E-Invoice - Rafritóðartenging við CRM

Kröfur áður en byrjað er

Til að nota eiginleika rafrænna reikninga þarftu:

• ✅ Að hafa GTG CRM reikning
• ✅ Að skrá þig inn í kerfið
• ✅ (Valfrjálst) Reikning hjá rafrænum reikningaveitanda (S-Invoice eða MISA)

---

Aðgangur að rafrænum reikningum

Skref 1: Skrá inn í GTG CRM

Skráðu þig inn í GTG CRM kerfið með notandanafninu þínu.

Skref 2: Opna valmynd rafrænna reikninga

1. Horfðu á vinstri valmyndastiku
2. Smelltu á „Rafrænir reikningar“

Skref 3: Velja tegund reiknings

Rafrænir reikningaskjárinn hefur 2 flipa:

Flipinn	Lýsing
Útreikningur reikninga	Reikningar sem þú gefur út til viðskiptavina
Innkomnir reikningar	Reikningar frá birgjum til þín

---

Umsjón með innkomnum reikningum

Aðferð 1: Hlaða upp reikningi handvirkt

Skref 1: Smelltu á hnappinn Hlaða upp

Það eru 2 leiðir til að opna upphleðslugluggann:

• Smelltu á hnappinn „Hlaða upp“ í efra hægra horninu
• Eða smelltu á hnappinn „Hlaða upp reikningi“

Skref 2: Veldu reikningaskrá

1. Dragðu og slepptu PDF-skránni af reikningnum í upphleðslusvæðið
2. Eða smelltu til að velja skrá af tölvunni þinni

Skref 3: Hlaða upp og vinna úr

1. Smelltu á „Hlaða upp og vinna úr“
2. Bíddu eftir að kerfið vinni úr (staða: „Vinnsla stendur yfir“)

Skref 4: Sjá niðurstöður

1. Eftir um það bil 10 sekúndur, smelltu á „Endurnýja“
2. Reikningurinn hefur verið fluttur inn með öllum upplýsingum

💡 Athugið: Kerfið styður flókna reikninga með mörgum vörum. Til dæmis: reikningur með 32 vörum er einnig unnin sjálfkrafa!

Aðferð 2: Sjálfvirk söfnun úr tölvupósti

Þetta er þægilegasta aðferðin – kerfið sækir reikninga sjálfkrafa úr tölvupóstinum þínum!

---

Stilling sjálfvirkrar tölvupóstsöfnunar

Skref 1: Opna samþættingarvalmyndina

1. Smelltu á valmyndina „Samþættingar“ á vinstri valmyndastikunni

Skref 2: Tengja tölvupóst

1. Tengdu fyrirtækis tölvupóstinn þinn (td. support@company.com)
2. Leyfðu GTG CRM aðgang að tölvupóstinum

Skref 3: Kveikja á sjálfvirkri söfnun

1. Finndu valkostinn „Sjálfvirk söfnun reikninga“
2. Kveiktu á þessum eiginleika

Skref 4: Athuga niðurstöður

Þegar nýr reikningur kemur í tölvupósti:

1. Kerfið greinir og flytur inn sjálfkrafa
2. Farðu í Innkomnir reikningar til að sjá
3. Heimild mun sýna „Tölvupóstur“

Breyta upplýsingum (ef þörf krefur)

Ef upplýsingar eru rangar geturðu breytt þeim:

1. Smelltu á reikninginn sem á að breyta
2. Smelltu á „Breyta“
3. Breyttu upplýsingum
4. Vista

---

Tengja við reikningaveitanda

Til að gefa út útreikninga reikninga þarftu að tengja við rafrænan reikningaveitanda.

Tengja við S-Invoice (Viettel)

Skref 1: Opna tenginguna

1. Farðu í flipann „Útreikningur reikninga“
2. Smelltu á hnappinn „Tengja“ í efra hægra horninu

Skref 2: Velja S-Invoice

1. Veldu veitandann S-Invoice
2. Sláðu inn innskráningarupplýsingar:
   • Notandanafn: (venjulega skattnúmer)
   • Lykilorð: Lykilorð S-Invoice reikningsins
   • Skattnúmer: Fyrirtækjaskattnúmer

Skref 3: Staðfesta tengingu

Smelltu á „Tengja“ og bíddu eftir staðfestingarskilaboðum.

Tengja við MISA

Skref 1: Velja MISA

1. Smelltu á hnappinn „Tengja“
2. Veldu veitandann MISA

Skref 2: Slá inn upplýsingar

• Notandanafn: Tölvupóstur skráður hjá MISA
• Lykilorð: Lykilorð MISA reikningsins
• Skattnúmer: Fyrirtækjaskattnúmer

Skref 3: Staðfesta

Smelltu á „Tengja“ og bíddu eftir staðfestingarskilaboðum.

---

Gefa út útreikninga reikninga

Skref 1: Opna eyðublað til að búa til reikning

1. Farðu í flipann „Útreikningur reikninga“
2. Smelltu á „Búa til reikning“

Skref 2: Velja grunn upplýsingar

Reitur	Lýsing
Birgir	S-Invoice eða MISA
Reiknings snið	Veldu viðeigandi snið (hafðu samband við endurskoðanda)
Greiðslumáti	Staðgreiðsla / Millifærsla
Greiðslustaða	Greiðsla móttekin / Ógreitt

⚠️ Athugið: Greiðslustaða hefur ekki áhrif á skattyfirvöld, en hjálpar þér að fylgjast með skuldum.

Skref 3: Slá inn upplýsingar kaupanda

• Löglegur eigandi: Nafn fyrirtækis kaupanda
• Skattnúmer: Skattnúmer kaupanda
• Heimilisfang: Heimilisfang fyrirtækis

Skref 4: Bæta við vörum/þjónustu

1. Smelltu á „Bæta við vöru“
2. Sláðu inn upplýsingar:
   • Nafn vöru
   • Magn
   • Einingaverð
   • Virðisaukaskattshlutfall (8% eða 10%)
   • Afsláttarhlutfall (ef við á)

💡 Ráð: Ef þú ert með margar vörur með mismunandi virðisaukaskattshlutföll (8% og 10%), mun kerfið sjálfkrafa skipta þeim í 2 aðskilda reikninga.

Skref 5: Vista drög

Smelltu á „Vista drög“ til að vista áður en þú gefur út.

Skref 6: Forskoða PDF

1. Smelltu á „Forskoða PDF“
2. Athugaðu upplýsingar reikningsins

Skref 7: Gefa út reikning

1. Athugaðu upplýsingar vandlega
2. Smelltu á „Gefa út reikning“
3. Bíddu eftir staðfestingarskilaboðum

Skref 8: Hlaða niður PDF reikningi

Eftir farsæla útgáfu:

1. Smelltu á „Hlaða niður PDF“ til að hlaða niður reikningnum
2. Sendu viðskiptavinum

---

Búa til endurgreidslu reikning

Þegar þú þarft að breyta útgengnum reikningi (viðskiptavinur skilar vöru, uppgötvast mistök...):

Skref 1: Opna upprunalega reikninginn

1. Farðu í flipann „Útreikningur reikninga“
2. Finndu og smelltu á reikninginn sem á að endurgreiða

Skref 2: Búa til endurgreidslu reikning

1. Smelltu á „Búa til endurgreidslu reikning“

Skref 3: Breyta upplýsingum

• Breyta vörum, magni, verði ef þörf krefur
• Bæta við eða fjarlægja vörur

⚠️ Athugið: Ekki er hægt að breyta virðisaukaskattshlutfalli frá upprunalega reikningnum í sama endurgreidslu reikningi.

Skref 4: Gefa út endurgreidslu reikning

1. Vista drög
2. Forskoða PDF
3. Gefa út endurgreidslu reikning

---

Aðrar aðgerðir

Samstilling reikninga

Samstilltu reikninga frá birgja við GTG CRM:

1. Smelltu á hnappinn „Samstilla“
2. Bíddu eftir að kerfið uppfæri

Aftengja birgir

1. Smelltu á hnappinn „Tengja“ (eða „Aftengja“)
2. Staðfestu aftengingu
3. Hægt er að tengja annan birgir

Skoða upplýsingar um reikning

Smelltu á hvaða reikning sem er til að skoða:

• Nánari upplýsingar
• Vörulisti
• Samtalsupphæð og virðisaukaskattur

Breyta reiknings sniði

1. Farðu í að breyta reikningnum (drög)
2. Veldu nýja sniðið
3. Vista áður en þú forskoðar PDF

---

Ráð til skilvirkrar notkunar

1. Stilling sjálfvirkrar tölvupóstsöfnunar

• Sparar tíma við að hlaða niður reikningum mánaðarlega
• Endurskoðendur þurfa aðeins að fara í GTG CRM til að hlaða niður

2. Athugaðu vandlega áður en þú gefur út

• Athugaðu alltaf Forskoða PDF áður en þú gefur út
• Reikningum sem hefur verið gefið út er ekki hægt að breyta, aðeins er hægt að búa til endurgreidslu reikning

3. Fylgjast með greiðslustöðu

• Merktu við „Greiðsla móttekin“ þegar peningar hafa borist
• Hjálpar við að stjórna skuldum á skilvirkan hátt

4. Úthluta heimildum til endurskoðanda

• Gefðu endurskoðendum heimild til aðgangs að einingu rafrænna reikninga
• Endurskoðendur geta hlaðið niður reikningum sjálfir til að gera skattframtal

---