GTG CRM automatizavimo funkcijų naudojimo vadovas

Ką galėsite daryti vadovaudamiesi šiuo vadovu?

Pasiekite automatizavimą → sukurkite procesą (pagal šabloną arba nuo nulio) → nustatykite trigerį, sąlygą, veiksmą, laukimą, žmogų → naudokite „Klauskite dirbtinio intelekto“ , kad sukonfigūruotumėte greituosius veiksmus ir pasiūlytumėte kitą veiksmą pagal kontekstą → išsaugokite ir aktyvuokite → vizualiai peržiūrėkite vykdymo istoriją , kad pamatytumėte, kur yra procesas → naudokite iš anksto paruoštus scenarijus dviejų pakopų automatizavimo saugykloje .

Dar nesate susipažinę su funkcijomis? Peržiūrėkite „ Automatizavimas – procesų automatizavimas“ peržiūrą.

Pasiruoškite iš anksto

1. Prisijunkite prie GTG CRM ir kairiojoje šoninėje juostoje pamatysite automatizavimo meniu. – Čia galite kurti ir valdyti automatizuotus procesus.

2. (Rekomenduojama) Sukurkite el. laiško šabloną el. pašto kūrimo priemonėje. — Naudoti el. laiško siuntimo etape.

1 veiksmas. Pasiekite automatizavimo skiltį ir peržiūrėkite sąrašą.

1. Pradiniame ekrane kairiojoje šoninėje juostoje spustelėkite meniu „Automatizavimas“ .
2. Peržiūrėkite sukurtų procesų sąrašą: pavadinimą, būseną (aktyvus / neaktyvus), sukūrimo datą ir atnaujinimo datą.

✅ Laukiamas rezultatas : bus rodomas automatizavimų sąrašas, kuriame bus rodoma kiekvieno proceso būsena.

2 veiksmas. Sukurkite naują automatizavimą (pasirinkite šabloną arba pradėkite nuo nulio)

1. Spustelėkite mygtuką „Sukurti dabar“ .
2. Pasirinkite iš anksto paruoštą šabloną , kad galėtumėte greitai pradėti, arba sukurkite savo nuo nulio .
3. Atsiras darbo eigos kūrimo sąsaja, kurioje galėsite kurti savo darbo eigą.

✅ Laukiamas rezultatas : atidaromas darbo eigos kūrimo įrankis, paruoštas pridėti veiksmus.

3 veiksmas. Nustatykite trigerį (pradinį tašką)

1. Nuvilkite „Trigger“ elementą ant drobės (arba spustelėkite esamą „Trigger“ mazgą).
2. Pasirinkite objekto tipą (objekto tipą, kuris suaktyvina veiksmą).
3. Pasirinkite veiklą : Sukurti · Atnaujinti · Ištrinti .

✅ Laukiamas rezultatas : sukonfigūruotas paleidiklis. Pastaba: pridėjus sąlygą, paleidiklis bus užrakintas – prieš tai teisingai sukonfigūruokite paleidiklį.

4 veiksmas – nustatykite sąlygą

1. Nuvilkite elementą „Sąlyga“ ant drobės ir prijunkite jį prie „Trigger“.
2. Pasirinkite lauką, kurį norite patikrinti (Būsena, Tipas, Prioritetas, Savininkas…).
3. Pasirinkite palyginimo reikšmę (Daryti, Atidaryti, Vykdoma, Atlikta, Atšaukta…).
4. Pasirinkite operatorių : lygu · ne lygu · ( sąraše ).

✅ Laukiamas rezultatas : Prieš tęsiant, sąlyga atfiltruoja konkrečius atvejus, kuriuos norite.

5 veiksmas. Nustatykite veiksmą

1. Nuvilkite veiksmo elementą ant drobės ir susiekite jį su sąlyga.
2. Pasirinkite veiksmo tipą. Veiksmų biblioteka yra plati ( daugiau nei 120 veiksmų, skirtų CRM, pardavimams, atsargoms, apskaitai, pranešimų siuntimui, palaikymo tarnybai, užduotims ir kt.). Pavyzdžiui , Siųsti el. laišką :

• Pasirinkite gavėją : atitinkamą kontaktinį asmenį arba konkretų komandos narį.
• Pasirinkite el. pašto šabloną, kurį sukūrėte el. pašto kūrimo priemonėje.
• Pasirinkite siuntėją (el. pašto paskyrą, iš kurios buvo išsiųstas pranešimas).

✅ Laukiamas rezultatas : veiksmas sukonfigūruotas ir integruotas į procesą.

6 veiksmas. Greitųjų veiksmų konfigūravimas naudojant „Klauskite dirbtinio intelekto“

1. Pridėkite kitą veiksmo žingsnį ir atidarykite konfigūracijos skydelį (jei jis tuščias, jame bus mygtukas „Klausti dirbtinio intelekto“ ).
2. Spustelėkite „Klausti dirbtinio intelekto“ ir įveskite, ką norite pasakyti, pavyzdžiui, *„išsiųsti padėkos el. laišką naujam klientui“*.
3. Dirbtinis intelektas automatiškai parenka tinkamą veiksmą ir iš anksto sukonfigūravo veiksmus; jums tereikia pridėti informaciją.

✅ Laukiamas rezultatas : iš anksto užpildytas veiksmas teisingai atitinka jūsų aprašytą veiksmą (DI siūlo tik veiksmus, kuriuos sistema gali vykdyti).

7 veiksmas. Pridėkite kitą veiksmą su kontekstiniu pasiūlymu.

1. Spustelėkite „+ pridėti žingsnį“ po esamu žingsniu.
2. Pasirinkite iš siūlomų veiksmų sąrašo, atsižvelgdami į šaltinio veiksmo tikslinę auditoriją (pavyzdžiui, po „Kontaktas sukurtas“ → Siųsti el. laišką · Sukurti sandorį · Atnaujinti kontaktą · Sukurti užduotį).

✅ Laukiamas rezultatas : atsiranda naujas , iš anksto sukonfigūruotas žingsnis, kuris automatiškai prisijungia prie proceso.

8 veiksmas. Nustatykite laukimo / delsos ir žmogiškojo valdymo funkcijas (jei reikia)

1. Laukimas / Vėlavimas : Nuvilkite elementą „Laukti“ ant drobės, įveskite kiekį ir pasirinkite vienetą (minutės / valandos / dienos). Pavyzdžiui: palaukite 10 minučių, prieš pereidami prie kito veiksmo.
2. Žmogus : Nuvilkite elementą „Žmogus“ , kai reikalingas žmogaus atliktas apdorojimas – užpildykite „Title“ , „Notes“ , „Prioritetą“ (žemas/vidutinis/aukštas), „Heatsakingą asmenį“ ir „Terminą “ (santykinis: X dienų nuo šio veiksmo; arba absoliutus: pasirinkite konkrečią datą).

✅ Laukiamas rezultatas : procesas pristabdomas nustatytam laikotarpiui; žmogiškasis veiksmas sukuria užduotį, laukiančią, kol atsakingas asmuo ją apdoros, prieš tęsiant.

9 veiksmas. Įrašykite ir aktyvuokite automatizavimą

1. Peržiūrėkite visą procesą.
2. Spustelėkite „Išsaugoti“ , kad išsaugotumėte.
3. Sistema rodo pranešimą „Išsaugoti sėkmingai“; kad procesas būtų vykdomas, perjunkite jį į „Aktyvus“ .

✅ Laukiamas rezultatas : procesas išsaugomas ir aktyvuojamas, pradedamas vykdyti, kai įvyksta trigeris.

10 veiksmas. Vizualiai peržiūrėkite vykdymo istoriją

1. Builder programoje atidarykite Run History .
2. Pasirinkite paleidimą iš sąrašo (su būsena: vykdoma, laukiama, sėkminga, nesėkminga).
3. Peržiūrėkite proceso srauto diagramą su spalvų kodavimu pagal kiekvieno žingsnio būseną (žalia = atlikta, geltona = laukiama, raudona = klaida); spustelėkite žingsnį, kad pamatytumėte išsamią informaciją (trukmę, laukimo priežastį, klaidą, apdorotus verslo duomenis).

✅ Laukiamas rezultatas : diagramoje galite tiksliai matyti, kuriame etape yra tas paleidimas, kur jis sustojo ir kodėl.

11 veiksmas. Peržiūrėkite dviejų pakopų automatizuotą sandėlį ir naudokite jau esamą scenarijų.

1. Eikite į „Automatizavimas“ , atidarykite „Automatizavimo katalogą“ . Naršykite pagal funkcijų grupę (CRM/klientas, apskaita, HR, užduočių priskyrimas ir kt.) ir atidarykite vidinį veiksmų planą .
2. Naudokite greitai:

• Kontaktinis / įmonės scenarijus : sveikinimo žodis, priminimas klientams / įmonėms apie tolesnius veiksmus – tiesiog įjunkite ir jis paruoštas naudoti.
• Partnerių paieškos scenarijus : importavus kontaktą / įmonę iš dirbtiniu intelektu pagrįstos paieškos sistemos, pritaikykite informavimo scenarijų, kad pradėtumėte informavimo procesą.

✅ Laukiamas rezultatas : pasiekiamas scenarijus įjungtas ir veikia; nenaudojami scenarijai paslėpti, kad būtų aiškiau.

Greita laukiamų rezultatų paieškos lentelė

Atviros automatizacijos – procesų sąrašas + būsena

Sukurkite naują šabloną ir pasirinkite jį – atsidarys darbo eigos kūrimo priemonė.

Trigerio / sąlygos / veiksmo konfigūravimas – veiksmai, skirti juos sujungti į proceso srauto schemą.

Spustelėkite „Klausti dirbtinio intelekto“ – iš anksto užpildytas veiksmas atliks teisingą veiksmą, kaip aprašyta.

„+ papildomas žingsnis“ – kitas žingsnis yra iš anksto sukonfigūruotas ir atitinka kontekstą.

Įrašyti + Aktyvuoti – procesas, kuris paleidžiamas įvykus trigeriui.

Atvira vykdymo istorija – nuosekli būsenos diagrama su spalvota informacija; išsamiai aprašomas kiekvienas žingsnis.

Atidarykite automatizavimo sandėlio funkciją – iš anksto parašyti scenarijai, suskirstyti pagal funkcijų grupes, tiesiog įjunkite ir paleiskite.

Naudojimo patarimai

1. Pradėkite paprastai : pirmiausia sukurkite trumpą procesą, o tada palaipsniui jį plėskite.
2. Greitam konstravimui naudokite šablonus ir „Klauskite dirbtinio intelekto“ .
3. Testavimas prieš aktyvinimą : paleiskite testą su testo duomenimis, tada atidarykite vykdymo istoriją , kad patikrintumėte kiekvieną veiksmą.
4. Naudokite aiškius pavadinimus , kad būtų lengviau valdyti.
5. Prieš naudodami el. laiško siuntimo etape, el . laiško šabloną paruoškite el. pašto kūrimo priemonėje.