Þú ert með sölufólk, þú ert með vefsíðu, þú ert með viðskiptavini sem senda inn tengiliðaeyðublað — en enginn veit hvar þessi viðskiptavinur er staddur, hver er að sjá um hann, hvenær þarf að hafa samband aftur. Niðurstaða: leiðir tapast, sölufólk hringir í sama viðskiptavin, eða verra — viðskiptavinur bíður í 3 daga án þess að nokkur hafi samband og fer til keppinauta.
Þetta er ferli til að taka við leiðum af vefsíðu inn í CRM sem hvaða lítið fyrirtæki sem er getur innleitt með GTG CRM — skýrt, ábyrgt og rekjanlegt.
Vandamál lítilla fyrirtækja: Leiðir koma inn en enginn veit hver afgreiðir þá
Í litlu fyrirtæki (5-20 starfsmenn) er venjulegt ferli til að taka við leiðum:
- Viðskiptavinur fyllir út eyðublað á vefsíðu
- Tölvupóstur með tilkynningu sendist í sameiginlegt pósthólf
- Hver sem sér það fyrstur afgreiðir það, hver sem er annríkur sleppir því
- Enginn staður til að skrá hvort búið sé að hringja í viðskiptavininn, hver var niðurstaðan
- Í lok mánaðar er ekki vitað hversu margar leiðir voru afgreiddar, hversu margar gleymdust
Afleiðingar: - Leiðir falla í tómið — enginn tekur ábyrgð - Sölufólk hringir í sama viðskiptavin → viðskiptavinur pirraður - Engin gögn til að meta hvaða sölufólk stendur sig vel - Kostnaður við auglýsingar án möguleika á að mæla ROI af leiðum
Staðlað ferli: Eyðublað → Dreifing → CRM → Staða → Eftirfylgni → Skýrsla
Vefeyðublað → CRM (Tengiliður, eigandi = admin) → Vinnuflæði til að skipta um eiganda yfir á sölufólk → Pípa (Viðskipti) → Eftirfylgni → Skýrsla
Hér er leiðbeining um uppsetningu hvers skrefs.
Skref 1: Búa til eyðublað og tengja við CRM
Búðu til eyðublað til að taka við leiðum í hlutanum Eyðublöð í GTG CRM.
Mikilvægir reitir fyrir lítil fyrirtæki:
| Reitur | Kortleggja í CRM Reit | Tilgangur |
|---|---|---|
| Nafn fyrirtækis | Company |
Til að vita stærð, atvinnugrein |
| Tengiliður | First Name, Last Name |
Sölufólk hringir rétt á nafn |
| Tölvupóstur | Email |
Til að senda tölvupóst vegna eftirfylgni |
| Símanúmer | Phone |
Til að hringja beint |
| Þjónusta sem vekur áhuga | Sérsniðinn reitur (Dropdown) | Til að beina til rétts sölufólks/teymis |
| Áætlað fjárhagsáætlun | Sérsniðinn reitur (Dropdown) | Til að forgangsraða leiðum með hátt verðmæti |
Innbyggðu eyðublaðið á vefsíðuna þína með script tag eða iframe. Ef þú notar Vefsíðu eða Lending Page frá GTG CRM tengist eyðublaðið sjálfkrafa.
Þegar viðskiptavinur sendir inn → gögnin búa sjálfkrafa til tengilið í CRM → Tengiliðir með:
- Lífskeiðsstig: Lead
- Heimildarmerki: website (sjálfvirkt)
- Allir reitir frá eyðublaðinu sem hafa verið kortlagðir
Skref 2: Sjálfvirk dreifing — Leiða til rétta aðilans
Þetta er skrefið sem flest lítil fyrirtæki skortir. Í stað sameiginlegs tölvupósts „hver er laus til að afgreiða þetta“, dreifir GTG CRM leiðum sjálfkrafa til sérstaks starfsmanns.
Uppsetning í Sjálfvirkni → Vinnuflæði:
Kveikja: Hlutur → Tengiliður → Tengiliður búinn til
(Þegar viðskiptavinur fyllir út eyðublað á vefsíðunni, býr kerfið sjálfkrafa til tengilið í CRM og úthlutar sjálfgefnum eiganda til kerfisstjóra. Vinnuflæðið hér að neðan mun skipta eiganda yfir á rétt sölufólk.)
Dæmi um dreifingarflæði:
Nýr tengiliður búinn til (frá vefsíðu)
→ [Skilyrði] Þjónusta sem vekur áhuga = "Markaðsráðgjöf"?
Já → Úthluta tengilið til Sölufólks A
Nei → [Skilyrði] Þjónusta sem vekur áhuga = "Vefhönnun"?
Já → Úthluta tengilið til Sölufólks B
Nei → Halda eiganda = admin (Sölustjóri afgreiðir)
→ Senda staðfestingarpóst til viðskiptavinar
→ Setja merkið "Ný leið - Þarf að afgreiða"
Niðurstaða: Sölufólk opnar tengilið og sér sig sem ábyrgðaraðila
Einfaldari aðferð: Ef aðeins eru 2-3 sölufulltrúar, notið Assign Contact á jafnan hátt — kerfið dreifir leiðum jafnt á milli þeirra.
Þegar sölufulltrúi fær leið, mun hann sjá:
- Fullar upplýsingar í CRM (nafn, símanúmer, netfang, þjónusta sem vekur áhuga)
- Eigandi er hann sjálfur → veit hver ábyrgð hans er
- Lifecycle Stage: Lead → þarf að hafa samband
Skref 3: Búið til sölupípu til að fylgjast með stöðu
Tengiliðir geyma upplýsingar um viðskiptavini, en Sölupípa (Pipeline) fylgist með söluferlinu. Þið þurfið bæði.
Búið til sölupípu í CRM → Sölupípa:
| Stage | Merking | Hver ber ábyrgð |
|---|---|---|
| Nýr Leiðandi | Nýkominn, hefur ekki verið haft samband við enn | Sölufulltrúi sem hefur verið úthlutað |
| Haft samband | Hringt/sent tölvupóst, beðið eftir svari | Sölufulltrúi |
| Í viðræðum | Viðskiptavinur hefur áhuga, þarf að senda tilboð | Sölufulltrúi |
| Tilboð sent | Beðið eftir ákvörðun viðskiptavinar | Sölufulltrúi |
| Samningaviðræður | Í samningum um skilmála | Sölufulltrúi + Framkvæmdastjóri |
| Unnið (Won) | Undirritað samning / Pantað | → Send til útfærslu |
| Tapað (Lost) | Viðskiptavinur keypti ekki | → Skrá ástæðu til úrbóta |
Hver sölusamningur hefur mikilvæga reiti: - Deal Name — dæmi: „ABC Company - 3 month Marketing Package“ - Amount — áætlað virði (dæmi: 15.000.000 VNĐ) - Close Date — áætlað dagsetning fyrir lokun - Priority — Low / Medium / High / Urgent - Contact Role — Decision Maker, Influencer, Budget Holder
Tenging workflows: Þegar leið kemur inn í CRM, getur sjálfvirkni búið til sölusamning í sölupípunni:
Contact Created → Assign Contact (breyta eiganda úr stjórnanda í sölufulltrúa) → Create Deal (stage: "Nýr Leiðandi") → Send Email
Skref 4: Skipulögð eftirfylgni
Eftir að leið hefur verið úthlutað og sölusamningur er í sölupípunni, þarf sölufulltrúinn að sinna eftirfylgni. GTG CRM hjálpar til við að tryggja að enginn leið gleymist:
Sjálfvirk áminning til sölufulltrúa
Trigger: Deal Stage Changed (farið í stage „Nýr Leiðandi“)
Deal kemur í stage "Nýr Leiðandi"
→ Minna sölufulltrúa á: "Hafa samband við nýja leiðandi innan 24 klukkustunda"
→ Bíða í 24 tíma
→ [Athuga] Er deal enn í stage "Nýr Leiðandi"?
Já → Send annan áminning: "Ekkert samband hefur verið haft við leiðandi!"
Nei → Ljúka (sölufulltrúi hefur sinnt því)
→ Bíða í 24 tíma til viðbótar
→ [Athuga] Er deal enn í stage "Nýr Leiðandi"?
Já → Tilkynna framkvæmdastjóra
Sjálfvirk eftirfylgni fyrir viðskiptavini
Þegar sölufulltrúi hefur haft samband en viðskiptavinur hefur ekki svarað:
Deal breytist í "Haft samband"
→ Bíða í 3 daga
→ Sendur fyrsta eftirfylgni tölvupóst: "Hvernig get ég aðstoðað frekar?"
→ Bíða í 5 daga
→ Sendur annan eftirfylgni tölvupóst: með efni/dæmisögum
→ Bíða í 7 daga
→ Ef engin viðbrögð eru → merkið sem „Þarfnast sérstakrar eftirfylgni“ + minna sölufulltrúa á
Endurvirkja tapaða samninga
Deal breytist í "Tapað (Lost)"
→ Skrá ástæðu taps (sölufulltrúi slær inn handvirkt)
→ Bíða í 30 daga
→ Sendur tölvupóst: "Við erum með nýja kynningu sem gæti hentað þér"
→ Bíða í 60 daga
→ Sendir mánaðarfréttabréf
Skref 5: Tengja skilaboð — Þjónusta í gegnum miðlægan pósthólf
Þegar sölufulltrúi hefur samband við leiðanda í gegnum tölvupóst eða Zalo, birtist öll samtalið í miðlæga pósthólfinu (Unified Inbox).
Kostir fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki: - Sölufulltrúi sendir tölvupóst frá GTG CRM → tölvupósturinn birtist á tímulínuu tengiliðs (ekki týndur í persónulegum Gmail) - Viðskiptavinur svarar → birtist í pósthólfinu → sölufulltrúi svarar strax - Ef sölufulltrúi er í leyfi, getur framkvæmdastjóri séð alla samtalssögu → afhent annarri persónu - Engin gagnatap þegar starfsmaður hættir
Áfanginn 6: Skýrslugerð — Vita hvar vandamálið er
Um helgar/í lok mánaðar þarf stjórnandi að vita:
Pípulínuskýrsla (CRM → Viðskiptatækifæri): - Hversu margir nýir tengiliðir komu inn? - Hversu mörg viðskiptatækifæri eru á hverju stigi? - Heildar væntanlegt virði viðskiptatækifæra (Pípulínuspá) - Sigurhlutfall/taphlutfall - Hvaða sölufulltrúi er að vinna í flestum viðskiptatækifærum?
Sölustýriborð (Sales Dashboard): - Heildartekjur eftir tíma - Meðalgildi pöntunar - Vinsælustu vörur/þjónusta - Samanburður við fyrra tímabil
Dæmi um innsýn úr skýrslum: - "80% tengiliða tapað á stigi Tilboð → er verðið hærra en markaðsverð?" - "Sölufulltrúi A hefur 40% sigurhlutfall, Sölufulltrúi B aðeins 15% → þarf Sölufulltrúi B þjálfun?" - "Tengiliðir frá Google Ads hafa hærra meðalgildi viðskiptatækifæra en frá Facebook → á að færa fjárfestingar?"
Raunhæft dæmi: IT þjónustufyrirtæki (8 starfsmenn)
Fyrir notkun CRM: - Viðskiptavinir fylla út eyðublað → tölvupóstur í sameiginlegt inbox → hver sem sér hann afgreiðir - Engin vitneskja um hvort búið sé að hringja í viðskiptavininn, tveir sölufulltrúar hringja í sama viðskiptavin - Í lok mánaðar spyr stjórnandi "hversu margir nýir viðskiptavinir í þessum mánuði?" → enginn veit það nákvæmlega
Eftir innleiðingu ferlis: 1. Vefeyðublað tengt við 5 reiti í CRM (nafn, símanúmer, tölvupóstur, þjónusta, fjárhagsáætlun) 2. Vinnuflæði til úthlutunar: tengiliðir fyrir "Cloud þjónusta" → Sölufulltrúi A, "Hugbúnaður" → Sölufulltrúi B 3. Pípulína með 6 stigum: Nýr tengiliður → Haft samband → Ráðgjöf → Tilboð → Samningaviðræður → Unnið/Tapað 4. Sjálfvirkni sem minnir sölufulltrúa á að hafa samband innan 24 klukkustunda, senda tölvupóst eftir 3 daga 5. Stjórnandi sér stýriborð: 45 tengiliðir/mánuði, 25% sigurhlutfall, meðalgildi 20 milljónir/viðskiptatækifæri
Niðurstaða: Engir tengiliðir gleymast lengur, sölufulltrúar vita hvað þeir eiga að gera á hverjum degi, stjórnandi hefur gögn til að veita leiðsögn.
Niðurstaða
Ferlið við að taka á móti tengiliðum af vefsíðu í CRM þarf ekki að vera flókið — en það þarf að vera skýrt: hver fær tengiliðinn, á hvaða stigi er hann, hvenær á að fylgja honum eftir og hvernig á að mæla árangur. GTG CRM gerir SMB kleift að byggja upp þetta ferli með:
- Innbyggð eyðublöð → sjálfvirk söfnun tengiliða
- Sjálfvirkt vinnuflæði → úthlutun + sjálfvirk eftirfylgni
- Pípulína (Viðskiptatækifæri) → skýr eftirfylgni hvers viðskiptatækifæris
- Fjölrása pósthólf → þjónusta við tengiliði í gegnum tölvupóst/Zalo í einu viðmóti
- Sölustýriborð → skýrslur til ákvarðanatöku
Ein uppsetning, stöðugur rekstur. Engir tengiliðir gleymast, engir sölufulltrúar gleymast.
Breyttu því sem þú hefur nýlega lesið í raunverulegan árangur — byrjaðu strax með GTG CRM, ókeypis.
Byrjaðu strax
