Viðskiptafræðileg rannsókn: Lan Anh – Frá ringulreið í fjölrásastjórnun til skilvirkra viðskipta með GTG CRM

Undanfarin ár hefur sala á mörgum netverslunarpöllum orðið vinsæl stefna. Í stað þess að selja aðeins á einum vettvangi, stækka margir eigendur verslana út á Shopee, Lazada og TikTok Shop til að ná til fleiri viðskiptavina.

Lan Anh, 35 ára, er ein þeirra. Hún hefur selt kvenfatnað á netinu í tæp 3 ár og selur nú vörur á öllum þremur kerfunum. Með því að nýta sér umferðina frá vettvangunum vel hefur verslun hennar stöðugar tekjur og hátt hlutfall endurtekinna viðskiptavina.

Hins vegar, þegar pantanir fóru að aukast, fylgdu fjölrásasölur einnig með vandamálum sem hún hafði aldrei hugsað um áður.

Þegar pantanir aukast verður umsýslan flókin

Hver dag verður Lan Anh að afgreiða um 40–60 pantanir frá þremur mismunandi kerfum. Verkið virðist einfalt en er í raun nokkuð flókið.

Hver morgun, fyrsta sem hún þarf að gera er að opna stjórnunarkerfi hvers vettvangs hver á eftir öðrum:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hún þarf að athuga hvort séu nýjar pantanir, prenta út sendingarmiða, sannreyna vöruupplýsingar og staðfesta pantanir.

Að skipta á milli margra kerfa tekur hana mikinn tíma. Stundum tekur bara að athuga pantanir nokkrar klukkustundir á dag.

Margrásasöluaðilar þurfa oft að athuga pantanir á mörgum mismunandi vettvangi

Margrásavöruskammtur: stórt vandamál fyrir netverslunareigendur

Stærsti erfiðleiki Lan Anh er ekki í pöntunum, heldur í umsýslu vöruskammta þegar selt er á mörgum kerfum.

Verslun hennar býður upp á um 50 tegundir af fatnaði, hver með mörgum mismunandi stærðum og litum. Samtals eru SKU tiltækir hundruðir afbrigða.

Vandamálið er að hvert netverslunarkerfi hefur sjálfstæða vöruskammtastjórnun.

Raunhæft dæmi:

Raunverulegt birgðamagn er 50 vörur, en á kerfunum birtist:

• Shopee: 30 vörur
• Lazada: 30 vörur
• TikTok Shop: 30 vörur

Ef vara selst vel á mörgum kerfum á sama tíma, getur heildarfjöldi pantana farið fram úr raunverulegu birgðamagni.

Þá neyðist hún til að:

• Hætta við pantanir
• Hafa samband við viðskiptavin til að skipta um vöru
• Biðjast afsökunar vegna uppselds

Þetta hefur bein áhrif á umsagnareinkunn verslunarinnar og upplifun viðskiptavina.

Vöruhússtarfsfólk á einnig í erfiðleikum með afgreiðslu pantana

Þegar pöntunum fjölgaði, réð Lan Anh fleira vöruhússtarfsfólk til að aðstoða við pökkun og undirbúning vöru.

Hins vegar, vegna þess að pantanir eru á mörgum mismunandi kerfum, verður undirbúningur vöru einnig flókin. Starfsfólk þarf oft að spyrja:

• Frá hvaða kerfi er þessi pöntun?
• Hvar er pöntunarnúmerið?
• Hver er varan sem þarf að taka úr lager?

Aðeins að sannreyna pantanir og vörur á lager tekur nokkuð langan tíma.

Á háannatímum eru mistök í pökkun eða vöruundirbúningi líklegri til að eiga sér stað.

Þegar skattareglur breytast verður útgáfa reikninga enn flóknari

Fyrir utan vandamál með pantanir og vöruskammt, stendur Lan Anh einnig frammi fyrir kröfunni um útgáfu rafrænna reikninga þegar viðskiptavinir þurfa á VAT reikningi að halda.

Áður, í hvert skipti sem viðskiptavinur bað um reikning, þurfti hún að:

1. Opna upplýsingar um pöntun á kerfinu aftur
2. Slá inn gögn í rafræna reikningahugbúnaðinn
3. Sannreyna vörur og magn aftur

Þetta ferli er ekki mjög flókið, en þegar pöntunum fjölgar, leiðir handvirk gagnainnsláttur auðveldlega til mistaka og tekur mikinn tíma.

Hún sá hún að til þess að halda áfram að stækka fyrirtæki sitt þyrfti hún á kerfi að halda sem tengdi saman alla söluhluta.

GTG CRM – lausnin til að samræma alla sölustarfsemi

Eftir að hafa rannsakað marga fjölrása sölustjórnunarverkfæri ákvað Lan Anh að prófa GTG CRM.

Það sem vakti athygli hennar var að kerfið stjórnaði ekki aðeins pöntunum, heldur tengdi einnig vörulager, vörur og reikninga innan sömu vettvangs.

Búa til vörulager í kerfinu

Fyrsta sem hún gerði var að búa til vörulager í GTG CRM.

Hún sló inn grunnupplýsingar eins og:

• Nafn vörulagers
• Heimilisfang vörulagers
• Ábyrgðarmaður vörulagers

Þökk sé þessu eru allar framtíðar vörubirgðir og vöruskil bókuð í kerfinu.

Búa til vörur og SKU kóða

Næst setti hún allar vörur inn í Vöruvermiðstöðina.

Hver vara fékk sérstakan SKU kóða, til dæmis:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Þökk sé SKU kóðanum getur kerfið greint sömu vöru, jafnvel þótt hún sé seld á mörgum mismunandi stöðum.

Þetta gerir nákvæmari birgðastjórnun.

Tengja saman Shopee, Lazada og TikTok Shop

Eftir að hafa sett upp vörulager og vörur tengdi hún GTG CRM við sölureikningana sína á þessum stöðum.

Þegar tengingunni er lokið, ýtir hún bara á „samræma“ hnappinn og pantanir frá:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

eru allar samræmdar á eitt viðmót.

Pantanir eru samankeyptar á einn stað

Pöntunarferli einfaldast

Eftir að hafa notað GTG CRM hefur söluferli Lan Anh breyst verulega.

Nýtt ferli:

1. Pantanir birtast á GTG CRM mælaborðinu
2. Hún breytir stöðu pöntunar í bíður eftir að vera sótt
3. Kerfið býr til vöruskilapöntun
4. Vörulagerstarfsmaður undirbýr vörur samkvæmt pöntuninni

Þökk sé þessu þurfa vörulagerstarfsmenn ekki lengur að athuga hverja vettvang fyrir sig, heldur vinna þeir á einu viðmóti.

Rafrænir reikningar búnir til sjálfkrafa

Önnur aðgerð sem hjálpar Lan Anh að spara tíma er sjálfvirk sköpun rafrænna reikninga.

Hún þarf aðeins að setja upp einu sinni í stillingarhlutanum:

• Tímasetning fyrir stofnun reiknings
• Staða reiknings
• Sjálfgefinn reikningssniðmát

Eftir að pöntun hefur verið staðfest til útsendingar, býr kerfið til samsvarandi reikning.

Ef pöntun breytist í vörumagni, styður GTG CRM einnig sjálfvirkan leiðréttingarreikning, sem hjálpar til við nákvæmari skattframtal.

Árangur eftir 6 mánuði með GTG CRM

Eftir um það bil hálft ár með kerfinu hefur Lan Anh tekið eftir verulegum breytingum:

Tímasparnaður

Áður þurfti hún að eyða mörgum klukkustundum á dag í að athuga pantanir á hverjum vettvangi. Nú er allt samankeypt á eitt mælaborð.

Sparað: 3–4 vinnustundir á dag

Nákvæm birgðastjórnun

Birgðastjórnun er orðin nákvæmari. Kerfið uppfærir birgðastöðu sjálfkrafa eftir hverja pöntun, sem dregur verulega úr því að selja meira en til er.

Hætt við pantanir minnkaði: úr 8% í 2%

Bættar umsagnir

Einkunnir á vettvangi hafa einnig batnað þökk sé minni afbókunum og nákvæmari afhendingum.

Starfsmenn vinna skilvirkari

Starfsmenn vörugeymslu hennar unnu einnig skilvirkari þar sem þeir þurftust ekki að passa saman pantanir handvirkt eins og áður.

Niðurstaða

Saga Lan Anh er dæmigert dæmi um áskoranir sem margir fjölrásasalar standa frammi fyrir.

Þegar pantanir eru fáar getur handvirk stjórnun verið innan seilingar. En þegar fjöldi pantana eykst og selt er á mörgum kerfum á sama tíma, mun skortur á miðstýrðu stjórnkerfi gera reksturinn ruglingslegan.

Þökk sé þessu geta söluaðilar rekið verslun sína skilvirkari og einbeitt sér að því að þróa viðskipti í stað þess að vinna með handvirk verkefni.