권한 부여 가이드 - GTG CRM

1. truy cập Phân Quyền

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Đăng nhập vào tài khoản GTG CRM của bạn.

Bước 2: Mở Menu Settings

Nhìn vào menu bên trái, cuộn xuống cuối cùng và click vào Settings (Cài đặt).

Bước 3: Chọn Phân Quyền

Trong menu Settings, click vào Phân Quyền.

2. Xem Vai trò Mặc định

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò mặc định:

Administrator

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Administrator
Quyền hạn	Toàn bộ quyền trên platform
Mô tả	Quyền cao nhất, quản lý toàn bộ hệ thống
Settings	Tự động có toàn bộ quyền Settings (từ 5/2026)

Marketing Manager

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Marketing Manager
Quyền hạn	Quản lý marketing, xem báo cáo
Mô tả	Dành cho quản lý team marketing

Marketing Staff

Thuộc tính	Giá trị
Tên	Marketing Staff
Quyền hạn	Thực hiện công việc marketing
Mô tả	Dành cho nhân viên marketing

3. Tạo Vai trò Mới

Bước 1: Click "Thêm vai trò"

Ở góc phải màn hình, click nút "Thêm vai trò".

Bước 2: Đặt tên Vai trò

Nhập tên cho vai trò mới (ví dụ: "Sales", "Support", "Warehouse").

Bước 3: Thêm Mô tả (Tùy chọn)

Mô tả ngắn về vai trò này để dễ quản lý sau này.

Ví dụ: - Tên: Sales - Mô tả: Nhân viên bán hàng, quản lý khách hàng và đơn hàng

4. Tùy chỉnh Quyền hạn

Cấu trúc Quyền

Mỗi module có các quyền riêng biệt:

Module
├── Create (Tạo mới)
├── View (Xem)
├── Update (Cập nhật)
├── Delete (Xóa)
└── Các quyền đặc biệt khác

Bật/Tắt Quyền

Sử dụng toggle switch để bật/tắt từng quyền: - Toggle ON: Cho phép - Toggle OFF: Không cho phép

Quyền theo Module

Automation Workflow

Quyền	Convention A	Mô tả
Create	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Tạo workflow mới
View	AUTOMATION_WORKFLOW_VIEW	Xem danh sách và chi tiết workflow
Update	AUTOMATION_WORKFLOW_UPDATE	Chỉnh sửa workflow
Delete	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Xóa workflow

Landing Page

Quyền	Mô tả
Create	Tạo landing page mới
Update	Chỉnh sửa landing page
Publish	Xuất bản landing page
Unpublish	Gỡ xuất bản
Delete	Xóa landing page
Modify Custom Domain	Cài đặt domain riêng

Marketing

Quyền	Mô tả
View Social Posts	Xem bài đăng social
Manage Campaigns	Quản lý chiến dịch

CRM

Quyền	Convention A	Mô tả
View All Contacts	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Xem tất cả liên hệ
View Object	CRM_OBJECT_VIEW	Xem chi tiết liên hệ

Email & Messaging

Module	Quyền
Email	Create, Send, View, Delete
Messaging	View, Reply, Manage

Billing

Quyền	Convention A	Mô tả
View Invoice	BILLING_VIEW_INVOICE	Xem hóa đơn
Add Payment Method	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Thêm phương thức thanh toán

Settings / Workspace

Quyền	Convention A	Mô tả
Manage Users	WORKSPACE_ACTION_USER	Quản lý người dùng
View Billing	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Xem thông tin billing

Lưu Vai trò

Sau khi tùy chỉnh xong, click "Lưu" để tạo vai trò.

5. Gán Vai trò cho Người dùng

Bước 1: Mở "Quản Lý Người Dùng"

"Danh sách người dùng" tại đây là tất cả user trong workspace.

Bước 2: Tìm Người dùng

Tìm người dùng cần gán quyền trong danh sách.

Bước 3: Chọn Vai trò

Ở cột "Vai trò", click vào dropdown để mở danh sách vai trò.

Bước 4: Gán Vai trò

Chọn vai trò phù hợp từ dropdown. Vai trò sẽ được gán ngay lập tức.

Bước 5: Xác nhận

Kiểm tra lại vai trò đã được gán đúng.

6. Quản lý Vai trò

Chỉnh sửa Vai trò

1. Click vào vai trò cần sửa
2. Thay đổi quyền hạn
3. Click Lưu

Xóa Vai trò

1. Click vào vai trò cần xóa
2. Click Xóa vai trò
3. Xác nhận xóa

Lưu ý: Không thể xóa vai trò mặc định (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff).

Ví dụ Thực tế

Ví dụ 1: Tạo Role "Sales"

Mục tiêu: Nhân viên sales cần quản lý khách hàng, nhắn tin, gửi email.

Quyền cấp: - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Messaging: Toàn bộ - Email: Toàn bộ - Automation: AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, View, Update - Landing Page: Create, Update, Publish, View - Marketing: Chỉ View

Quyền KHÔNG cấp: - AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE - Delete Landing Page - Manage Marketing Campaigns

Ví dụ 2: Tạo Role "Support"

Mục tiêu: Nhân viên support chỉ cần xem tin nhắn và trả lời khách.

Quyền cấp: - Messaging: View, Reply - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Email: View only

Quyền KHÔNG cấp: - Tất cả quyền khác

Ví dụ 3: Tạo Role "Finance"

Mục tiêu: Kế toán quản lý hóa đơn và phương thức thanh toán.

Quyền cấp: - BILLING_VIEW_INVOICE — Xem hóa đơn - BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD — Thêm phương thức thanh toán - WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER — Xem thông tin billing

7. Convention A - Tên Quyền DOMAIN_ACTION_OBJECT (Mới 5/2026)

Tất cả tên quyền trong GTG CRM được chuẩn hóa theo Convention A — DOMAIN_ACTION_OBJECT.

Cách đọc tên quyền Convention A

BILLING_VIEW_INVOICE
   │       │      │
   │       │      └── Object: INVOICE (đối tượng: hóa đơn)
   │       └── Action: VIEW (hành động: xem)
   └── Domain: BILLING (lĩnh vực: thanh toán)

Bảng Tên Quyền theo Domain

Domain	Tên Quyền	Ý nghĩa
BILLING_	BILLING_VIEW_INVOICE	Xem hóa đơn
BILLING_	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Thêm phương thức thanh toán
WORKSPACE_	WORKSPACE_ACTION_USER	Quản lý người dùng workspace
WORKSPACE_	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Xem thông tin billing của workspace
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Tạo automation workflow
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Xóa automation workflow
CRM_	CRM_OBJECT_VIEW	Xem đối tượng CRM
CRM_	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Xem tất cả liên hệ

Tại sao đổi tên?

Trước đây, tên quyền không nhất quán: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — khó tìm và khó audit khi workspace có nhiều quyền.

Convention A giải quyết bằng cách: - Nhóm theo Domain → tìm BILLING_ là thấy ngay mọi quyền billing - Action nhất quán → VIEW luôn là xem, CREATE luôn là tạo - Dễ audit → gõ tên domain là lọc ra toàn bộ nhóm quyền liên quan

8. Administrator Tự động Truy cập Settings

Administrator sẽ được gán thêm các quyền WORKSPACE_* riêng lẻ mới vào được menu Cài đặt.

Administrator tự động có toàn bộ quyền Settings — không cần gán thêm.

Lưu ý Quan trọng

Best Practices

1. Nguyên tắc quyền tối thiểu: Chỉ cấp quyền cần thiết cho vai trò đó
2. Review định kỳ: Kiểm tra lại quyền khi nhân viên đổi vị trí
3. Backup trước khi xóa: Ghi lại cấu hình role trước khi xóa
4. Test quyền: Đăng nhập bằng tài khoản được gán để kiểm tra thực tế

Bảo mật

• Chỉ Administrator mới được quản lý phân quyền
• Không chia sẻ tài khoản Administrator
• Mọi thay đổi quyền hạn được ghi log tự động

FAQ

Q: Có thể gán nhiều vai trò cho 1 người không?

A: Hiện tại mỗi người dùng chỉ được gán 1 vai trò.

Q: Vai trò mới có ảnh hưởng ngay không?

A: Có, vai trò được áp dụng ngay sau khi gán.

Q: Có thể rollback quyền không?

A: Có thể gán lại vai trò khác bất kỳ lúc nào.

Q: Tên quyền theo Convention A hiển thị ở đâu?

A: Trong giao diện Settings → Phân Quyền, mỗi toggle quyền hiển thị tên theo Convention A để dễ tra cứu.

Tổng kết

Với tính năng Phân Quyền trong GTG CRM:

• Mở rộng đội ngũ an toàn - mỗi người chỉ làm đúng phần việc
• Kiểm soát truy cập dữ liệu quan trọng
• Convention A - tên quyền chuẩn hóa, dễ audit theo domain
• Administrator tự động có Settings - không còn misconfiguration
• Vận hành chuyên nghiệp như doanh nghiệp lớn