Leiðbeiningar um notkun sjálfvirkniaðgerða í GTG CRM

Hvað munt þú geta gert eftir að hafa fylgt þessari leiðbeiningum?

Aðgangur að sjálfvirknivæðingum → Búa til ferli (úr sniðmáti eða frá grunni) → Setja upp kveikju, skilyrði, aðgerð, bið, manneskju → Nota „Spyrja gervigreind“ til að stilla flýtileiðir og leggja til næsta skref út frá samhengi → Vista og virkja → Skoða keyrslusöguna sjónrænt til að sjá hvar ferlið er staðsett → Nota tilbúnar forskriftir í tveggja þrepa sjálfvirknivæðingargeymslunni .

Ekki enn kunnugur eiginleikunum? Skoðaðu forskoðun á Sjálfvirkni — Ferla sjálfvirkni .

Undirbúið ykkur fyrirfram

1. Skráðu þig inn í GTG CRM og þá sérðu Sjálfvirkni valmyndina í vinstri hliðarstikunni. — Þar geturðu búið til og stjórnað sjálfvirkum ferlum.

2. (Mælt með) Búið til tölvupóstsniðmát í Email Builder. — Til að nota í skrefinu að senda tölvupóstinn.

Skref 1 — Aðgangur að sjálfvirkni og skoða listann

1. Smelltu á Sjálfvirkni valmyndina í vinstri hliðarstikunni á heimaskjánum.
2. Skoða lista yfir stofnaða ferla: nafn, stöðu (Virkt/Óvirkt), stofnunardagsetning og uppfærsludagsetning.

✅ Væntanlegt niðurstaða : Listi yfir sjálfvirkni verður birtur sem sýnir stöðu hvers ferlis.

Skref 2 — Búðu til nýja sjálfvirkni (veldu sniðmát eða byrjaðu frá grunni)

1. Smelltu á hnappinn „Búa til núna“ .
2. Veldu tilbúið sniðmát til að byrja fljótt eða búðu til frá grunni til að búa til þitt eigið.
3. Viðmótið Workflow Builder birtist og gerir þér kleift að hanna vinnuflæðið þitt.

✅ Væntanleg niðurstaða : Verkflæðissmiðurinn opnast, tilbúin/n til að bæta við skrefum.

Skref 3 — Stilltu kveikjuna (upphafspunkt)

1. Dragðu og slepptu Trigger elementinu á strigann (eða smelltu á núverandi Trigger hnút).
2. Veldu gerð hlutar (gerð hlutar sem virkjar aðgerðina).
3. Veldu Virkni : Stofna · Uppfæra · Eyða .

✅ Væntanlegt niðurstaða : Kveikjari stilltur. Athugið: Eftir að skilyrðinu hefur verið bætt við verður kveikjan læst — vinsamlegast stilltu kveikjuna rétt fyrst.

Skref 4 — Stilltu skilyrðið

1. Dragðu og slepptu Condition elementinu á strigann og tengdu það við Trigger.
2. Veldu reitinn sem þú vilt athuga (Staða, Tegund, Forgangur, Eigandi…).
3. Veldu samanburðargildið (Verkefni, Opið, Í vinnslu, Lokið, Hætt við…).
4. Veldu virkjann : jafnt og · ekki jafnt og · í (í listanum).

✅ Væntanleg niðurstaða : Skilyrðið síar út þau tilteknu tilvik sem þú vilt áður en haldið er áfram.

Skref 5 — Setja upp aðgerðina

1. Dragðu og slepptu Action elementinu á strigann og tengdu það við Condition (skilyrðið).
2. Veldu gerð aðgerðar. Aðgerðasafnið er umfangsmikið ( yfir 120 aðgerðir í CRM, sölu, birgðum, bókhaldi, skilaboðum, tilkynningum, stuðningi, verkefnum o.s.frv.). Til dæmis , Senda tölvupóst :

• Veldu viðtakanda : Viðeigandi tengiliður eða tiltekinn teymismeðlimur.
• Veldu tölvupóstsniðmátið sem þú bjóst til í Email Builder.
• Veldu sendanda (netfangið sem sendi skilaboðin).

✅ Væntanlegt útkoma : Aðgerðin er stillt og samþætt í ferlið.

Skref 6 — Notið „Spyrjið gervigreind“ til að stilla flýtiskref

1. Bættu við öðru aðgerðaskrefi og opnaðu síðan stillingargluggann (þegar hann er tómur mun glugginn innihalda hnappinn „Spyrja gervigreind“ ).
2. Smelltu á „Spyrðu gervigreind“ og skrifaðu síðan það sem þú vilt segja — til dæmis *„senda þakkarbréf til nýs viðskiptavinar“*.
3. Gervigreindin velur sjálfkrafa viðeigandi aðgerð og stillir skrefin fyrirfram; þú þarft bara að bæta við smáatriðunum.

✅ Væntanlegt niðurstaða : Skrefið sem er útfyllt táknar rétt aðgerðina sem þú lýstir (gervigreind leggur aðeins til aðgerðir sem kerfið getur framkvæmt).

Skref 7 — Bættu við næsta skrefi með tillögu að samhengi.

1. Smelltu á „+ bæta við skrefi“ fyrir neðan fyrirliggjandi skref.
2. Veldu úr lista yfir tillögur að aðgerðum byggðar á markhópi upprunaskrefsins (til dæmis eftir „Tengiliður búinn til“ → Senda tölvupóst · Stofna samning · Uppfæra tengilið · Stofna verkefni).

✅ Væntanlegt útkoma : Nýtt , fyrirfram stillt skref birtist og tengist sjálfkrafa ferlinu.

Skref 8 — Setja upp bið/seinkun og mannlegt (ef þörf krefur)

1. Bið/Seinkun : Dragðu Bið- þáttinn yfir á strigann, sláðu inn magnið og veldu eininguna (Mínútur/Klukkustundir/Dagar). Til dæmis: bíddu í 10 mínútur áður en haldið er áfram í næsta skref.
2. Manneskja : Dragðu Mannlega þáttinn þegar mannleg vinnsla er nauðsynleg — fylltu út Titill , Athugasemdir , Forgangur (Lágur/Miðlungs/Hár), Ábyrgðaraðili og Skilafrestur (hlutfallslegur: X dagar frá þessu skrefi; eða alger: veldu ákveðna dagsetningu).

✅ Væntanlegt útkoma : Ferlið gerir hlé í tilgreindan tíma; Mannlega skrefið býr til verkefni sem bíður vinnslu hjá ábyrgðaraðila áður en haldið er áfram.

Skref 9 — Vista og virkja sjálfvirkni

1. Farið yfir allt ferlið.
2. Smelltu á Vista til að vista.
3. Kerfið birtir skilaboðin „Vista tókst“; skiptu yfir í Virkt ferli til að keyra.

✅ Væntanlegt útkoma : Ferlið er vistað og virkjað og byrjar að keyra þegar kveikjan kemur fram.

Skref 10 — Skoða keyrslusöguna sjónrænt

1. Í Builder, opnaðu Keyrslusögu .
2. Veldu keyrslu af listanum (með stöðunni: keyrsla, bið, árangur, mistök).
3. Skoðaðu flæðirit ferlisins með litakóðun eftir stöðu hvers skrefs (grænt = lokið, gult = í bið, rautt = villa); smelltu á skref til að sjá upplýsingar (tímalengd, ástæða biðtíma, villa, unnin viðskiptagögn).

✅ Væntanlegt útkoma : Þú getur séð nákvæmlega í hvaða skrefi hlaupið er, hvar það stoppaði og hvers vegna — beint á skýringarmyndinni.

Skref 11 — Skoðaðu sjálfvirka vöruhúsið með tveimur lögum og notaðu fyrirliggjandi forskrift.

1. Farðu í Sjálfvirkni , opnaðu Sjálfvirkniskrána . Skoðaðu eftir starfshópi (CRM/viðskiptavinur, bókhald, mannauður, verkefnaúthlutun o.s.frv.) og opnaðu síðan handbókina inni í henni.
2. Notið fljótt:

• Tengiliða-/fyrirtækishandrit : velkomin, áminning um eftirfylgni fyrir viðskiptavininn/fyrirtækið — kveiktu bara á því og það er tilbúið.
• Aðstæður í mögulegum tilfellum og leit að samstarfsaðilum : Eftir að tengiliður/fyrirtæki hefur verið flutt inn úr leitarvél sem byggir á gervigreind skal beita útbreiðsluaðstæðum til að hefja útbreiðsluferlið.

✅ Væntanleg niðurstaða : Tiltækt forskrift er virkt og keyrir; ónotuð forskrift eru falin til að gera útlitið skýrara.

Fljótleg uppflettingartafla fyrir væntanlegar niðurstöður

Opna sjálfvirkni — Ferlilisti + Staða

Búðu til nýtt sniðmát og veldu eitt — Verkflæðissmiðurinn opnast.

Að stilla kveikju/skilyrði/aðgerð — Skref til að tengja þau saman í flæðirit ferlis.

Smelltu á „Spyrja gervigreind“ — Skrefið sem er útfyllt mun framkvæma rétta aðgerð eins og lýst er.

„+ viðbótarskref“ — Næsta skref er fyrirfram stillt og viðeigandi fyrir samhengið.

Vista + Virkt — Ferlið sem keyrir þegar kveikja á sér stað.

Opna keyrslusögu — Skýringarmynd í litum skref fyrir skref sem sýnir hvert skref.

Opnaðu sjálfvirknigeymsluna — Forskrifuð forskriftir flokkuð eftir virknihópum, kveiktu bara á þeim og keyrðu.

Notkunarleiðbeiningar

1. Byrjaðu einfalt : búðu fyrst til stutt ferli og stækkaðu það svo smám saman.
2. Notaðu sniðmát og „Spyrðu gervigreind“ til að fá hraðari smíði.
3. Prófun fyrir virkjun : keyrðu prófun með prófunargögnum og opnaðu síðan keyrslusöguna til að athuga hvert skref.
4. Notið skýr nöfn til að auðvelda stjórnun.
5. Undirbúðu tölvupóstsniðmátið þitt í Email Builder áður en þú notar það í tölvupóstsendingarskrefinu.