapat melihat status pengiriman real-time, perkiraan waktu kedatangan (ETA), dan linimasa kejadian langsung di halaman pesanan, dengan tombol "Lacak di Grab" (peta kurir) atau tautan pelacakan dari kurir; sistem secara otomatis mengirim email "Pesanan Sedang Dikirim" beserta tautan pelacakan.

- Bandingkan tarif pengiriman antar mitra saat membuat pesanan, membantu Anda memilih metode pengiriman dengan biaya paling terjangkau.

- Kelola semua pesanan pengiriman dari berbagai saluran pengiriman secara terpusat dalam satu daftar, memudahkan pencarian dan pelacakan.

- Mendukung mode pengiriman mandiri (Self-shipping) dengan tiga metode di halaman penjualan: pengiriman (COURIER), pengiriman dari toko (STORE_DELIVERY), dan pengambilan di toko (PICKUP).

- Gunakan gudang default sebagai titik pengiriman (default-origin) dan otomatis tentukan koordinat alamat gudang (auto-geocoding), dengan pratinjau untuk admin — menghitung jarak dan area pengiriman secara akurat.

- Penawaran harga pengiriman yang dapat dinegosiasikan (negotiable) untuk pesanan di area yang memerlukan persetujuan tarif, beserta email pengiriman tautan pembayaran (pay-link) agar pelanggan membayar biaya ini.

- Pencocokan COD otomatis saat menandai "Telah Terkirim" (Mark Delivered), memastikan buku kas COD selalu cocok.

- Menyimpan informasi login dengan aman, melindungi data akun pengiriman Anda sesuai standar tertinggi.

Panduan Menghubungkan Kurir Pengiriman

Langkah 1: Akses manajemen pesanan pengiriman

Dari halaman utama GTG CRM, cari bilah menu di sisi kiri layar. Anda akan melihat grup fitur "Manajemen Gudang" dengan beberapa item di dalamnya.

Klik item "Pesanan Pengiriman" untuk membuka antarmuka manajemen pengiriman. Di sini, jika Anda memiliki pesanan yang sedang dalam proses pengiriman, sistem akan menampilkan daftar lengkap pesanan tersebut beserta statusnya saat ini.

Langkah 2: Buka tab kurir pengiriman

Di bagian atas antarmuka pesanan pengiriman, Anda akan melihat tab navigasi. Klik tab "Kurir Pengiriman" untuk melihat daftar mitra pengiriman yang didukung integrasinya oleh GTG CRM.

Di sini, Anda akan melihat empat pilihan utama:

Viettel Post - mitra pengiriman pos nasional dengan jaringan yang mencakup seluruh negeri, sangat kuat di provinsi-provinsi terpencil dan daerah pedesaan.

Giao Hàng Nhanh - mitra yang berspesialisasi dalam pengiriman cepat di dalam kota dan antarprovinsi, dengan kecepatan pemrosesan tinggi dan harga kompetitif.

Grab Express - kurir instan dalam kota sesuai permintaan, menugaskan kurir segera setelah Anda menekan "Siap Kirim". Berbeda dengan Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh (memerlukan login akun), Grab Express diaktifkan hanya dengan satu tombol, tanpa memerlukan API key. Lihat detail di bagian "Aktifkan Grab Express" di bawah.

Sales Shipping (Pengiriman Mandiri) - opsi pengiriman mandiri ketika Anda ingin staf Anda mengirimkan barang langsung ke pelanggan. Bagian ini sekarang mendukung sepenuhnya: tiga metode saat checkout (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), menggunakan gudang default sebagai titik pengiriman, penawaran harga yang dapat dinegosiasikan beserta email pay-link, dan pencocokan COD otomatis setelah pengiriman. Lihat detail di bagian "Pengaturan Pengiriman Mandiri (Self-shipping)" di bawah.

Langkah 3: Terhubung dengan Viettel Post

Jika Anda menggunakan layanan pengiriman Viettel Post, klik tombol "Hubungkan" di samping logo Viettel Post.

Jendela pop-up akan muncul, meminta Anda memasukkan informasi akun Viettel Post. Anda perlu mengisi semua informasi berikut:

Nama pengguna atau nomor telepon yang Anda daftarkan dengan Viettel Post.

Kata sandi akun Viettel Post.

Informasi otentikasi lain jika sistem memerlukannya, tergantung pada konfigurasi keamanan akun Viettel Post Anda.

Setelah mengisi informasi lengkap, klik tombol "Konfirmasi" atau "Hubungkan". Sistem akan mengotentikasi informasi dengan server Viettel Post. Proses ini biasanya hanya memakan waktu beberapa detik.

Langkah 4: Terhubung dengan Giao Hàng Nhanh

Selanjutnya, untuk terhubung dengan Giao Hàng Nhanh, Anda melakukan hal yang sama. Klik tombol "Hubungkan" di samping logo Giao Hàng Nhanh.

Jendela input informasi login Giao Hàng Nhanh akan muncul. Perhatikan bahwa setiap mitra pengiriman mungkin memerlukan informasi otentikasi yang berbeda:

Untuk Giao Hàng Nhanh, Anda mungkin perlu memasukkan token API atau kode otentikasi alih-alih nama pengguna dan kata sandi biasa.

Beberapa mitra mengharuskan Anda mendapatkan kode API dari halaman manajemen mereka sebelum menghubungkan.

Siapkan informasi ini sebelum memulai koneksi.

Isi informasi yang diminta dan klik "Konfirmasi". Sistem akan memeriksa dan mengatur koneksi dengan Giao Hàng Nhanh.

Langkah 5: Aktifkan Grab Express (pengiriman instan dalam kota)

Grab Express adalah kurir instan dalam kota sesuai permintaan - kurir dikirim untuk mengambil barang segera setelah Anda siap, cocok untuk F&B, bunga segar, kosmetik, atau pesanan dalam kota apa pun yang perlu dikirim pada hari yang sama. Berbeda dengan Viettel Post dan Giao Hàng Nhanh, Anda tidak perlu mendaftar API key atau memasukkan akun - GTG CRM telah terhubung langsung dengan Grab, Anda hanya perlu mengaktifkannya.

Di tab Kurir Pengiriman, cari kartu Grab Express dan klik tombol "Aktifkan". Segera setelah itu, Grab Express menjadi opsi pengiriman bagi pelanggan di halaman toko Anda saat checkout.

Beberapa hal yang perlu diketahui tentang cara kerja Grab Express:

Pengarahan kurir berdasarkan alamat lengkap dan pemeriksaan area layanan otomatis. Grab menentukan lokasi pengambilan dan pengantaran menggunakan koordinat GPS dari alamat lengkap (tidak menggunakan kode provinsi/kabupaten/kota seperti kurir pos). Sistem secara otomatis memeriksa jarak dan hanya menampilkan Grab Express jika pesanan berada dalam radius pengiriman yang dapat dilayani (pengiriman instan dalam kota); untuk pesanan yang terlalu jauh, pelanggan tidak akan melihat opsi Grab dan akan memilih kurir lain - sehingga tidak ada tarif "palsu" untuk jarak yang tidak dapat dijangkau oleh motor.

Pengarahan kurir segera setelah Anda menekan "Siap Kirim". Karena Grab mengarahkan kurir untuk mengambil barang segera, pesanan Grab tidak memesan kurir saat pelanggan baru saja memesan, tetapi menunggu hingga Anda mengonfirmasi barang telah dikemas dan menekan "Siap Kirim" (Ready to ship). Saat itulah Grab mencari dan mengarahkan kurir, untuk menghindari kurir tiba saat barang belum siap. Grab Express mendukung baik COD maupun pembayaran di muka, sama seperti kurir lainnya.

Status terpadu, pembaruan real-time. Pesanan Grab melewati status yang disatukan dengan GHN/Viettel Post: mencari kurir → barang telah diambil → sedang dikirim → berhasil dikirim, diperbarui secara otomatis melalui koneksi pelacakan Grab.

Langkah 6: Selesai dan periksa koneksi

Setelah berhasil menghubungkan kedua kurir, Anda akan melihat status "Telah Terhubung" ditampilkan di samping setiap mitra pengiriman. Ikon hijau atau tanda centang akan memberi tahu Anda bahwa koneksi berfungsi normal.

Mulai saat ini, setiap kali Anda membuat pesanan pengiriman baru dari GTG CRM, sistem akan secara otomatis mengambil tarif dari Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan Grab Express (ketika pesanan berada dalam area layanan Grab) untuk Anda bandingkan dan pilih. Anda tidak perlu lagi login ke akun-akun ini.

Ingatlah untuk menyimpan atau mencatat informasi akun yang Anda gunakan untuk terhubung. Ini akan berguna jika Anda perlu login langsung ke situs web mitra pengiriman untuk memeriksa detail atau melakukan operasi lanjutan lainnya.

Pengaturan Pengiriman Mandiri (Self-shipping)

Jika Anda memiliki tim pengiriman sendiri atau melayani dalam radius lokal — F&B, toko bunga, toko di dalam pusat perbelanjaan — Self-shipping memungkinkan Anda untuk menjual dan mengirim dengan sumber daya Anda sendiri, sementara semua pesanan, biaya pengiriman, dan status pengiriman tetap dikelola secara terpusat di GTG CRM.

Agar metode pengiriman mandiri ditampilkan di storefront untuk dipilih pelanggan, Anda harus memastikan dua kondisi terpenuhi secara bersamaan: konfigurasi Self Shipping diaktifkan dengan setidaknya satu tingkatan tarif, dan gudang default memiliki alamat yang koordinatnya berhasil ditentukan. Jika salah satu hilang, opsi pengiriman mandiri tidak akan muncul pada langkah checkout pelanggan.

Langkah 1: Aktifkan Self Shipping dan konfigurasi tingkatan tarif pengiriman

Dari menu kiri, masuk ke Manajemen Gudang → Pesanan Pengiriman, lalu pilih tab Kurir Pengiriman. Di sini Anda akan melihat tiga pilihan: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, dan kartu Self Shipping di sisi kanan dengan tombol KONFIGURASI.

Klik KONFIGURASI untuk membuka tabel pengaturan pengiriman mandiri. Aktifkan toggle Self Shipping ke ON, lalu tambahkan baris tarif pengiriman dengan tombol tambah baru.

Setiap baris tarif adalah aturan untuk menghitung biaya pengiriman berdasarkan area pengiriman dan kondisi keranjang belanja. Saat pelanggan memesan, sistem menghitung jarak dari gudang ke alamat pelanggan, membandingkannya dengan setiap baris sesuai urutan prioritas, dan menerapkan baris pertama yang memenuhi semua kondisi. Tabel di bawah menjelaskan arti setiap bidang:

Bidang Deskripsi

Nama Nama yang ditampilkan kepada pelanggan saat checkout, misalnya "Pengiriman dalam kota" atau "Pengiriman cepat 2 jam"

Area Same City (≤ 15km dari gudang), Intra City (≤ 50km), Negotiable (> 50km atau tidak ditentukan), Free Ship

Harga Tingkat biaya pengiriman; otomatis menjadi 0 jika memilih FREESHIP atau NEGOTIABLE

Mata Uang VND atau USD

Berat Maksimum Keranjang belanja melebihi ambang batas ini akan melewati baris tarif ini

Nilai Minimum Keranjang belanja di bawah ambang batas ini akan melewati baris tarif ini — digunakan untuk membuat tingkatan harga atau pengiriman gratis

Aktif/Nonaktif Menonaktifkan sementara tingkatan tarif tanpa perlu menghapusnya

Prioritas antar baris tarif diatur menggunakan panah naik-turun langsung di dalam tabel. Penggunaan umum adalah membuat tingkatan harga: tempatkan baris "Same City Rp 5.000 (nilai minimum Rp 500.000)" di atas baris "Same City Rp 15.000 (nilai minimum 0)". Pelanggan dalam kota yang berbelanja lebih banyak membayar biaya lebih rendah, pelanggan yang berbelanja lebih sedikit membayar tarif normal. Demikian pula, baris FREESHIP dengan nilai minimum akan menimpa semua baris tarif lainnya — terlepas dari area — ketika keranjang belanja mencapai ambang batas tersebut.

Langkah 2: Tetapkan gudang default sebagai titik pengiriman

Sistem perlu mengetahui lokasi gudang Anda untuk menghitung jarak ke alamat setiap pelanggan dan menentukan area pengiriman. Oleh karena itu, sebelum Self Shipping dapat ditampilkan di storefront, Anda harus menetapkan satu gudang sebagai titik pengiriman default.

Masuk ke Manajemen Gudang → Gudang, klik baris gudang yang ingin Anda gunakan untuk membuka formulir pengeditan.

Dalam formulir pengeditan, cari toggle "Atur sebagai Gudang Default (Shop Delivery)" dan aktifkan. Selanjutnya, masukkan alamat gudang secara lengkap dan akurat lalu klik Simpan. Segera setelah disimpan, sistem akan mengirimkan alamat ke peta OpenStreetMap untuk menentukan koordinat secara otomatis (auto-geocoding). Setelah beberapa detik, formulir akan menampilkan baris "Geocoded at: [waktu]" beserta koordinat lintang/bujur - ini adalah konfirmasi bahwa penentuan lokasi berhasil dan Anda dapat menyimpan secara resmi.

Setiap workspace hanya memiliki satu gudang default pada satu waktu. Ketika Anda mengaktifkan gudang lain sebagai default, gudang lama akan otomatis dinonaktifkan tanpa perlu penonaktifan manual. Jika alamat yang dimasukkan tidak dapat ditentukan lokasinya, Self Shipping tidak akan muncul untuk pelanggan sampai Anda memperbaiki alamat agar lebih akurat.

Langkah 3: Tangani pesanan di area yang memerlukan negosiasi tarif

Ketika pelanggan memesan dari alamat yang berjarak lebih dari 50 km dari gudang, atau sistem tidak dapat menentukan area pengiriman, pelanggan akan melihat pemberitahuan "Hubungi toko" pada langkah pemilihan metode pengiriman. Pesanan dibuat dengan status Menunggu Penawaran Ongkos Kirim dan belum ada pembayaran - sistem menunggu admin mengonfirmasi tarif yang sesuai.

Untuk menanganinya, masuk ke Manajemen Gudang → Pesanan Pengiriman, cari pesanan dengan label kuning "Menunggu Penawaran Ongkos Kirim" dan buka.

Klik tombol Confirm Quote (Konfirmasi Penawaran). Formulir kecil akan muncul bagi Anda untuk memasukkan tarif negosiasi, catatan perkiraan waktu pengiriman (misalnya "Kirim dalam 3–5 hari"), dan nomor pelacakan jika perlu (misalnya tautan berbagi Ahamove). Setelah mengklik Konfirmasi, sistem akan menyimpan biaya pengiriman ke pesanan dan mengirim email ke pelanggan dalam waktu sekitar 10 detik. Email tersebut berisi tautan pembayaran (pay-link) agar pelanggan dapat kembali ke storefront dan menyelesaikan pembayaran biaya pengiriman ini. Setelah pelanggan selesai membayar, pesanan akan beralih ke status Terkonfirmasi dan siap untuk dikirim.

Email dikirim dalam bahasa pesanan, Bahasa Vietnam atau Bahasa Inggris, tergantung pada pengaturan bahasa saat pelanggan melakukan pemesanan. Jika pelanggan tidak meninggalkan email, langkah pengiriman email akan dilewati tanpa memengaruhi alur pemrosesan. Jika Anda secara tidak sengaja mengklik Confirm Quote dua kali pada pesanan yang sama yang sudah dikonfirmasi, sistem akan mendeteksinya dan mengabaikan klik kedua — tidak mengirim email duplikat, tidak mencatat data berlebih.

Langkah 4: Tandai sebagai terkirim dan pencocokan COD otomatis

Ketika pesanan telah benar-benar dikirim, buka detail pesanan dan klik Mark as Delivered (Tandai sebagai Terkirim). Status pesanan diperbarui menjadi "Berhasil Dikirim".

Untuk pesanan COD (cash on delivery), segera setelah Anda mengklik tombol ini, sistem akan secara otomatis mencatat status penerimaan pembayaran sebagai telah diterima dan menandai waktu penerimaan. Buku kas COD langsung cocok, tidak perlu dicatat manual atau dicocokkan lebih lanjut. Jika perlu penyesuaian nanti, Anda masih dapat mengubah status pembayaran langsung dari halaman detail pesanan. Mengklik Mark as Delivered dua kali pada pesanan yang sebelumnya sudah dicatat tidak akan berpengaruh — sistem tidak akan menimpa.

💡 Tips: Cantumkan berat & dimensi produk (di Produk/Gudang) agar biaya pengiriman dihitung secara akurat; jika belum dicantumkan, sistem menggunakan nilai default yang aman.

Pembeli Melacak Pesanan Secara Langsung

Poin plus besar untuk pengalaman pelanggan: setelah kurir mengambil barang, pembeli dapat melacak pesanan mereka secara langsung di halaman pesanan storefront (/account/orders/... atau halaman pencarian pesanan untuk pelanggan umum), berlaku untuk semua kurir - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, dan bahkan pesanan pengiriman mandiri.

Di halaman pesanan, pelanggan akan melihat:

• Status pengiriman real-time yang dilokalkan (mencari kurir, barang telah diambil, sedang dikirim, telah dikirim...) alih-alih hanya nomor resi.
• Perkiraan waktu pengiriman (ETA) dan linimasa kejadian pesanan, diperbarui sesuai dengan kemajuan aktual.
• Tombol "Lacak di Grab" membuka halaman peta kurir real-time Grab; untuk GHN/Viettel Post adalah tautan pelacakan publik dari kurir. Tombol hanya muncul ketika kurir menyediakan tautan pelacakan (biasanya setelah kurir mengambil barang).

Selain itu, segera setelah pesanan berangkat (kurir selesai mengambil barang), GTG CRM secara otomatis mengirim email "Pesanan Sedang Dikirim" ke pelanggan, beserta tautan pelacakan sebagai tombol tindakan utama. Email ini dikirim hanya sekali untuk setiap pesanan, dalam bahasa pesanan (Bahasa Vietnam atau Bahasa Inggris). Jika pelanggan tidak meninggalkan email, langkah pengiriman email akan dilewati tanpa memengaruhi pesanan.

Berkat ini, pelanggan secara proaktif mengetahui "di mana pesanan mereka berada, kapan akan tiba", secara signifikan mengurangi jumlah panggilan/pesan yang menanyakan status pengiriman ke toko.

Manfaat Menggunakan GTG CRM untuk Mengelola Pengiriman

Menghemat waktu yang signifikan karena tidak perlu beralih antar situs web yang berbeda dari berbagai penyedia pengiriman. Semua operasi terkonsentrasi di satu tempat.

Mengoptimalkan biaya pengiriman melalui perbandingan tarif otomatis antar mitra. Anda selalu dapat memilih metode pengiriman dengan harga paling terjangkau untuk setiap pesanan tertentu.

Kelola seluruh proses secara terpadu mulai dari pesanan, inventaris, hingga pengiriman dalam satu sistem, membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Lacak status pengiriman secara real-time langsung di GTG CRM tanpa perlu mengakses setiap situs web mitra pengiriman secara terpisah.

Mudah memperluas bisnis multi-saluran berkat sistem yang mendukung mitra pengiriman besar, cocok untuk penjual ritel maupun penjual di berbagai platform e-commerce.

Catatan Penting

Sebelum terhubung, pastikan Anda sudah memiliki akun aktif di Viettel Post atau Giao Hàng Nhanh. Jika belum, Anda perlu mendaftar langsung dengan mereka terlebih dahulu. Khusus untuk Grab Express, Anda tidak memerlukan akun atau API key - cukup klik "Aktifkan" dan Anda dapat langsung menggunakannya.

Informasi login yang Anda berikan kepada GTG CRM dienkripsi dan diamankan sesuai standar tinggi. Namun, pastikan untuk tidak membagikan informasi ini kepada orang lain.

Beberapa mitra pengiriman mungkin memerlukan otentikasi dua faktor atau izin API khusus. Ikuti instruksi mereka untuk mendapatkan informasi otentikasi yang akurat.

Jika Anda mengubah kata sandi di situs web mitra pengiriman, ingatlah untuk memperbarui informasi koneksi di GTG CRM untuk menghindari gangguan layanan.