Hvað geturðu gert eftir þessa leiðbeiningu
Er lokastaða í gömlu bókinni komin í CSV- eða Excel-skrá? Dragðu skrána inn; röð dálka og heiti þeirra skiptir ekki máli: þú velur dálkinn, parar reikningana, velur dagsetningu og sendir svo til samþykktar.
Takmarkanir sem þarf að vita um áður
- Upphafsstöðu er aðeins hægt að færa inn á fyrsta degi reikningsárs (þessi útgáfa styður reikningsár samkvæmt almanaksári), og hver fyrirtæki (workspace) hefur aðeins eina.
- Aðeins er tekið við eignareikningum, skuldbindingum og eigin fé; tekju- og kostnaðarreikningum er hafnað. Fyrirtæki sem kemur inn á miðju ári getur því ekki enn fært inn tölur frá ársbyrjun til flutningsdags með þessari aðferð: færðu inn upphafsstöðu hér og skráðu síðan færslurnar með venjulegum eiginleikum GTG CRM (innlestur bankayfirlits, kaupareikningar, sölureikningar).
- Kröfur (131), skuldir (331) og birgðir fara inn í aðalbókina og prófjöfnuð. En listar sölureikninga, kaupareikninga og birgðaskjáirnir sýna þær ekki: viðskiptakröfur fyrir hvern viðskiptavin, skuldir við hvern birgja og birgðir fyrir hvern vörulið eru ekki enn færðar inn með þessari aðferð. Skjárinn með gula athugasemd rekur þetta.
Ekki með yfirsýnina? Sjá Handvirkar færslur, afturfærslur eða leiðréttingar, upphafsstaða: yfirlit. Þarftu að stofna, samþykkja, afturfæra eða leiðrétta færslu? Sjá Leiðbeiningar um handvirkar færslur: stofna, samþykkja, afturfæra eða leiðrétta.
Undirbúningur
| # | Skilyrði | Af hverju er þetta nauðsynlegt |
|---|---|---|
| 1 | Sá sem stofnar hefur heimild til að stofna færslu og að skoða reikningaskrá (til að para reikninga). Annar aðili hefur bæði heimild til að samþykkja handvirkar færslur og heimild til að skoða færslur (hlutverkin Accountant og Administrator hafa bæði fyrirfram skilgreind). | Sjálfgefið þarf upphafsstaða að fara í gegnum samþykki annars aðila áður en hún færist í bókhald. Er aðeins einn sem heldur utan um bókhaldið? Virkjaðu rofann í Leiðbeiningum um handvirkar færslur, skrefi 4: sá sem hefur bæði heimild til að stofna og heimild til að samþykkja getur sjálf samþykkt sínar eigin færslur. |
| 2 | Reikningaskrá hefur verið virkjuð og bókhald er virkt. | Hver lína í skránni er paruð við reikning úr þessari reikningaskrá. |
| 3 | CSV- eða Excel-skrá, að hámarki 5 MB; Excel les aðeins fyrsta vinnublaðið; fyrsta línan inniheldur heiti dálka (til dæmis reikningsnúmer, reikningsheiti, Debet, Kredit). | Hvaða dálkur kemur fyrst og hvernig hann heitir skiptir ekki máli. Á þessum skjá er enginn reitur til að slá inn tölur: ef þú átt enga skrá þarftu sjálfur að útbúa litla töflu svona í Excel. |
Skref 1 — Dragðu inn skrána og veldu dálka
- Smelltu á + Ný færsla → Upphafsstaða (þegar Listi er tómur, er líka til hnappur Upphafsstaða). Skjárinn hefur fjögur skref: Skrá, Dálkar, Reikningar og samtala, Skoða yfir. Ekkert er vistað fyrr en þú smellir á Senda til samþykktar í síðasta skrefi.
- Skrá: dragðu lokastaðajöfnuðar-skrá gamla bókhaldsins inn í reitinn, nákvæmlega eins og gamla kerfið flytur hana út, og smelltu svo á Halda áfram. Skráin er lesin strax í vafranum: ekkert er sent neitt fyrr en þú velur Gera tillögu með gervigreind.
- Dálkar: svaraðu Hvernig eru tölurnar í þessari skrá skrifaðar? (1.234.567,89 eða 1,234,567.89); ekkert er sjálfgefið valið. Fyrir Excel-skrá skaltu velja sama talnasnið og þú sérð í reitnum: ef reiturinn sýnir 120,000,000 skaltu velja 1,234,567.89.
- Í Hvaða dálkur er hvaða?, smelltu á Gera tillögu með gervigreind (kostar 100 inneignir fyrir hverja skrá; aðeins dálkaheiti og allt að 8 sýnishornslínur eru sendar; gervigreindin leggur aðeins til dálka) eða Nota mína vörpun (varpar dálkum sjálfur, án inneignarkostnaðar). Tillögurnar geta verið rangar: ef dálkur er rangur skaltu opna dálkaval í þeirri línu og velja aftur.
- Lestu Fyrstu línurnar, lesið aftur: ef einhver tala er lesin vitlaust skaltu breyta talnasniðinu, því ef punktar og kommur eru lesin vitlaust passar taflan samt en gæti verið röng um 1.000 sinnum. Smelltu svo á Halda áfram.
✅ Væntanleg niðurstaða: taflan Dálkar þínir samsvarar Við skiljum það sem eins og þú áttir við, og fyrstu línurnar eru lesnar aftur rétt.
Skref 2 — Tengja reikninga og velja dagsetningu
- Í Reikningar og samtala er hver lína í skránni tengd einum reikningi hjá þér: fyrst með tengingu eftir kóða, síðan tengingu eftir heiti (óháð hástöfum, lágstöfum og sértáknum). Línan Ótengd þarf að þú veljir reikning; merkið verður þá valið af þér. GTG giskar ekki á reikninga. Ef þú vilt fjarlægja línu (til dæmis heildarlínu), smelltu á Fjarlægja þessa línu.
- Tekju- og kostnaðarreikningar eru hafnaðir, ásamt skýringunni.
- Veldu Dagsetningu upphafsstöðu (fyrsta dag fjárhagsárs, ekkert er sjálfgefið valið), fylltu út Uppruni þessara stöða (skyldugt) og á dagsetningu.
- Heildar Debet verður að vera jafnt og Heildar Kredit: staðan sýnir Jafnvægi.
- Skjárinn getur einnig sýnt athugasemd frá GTG: lestu hana áður en þú smellir á Halda áfram.
✅ Væntanleg niðurstaða: skjárinn sýnir „Allar línur eru nú tengdar.“ og línan Heildar Debet … Heildar Kredit … sýnir Jafnvægi.
Skref 3 — Senda til samþykktar og skoða niðurstöðuna
- Í Skoða yfir skaltu lesa yfir allt og smella svo á Senda til samþykktar. Sjálfgefið er ekkert bókað fyrr en annar aðili samþykkir.
- Annar aðili fer í Bókhald → Færslur → Drög → Skoða (flipann Skoða: upphafsstaða) → Samþykkja og bóka, eins og í leiðbeiningum um handvirkar færslur.
Ef Senda til samþykktar er hafnað með skilaboðunum „Það er þegar til færsla með fyrri dagsetningu, þannig að þessi dagsetning getur ekki verið upphafsdagsetning efnahagsstöðu.“: bókhaldið er þegar með færslu dagsetta fyrr en dagsetningin sem þú valdir. Skjárinn helst á skrefinu Skoða aftur og ekkert hefur enn verið bókað. Upphafsdagsetning efnahagsstöðu verður að vera fyrsti dagur ársins sem staðan er opnuð fyrir (árslokastaða 2025 er opnuð 01/01/2026); við dagsetninguna er dagsetningin sem staðan miðast við og hún má ekki vera síðar en þá dagsetningu. Veldu aðeins fyrsta dag fyrr árs (smelltu á Til baka til að breyta) ef skjalið þitt er í raun árslokastaða fyrir árið á undan. Er skjalið ársstaða 2025 en bókhaldið er þegar með færslur frá 12/2025? Spurðu bókara þinn eða hafðu samband við GTG áður en þú sendir aftur.
✅ Vænt niðurstaða: eftir samþykkt opnast Reynslujöfnuður (bókhaldsfólk kallar hann oft rekstrarjöfnuð; Bókhald → Fjárhagslegar skýrslur, krefst leyfisins Skoða fjárhagslegar skýrslur) og hann byrjar á þínum tölum í Upphafsstaða debet og Upphafsstaða kredit, sama gildir um hvern mánuð ársins, og upphafsstaðan er ekki talin með sem velta.
Ranglega slegið inn? Opnaðu upphafsjöfnuð úr Lista, smelltu á Snúa við eða breyta og veldu Þessi færsla er röng: ég leiðrétti mistök (upphafsstaða má aðeins snúa við á þennan hátt). Í spurningunni Þarf að færa rétta staðgengilsfærslu? veldu Nei: rétta staðan sem þú slærð inn á ný er færð inn á skjáinn Upphafsstaða (+ Ný færsla → Upphafsstaða) eftir að öfugfærsla hefur verið samþykkt. Þá getur dálkurinn Velta sýnt öfugfærsluna (Debet jafnt og kredit); upphafsstaðan og lokastaðan eru samt tölurnar úr réttum innslætti.
Fljótleg viðmiðun yfir vænta niðurstöðu
| Aðgerð | Niðurstaða sem þú sérð |
|---|---|
| + Ný færsla → Upphafsstaða | Þrjú skref: Skjal, Dálkar, Reikningar og samtalsupphæð, Skoða aftur |
| Senda til samþykktar | Biður eftir að annar aðili samþykki; ekkert hefur enn verið bókað |
| Eftir samþykkt | Reynslujöfnuður sýnir Upphafsstaða debet og Upphafsstaða kredit |
Athugið
- Ekki er hægt að hengja við fylgiskjalskrá enn: Uppruni þessara staka og við dagsetningu eru staðirnir þar sem uppruni stöðunnar er skráður.
- Ef þú opnar Upphafsstaða aftur á meðan þú ert með eigin drög sem hafa ekki verið send til samþykktar, segir skjárinn: „Þú hefur vistað drög að upphafsstöðu en hefur ekki sent þau til samþykktar. Fleygðu drögunum og byrjaðu aftur, eða farðu til baka á lista yfir færslur.“ Smelltu á Fleygja drögum og byrja aftur: drögin eru fleygð strax og þú ferð aftur í skrefið Skjal.
Áttu nú þegar upphafsstöðu og þarft að stofna, samþykkja, snúa við eða leiðrétta færslu? Sjá Leiðbeiningar um handvirkar færslur.
