E-reikningur - Rafrænn reikningur samþættur CRM

Kröfur áður en byrjað er

Til að nota rafræna reikningsskilavirkni þarftu:

• ✅ GTG CRM reikning
• ✅ Innskráning í kerfið
• ✅ (Valfrjálst) Rafrænn reikningsveitanda (S-Invoice eða MISA)

---

Aðgangur að rafrænum reikningsskilavirkni

Skref 1: Innskráning í GTG CRM

Skráðu þig inn í GTG CRM kerfið með þínu notandanafni.

Skref 2: Opna rafræna reikningsskilavalmyndina

1. Skoðaðu vinstri valmyndarstikuna
2. Smelltu á „Rafrænir reikningar“

Skref 3: Veldu tegund reiknings

Rafræni reikningsskjármurinn hefur 2 flipa:

Flipinn	Lýsing
Útreikningsreikningur	Reikningur sem þú gefur út til viðskiptavina
Innkomureikningur	Reikningur sem birgir gefur út til þín

---

Umsjón með innkomureikningum

Aðferð 1: Hlaða upp reikningum handvirkt

Skref 1: Smelltu á „Hlaða upp“ hnappinn

Það eru 2 leiðir til að opna hleðsluglyndið:

• Smelltu á „Hlaða upp“ hnappinn í efra hægra horninu
• Eða smelltu á „Hlaða upp reikningi“ hnappinn

Skref 2: Veldu reikningsskrána

1. Dragðu og slepptu reikningsskránni í PDF formi í hleðslusvæðið
2. Eða smelltu til að velja skrá úr tölvunni þinni

Skref 3: Hlaða upp og vinna úr

1. Smelltu á „Hlaða upp og vinna úr“
2. Bíddu eftir að kerfið vinni úr (staða: „Í vinnslu“)

Skref 4: Skoða niðurstöður

1. Eftir um það bil 10 sekúndur, smelltu á „Endurnýja“
2. Reikningurinn hefur verið fluttur inn með fullum upplýsingum

💡 Athugasemd: Kerfið styður flókna reikninga með mörgum vörum. Til dæmis: reikningur með 32 vörum er einnig unnin sjálfkrafa!

Aðferð 2: Sjálfvirk söfnun úr tölvupósti

Þetta er þægilegasta leiðin – kerfið sækir sjálfkrafa reikninga úr tölvupóstinum þínum!

---

Stillingar fyrir sjálfvirka tölvupóstsöfnun

Skref 1: Opna samþættingarvalmyndina

1. Smelltu á „Samþættingar“ valmyndina á vinstri valmyndarstikunni

Skref 2: Tengja tölvupóst

1. Tengdu fyrirtækis tölvupóstinn þinn (td: support@company.com)
2. Leyfðu GTG CRM aðgang að tölvupóstinum

Skref 3: Virkja sjálfvirka söfnun

1. Finndu valkostinn „Sjálfvirk innheimta reikninga“
2. Virkjaðu þessa virkni

Skref 4: Athugaðu niðurstöður

Þegar nýr reikningspóstur kemur:

1. Kerfið greinir og flytur sjálfkrafa inn
2. Fara í Innkomandi reikningar til að skoða
3. Heimildin birtist sem „Tölvupóstur“

Breyta upplýsingum (ef þörf krefur)

Ef upplýsingar eru rangar geturðu breytt þeim:

1. Smelltu á reikninginn sem á að breyta
2. Smelltu á „Breyta“
3. Breyta upplýsingum
4. Vista

---

Tengja við reikningsveitendur

Til að gefa út útgefnar reikninga þarftu að tengjast við rafrænan reikningsveitanda.

Tengjast S-Invoice (Viettel)

Skref 1: Opna tengingu

1. Fara á flipann „Útgefnir reikningar“
2. Smelltu á hnappinn „Tengjast“ í efra hægra horninu

Skref 2: Velja S-Invoice

1. Veldu veitandann S-Invoice
2. Sláðu inn innskráningarupplýsingar:
   • Notandanafn: (venjulega skattsnúmer)
   • Lykilorð: Lykilorð fyrir S-Invoice reikning
   • Skattsnúmer: Fyrirtækisskattsnúmer

Skref 3: Staðfesta tengingu

Smelltu á „Tengjast“ og bíddu eftir tilkynningu um að það hafi tekist.

Tengjast MISA

Skref 1: Velja MISA

1. Smelltu á hnappinn „Tengjast“
2. Veldu veitandann MISA

Skref 2: Slá inn upplýsingar

• Notandanafn: Tölvupóstfang MISA reiknings
• Lykilorð: Lykilorð fyrir MISA reikning
• Skattsnúmer: Fyrirtækisskattsnúmer

Skref 3: Staðfesta

Smelltu á „Tengjast“ og bíddu eftir tilkynningu um að það hafi tekist.

---

Útgefnir reikningar

Skref 1: Opna reikningagerðarform

1. Fara á flipann „Útgefnir reikningar“
2. Smelltu á „Búa til reikning“

Skref 2: Velja grunn upplýsingar

Reitur	Lýsing
Veitandi	S-Invoice eða MISA
Reikningssniðmát	Veldu viðeigandi sniðmát (hafa samband við endurskoðanda)
Greiðslumáti	Peningar / Millifærsla
Greiðslustaða	Greitt / Ógreitt

⚠️ Athugasemd: Greiðslustaða hefur ekki áhrif á skattyfirvöld, en hún hjálpar þér að fylgjast með skuldum.

Skref 3: Slá inn upplýsingar kaupanda

• Lagal nafn: Nafn kaupandafyrirtækis
• Kennitala: Kennitala kaupanda
• Heimilisfang: Heimilisfang fyrirtækis

Skref 4: Bæta við vörum/þjónustu

1. Smelltu á „Bæta við vöru“
2. Sláðu inn upplýsingar:
   • Nafn vöru
   • Magn
   • Einingaverð
   • Virðisaukaskattur (8% eða 10%)
   • Afsláttarhlutfall (ef við á)

💡 Ábending: Ef það eru margar vörur með mismunandi virðisaukaskatt (8% og 10%) mun kerfið sjálfkrafa skipta þeim í 2 aðskildar reikninga.

Skref 5: Vista sem drög

Smelltu á „Vista sem drög“ til að vista áður en þú gefur út.

Skref 6: Forskoða PDF

1. Smelltu á „Forskoða PDF“
2. Athugaðu upplýsingar um reikninginn

Skref 7: Gefa út reikning

1. Athugaðu upplýsingar vandlega
2. Smelltu á „Gefa út reikning“
3. Bíddu eftir tilkynningu um að það hafi tekist

Skref 8: Hlaða niður PDF reikningi

Eftir að það hefur tekist:

1. Smelltu á „Hlaða niður PDF“ til að hlaða niður reikningnum
2. Senda til viðskiptavinar

---

Búa til staðgengilsreikning

Þegar þú þarft að breyta útgefnum reikningi (viðskiptavinur skilar vöru, uppgötvað mistök...):

Skref 1: Opna upprunalega reikninginn

1. Farðu í flipann „Útgefnir reikningar“
2. Finndu og smelltu á reikninginn sem á að breyta

Skref 2: Búa til staðgengilsreikning

1. Smelltu á „Búa til staðgengilsreikning“

Skref 3: Breyta upplýsingum

• Breyta vörum, magni, verði ef þörf krefur
• Bæta við eða fjarlægja vörur

⚠️ Athugið: Þú getur ekki breytt virðisaukaskatti öðruvísi en á upprunalega reikningnum í sama staðgengilsreikningi.

Skref 4: Gefa út staðgengilsreikning

1. Vista sem drög
2. Forskoða PDF
3. Gefa út staðgengilsreikning

---

Aðrar aðgerðir

Samstilling reikninga

Samstilling reikninga frá birgja í GTG CRM:

1. Smelltu á „Samstilla“ hnappinn
2. Bíddu eftir að kerfið uppfærist

Aftengja birgi

1. Smelltu á „Tengja“ (eða „Aftengja“) hnappinn
2. Staðfestu aftengingu
3. Hægt er að tengja annan birgi

Skoða reikningsupplýsingar

Smelltu á hvaða reikning sem er til að sjá:

• Nánari upplýsingar
• Vörulista
• Heildarverð og virðisaukaskatt

Breyta reikningssniðmáti

1. Farðu í breytingar á reikningi (drög)
2. Veldu nýtt sniðmát
3. Vista áður en PDF er forsEdwards

---

Ráð til skilvirkrar notkunar

1. Sjálfvirk söfnun á netföngum

• Sparar tíma við að hlaða niður reikningum mánaðarlega
• Endurskoðendur þurfa aðeins að fara í GTG CRM til að hlaða þeim niður

2. Skoðaðu vel áður en þú gefur út

• Forskoðaðu PDF alltaf áður en þú gefur út
• Ekki er hægt að breyta útgefnum reikningum, aðeins er hægt að búa til staðgengilsreikning

3. Fylgjast með greiðslustöðu

• Merkja sem „Greitt“ þegar greiðsla berst
• Hjálpar til við skilvirka skuldastjórnun

4. Úthlutaðu heimildum til bókara

• Veita bókara heimild til að nálgast einingu rafrænna reikninga
• Bókarar geta hlaðið niður reikningum sjálfir til að vinna skattaskýrslur

---