일상적인 사업 운영 과정에서 많은 기업, 상점, 가정에서는 고객에게는 송장을 발행했지만 공급업체로부터 구매 서류를 받지 못한 상황에 직면합니다. 이는 공급업체의 지연이나 내부 절차의 허술함 때문일 수 있지만, 이유가 무엇이든 간에 매입 송장 미발급은 여러 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.

이는 단순한 회계상의 문제가 아니라, 세금 납부 의무, 정당한 비용 지출, 심지어 사업체의 법적 존립 자체에 직접적인 영향을 미치는 문제입니다. 신속하고 정확하게 처리하지 않으면 사업체는 행정 처벌, 세금 체납 또는 불법 송장 사용으로 간주될 위험에 직면할 수 있습니다.

이 글에서는 관련 법규, 입력 서류 미비 시 발생하는 구체적인 위험, 전자 송장 조회 및 검증 방법, 그리고 법규 위반을 방지하기 위한 스마트 송장 관리 솔루션에 대해 자세히 알아보겠습니다.

매입 송장이란 무엇이며 왜 중요한가요?

법령 123/2020/ND-CP에 따르면, 송장은 판매자가 상품을 인도하거나 서비스를 제공할 때 발행하는 공식 회계 문서입니다. 매입 송장은 기업이 생산 및 사업 목적을 위해 원자재, 상품, 서비스 또는 자산을 구매할 때 공급업체로부터 받는 문서입니다.

매입환어음의 역할은 단순히 구매와 판매 거래를 증명하는 것 이상입니다. 매입환어음은 부가가치세 공제, 법인 소득세 신고 시 적격 비용 계산, 그리고 당국 검사 시 상품 원산지 증명의 근거로도 활용됩니다. 매입환어음이 없으면 기업은 실제로 전액을 지불했더라도 발생한 비용을 증명할 수 없습니다.

법적으로 투입 송장을 구할 수 없을 때 산출 송장을 발행하는 것이 허용됩니까?

개정된 법령 70/2025에 의해 수정된 법령 123/2020 제9조에 따르면, 매출 송장 발행 시기는 다음과 같이 구체적으로 규정되어 있습니다.

상품 판매의 경우, 대금 수령 여부와 관계없이 상품의 소유권 또는 사용권이 구매자에게 이전되는 시점에 송장을 발행해야 합니다. 서비스 제공의 경우, 서비스 완료 즉시 또는 서비스 제공 전이나 도중에 대금 수령이 이루어진 경우 대금 수령 즉시 송장을 발행해야 합니다.

이 규정은 사업자가 매출 송장을 발행하기 전에 매입 송장을 반드시 보유해야 한다는 것을 의미하지는 않습니다. 그러나 이는 사업자가 매입 증빙 서류 없이 자유롭게 사업을 운영할 수 있다는 것을 의미하지는 않습니다. 법률에 따라 사업자 등록을 한 조직 및 개인은 재화와 용역의 구매 및 판매와 관련된 모든 거래에 대해 송장을 첨부해야 합니다. 필요한 경우 매입 송장을 제시하지 않으면 사업자는 심각한 법적 및 재정적 결과를 초래할 수 있습니다.

투입 송장 부족과 관련된 구체적인 위험.

부가가치세 공제권 상실.

유효한 매입세액공제가 없으면 사업자는 공급업체에 지급한 부가가치세를 공제할 수 없습니다. 이로 인해 납부해야 할 세액이 크게 증가합니다. 예를 들어, 상품을 판매하고 부가가치세 2천만 VND를 포함하여 총 2억 2천만 VND의 송장을 발행했지만, 공제할 매입세액공제가 없는 경우, 매출세와 매입세액의 차액만 납부하는 대신 2천만 VND 전액을 납부해야 합니다.

세무 정산 과정에서 인식되지 않는 비용.

비용이 공제 가능한 비용으로 인정되려면 완전한 송장과 증빙 서류가 있어야 합니다. 매입 송장이 없으면 구매한 재화 및 용역의 전체 비용이 법인 소득세 계산 시 공제 대상에서 제외됩니다. 결과적으로 과세 대상 이익이 증가하고 기업은 실제 납부해야 할 법인 소득세보다 더 많은 세금을 납부하게 됩니다.

행정 처벌의 위험

시행령 98/2020 및 그 개정안에 따르면, 출처가 불분명한 상품을 거래하는 사업자는 상품 가액에 따라 수천만 VND에 달하는 벌금을 부과받을 수 있습니다. 구체적으로, 상품 가액이 1억 VND 이상일 경우 4천만 VND에서 5천만 VND에 이르는 벌금이 부과될 수 있습니다.

미납 세금 및 연체료가 부과될 수 있습니다.

세무 당국은 검사 과정에서 매입 및 매출 송장을 대조합니다. 매입 증빙 서류가 발견되지 않을 경우, 해당 사업체는 부가가치세와 법인 소득세를 소급하여 징수하고 연체료를 부과받을 수 있습니다. 이는 특히 소규모 사업체에 상당한 재정적 손실을 초래할 수 있습니다.

평판 및 사업 운영에 미치는 영향.

회계 기록의 투명성 부족은 파트너, 은행 및 규제 당국에게 사업 운영의 적법성에 대한 의구심을 불러일으킵니다. 이는 대출 확보, 입찰 참여 및 주요 파트너와의 협력에 영향을 미칩니다.

형사 기소 위험

사기 행위나 불법 송장 사용의 경우, 기업은 형사 처벌을 받을 수 있습니다. 이는 가장 심각한 위험으로, 징역형이나 영업 정지 처분으로 이어질 수 있습니다.

전자 입력 송장을 조회하고 확인하는 방법

기업은 매입세액공제 영수증의 유효성을 사전에 관리하고 검증하기 위해 국세청 전자 포털을 직접 이용할 수 있습니다. 자세한 단계별 안내는 다음과 같습니다.

1단계: 웹사이트 https://hoadondientu.gdt.gov.vn 에 접속합니다.

2단계: 세무 당국에서 제공한 납세자 식별 번호와 비밀번호를 사용하여 로그인하십시오.

3단계: 메인 인터페이스에서 "조회"를 선택한 다음 "송장 조회"를 선택합니다.

4단계: "전자 구매 송장 조회"를 선택하여 계속 진행하십시오.

5단계: 특정 공급업체의 송장을 조회하려면 판매자의 사업자등록번호를 입력하세요. 모든 구매 송장을 보려면 이 필드를 비워 두시면 됩니다.

6단계: "테스트 결과" 섹션에서 "모두"를 선택하거나 필요한 경우 특정 상태별로 필터링합니다.

7단계: "송장 날짜" 상자에 검색할 기간 범위를 입력합니다.

8단계: "검색"을 클릭합니다. 시스템은 "전자 송장"(세무 당국 코드가 포함된 송장)과 "금전 등록기에서 생성된 송장"(해당하는 경우) 두 탭에 결과를 표시합니다.

송장 목록을 내보내야 하는 경우 "송장 내보내기" 버튼을 클릭하여 대조 및 보관 목적으로 Excel 파일을 업로드할 수 있습니다.

GTG CRM을 활용한 스마트 송장 관리 솔루션

입력 송장 누락 위험을 방지하고 법적 규정을 준수하려면 기업은 강력하고 자동화된 문서 관리 시스템이 필요합니다. GTG CRM은 포괄적인 송장 관리 기능을 제공하여 기업이 입력 및 출력 송장을 철저하게 관리할 수 있도록 지원합니다.

판매 송장을 자동으로 정확하게 생성합니다.

GTG CRM을 사용하면 기업은 매출 거래 즉시 전자 송장을 발행할 수 있습니다. 시스템은 주문 정보를 자동으로 동기화하여 시간을 절약하고 오류를 최소화합니다. 모든 송장은 안전하게 저장되며 필요할 때 쉽게 검색하고 상호 참조할 수 있습니다.

입력 송장의 자동 수집 및 관리.

GTG CRM의 가장 뛰어난 기능 중 하나는 수신 송장을 자동으로 수집하는 기능입니다. 이 시스템은 이메일과 직접 연결되어 모든 구매 송장(이메일로 전송된 송장)을 자동으로 다운로드하고 저장합니다. 따라서 회계 담당자는 문서 분실이나 송장 대조를 잊어버리는 등의 문제를 걱정할 필요가 없습니다.

GTG CRM 사용의 실질적인 이점

첫째, 기업은 상품의 원산지를 증명하는 모든 투입 서류를 완비하여 벌금이나 세금 체납을 방지할 수 있습니다. 둘째, 투입 및 산출 송장 대조가 간편하고 신속하게 이루어져 불일치나 누락 사항을 즉시 파악할 수 있습니다. 셋째, 기업은 부가가치세를 전액 공제받고 세금 납부 의무를 최적화하며 불필요한 비용을 절감할 수 있습니다.

둘째, 모든 문서가 전자적으로 저장되므로 보고, 감사 또는 세금 정산 목적으로 쉽게 접근할 수 있습니다. 마지막으로, 이 시스템은 기업이 송장 관련 법규를 완벽하게 준수하여 법적 위험을 방지하고 기업 명성을 보호하는 데 도움이 됩니다.

끝내다

입력 송장 없이 출력 송장을 발행하는 것은 기술적인 문제일 뿐만 아니라 상당한 법적, 재정적 위험을 수반합니다. 기업은 문서 관리를 사전에 수행하고, 지원 도구를 활용하여 프로세스를 자동화하며, 규정을 완벽하게 준수해야 합니다. GTG CRM은 출력 송장 자동 발행 및 입력 송장 수집 기능을 갖춘 종합 솔루션으로, 기업이 디지털 시대에 더욱 투명하고 효율적이며 안전하게 운영할 수 있도록 지원합니다.