In the retail and e-commerce business, fast and efficient delivery is crucial for customer satisfaction. However, managing multiple shipping partners, comparing shipping rates, and tracking orders can be very time-consuming. GTG CRM understands this and has integrated Vietnam's leading express delivery channels, allowing you to manage the entire delivery process within a single system.
With the shipping channel connection feature, you can easily link your Viettel Post and Giao Hàng Nhanh accounts in just a few minutes, and activate Grab Express - on-demand same-day local delivery - with a single click, no API keys required. After connecting, all operations from creating orders, comparing shipping rates, printing shipping labels, to tracking delivery status are performed directly on GTG CRM, saving you time and optimizing shipping costs. Buyers can also track their orders directly after the driver picks up the package.
Key Features
GTG CRM's shipping channel connection system supports full features:
- Integration with Vietnam's largest shipping partners: Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, and Grab Express, meeting all delivery needs from within cities to inter-provincial.
- Grab Express - on-demand same-day local delivery: activate with a single click, no API keys required; the system dispatches drivers based on full addresses (GPS coordinates), automatically checks service areas, and dispatches drivers as soon as you click "Ready to Deliver," supporting both Cash on Delivery (COD) and prepaid shipments.
- Connect once through your account with each shipping partner, then use it continuously without re-logging.
- Buyers track orders directly: after the driver picks up the package, customers can view real-time delivery status, estimated time of arrival (ETA), and event timeline directly on the order page, with a "Track on Grab" button (driver map) or a carrier tracking link; the system automatically sends a "Order is being delivered" email with a tracking link.
- Compare shipping rates between partners when creating an order, helping you choose the most cost-effective delivery method.
- Centralized management of all delivery orders from various shipping channels in a single list, making it easy to search and track.
- Supports self-shipping with three methods directly on the sales page: courier, store delivery, and in-store pickup.
- Uses the default warehouse as the origin point (default-origin) and automatically geocodes the warehouse address (auto-geocoding), with a preview for admins — accurately calculating distance and delivery area.
- Negotiable shipping quotes for orders in areas requiring rate agreement, with an email sending a pay-link for customers to pay this portion of the freight.
- Automatic COD reconciliation when marked as "Delivered" (Mark Delivered), ensuring cash collection records always match.
- Securely stores login information, protecting your shipping account data to the highest standards.
How to Connect Shipping Channels
Step 1: Access Delivery Order Management
From the GTG CRM homepage, navigate to the left-hand menu. You will find the "Inventory Management" feature with several sub-items.
Click on the "Delivery Orders" item to open the shipping management interface. Here, if you have any orders currently in transit, the system will display a complete list of those orders along with their current status.
Step 2: Open the Express Delivery Channel Tab
배송 채널 통합 인터페이스의 상단에서 탐색 탭을 볼 수 있습니다. GTG CRM이 통합을 지원하는 배송 파트너 목록을 보려면 "배송 채널" 탭을 클릭하십시오.
여기에는 네 가지 주요 옵션이 있습니다.
Viettel Post - 전국에 걸쳐 강력한 네트워크를 보유한 국영 우체국 배송 파트너이며, 특히 멀리 떨어진 지방과 외딴 지역에서 강력합니다.
Giao Hàng Nhanh - 도시 내 및 도시 간 빠른 배송을 전문으로 하는 파트너이며, 높은 처리 속도와 경쟁력 있는 가격을 자랑합니다.
"배송 준비 완료"를 클릭하면 즉시 택배를 배정하는 요청 기반의 도시 내 빠른 배송 서비스인 Grab Express. Viettel Post 및 Giao Hàng Nhanh(계정 로그인 필요)과 달리 Grab Express는 API 키 없이 단일 버튼으로 활성화됩니다. 자세한 내용은 아래 "Grab Express 활성화" 섹션을 참조하십시오.
Sales Shipping (자체 배송) - 직원이 직접 고객에게 상품을 배송하도록 하려는 경우 자체 배송 옵션입니다. 이 섹션은 이제 다음과 같은 완전한 지원을 제공합니다: 결제 시 세 가지 방법(COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), 기본 창고를 출발지로 사용, 협상 가능한 운송료 견적 및 이메일 결제 링크, 배송 완료 시 COD 자체 대사. 자세한 내용은 아래 "자체 배송 설정" 섹션을 참조하십시오.
3단계: Viettel Post와 연결
Viettel Post 배송 서비스를 이용하는 경우 Viettel Post 로고 옆에 있는 "연결" 버튼을 클릭하십시오.
Viettel Post 계정 정보를 입력하라는 팝업 창이 나타납니다. 다음 정보를 모두 입력해야 합니다.
Viettel Post에 등록한 사용자 이름 또는 전화번호.
Viettel Post 계정 비밀번호.
Viettel Post 계정의 보안 구성에 따라 시스템에서 요청하는 기타 인증 정보.
정보를 모두 입력한 후 "확인" 또는 "연결" 버튼을 클릭하십시오. 시스템은 Viettel Post 서버와 정보를 확인합니다. 이 프로세스는 일반적으로 몇 초밖에 걸리지 않습니다.
4단계: Giao Hàng Nhanh와 연결
다음으로 Giao Hàng Nhanh와 연결하려면 유사하게 수행하십시오. Giao Hàng Nhanh 로고 옆에 있는 "연결" 버튼을 클릭하십시오.
Giao Hàng Nhanh 로그인 정보 입력 창이 나타납니다. 각 배송 파트너는 다른 인증 정보를 요청할 수 있다는 점에 유의하십시오.
Giao Hàng Nhanh의 경우 일반 사용자 이름 및 비밀번호 대신 API 토큰 또는 인증 코드를 입력해야 할 수 있습니다.
일부 파트너는 연결하기 전에 해당 관리 페이지에서 API 키를 가져와야 합니다.
연결하기 전에 이러한 정보를 미리 준비하십시오.
요청된 정보를 모두 입력하고 "확인"을 클릭하십시오. 시스템은 Giao Hàng Nhanh와의 연결을 확인하고 설정합니다.
5단계: Grab Express 활성화 (도시 내 빠른 배송)
Grab Express는 요청 시 도시 내 빠른 배송 채널입니다. 준비가 되면 즉시 픽업할 드라이버가 배정되며, F&B, 생화, 화장품 또는 당일 배송이 필요한 도시 내 모든 주문에 적합합니다. Viettel Post 및 Giao Hàng Nhanh와 달리 API 키를 등록하거나 계정을 입력할 필요가 없습니다. GTG CRM은 Grab과 사전 연결되어 있으므로 활성화하기만 하면 됩니다.
빠른 배송 채널 탭에서 Grab Express를 찾아 "활성화" 버튼을 누르세요. 그러면 Grab Express가 스토어프론트 결제 단계에서 고객에게 배송 옵션으로 표시됩니다.
Grab Express의 작동 방식에 대한 몇 가지 알아야 할 사항:
전체 주소로 차량 배정 및 서비스 지역 자동 확인. Grab은 우편 회사의 시/군/구 코드 대신 전체 주소에서 GPS 좌표를 사용하여 픽업 및 배송 지점을 찾습니다. 시스템은 거리를 자동으로 확인하고 주문이 배송 가능 범위 내에 있을 때만 Grab Express를 표시합니다(도시 내 빠른 배송). 너무 멀리 떨어진 주문의 경우 고객은 Grab 옵션을 보지 못하고 다른 회사를 선택할 수 있습니다. 따라서 오토바이가 배송할 수 없는 거리의 "가상" 견적이 발생하지 않습니다.
"배송 준비 완료"를 클릭하면 즉시 드라이버 배정. Grab은 즉시 드라이버를 보내므로 Grab 주문은 고객이 주문을 하자마자 차량을 예약하는 것이 아니라, 상품이 포장되었음을 확인하고 "배송 준비 완료"(Ready to ship)를 클릭할 때까지 기다립니다. 이때 Grab이 드라이버를 찾고 배정하므로 상품이 준비되지 않았을 때 드라이버가 도착하는 것을 방지합니다. Grab Express는 다른 회사와 마찬가지로 COD 수취 및 선결제를 모두 지원합니다.
통합 상태, 실시간 업데이트. Grab 주문은 GHN/Viettel Post와 동일한 상태를 거칩니다: 드라이버 검색 중 → 상품 픽업 완료 → 배송 중 → 배송 성공. Grab의 추적 연결을 통해 자동으로 업데이트됩니다.
6단계: 연결 완료 및 확인
두 채널 모두 성공적으로 연결한 후 각 운송 파트너 옆에 "연결됨" 상태가 표시됩니다. 녹색 아이콘 또는 체크 표시가 연결이 정상적으로 작동하고 있음을 나타냅니다.
이 시점부터 GTG CRM에서 새 배송 주문을 생성할 때마다 시스템은 Viettel Post, Giao Hàng Nhanh 및 Grab Express(주문이 Grab 서비스 지역 내에 있는 경우)의 요금을 자동으로 가져와 비교하고 선택할 수 있습니다. 이러한 계정에 다시 로그인할 필요가 없습니다.
연결에 사용한 계정 정보를 기억하거나 저장해 두십시오. 이는 운송 파트너 웹사이트에 직접 로그인하여 자세한 내용을 확인하거나 고급 작업을 수행해야 하는 경우 유용합니다.
자체 배송 설정
자체 배송 팀이 있거나 지역 반경 내에서 서비스를 제공하는 경우(F&B, 꽃집, 내부 매장) 자체 배송을 통해 자체 리소스로 판매 및 배송을 주도할 수 있으며, 모든 주문, 배송료 및 배송 상태는 GTG CRM에서 중앙에서 관리됩니다.
고객이 자체 배송 방법을 선택할 수 있도록 하려면 다음 두 가지 조건을 모두 충족해야 합니다. 자체 배송 구성이 최소 하나의 요금으로 활성화되어야 하며, 기본 창고에 좌표가 성공적으로 정의된 주소가 있어야 합니다. 둘 중 하나라도 누락되면 고객의 체크아웃 단계에서 자체 배송 옵션이 표시되지 않습니다.
1단계: 자체 배송 활성화 및 운송 요금 구성
왼쪽 메뉴에서 재고 관리 → 배송으로 이동한 다음 배송사 채널 탭을 선택합니다. 여기에는 세 가지 옵션이 있습니다. Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, 그리고 오른쪽의 Self Shipping 탭과 설정 버튼입니다.
설정을 눌러 자체 배송 설정 창을 엽니다. Self Shipping 토글을 켜고 새 추가 버튼으로 운송료 라인을 추가합니다.
각 운송료 라인은 배송 지역과 장바구니 조건에 따라 배송비를 계산하는 규칙입니다. 고객이 주문하면 시스템은 창고에서 고객 주소까지의 거리를 계산하여 우선 순위에 따라 각 라인과 대조하고 모든 조건을 충족하는 첫 번째 라인을 적용합니다. 아래 표는 각 필드의 의미를 설명합니다.
필드 설명
이름 체크아웃 시 고객에게 표시되는 이름입니다. 예: "시내 배송" 또는 "2시간 빠른 배송"
지역 Same City (창고에서 15km 이내), Intra City (50km 이내), Negotiable (50km 초과 또는 미확인), Free Ship
가격 배송비; FREESHIP 또는 NEGOTIABLE을 선택하면 자동으로 0이 됩니다.
통화 단위 VND 또는 USD
최대 무게 이 임계값을 초과하는 장바구니는 이 운송료 라인을 무시합니다.
최소값 이 임계값보다 낮은 장바구니는 이 운송료 라인을 무시합니다. 가격 계층 또는 무료 배송을 만드는 데 사용됩니다.
켜기/끄기 삭제하지 않고 임시로 운송료 수준을 비활성화
운송료 라인 간의 우선 순위는 테이블 내의 위아래 화살표로 조정됩니다. 일반적인 사용법은 가격 계층을 만드는 것입니다. "Same City 5.000đ (최소값 500.000đ)" 라인을 "Same City 15.000đ (최소값 0đ)" 라인 위에 놓습니다. 많은 금액을 구매하는 시내 고객은 적은 금액을 구매하는 고객보다 낮은 수수료를 지불합니다. 마찬가지로, 최소값으로 FREESHIP 라인은 장바구니가 해당 임계값에 도달하면 지역에 관계없이 다른 모든 운송료 라인을 재정의합니다.
2단계: 기본 창고를 출발점으로 설정
시스템은 고객 주소까지의 거리와 배송 지역을 계산하기 위해 창고 위치를 알아야 합니다. 따라서 Self Shipping이 스토어프론트에 표시되기 전에 기본 출발점으로 창고를 지정해야 합니다.
재고 관리 → 창고로 이동하여 수정 양식을 열고 사용할 창고 라인을 클릭합니다.
수정 양식에서 "기본 창고로 설정 (Shop Delivery)" 토글을 찾아 켭니다. 그런 다음 창고 주소를 완전하고 정확하게 입력하고 저장을 누릅니다. 저장 직후 시스템은 주소를 OpenStreetMap에 업로드하여 좌표를 자동으로 지정합니다(자동 지오코딩). 몇 초 후 양식에 "Geocoded at: [시간]"이라는 줄과 위도/경도 좌표가 표시됩니다. 이는 지오코딩이 성공적으로 완료되었음을 확인하고 최종 저장을 할 수 있음을 의미합니다.
각 워크스페이스에는 한 번에 하나의 기본 창고만 있을 수 있습니다. 다른 창고를 기본으로 설정하면 이전 창고는 수동으로 비활성화할 필요 없이 자동으로 비활성화됩니다. 입력한 주소를 지오코딩할 수 없으면 주소를 더 정확하게 수정할 때까지 Self Shipping이 고객에게 표시되지 않습니다.
3단계: 협상된 요금이 필요한 지역 주문 처리
고객이 창고에서 50km 이상 떨어진 주소에서 주문하거나 시스템이 배송 지역을 식별할 수 없을 때, 고객은 배송 방법 선택 단계에서 "판매자에게 문의"라는 알림을 받게 됩니다. 주문은 배송비 확인 대기 중 상태로 생성되며, 결제는 이루어지지 않습니다 - 시스템이 관리자가 적절한 배송료를 확인하기를 기다립니다.
처리하려면 재고 관리 → 배송 주문으로 이동하여 노란색 라벨이 붙은 "배송비 확인 대기 중" 주문을 찾아 엽니다.
Confirm Quote (견적 확인) 버튼을 누릅니다. 협상된 배송료를 입력하고 예상 배송 시간을 기재하며(예: "3-5일 내 배송"), 필요한 경우 추적 번호(예: Ahamove 공유 링크)를 입력할 수 있는 작은 양식이 나타납니다. 확인을 누르면 시스템이 배송비를 주문에 저장하고 약 10초 내에 고객에게 이메일을 보냅니다. 이메일에는 고객이 스토어프론트로 돌아가 이 배송료를 완료할 수 있는 결제 링크(pay-link)가 포함됩니다. 고객이 결제를 완료하면 주문은 확인됨 상태로 전환되어 배송 준비가 완료됩니다.
이메일은 주문 시 고객이 설정한 언어에 따라 베트남어 또는 영어로 발송됩니다. 고객이 이메일을 남기지 않으면 이메일 발송 단계는 건너뛰어지며 처리 흐름에 영향을 미치지 않습니다. 동일한 주문에 대해 실수로 견적 확인을 두 번 클릭하더라도 시스템은 이를 인식하고 두 번째 클릭은 무시하여 중복 이메일을 보내거나 불필요한 데이터를 기록하지 않습니다.
4단계: 배송 완료 표시 및 COD 자체 대사
주문이 실제로 배송되었으면 주문 상세 정보를 열고 Mark as Delivered (배송 완료 표시)를 누릅니다. 주문 상태는 "성공적으로 배송 완료"로 업데이트됩니다.
COD (현금 수금) 주문의 경우, 이 버튼을 누르는 즉시 시스템은 자동으로 수금 상태를 수금 완료로 기록하고 수금 시점을 타임스탬프로 기록합니다. 수금 장부가 즉시 일치하며, 수기로 작성하거나 추가 대사할 필요가 없습니다. 나중에 조정이 필요한 경우 주문 상세 페이지에서 직접 결제 상태를 수정할 수 있습니다. 이전에 기록된 주문에 대해 배송 완료 표시를 두 번 누르는 것은 무효입니다 - 시스템이 덮어쓰지 않습니다.
💡 팁: 정확한 배송료 계산을 위해 상품의 무게 및 크기를 (제품/재고에서) 입력하십시오. 입력하지 않으면 시스템에서 기본값으로 안전하게 계산합니다.
구매자가 직접 주문 추적
고객 경험에 대한 큰 장점: 운전자가 상품을 수령한 후, 구매자는 스토어프론트의 주문 페이지(/account/orders/... 또는 비회원 주문 조회 페이지)에서 자신의 주문을 직접 추적할 수 있습니다. 이는 Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post 및 자체 배송 주문을 포함한 모든 택배사에 적용됩니다.
주문 페이지에서 고객은 다음을 볼 수 있습니다:
- 송장 번호 대신 현지화된 실시간 배송 상태 (운전기사 탐색 중, 상품 수령, 배송 중, 배송 완료 등)
- 예상 배송 시간 (ETA) 및 실제 진행 상황에 따라 업데이트되는 주문 이벤트 타임라인
- "Grab에서 추적" 버튼은 Grab의 실시간 운전기사 지도 페이지를 엽니다. GHN/Viettel Post의 경우 해당 회사의 공개 추적 링크입니다. 이 버튼은 운전기사가 상품을 수령한 후 택배사가 추적 링크를 제공하는 경우에만 표시됩니다.
또한, 주문이 출발하는 즉시 (운전기사가 상품 수령 완료 후) GTG CRM은 고객에게 "배송 중" 이메일을 보내며, 주요 작업 버튼으로 추적 링크를 포함합니다. 이 이메일은 주문당 단 한 번만 발송되며, 주문 언어(베트남어 또는 영어)에 따라 발송됩니다. 고객이 이메일을 남기지 않으면 이메일 발송 단계는 주문에 영향을 주지 않고 건너뜁니다.
이를 통해 고객은 "내 주문이 어디에 있고 언제 도착하는지"를 사전에 알 수 있어, 판매자에게 배송 상태를 묻는 전화/메시지 수가 크게 줄어듭니다.
GTG CRM을 사용하여 배송 관리의 이점
상당한 시간을 절약하세요. 여러 배송업체 웹사이트를 오갈 필요가 없습니다. 모든 작업이 한곳에서 이루어집니다.
파트너 간의 요금 자동 비교를 통해 배송 비용을 최적화하세요. 각 주문에 대해 가장 합리적인 가격의 배송 방법을 항상 선택할 수 있습니다.
주문, 재고, 배송까지 전체 프로세스를 단일 시스템에서 통합 관리하여 오류를 줄이고 운영 효율성을 높입니다.
배송업체별 웹사이트에 접속할 필요 없이 GTG CRM에서 실시간 배송 상태를 추적하세요.
주요 배송업체와의 통합을 지원하는 시스템으로, 소매업체 및 여러 전자상거래 플랫폼 판매자 모두에게 적합하여 다채널 비즈니스를 쉽게 확장할 수 있습니다.
중요 참고 사항
연결하기 전에 Viettel Post 또는 Giao Hàng Nhanh에서 활성 계정을 가지고 있는지 확인하세요. 계정이 없는 경우 먼저 직접 등록해야 합니다. Grab Express는 계정이나 API 키가 필요하지 않습니다. "켜기"를 클릭하기만 하면 바로 사용할 수 있습니다.
GTG CRM에 제공하는 로그인 정보는 최고 수준의 표준에 따라 암호화 및 보안됩니다. 그러나 이 정보를 다른 사람과 공유하지 않도록 주의하십시오.
일부 배송업체는 2단계 인증 또는 특별 API 액세스 권한을 요구할 수 있습니다. 정확한 인증 정보를 얻으려면 해당 안내를 따르십시오.
배송업체 웹사이트에서 비밀번호를 변경하는 경우, 서비스 중단을 방지하기 위해 GTG CRM에서 연결 정보를 다시 업데이트하는 것을 잊지 마십시오.
