Pradinio likučio importavimo iš CSV arba Excel failo instrukcija

Ko galite padaryti po šio vadovo

Ar senojo knygos likutis metų pabaigoje jau yra CSV arba Excel faile? Tiesiog įkelkite failą: nesvarbu, kuris stulpelis eina pirmas ir kaip jis pavadintas — pasirenkate stulpelį, susiejate sąskaitas, pasirenkate datą ir pateikiate tvirtinti.

Apribojimai, kuriuos svarbu žinoti iš anksto

• Pradinis likutis gali būti įvedamas tik pirmąją finansinių metų dieną (ši versija palaiko apskaitos metus pagal kalendorinius metus), ir kiekviena įmonė (workspace) turi tik vieną.
• Priimamos tik turto, įsipareigojimų ir nuosavo kapitalo sąskaitos; pajamų ir sąnaudų sąskaitos atmetamos. Įmonėms, kurios pradeda veiklą metų viduryje, todėl šiuo būdu dar negalima įvesti duomenų nuo metų pradžios iki perkėlimo datos: čia įvedate pradžios likutį, o tuomet einamuosius pokyčius registruojate įprastomis GTG CRM funkcijomis (sąskaitų išrašų importas, pirkimo sąskaitos, pardavimo sąskaitos).
• Gautinų sumų (131), mokėtinų sumų (331) ir atsargų likučiai patenka į didžiąją knygą ir bandomąjį balansą. Tačiau pardavimo sąskaitų, pirkimo sąskaitų sąrašai ir sandėlio ekranai jų nerodo: klientų skolų, tiekėjų skolų ir prekių likučių pagal atskirus vienetus šiuo būdu dar įvesti negalima. Tai pažymėta geltonu užrašu ekrane.

Dar nesusigaudote bendrame vaizde? Žr. Rankiniai įrašai, storno arba taisymas, pradinis likutis: apžvalga. Reikia parengti, patvirtinti, storno arba taisyti įrašą? Žr. Rankinių įrašų vadovas: parengti, patvirtinti, storno arba taisyti.

Pasiruošimas

1 žingsnis — įkelkite failą ir pasirinkite stulpelį

1. Spustelėkite + Naujas įrašas → Pradinis likutis (kai Sąrašas tuščias, taip pat yra mygtukas Pradinis likutis). Ekrane yra keturi žingsniai: Failas, Stulpeliai, Sąskaitos ir suma, Peržiūra. Niekas nebus išsaugota, kol paskutiniame žingsnyje nespausite Siųsti tvirtinti.
2. Failas: vilkite senosios knygos metų pabaigos likučio failą į lauką taip, kaip jį išveda sena sistema, tada spustelėkite Tęsti. Failas nuskaitomas tiesiai naršyklėje: niekas niekur nesiunčiama, kol nepasirenkate AI pasiūlymai.
3. Stulpeliai: atsakykite Kaip šiame faile parašyti skaičiai? (1.234.567,89 arba 1,234,567.89); niekas nepasirenkama iš anksto. Su „Excel“ failu pasirinkite skaičių rašymo būdą, kuris sutampa su tuo, ką matote langelyje: jei langelyje rodoma 120,000,000, pasirinkite 1,234,567.89.
4. Skiltyje Kuris stulpelis yra kuris? spustelėkite AI pasiūlymai (už kiekvieną failą sunaudojama 100 kreditų; siunčiami tik stulpelių pavadinimai ir daugiausia 8 pavyzdinės eilutės; AI tik pasiūlo stulpelius) arba Naudoti mano susiejimą (stulpelius susiejate patys, kreditai nenaudojami). Pasiūlymai gali būti neteisingi: jei kuris nors stulpelis neteisingas, atidarykite toje eilutėje esančią stulpelio pasirinkimo įvestį ir pasirinkite iš naujo.
5. Perskaitykite Pirmos eilutės, perskaityk iš naujo: jei kuris nors skaičius perskaitomas neteisingai, pakeiskite skaičių rašymo formatą, nes neteisingai perskaitytas taškas ar kablelis gali išlaikyti lentelę subalansuotą, bet reikšmė gali būti neteisinga 1 000 kartų. Tada spustelėkite Tęsti.

✅ Laukiamas rezultatas: lentelėje Jūsų stulpelis atitinka Mes suprantame kaip taip, kaip norėjote, o perskaitytos eilutės rodo teisingus skaičius.

2 žingsnis — Suderinkite sąskaitas ir pasirinkite datą

1. Skiltyje Sąskaitos ir suma kiekviena failo eilutė suderinama su viena jūsų sąskaita: pirmiausia pagal kodą, paskui pagal pavadinimą (nepaisant raidžių dydžio ir diakritinių ženklų). Eilutę Neatitinka turite priskirti rankiniu būdu; tada etiketė bus pasirinkta jūsų. GTG sąskaitų nespėlioja. Jei norite praleisti eilutę (pavyzdžiui, bendrą eilutę), spustelėkite Praleisti šią eilutę.
2. Pajamų ir sąnaudų sąskaitos atmetamos, pateikiant paaiškinimą.
3. Pasirinkite Pradinio likučio datą (pirmą finansinių metų dieną, nepasirenkama iš anksto), įrašykite Šių likučių šaltinis (privaloma) ir data.
4. Debeto suma turi sutapti su Kredito suma: eilutėje rodoma Subalansuota.
5. Ekrane taip pat gali būti rodoma GTG pastaba: perskaitykite ją ir tik tada spustelėkite Tęsti.

✅ Laukiamas rezultatas: ekrane parašyta „Visos eilutės suderintos.“ ir eilutėje Debeto suma … Kredito suma … rodoma Subalansuota.

3 žingsnis — Siųsti tvirtinti ir peržiūrėti rezultatą

1. Skiltyje Peržiūra viską perskaitykite ir spustelėkite Siųsti tvirtinti. Pagal numatytuosius nustatymus niekas nebus įrašyta į apskaitą, kol nepatvirtins antras asmuo.
2. Antras asmuo turi eiti į Apskaita → Įrašai → Juodraščiai → Peržiūrėti (skydelis Peržiūra: pradinis likutis) → Patvirtinti ir įrašyti, kaip nurodyta rankinių įrašų gairėse.

Jei Pateikti tvirtinimui atmetama su pranešimu „Jau yra įrašų, datuotų anksčiau nei ši data, todėl ši data negali būti pradinių likučių data.“: apskaitoje jau yra įrašų, kurių data ankstesnė nei jūsų pasirinkta data. Ekranas lieka žingsnyje Peržiūrėti, ir į apskaitą dar niekas neįrašyta. Pradinių likučių data turi būti metų, kuriems atidaromi likučiai, pirmoji diena (2025 m. pabaigos likučiai atidaromi 2026/01/01); data yra data, iki kurios apskaičiuojami likučiai, ir ji negali būti vėlesnė už tą dieną. Pasirinkite tik ankstesnių metų pirmąją dieną (spauskite Atgal, kad pakeistumėte), jei jūsų failas iš tiesų yra praėjusių metų pabaigos likučiai. Ar jūsų failas yra 2025 m. pabaigos likučiai, bet apskaitoje jau yra 2025-12 mėnesio įrašų? Prieš pateikdami dar kartą, pasitarkite su savo buhalteriu arba susisiekite su GTG.

✅ Laukiamas rezultatas: po patvirtinimo Bandomasis balansas (buhalteriai dažniausiai vadina bandomuoju balansu; Apskaita → Finansinės ataskaitos, reikia teisės Peržiūrėti finansines ataskaitas) prasideda jūsų skaičiais stulpeliuose Pradinis likutis Debetas ir Pradinis likutis Kreditas, taip pat ir visais metų mėnesiais, o pradinis likutis nėra laikomas apyvarta.

Įvedėte klaidą? Atidarykite pradinių likučių įrašą iš Sąrašo, spauskite Revertuoti arba taisyti ir pasirinkite Šis įrašas neteisingas: taisau klaidą (pradinius likučius galima anuliuoti tik šiuo būdu). Lauke Ar reikia įvesti teisingą pakeičiantį įrašą? pasirinkite Ne: teisingus likučius iš naujo įveskite ekrane Pradiniai likučiai (+ Naujas įrašas → Pradiniai likučiai) po to, kai anuliavimo įrašas bus patvirtintas. Tada stulpelyje Apyvarta gali matytis anuliavimo suma (Debetas lygus Kreditui); pradiniai ir galutiniai likučiai vis tiek išliks iš teisingo įvedimo.

Trumpa laukiamų rezultatų lentelė

Pastabos

• Dar negalima pridėti patvirtinamųjų dokumentų failo: Šių likučių šaltinis ir data yra vieta, kur nurodoma likučių kilmė.
• Jei vėl atidarote Pradiniai likučiai, kol yra jūsų pačių juodraštis, kurio dar nepateikėte tvirtinimui, ekrane rodoma: „Jūs išsaugojote pradinių likučių juodraštį, bet jo dar nepateikėte tvirtinimui. Išmeskite juodraštį ir pradėkite iš naujo arba grįžkite į įrašų sąrašą.“ Spauskite Išmesti juodraštį ir pradėti iš naujo: juodraštis iškart bus išmestas ir grįšite į žingsnį Failas.

Jau turite pradinius likučius ir reikia sukurti, patvirtinti, anuliuoti arba taisyti įrašą? Žr. Rankinių įrašų vadovą.