Panduan Pengguna: Point of Sale (POS) pada GTG CRM

Apa yang akan Anda lakukan setelah panduan ini

Masuk ke layar kasir dan pilih gudang toko → tambahkan produk ke keranjang (pindai kode / jelajahi / cari) → diskon dan lampirkan pelanggan jika perlu → bayar dengan tunai atau QR/MoMo → cetak struk dan (opsional) biarkan pelanggan mengambil faktur PPN → tahan pesanan/panggil kembali jika perlu → dan kembalikan barang, kembalikan dana sesuai pembukuan. Selesai: Anda dapat menjalankan satu shift penjualan di konter, dan semua pesanan akan disinkronkan stok + pelanggan dengan sistem penjualan online.

Belum mengerti gambaran umumnya? Tonton dulu artikel Penjualan di Konter (POS) untuk memahami apa yang bisa dilakukan POS.

Persiapan Sebelumnya

1. Akun GTG CRM dengan izin Create POS sale (Penjualan di Konter). — Tanpa izin ini, pesanan di konter tidak dapat diselesaikan.

2. Gudang toko sudah ada di sistem, dan produk memiliki harga, kode batang (jika dipindai), stok di gudang tersebut. — POS mengurangi stok dari gudang toko; pemindaian kode memerlukan kode batang pada produk.

3. (Jika menerima QR/dompet) MoMo/VNPay telah diaktifkan dan dikonfigurasi di bagian pembayaran toko online. — POS menggunakan konfigurasi pembayaran yang sama; hanya menampilkan metode yang siap.

4. (Jika mengembalikan barang) Akun memiliki izin pengembalian barang (lebih tinggi dari kasir biasa). — Pengembalian barang adalah transaksi pembalikan uang sehingga memerlukan izin khusus; jika tidak ada, item Returns akan disembunyikan.

5. (Opsional) Printer termal 58mm/80mm terhubung ke mesin di konter. — Untuk mencetak struk dan membuka laci uang secara otomatis.

Langkah 1 — Masuk ke POS dan Pilih Gudang Toko

Buka browser di pos.gtgcrm.com di mesin konter, masuk dengan akun GTG CRM Anda.

Jika Anda memiliki banyak workspace/toko, pilih toko yang benar untuk dijual.

Penggunaan pertama kali: masuk ke Settings (Pengaturan) → pilih gudang toko (store warehouse).

✅ Hasil yang diharapkan: Layar POS muncul (tanpa antarmuka CRM), bilah atas menampilkan nama gudang toko dan nama kasir. Kisi produk siap ditampilkan di tengah layar.

Langkah 2 — Tambahkan Produk ke Keranjang (pindai kode / jelajahi / cari)

Pindai kode batang dengan pemindai USB (letakkan kursor di kolom pindai lalu pindai), atau ketik kode lalu Enter.

Atau jelajahi kisi produk: sentuh kartu produk untuk menambahkannya; sentuh tab kategori untuk memfilter berdasarkan grup; gulir ke bawah untuk memuat lebih banyak secara otomatis.

Atau cari: ketik nama/kode produk di kolom pencarian, sentuh hasil untuk menambahkannya.

Sesuaikan jumlah di keranjang: tekan + / −, atau sentuh langsung angka jumlah untuk mengetik angka (misalnya 12); hapus baris dengan ikon tempat sampah 🗑.

✅ Hasil yang diharapkan: Produk muncul di keranjang dengan harga yang benar; Total (Jumlah) diperbarui secara instan setiap kali menambahkan/mengubah/menghapus. Produk yang habis stok akan dibuat buram dan tidak dapat ditambahkan.

💡 Tips: Konter tanpa pemindai tetap bisa berjualan seperti biasa — cukup sentuh produk di kisi atau cari berdasarkan nama.

Langkah 3 — (Opsional) Terapkan Diskon

Diskon satu baris: sentuh tombol diskon pada baris produk, pilih berdasarkan jumlah uang atau persentase (%).

Diskon seluruh pesanan: buka kolom diskon pesanan, masukkan jumlah uang atau persentase.

✅ Hasil yang diharapkan: Keranjang menampilkan tiga baris jelas Subtotal (Jumlah Sementara) / Discount (Diskon) / Total (Jumlah); total dihitung ulang oleh server. Jika diskon yang dimasukkan lebih besar dari jumlah sementara, sistem akan menolak dan total tidak akan pernah negatif.

Langkah 4 — (Opsional) Lampirkan Pelanggan Berdasarkan Nomor Telepon

Di kolom pelanggan, ketik nomor telepon pelanggan.

✅ Hasil yang diharapkan: Jika nomor tersebut sudah ada di CRM, nama kontak akan menggantikan "Walk-in (Tamu)" dan pesanan akan dikaitkan dengan kontak tersebut. Jika nomor tidak dimasukkan, pesanan akan menjadi tamu — tetap dijual seperti biasa.

Langkah 5 — Pembayaran Tunai

Klik Pay (Bayar) → pilih Cash (Tunai).

Masukkan jumlah uang yang diberikan pelanggan menggunakan keyboard numerik, atau sentuh tombol nilai cepat (10rb–500rb), atau Exact (Pas).

Klik Confirm (Konfirmasi).

✅ Hasil yang diharapkan: Layar menampilkan Total / Tendered (Uang Diberikan) / Change (Kembalian); setelah konfirmasi, pesanan dibuat (sumber POS), dikurangi dari stok segera, keranjang belanja kembali kosong, dan kursor kembali ke kolom pindai untuk pelanggan berikutnya.

ℹ️ Jika penjualan melebihi stok yang tersedia, sistem akan memblokir dan menunjukkan produk mana yang kurang — tidak mengurangi stok sama sekali.

Langkah 6 — Pembayaran dengan QR Bank / Dompet MoMo

Klik Pay (Bayar) → pilih MoMo atau VNPay (hanya muncul jika Anda telah mengaktifkan/mengonfigurasinya).

Klik untuk menampilkan QR Pembayaran — kode QR ditampilkan di layar sekunder yang menghadap pelanggan.

Pelanggan memindai untuk membayar: MoMo memindai menggunakan aplikasi MoMo (jangan gunakan kamera ponsel); VNPay membuka halaman QR VNPay.

✅ Hasil yang diharapkan: Saat dana diterima, pesanan otomatis selesai, stok dikurangi, struk tercetak; notifikasi "pembayaran diterima" muncul di lonceng 🔔 pada bilah POS. Jika inisialisasi pembayaran gagal, keranjang belanja tetap utuh untuk dicoba lagi.

Langkah 7 — Cetak Struk dan (opsional) buka laci uang

Pertama kali per kasir: masuk ke Settings → Printer (Pencetak), pilih Connection (Koneksi) yang sesuai (System printer / WebUSB / Web Serial), pilih ukuran kertas 58mm/80mm, aktifkan/nonaktifkan buka laci saat penjualan tunai, lalu Print test receipt (Cetak tes struk).

Sejak saat itu, setiap pesanan yang selesai akan otomatis mencetak struk (dan membuka laci pada pesanan tunai jika diaktifkan).

Perlu mencetak ulang? Klik Print again (Cetak ulang) di layar yang baru saja dijual, atau buka Recent sales (Penjualan terbaru) dan cetak ulang pesanan apa pun.

✅ Hasil yang diharapkan: Struk tercetak dalam Bahasa Indonesia yang benar (dengan tanda baca), informasi toko lengkap, daftar barang, total, kembalian; cetakan ulang ditandai RE-PRINT. Jika ada masalah dengan printer, pesanan tetap selesai — hanya muncul notifikasi kecil beserta tombol coba lagi.

Langkah 8 — Faktur PPN: lihat pajak dan biarkan pelanggan mengambil faktur elektronik sendiri

Lihat PPN dalam harga: keranjang belanja dan struk memisahkan dengan jelas bagian PPN yang sudah termasuk dalam harga, berdasarkan tingkat PPN produk (misalnya 8%, 10%) — total harga tidak berubah.

Aktifkan/nonaktifkan pelaporan PPN: jika toko belum/tidak melaporkan PPN, nonaktifkan di Settings — POS tidak akan menampilkan dan tidak akan mencatat pajak.

Pelanggan mengambil faktur elektronik sendiri: pada struk terdapat kode QR; pelanggan memindai dengan ponsel, memasukkan nama perusahaan, nomor registrasi pajak (NPWP), alamat, email, lalu faktur elektronik diterbitkan melalui penyedia faktur yang telah Anda hubungkan dan dikirim ke email pelanggan.

Jika faktur ditolak, pelanggan dapat memperbaikinya dan mengirimkannya kembali — tidak perlu menghubungi toko. Jika pelanggan salah mengetik nomor NPWP, atau informasi perusahaan tidak cocok dengan data otoritas pajak, sistem tidak akan lagi "diam" seperti sebelumnya. Saat pelanggan memindai ulang kode QR yang benar pada faktur, mereka akan langsung melihat alasan faktur belum dapat diterbitkan (misalnya, "Tidak dapat diterbitkan: NPWP pembeli tidak valid"), bersama dengan formulir yang sama yang telah terisi sebelumnya dengan informasi lama. Pelanggan hanya perlu memperbaiki bagian yang salah dan menekan Kirim Ulang — faktur akan secara otomatis diterbitkan ulang, tanpa perlu menghubungi staf atau kembali ke toko.

Jika toko belum mengaktifkan penerbitan faktur otomatis untuk pesanan ini. Jika toko belum terhubung atau belum mengaktifkan fitur penerbitan faktur elektronik otomatis, pelanggan yang memindai kode QR akan melihat pemberitahuan yang jelas "Tidak Tersedia" — "Toko belum mengaktifkan penerbitan faktur otomatis untuk pesanan ini. Anda dapat mencoba lagi, atau menghubungi toko." — alih-alih janji faktur yang "sedang diterbitkan" yang tidak pernah datang. Pelanggan dapat kembali mencoba setelah toko mengaktifkan fitur tersebut, atau menghubungi toko secara langsung untuk mendapatkan bantuan.

Layar yang dilihat pelanggan saat toko belum mengaktifkan penerbitan faktur otomatis untuk pesanan ini — pelanggan dapat menekan "Kirim Ulang" untuk mencoba lagi segera setelah toko mengaktifkannya, atau menghubungi toko.

✅ Hasil yang diharapkan: Keranjang/kwitansi menampilkan jumlah PPN yang benar untuk setiap tarif; kwitansi memiliki kode QR agar pelanggan dapat memasukkan informasi untuk penerbitan faktur; setelah pelanggan mengirim, mereka melihat layar konfirmasi "faktur sedang diterbitkan dan akan dikirim melalui email".

Jika faktur mengalami kesalahan atau toko belum mengaktifkan fitur penerbitan otomatis, pelanggan akan selalu melihat alasan yang jelas dan dapat memperbaikinya sendiri, mengirim ulang langsung di ponsel — tanpa mengalami situasi "telah mengirim informasi tetapi tidak pernah menerima faktur, tidak tahu mengapa".

ℹ️ Penerbitan faktur elektronik memerlukan Anda untuk menghubungkan penyedia faktur untuk toko tersebut. Jika belum terhubung, kwitansi akan tetap menyatakan dengan jelas bahwa ini bukan faktur PPN yang sah.

Langkah 9 — Tahan (Park) dan Panggil Kembali (Recall) Pesanan

Pelanggan ragu/lupa dompet? Tekan Park (Tahan Pesanan) untuk menyimpan keranjang belanja saat ini.

Layani pelanggan berikutnya secara normal.

Buka daftar pesanan yang ditahan, tekan Recall (Panggil Kembali) untuk memulihkan keranjang lama.

✅ Hasil yang diharapkan: Setelah Park, keranjang kosong dan item pesanan yang ditahan akan muncul (jumlah item + total + waktu). Saat Recall, keranjang akan dipulihkan dengan item, kuantitas, diskon, dan pelanggan yang terpasang dengan benar; pesanan yang ditahan tetap ada bahkan setelah memuat ulang halaman.

Langkah 10 — Pengembalian Barang dan Pengembalian Dana

Buka menu ⋯ di bilah POS → Returns (Pengembalian Barang) (hanya muncul jika Anda memiliki izin pengembalian barang).

Pilih pesanan yang akan dikembalikan dari daftar terbaru (atau masukkan kode pesanan) → Load (Muat).

Masukkan jumlah pengembalian pada item yang akan dikembalikan, catat alasan, tekan Issue refund (Terbitkan Pengembalian Dana).

✅ Hasil yang diharapkan: Muncul pemberitahuan "Refund issued (Pengembalian Dana Diterbitkan): "; barang yang dikembalikan ditambahkan kembali ke stok (dapat digunakan kembali); pesanan berubah status menjadi partially_returned/returned (dikembalikan sebagian/dikembalikan); sebuah entri jurnal terbalik dicatat untuk mencocokkan pembukuan. Jika pengembalian lebih dari jumlah yang terjual, sistem akan menolak.

Langkah 11 — Periksa Pesanan POS dan Log Aktivitas 360° di CRM

Buka CRM (app.gtgcrm.com) → Orders (Pesanan): cari pesanan yang baru saja dijual, sumber POS.

Jika pelanggan sudah terpasang: buka kontak tersebut → tab Aktivitas.

Buka menu Pesanan → Aktivitas untuk melihat feed semua pesanan di konter.

✅ Hasil yang Diharapkan: Pesanan muncul dengan sumber POS, jumlah total yang benar, tanpa alamat pengiriman; jika terpasang pelanggan, aktivitas "Penjualan POS" muncul di linimasa pelanggan; semua pesanan di konter muncul di feed Aktivitas menu Pesanan (dapat difilter berdasarkan penjual/tanggal).

Tabel Referensi Cepat Hasil yang Diharapkan

Login POS + pilih gudang — Layar POS menampilkan nama gudang + nama kasir, daftar produk siap digunakan

Scan kode / sentuh produk — Produk masuk keranjang dengan harga yang benar; total diperbarui secara instan

Sentuh jumlah — Keyboard numerik untuk memasukkan jumlah secara langsung

Terapkan diskon — Tampilkan Subtotal / Diskon / Total; server menghitung ulang; tidak mengizinkan melebihi perkiraan

Pasang pelanggan berdasarkan Nomor Telepon — Tampilkan nama kontak menggantikan "Walk-in"

Bayar tunai + Konfirmasi — Tampilkan uang kembalian; pesanan (sumber POS) dibuat, stok dikurangi, keranjang dikosongkan kembali

Bayar QR/MoMo — Pelanggan memindai untuk membayar; pesanan selesai secara otomatis; bel berbunyi "pembayaran diterima"

Jual melebihi stok — Diblokir, sebutkan nama produk yang kurang, stok tidak dikurangi

Cetak kwitansi / Cetak ulang — Kwitansi dalam bahasa Vietnam jelas; cetakan ulang ditandai RE-PRINT

Lihat PPN — Pisahkan dengan jelas bagian pajak yang sudah termasuk pada setiap tingkatan

Tunda → Panggil kembali — Keranjang disimpan dan dipulihkan dengan benar (termasuk setelah memuat ulang halaman)

Ajukan pengembalian dana — Pengembalian dana + barang kembali ke gudang + entri jurnal terbalik; blokir pengembalian dana melebihi jumlah penjualan

Periksa di CRM — Pesanan sumber POS + aktivitas 360° pada pelanggan dan feed Pesanan

Catatan

Membutuhkan izin Buat Penjualan POS untuk menyelesaikan pesanan; membutuhkan izin pengembalian barang terpisah untuk menggunakan item Pengembalian — jika kurang, hubungi administrator workspace dan login kembali untuk menerima izin baru.

POS mengurangi stok dari gudang toko yang dipilih di Pengaturan; setiap konter mengingat konfigurasi printer / ukuran kertas / laci kasir secara terpisah.

Pembayaran QR MoMo harus dipindai dengan aplikasi MoMo, bukan kamera ponsel; hanya gateway pembayaran yang telah Anda aktifkan dan konfigurasikan yang akan muncul di konter.

Penerbitan faktur elektronik untuk pelanggan memerlukan Anda untuk menghubungkan penyedia faktur; ketika belum terhubung, kwitansi menyatakan dengan jelas bahwa ini bukan faktur PPN yang sah.

Antarmuka POS saat ini dapat menampilkan label bahasa Inggris (Pay, Confirm, Settings, Returns, Recent sales…) — panduan ini disertai dengan arti dalam bahasa Indonesia untuk Anda bandingkan.

Penerimaan barang dan inventarisasi toko dilakukan di layar Gudang (Warehouse) bersama — lihat panduan Gudang & Stok.