In retail and e-commerce businesses, fast and efficient delivery is a key factor in creating customer satisfaction. However, managing multiple shipping partners, comparing shipping rates, and tracking orders can be very time-consuming. GTG CRM understands this and has integrated Vietnam's leading express delivery channels, helping you manage the entire delivery process within a single system.
With the shipping channel connection feature, you can easily link Viettel Post and Giao Hàng Nhanh accounts in just a few minutes, and enable Grab Express - the on-demand intra-city express delivery service - with just one button, no API key required. After connecting, all operations from creating orders, comparing shipping rates, printing shipping labels to tracking delivery status are performed directly on GTG CRM, helping you save time and optimize shipping costs. Buyers can also track orders directly after the driver picks up the goods.
Key Features
GTG CRM's shipping channel connection system supports full features:
- Integration with Vietnam's largest shipping partners: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, and Grab Express, meeting all delivery needs from intra-city to inter-provincial.
- Grab Express - on-demand intra-city express delivery: enabled with just one button, no API key required; the system dispatches vehicles based on full addresses (GPS coordinates), automatically checks service areas and dispatches drivers as soon as you click "Ready to deliver," supporting both Cash on Delivery (COD) and prepaid payments.
- One-time connection through your account with each shipping partner, then continuous use without re-logging in.
- Buyers track orders directly: after the driver picks up the goods, customers can view real-time delivery status, estimated time of arrival (ETA), and event timeline directly on the order page, with a "Track on Grab" button (driver's map) or carrier tracking link; the system automatically sends a "Order is being delivered" email with a tracking link.
- Compare shipping rates among partners when creating an order, helping you choose the most cost-effective delivery method.
- Centralized management of all delivery orders from various shipping channels in a single list, making it easy to search and track.
- Supports self-shipping with three methods directly on the sales page: courier, store delivery, and in-store pickup.
- Uses the default warehouse as the shipping origin (default-origin) and automatically geocodes the warehouse address (auto-geocoding), with a preview for the admin — accurately calculating distance and delivery area.
- Negotiable shipping quotes for orders in areas requiring fare negotiation, with an email sending a payment link for customers to pay this fare.
- Automatic COD reconciliation when marking "Delivered," ensuring cash collection records always match.
- Securely stores login information, protecting your shipping account data with the highest standards.
Guide to Connecting Shipping Channels
Step 1: Access Delivery Order Management
From the GTG CRM homepage, navigate to the left-hand menu. You will find the "Warehouse Management" feature group with several sub-items inside.
Click on the "Delivery Orders" item to open the shipping management interface. Here, if you have any orders currently being delivered, the system will display a full list of those orders along with their current status.
Step 2: Open the Express Delivery Channel Tab
배송 채널 인터페이스의 초기 화면에서 탐색 탭을 볼 수 있습니다. "배송 채널" 탭을 클릭하여 GTG CRM이 통합을 지원하는 배송사 목록을 확인하세요.
여기서는 네 가지 주요 옵션을 볼 수 있습니다.
Viettel Post - 전국적으로 광범위한 네트워크를 보유한 국영 우체국 배송 파트너로, 특히 외딴 지역과 시골 지역에서 강력합니다.
Giao Hàng Nhanh - 도시 내 및 도시 간 빠른 배송 전문 파트너로, 높은 처리 속도와 경쟁력 있는 가격을 자랑합니다.
"배송 준비"를 누르면 바로 드라이버가 배정되는 온디맨드 도시 내 빠른 배송 서비스인 Grab Express. Viettel Post 및 Giao Hàng Nhanh(계정 로그인 필요)과 달리 Grab Express는 API 키 없이 버튼 하나로 활성화됩니다. 자세한 내용은 아래 "Grab Express 활성화" 섹션을 참조하세요.
Sales Shipping (자가 배송) - 직원이 고객에게 직접 상품을 배송하기를 원할 때 선택하는 자가 배송 옵션입니다. 이 섹션은 이제 완전하게 지원됩니다: 체크아웃 시 세 가지 방법(COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), 기본 창고를 출발점으로 설정, 협상 가능한 운임 견적 및 페이링크 이메일, 배송 완료 후 COD 자가 정산. 자세한 내용은 아래 "자가 배송 설정" 섹션을 참조하세요.
3단계: Viettel Post와 연결하기
Viettel Post 배송 서비스를 사용하고 있다면 Viettel Post 로고 옆에 있는 "연결" 버튼을 클릭하세요.
Viettel Post 계정 정보를 입력하라는 팝업 창이 나타납니다. 다음 정보를 모두 입력해야 합니다.
Viettel Post에 등록한 사용자 이름 또는 전화번호.
Viettel Post 계정 비밀번호.
Viettel Post 계정의 보안 구성에 따라 시스템에서 요구하는 기타 인증 정보.
정보를 모두 입력한 후 "확인" 또는 "연결" 버튼을 누르세요. 시스템이 Viettel Post 서버와 정보를 인증합니다. 이 과정은 일반적으로 몇 초밖에 걸리지 않습니다.
4단계: Giao Hàng Nhanh와 연결하기
다음으로 Giao Hàng Nhanh와 연결하려면 유사하게 진행하세요. Giao Hàng Nhanh 로고 옆에 있는 "연결" 버튼을 클릭하세요.
Giao Hàng Nhanh 로그인 정보 입력 창이 나타납니다. 각 배송 파트너는 다른 인증 정보를 요구할 수 있다는 점에 유의하세요.
Giao Hàng Nhanh의 경우, 일반적인 사용자 이름과 비밀번호 대신 API 토큰 또는 인증 코드를 입력해야 할 수 있습니다.
일부 파트너는 연결하기 전에 해당 파트너의 관리 페이지에서 API 키를 가져와야 합니다.
연결을 시작하기 전에 이러한 정보를 미리 준비하세요.
요청된 정보를 모두 입력하고 "확인"을 누르세요. 시스템이 Giao Hàng Nhanh와의 연결을 확인하고 설정합니다.
5단계: Grab Express (도시 내 빠른 배송) 활성화
Grab Express는 온디맨드 도시 내 빠른 배송 채널로, 준비가 되는 즉시 드라이버가 픽업하러 오며 F&B, 생화, 화장품 또는 당일 배송이 필요한 모든 도시 내 주문에 적합합니다. Viettel Post 및 Giao Hàng Nhanh와 달리 API 키를 등록하거나 계정을 입력할 필요가 없습니다. GTG CRM은 Grab과 미리 연결되어 있으므로 활성화만 하면 됩니다.
배송 채널 탭에서 Grab Express 카드를 찾고 "활성화" 버튼을 누르세요. 그러면 Grab Express가 스토어프론트의 결제 단계에서 고객 배송 옵션으로 제공됩니다.
Grab Express 작동 방식에 대한 몇 가지 참고 사항:
정확한 주소로 배차하며 서비스 가능 지역 자동 확인. Grab은 전체 주소의 GPS 좌표를 사용하여 픽업 및 배송 지점을 식별합니다(우편사의 성/구/동 코드는 사용하지 않음). 시스템은 거리를 자동으로 확인하고 단거리(시내 빠른 배송) 이내의 주문만 Grab Express를 표시합니다. 거리가 너무 먼 주문의 경우, 고객은 Grab 옵션을 볼 수 없고 다른 업체를 선택하게 됩니다. 이를 통해 오토바이로 배송할 수 없는 거리에 대한 "가상" 요금이 산정되지 않습니다.
"배송 준비 완료"를 누르면 즉시 기사를 배차합니다. Grab은 주문과 동시에 기사를 배차하는 것이 아니라, 포장이 완료되었음을 확인하고 "배송 준비 완료"를 누를 때까지 기다립니다. 이때 Grab에서 기사를 찾아 배차하여, 상품이 준비되지 않았을 때 기사가 도착하는 것을 방지합니다. '배송 준비 완료'를 누르기 전에 주문의 출고 전표를 확인해야 합니다. 전표가 처리 대기 중이면 GTG CRM은 기사를 호출하지 않고 먼저 확인해야 할 전표를 알려줍니다. 확인 후 '배송 준비 완료'를 다시 누르면 됩니다. Grab Express는 다른 업체와 마찬가지로 착불 COD 및 선결제를 모두 지원합니다.
통합 상태, 실시간 업데이트. Grab 주문은 GHN/Viettel Post와 통합된 상태를 거칩니다: 기사 검색 중 → 상품 픽업 완료 → 배송 중 → 배송 성공. Grab 추적 연결을 통해 자동 업데이트됩니다.
6단계: 연결 완료 및 확인
두 채널 모두 성공적으로 연결한 후, 각 배송 파트너 옆에 "연결됨" 상태가 표시됩니다. 녹색 아이콘 또는 확인 표시를 통해 연결이 정상적으로 작동하는지 확인할 수 있습니다.
이 시점부터 GTG CRM에서 새로운 배송 주문을 생성할 때마다 시스템은 Viettel Post, Giao Hàng Nhanh 및 Grab Express(주문이 Grab 서비스 지역 내에 있는 경우)의 요금을 자동으로 가져와 비교 및 선택할 수 있습니다. 이러한 계정에 다시 로그인할 필요가 없습니다.
연결에 사용한 계정 정보를 기억하거나 저장해 두는 것이 좋습니다. 이는 배송 파트너 웹사이트에 직접 로그인하여 세부 정보를 확인하거나 기타 고급 작업을 수행해야 하는 경우에 유용합니다.
자가 배송 설정 (Self-shipping)
자체 배송 팀이 있거나 지역 범위 내에서 서비스를 제공하는 경우(F&B, 꽃집, 구내 상점 등), Self-shipping을 사용하면 자체 리소스를 사용하여 판매 및 배송을 주도적으로 관리할 수 있습니다. 동시에 모든 주문, 배송료 및 배송 상태는 GTG CRM에서 중앙 집중식으로 관리됩니다.
자가 배송 방식을 스토어프론트에 표시하여 고객이 선택하도록 하려면 다음 두 가지 조건을 모두 충족해야 합니다. Self Shipping이 최소 하나 이상의 요금 수준으로 활성화되어 있고, 기본 창고에 좌표가 성공적으로 위치한 주소가 있어야 합니다. 둘 중 하나라도 누락되면 고객의 체크아웃 단계에서 자가 배송 옵션이 나타나지 않습니다.
1단계: Self Shipping 활성화 및 배송 요금 설정
왼쪽 메뉴에서 창고 관리 → 배송 주문으로 이동한 다음 배송 채널 탭을 선택합니다. 여기에서 세 가지 옵션이 있습니다. Viettel Post, Giao Hàng Nhanh 및 오른쪽에 있는 Self Shipping 카드와 설정 버튼이 있습니다.
구성을 눌러 자체 배송 설정 창을 엽니다. 자체 배송 토글을 켜고, 새 항목 추가 버튼으로 배송 요금 라인을 추가하세요.
각 요금 라인은 배송 지역 및 장바구니 조건에 따른 배송비 계산 규칙입니다. 고객이 주문하면 시스템은 창고에서 고객 주소까지의 거리를 계산하고, 우선 순위에 따라 각 라인과 대조하여 모든 조건을 충족하는 첫 번째 라인을 적용합니다. 아래 표는 각 필드의 의미를 설명합니다:
필드 설명
이름 고객이 체크아웃 단계에서 보는 이름, 예: "시내 배송" 또는 "2시간 빠른 배송"
지역 동일 도시(창고로부터 15km 이내), 시내(50km 이내), 협의 가능(50km 초과 또는 미확인), 무료 배송
가격 배송비; 무료 배송 또는 협의 가능 선택 시 자동으로 0으로 설정됩니다.
통화 단위 VND 또는 USD
최대 무게 이 임계값을 초과하는 장바구니는 이 요금 라인을 무시합니다.
최소 가격 이 미만을 초과하는 장바구니는 이 요금 라인을 무시합니다 - 가격 등급 또는 무료 배송 생성에 사용됩니다.
활성화/비활성화 삭제할 필요 없이 요금 라인을 일시적으로 비활성화합니다.
우선 순위는 테이블 내의 위쪽/아래쪽 화살표로 조정됩니다. 일반적인 사용법은 가격 등급을 만드는 것입니다: "동일 도시 5,000원(최소 주문 금액 500,000원)" 라인을 "동일 도시 15,000원(최소 주문 금액 0원)" 라인 위에 배치합니다. 시내 고객이 더 많이 구매하면 더 적은 비용을 지불하고, 적게 구매하면 일반 요금이 적용됩니다. 마찬가지로, 최소 금액이 있는 무료 배송 라인은 장바구니가 해당 임계값에 도달하면 지역에 관계없이 다른 모든 요금 라인을 무시합니다.
2단계: 기본 창고를 출발지로 설정
시스템은 고객 주소까지의 거리와 배송 지역을 계산하기 위해 창고 위치를 알아야 합니다. 따라서 자체 배송이 스토어프런트에 표시되기 전에 기본 출발지로 창고를 지정해야 합니다.
재고 관리 → 창고로 이동하여 편집 양식을 열고 싶은 창고 라인을 클릭합니다.
편집 양식에서 "기본 창고로 설정(매장 배송)" 토글을 찾아 켭니다. 다음으로 창고 주소를 정확하게 입력하고 저장을 누릅니다. 저장 직후 시스템은 주소를 OpenStreetMap에 전송하여 좌표를 자동으로 지오코딩합니다. 몇 초 후, 양식에 "Geocoded at: [시간]"이라는 문구와 함께 위도/경도 좌표가 표시됩니다. 이것은 지오코딩이 성공했음을 확인하는 것이며, 공식적으로 저장할 수 있습니다.
각 워크스페이스에는 한 번에 하나의 기본 창고만 있을 수 있습니다. 다른 창고를 기본으로 설정하면 이전 창고는 수동으로 비활성화할 필요 없이 자동으로 비활성화됩니다. 입력한 주소를 지오코딩할 수 없으면 주소를 더 정확하게 수정할 때까지 고객에게 자체 배송이 표시되지 않습니다.
3단계: 협의가 필요한 지역 주문 처리
고객이 창고로부터 50km 이상 떨어진 주소에서 주문하거나 시스템이 배송 지역을 확인할 수 없는 경우, 고객은 배송 방법 선택 단계에서 "판매자에게 문의" 알림을 받게 됩니다. 주문은 배송비 확인 대기 상태로 생성되며, 아직 결제가 되지 않은 상태입니다. 시스템은 관리자가 적절한 배송비를 확인하기를 기다리고 있습니다.
처리하려면 재고 관리 → 배송 주문으로 이동하여 노란색 라벨 "배송비 확인 대기"가 있는 주문을 찾아 엽니다.
Confirm Quote (견적 확인) 버튼을 누르세요. 소액의 창이 나타나 협상 요금, 예상 배송 시간 (예: "3-5일 이내 배송"), 필요한 경우 추적 번호 (예: Ahamove 공유 링크)를 입력합니다. 확인을 누르면 시스템이 배송료를 주문에 저장하고 약 10초 후에 고객에게 이메일을 보냅니다. 이메일에는 고객이 storefront로 돌아와 배송료를 완납할 수 있는 결제 링크 (pay-link)가 포함됩니다. 고객이 결제를 완료하면 주문은 'Confirmed' 상태로 전환되어 배송 준비가 완료됩니다.
이메일은 주문 언어(주문 시 설정한 베트남어 또는 영어)에 따라 전송됩니다. 고객이 이메일을 남기지 않으면 이메일 전송 단계는 처리 흐름에 영향을 주지 않고 자동으로 건너뜁니다. 이미 확인된 주문에 대해 'Confirm Quote'를 두 번 누른 경우, 시스템이 이를 인식하고 두 번째는 무시합니다. 중복 이메일 전송이나 추가 데이터 기록은 없습니다.
4단계: 배송 완료 표시 및 COD 정산
실제로 주문이 배송되면 주문 상세 정보를 열고 Mark as Delivered (배송 완료 표시)를 누릅니다. 주문 상태는 "배송 성공"으로 업데이트됩니다.
COD (현금 착불) 주문의 경우, 이 버튼을 누르는 즉시 시스템이 자동으로 수금 상태를 '수금 완료'로 기록하고 착불 수금 시간을 표시합니다. 수금 장부가 즉시 일치하므로 수기로 기록하거나 추가 대조할 필요가 없습니다. 나중에 조정이 필요한 경우 주문 상세 페이지에서 직접 결제 상태를 수정할 수 있습니다. 이미 기록된 주문에 대해 Mark as Delivered를 다시 누르는 것은 무효이며 시스템이 덮어쓰지 않습니다.
💡 팁: 제품에 무게 및 크기를 (제품/재고에서) 입력하면 요금이 정확하게 계산됩니다. 입력하지 않으면 시스템이 안전한 기본값을 사용합니다.
구매자가 직접 주문 추적
고객 경험에 대한 큰 장점: 택배 기사가 물품을 수령한 후, 구매자는 storefront의 주문 페이지 (/account/orders/... 또는 비회원 주문 조회 페이지)에서 자신의 주문을 직접 추적할 수 있습니다. Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post 및 자체 배송 주문 등 모든 배송사에 적용됩니다.
주문 페이지에서 고객은 다음을 확인할 수 있습니다.
운송장 번호만 있는 것이 아니라, 실시간 배송 상태 (운송 기사 찾기 중, 물품 수령, 배송 중, 배송 완료 등)가 베트남어로 표시됩니다.
예상 배송 시간 (ETA) 및 주문 이벤트의 타임라인이 실제 진행 상황에 따라 업데이트됩니다.
"Grab에서 추적" 버튼을 누르면 Grab의 실시간 운송 기사 지도 페이지가 열립니다. GHN/Viettel Post의 경우 해당 배송사의 공개 조회 링크가 제공됩니다. 이 버튼은 배송사가 추적 링크를 제공하는 경우 (일반적으로 운송 기사가 물품을 수령한 후)에만 나타납니다.
또한, 주문이 출발하면 (운송 기사가 물품을 수령한 후) GTG CRM은 고객에게 "주문 배송 중" 이메일을 발송하며, 주요 행동 버튼으로 추적 링크를 포함합니다. 이 이메일은 주문당 정확히 한 번, 주문 언어 (베트남어 또는 영어)에 따라 전송됩니다. 고객이 이메일을 남기지 않으면 이메일 전송 단계는 주문에 영향을 주지 않고 건너뜁니다.
이를 통해 고객은 "내 주문이 어디에 있고 언제 도착하는지"를 능동적으로 알 수 있어, 쇼핑몰에 배송 상태를 묻는 전화/메시지 수를 크게 줄일 수 있습니다.
GTG CRM을 이용한 배송 관리의 이점
여러 배송사 웹사이트 간에 반복적으로 전환할 필요 없이 상당한 시간을 절약할 수 있습니다. 모든 작업이 단일 장소에서 집중적으로 처리됩니다.
파트너사 간의 요금 비교를 자동화하여 배송 비용을 최적화합니다. 각 특정 주문에 대해 가장 합리적인 가격의 배송 방법을 항상 선택할 수 있습니다.
주문, 재고 및 배송 전체 프로세스를 단일 시스템에서 통합 관리하여 오류를 최소화하고 운영 효율성을 높입니다.
개별 택배사 웹사이트에 접속할 필요 없이 GTG CRM에서 실시간 배송 상태를 추적하세요.
주요 택배사 파트너를 지원하는 시스템 덕분에 멀티채널 비즈니스를 쉽게 확장할 수 있으며, 소매업체 및 여러 전자상거래 플랫폼 판매자 모두에게 적합합니다.
중요 참고 사항
연결하기 전에 Viettel Post 또는 Giao Hàng Nhanh에 활성 계정이 있는지 확인하십시오. 아직 계정이 없는 경우 먼저 해당 업체에 직접 등록해야 합니다. Grab Express는 계정이나 API 키가 필요하지 않습니다 - '활성화'를 클릭하면 바로 사용할 수 있습니다.
GTG CRM에 제공하는 로그인 정보는 최고 표준에 따라 암호화 및 보호됩니다. 그러나 다른 사람과 이 정보를 공유하지 않도록 주의하십시오.
일부 택배사 파트너는 2단계 인증 또는 특별 API 액세스 권한을 요구할 수 있습니다. 정확한 인증 정보를 얻으려면 해당 안내를 따르십시오.
택배사 파트너 웹사이트에서 비밀번호를 변경하는 경우, 서비스 중단을 방지하기 위해 GTG CRM에서 연결 정보를 다시 업데이트하는 것을 잊지 마십시오.
