Hvert hlutverk tölvupósts og sjálfvirkni eftir að fyrirtæki hefur vefsíðu og viðskiptasíðu?

Mörg lítil og meðalstór fyrirtæki finna fyrir þekktri tilfinningu eftir að hafa stofnað vefsíðu eða lendingarsíðu: loksins er staður til að draga viðskiptavini að, eyðublað til að safna línum, og skýr lendingarsíða til að keyra herferðir. Þetta er risastórt skref því að minnsta kosti þá er umferð ekki lengur að fara í gegnum óljóst ferli.

En önnur spurning vaknar strax á eftir: hvernig á að sinna línum þegar þær eru komnar?

Þetta er þar sem margir SMB byrja að finna fyrir þrýstingi. Notendur fylla út eyðublað, skilja eftir tölvupóst, skrá sig til að fá ráðgjöf eða hlaða niður efni. En eftir þetta fyrsta skref, hættir ferlið oft að virka. Sum fyrirtæki svara hægt. Sum senda tölvupóst þegar þau muna eftir því, og gleyma þegar þau eru upptekin. Sum síma eitt sinn og gefa svo upp. Niðurstaðan er sú að línur koma, en þær eru ekki hlúð að stöðugt.

Þannig að ef vefsíða og lendingarsíða eru það sem hjálpar fyrirtækjum að laða að og safna athygli, þá eru tölvupóstur og sjálfvirkni það sem hjálpar fyrirtækjum að halda þeirri athygli nægilega lengi til að breyta henni í raunveruleg tækifæri.

Hvers vegna margir með línur ná ekki að sinna þeim stöðugt?

Í upphafi er oft línuumhirða gerð handvirkt. Nýjar línur fá sendan tölvupóst eða eru hringdar í eftir minni. Þetta getur verið ásættanlegt þegar línur eru fáar. En þegar fyrirtæki byrja að hafa vefsíðu, lendingarsíðu, skráningareyðublöð og fleiri tengiliðastaði, þá koma takmarkanirnar í handvirkum aðferðum fljótt í ljós.

Vandamálið er ekki að fyrirtæki vilji ekki sinna línum. Vandamálið er að starfsfólk hefur ekki alltaf nægan tíma til að sinna hverjum og einum stöðugt.

Einkenni sem oft koma fram eru:

• Nýjar línur fá fyrsta tölvupóstinn nokkrum dögum eftir að þær koma inn
• Viðskiptavinir sem hafa hlaðið niður efni eða gefið upp upplýsingar fá ekki eftirfylgni
• Söluteymi einbeita sér að heitum línum og hunsa þær sem eru að rannsaka
• Innihald sem sent er út er ekki stöðugt, stundum kemur það, stundum ekki
• Markaðssetning skapar línur, en síðan vantar skýran fylgni til að halda áhuga

Þetta er þegar tölvupóstur og sjálfvirkni byrja að spila stærra hlutverk. Ekki vegna þess að fyrirtæki þurfa að gera það flókið, heldur vegna þess að fyrirtæki þurfa aðferð til að sinna línum stöðugt, á réttum tíma og með minni háð á minni einstaklinga.

Hvenær byrja fyrirtæki að þurfa sjálfvirkni?

Ekki þarf að innleiða sjálfvirkni strax þegar vefsíða er til. En ef fyrirtæki er í einni af eftirfarandi aðstæðum, er kominn tími til að hugsa alvarlega um það:

1. Þegar vefsíða eða lendingarsíða hefur byrjað að skapa stöðugar línur

Ef fólk fyllir út eyðublað, biður um kynningu, skilur eftir tölvupóst eða biður um ráðgjöf í hverri viku, þá er kominn tími til að fyrirtæki þurfi skýrari fylgni. Annars verður þessum línum smám saman gleymt eða sinnt mjög ójafnt.

2. Þegar söluteymi er lítið og getur ekki fylgst strax með hverri línu

Þetta er mjög algeng aðstæða í SMB. Sölufólk þarf að forgangsraða heitum línum, en það þýðir ekki að línur sem ekki eru tilbúnar að kaupa strax séu ekki mikilvægar. Sjálfvirkni hjálpar til við að fylla þetta bil með því að halda sambandi við línur á meðan söluteymi einbeitir sér að tækifærum sem eru nær lokun.

3. Þegar fyrirtæki vill hlúa að línum í stað þess að bíða eftir að þær snúi aftur af sjálfu sér

Margar línur kaupa ekki í fyrstu. Þær þurfa meiri tíma, meiri upplýsingar eða meiri traust. Ef fyrirtæki hefur enga leið til að fylgja þeim eftir fyrsta tengilið, er líklegt að viðkomandi kólni og hverfi.

Með öðrum orðum, sjálfvirkni verður nauðsynleg þegar fyrirtæki vill ekki bara hafa línur, heldur líka ekki láta línur renna í burtu eftir að þeim hefur verið náð.

Hvaða hlutverki gegna tölvupóstur og sjálfvirkni eftir vefsíðu og lendingarsíðu?

Vefsíður og lendingarsíður takast oft vel á við fyrsta hluta ferðalagsins. Þær hjálpa viðskiptavinum að kynnast fyrirtækinu, skilja þjónustuna eða tilboðin, og skila svo upplýsingum. En eftir þann tímapunkt verða viðskiptavinir ekki sjálfkrafa sölutækifæri.

Það er mikilvægt bil á milli: frá því augnabliki sem viðskiptavinurinn gefur upplýsingar þar til hann er tilbúinn til að eiga dýpri samskipti eða taka ákvörðun. Netfang og sjálfvirkni eru nákvæmlega í þessu bili.

Hlutverk þeirra felur oft í sér þrjá þætti:

• Viðhalda áhuga án rofs
• Gefa réttar upplýsingar á réttum tíma
• Hjálpa teymum að fylgja eftir leiðum á kerfisbundinn hátt

Þetta atriði er sérstaklega mikilvægt fyrir lítil fyrirtæki, því þau hafa ekki alltaf nægjanlegan mannskap til að fylgja hverri leið náið eftir.

3 grunnflæði sem lítil og meðalstór fyrirtæki ættu að hugsa um fyrst

Ekki þarf öll fyrirtæki að vera með mjög langt sjálfvirkni kerfi. Fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki getur jafnvel nokkur grunnflæði notuð á réttum stöðum skipt verulegu máli.

1. Velkomin flæði eftir að viðskiptavinur hefur fyllt út eyðublað

Þetta er mjög grunnflæði en afar mikilvægt.

Þegar viðskiptavinur hefur gefið upplýsingar á vefsíðunni eða kynningarsíðunni, þá er áhuginn sem mestur. Fyrsta netfang sent á réttum tíma getur hjálpað til við að staðfesta að fyrirtækið hafi móttekið upplýsingarnar, á sama tíma og það skapar faglegri og virkari tilfinningu.

Þetta flæði hentar oft þegar viðskiptavinir:

• skrá sig á ráðgjöf
• hala niður efni
• skrá sig á kynningu
• gefa upp þörf í gegnum eyðublað

Fyrsta netfangið þarf ekki að vera mjög langt. Mikilvægast er að það sé skýrt, miðist við markmið og að leiðbeini viðskiptavinum um næstu skref.

2. Leiðaþróunarflæði með efni eða tengdum upplýsingum

Ekki allir sem gefa upp netfang sitt eru tilbúnir að kaupa strax. Sumir eru í því ferli að rannsaka, bera saman eða bíða eftir rétta tímanum. Þetta er þegar leiðaþróunar netföng koma sér vel.

Fyrirtæki geta sent áfram efni eins og:

• nánari útskýringar á þjónustu eða lausnum
• tilviksrannsóknir eða raunveruleg dæmi
• algengar spurningar
• atburðir sem hjálpa viðskiptavinum að skilja betur vandamálið sem þeir hafa áhuga á

Þetta flæði hjálpar fyrirtækinu að hverfa ekki eftir fyrstu snertingu. Það hjálpar einnig leiðum að muna eftir fyrirtækinu lengur í stað þess að áhuginn dvínist.

3. Áminningarflæði eða virkjunarflæði fyrir óviðbrögð leiðir

Þetta er mjög gagnlegt flæði en oft gleymist. Margir leiðir höfðu áhuga, fylltu út eyðublað eða opnuðu netfang, en tóku síðan ekki framförum. Ef engin áminningarflæði eru til, munu þessir leiðir oft dvelja kyrrir í kerfinu.

Röð áminninga getur hjálpað fyrirtækinu að ná athygli aftur með því að:

• minna á aðalvirði eða ávinning
• leita eftir næsta skrefi eins og að panta tíma, sjá kynningu eða svara þörf
• gefa skýrari ástæðu til að snúa aftur til samræðna

Fyrir lítil fyrirtæki getur það að nýta þennan hópi leiða vel bætt skilvirkni í leiðaumönnun til muna.

Hvernig skulu vefsíður, CRM, netföng og sjálfvirkni vinna saman?

Þetta er mikilvægasti þátturinn. Ef netföng og sjálfvirkni eru aðskilin frá vefsíðunni og CRM, er fyrirtækjum enn mjög líklegt að reksturinn rofni.

Hæfilegt flæði fylgir oft eftirfarandi rökfræði:

• Vefsíða eða kynningarsíða er staðurinn þar sem viðskiptavinur gefur upplýsingar
• CRM er staðurinn þar sem leiðir eru skráðir og viðskiptavinagögn eru rekin
• Netföng og sjálfvirkni eru hlutinn sem hjálpar til við að viðhalda samskiptum og þróa leiðir samkvæmt aðstæðum

Þegar þessir þrír hlutar vinna saman, mun fyrirtækið ekki aðeins stoppa við það að „hafa eyðublað á vefnum“. Fyrirtækið byrjar að hafa skýrari ferð frá **viðskiptavinur kemur á vefinn, gefur upplýsingar, er skráður í CRM og er umönnuð með netfangi eða sjálfvirkni**.

Þessi samfella er það sem hjálpar leiðum að detta ekki út eftir fyrstu snertingu.

Hvernig aðstoðar GTG CRM við þetta vandamál?

GTG CRM hentar lítil og meðalstór fyrirtæki sem eru með vefsíðu eða kynningarsíðu, og vilja fara í áfram til að sinna leiðum betur.

Þegar tengiliðir (leads) koma inn af vefsíðu eða kynningarsíðu, getur fyrirtækið stjórnað gögnum í CRM kerfi á skýrari hátt í stað þess að upplýsingar liggi á víð og dreif. Þannig geta tölvupóstur og sjálfvirkni (automation) orðið næsta skref í þjónustuflæðinu, í stað þess að vera handvirkur og óreglubundinn hluti.

Með GTG CRM geta fyrirtæki búið til flæði til að senda tölvupóst, skilaboð eða tilkynningar samkvæmt vinnuferlum til að styðja við viðskiptaferli tengiliða og eftirfylgni viðskiptavina. Mikilvægt er ekki að gera kerfið flókið. Stærra gildið felst í því að fyrirtækið byrji að sinna tengiliðum reglulegri, á réttum tíma og þurfi minna á persónulegri minni að halda.

Ef vefsíðan hjálpar fyrirtækinu að hafa skýrari snertiflöt fyrst, þá hjálpa tölvupóstur og sjálfvirkni að gera næsta hluta ferðarinnar minna óslitið.

Niðurstaða

Vefsíður og kynningarsíður eru mjög mikilvægur grunnur til að vekja áhuga og safna tengiliðum. En ef fyrirtækið hefur ekki leið til að fylgja eftir með reglulegri þjónustu, munu margir tengiliðir hætta að vera meira en „hafa haft áhuga“.

Tölvupóstur og sjálfvirkni hjálpa til við að fylla þetta bil. Þau hjálpa fyrirtækinu að viðhalda samskiptum, annast tengiliði betur og skapa skýrara eftirfylgni flæði eftir að viðskiptavinur hefur gefið upplýsingar.

Fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki (SMB) er þetta ekki eitthvað sem þarf að gera stórt strax. En þegar vefsíður og kynningarsíður byrja að skapa tengiliði, þá eru tölvupóstur og sjálfvirkni næsta skref sem er mjög þess virði að íhuga svo sölukerfið verði ekki óslitið.

Með GTG CRM geta fyrirtæki tengt vefsíðu sína við tölvupóst og sjálfvirkni á einfaldari hátt, og þannig gert þjónustu við tengiliði að náttúrulegum hluta af rekstrarflæðinu í stað þess að vera aukavinna þegar tími gefst.