Case Study: Lan Anh - Fra kaos med flerkanalsstyring til effektivt salg med GTG CRM

I de seneste par år er salg på flere e-handelsplatforme blevet en populær trend. I stedet for kun at sælge på én platform, udvider mange butiksejere til Shopee, Lazada og TikTok Shop for at nå ud til flere kunder.

Lan Anh, 35 år, er en af dem. Hun har drevet onlinebutik med dametøj i næsten 3 år og sælger nu produkter på alle tre platforme. Ved at udnytte trafikken fra platformene godt, har hendes butik stabil omsætning og en ret høj andel af tilbagevendende kunder.

Men da ordrerne begyndte at stige, medførte flerkanals salg også problemer, hun ikke havde forudset.

Når ordrerne stiger, bliver styringen kaotisk

Hver dag skal Lan Anh håndtere omkring 40-60 ordrer fra tre forskellige platforme. Arbejdet, der virker simpelt, er i virkeligheden ret kompliceret.

Hver morgen er det første hun skal gøre, at åbne de respektive styringssystemer for hver platform:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hun skal tjekke, om der er nye ordrer, printe fragtbreve, afstemme produktinformationer og bekræfte ordrer.

At skifte mellem mange systemer tager hende en del tid. Nogle gange kan det alene at tjekke ordrer tage timer hver dag.

Flerkanals sælgere skal ofte tjekke ordrer på flere forskellige platforme

Flerkanals lagerstyring: en stor smerte for online sælgere

Lan Anhs største udfordring er ikke at modtage ordrer, men lagerstyring ved salg på flere platforme.

Hendes butik har omkring 50 forskellige beklædningsmodeller, hver med flere størrelser og farver. Det samlede antal SKU'er når op på hundredvis af varianter.

Problemet er, at hver e-handelsplatform styrer lageret uafhængigt af hinanden.

Konkret eksempel:

Lageret har faktisk 50 produkter, men på platformene vises det som:

• Shopee: 30 produkter
• Lazada: 30 produkter
• TikTok Shop: 30 produkter

Hvis et produkt sælger hurtigt på flere platforme samtidigt, kan det samlede antal ordrer overstige den faktiske lagerbeholdning.

I så fald er hun tvunget til at:

• Annullere ordrer
• Kontakte kunden for at skifte produkt
• Undskylde for at være udsolgt

Dette påvirker direkte butikkens bedømmelser og kundeoplevelsen.

Lagerpersonale har også svært ved at håndtere ordrer

Da antallet af ordrer steg, hyrede Lan Anh ekstra lagerpersonale til at hjælpe med pakning og vareforberedelse.

Men da ordrerne kommer fra forskellige platforme, bliver vareforberedelsen også kaotisk. Personalet spørger ofte:

• Hvilken platform er denne ordre fra?
• Hvor er ordrenummeret?
• Hvilket produkt skal hentes fra lageret?

Bare det at afstemme ordrer med produkter på lageret tager en del tid.

I travle perioder er fejl i pakning eller vareforberedelse mere sandsynlige.

Når skattereglerne ændres, bliver udstedelse af fakturaer endnu mere kompliceret

Ud over problemer med ordrer og lager, står Lan Anh også over for kravet om udstedelse af elektroniske fakturaer, når kunderne har brug for en momsregning.

Tidligere, hver gang en kunde anmodede om en faktura, skulle hun:

1. Åbne ordredetaljer på platformen igen
2. Indtaste data i softwaren til elektroniske fakturaer
3. Dobbelttjekke produkt og antal

Denne proces er ikke overdrevent kompliceret, men når antallet af ordrer stiger, fører manuel dataindtastning let til fejl og tager meget tid.

Hun indså, at hvis hun ønskede at fortsætte med at udvide sin forretning, havde hun brug for et system, der kunne forbinde alle salgsfaserne.

GTG CRM – løsningen til at centralisere al salgsaktivitet

Efter at have undersøgt mange flerkanals salgsstyringsværktøjer, besluttede Lan Anh sig for at prøve GTG CRM.

Det, der tiltrak hende, var, at systemet ikke kun styrede ordrer, men også forbinder lager, produkter og fakturaer inden for én platform.

Opret lager i systemet

Det første hun gjorde var at oprette et lager i GTG CRM.

Hun indtastede grundlæggende oplysninger som:

• Lagerets navn
• Lagerets adresse
• Ansvarlig for lageret

Takket være dette bliver al fremtidig lagerindgang og -udgang registreret i systemet.

Opret produkter og SKU'er

Derefter indtastede hun alle produkter i Produktcenteret.

Hvert produkt blev tildelt en unik SKU, f.eks.:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Takket være SKU'er kan systemet genkende det samme produkt, selvom det sælges på forskellige platforme.

Dette bidrager til mere præcis lagerstyring.

Forbind Shopee, Lazada og TikTok Shop

Efter at have sat lager og produkter op, forbinder hun GTG CRM med sine salgskonti på platformene.

Når forbindelsen er fuldført, skal hun blot trykke på "synkroniser"-knappen, og ordrer fra:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

synkroniseres til én enkelt grænseflade.

Ordrer samles ét sted

Ordrehåndteringsprocessen bliver enklere

Efter at have brugt GTG CRM ændrede Lan Anhs salgsproces sig markant.

Ny proces:

1. Ordrer vises i GTG CRM-dashboardet
2. Hun ændrer ordrestatus til afventer afhentning
3. Systemet opretter en udgående lagerfaktura
4. Lagerpersonalet forbereder produkter i henhold til fakturaen

Takket være dette behøver lagerpersonalet ikke længere tjekke hver enkelt platform, men kan arbejde i én enkelt grænseflade.

Elektroniske fakturaer oprettes automatisk

En anden funktion, der hjælper Lan Anh med at spare tid, er automatisk oprettelse af elektroniske fakturaer.

Hun behøver kun at indstille én gang i indstillingerne:

• Tidspunkt for oprettelse af faktura
• Status for fakturaen
• Standard fakturamodul

Efter at ordren er bekræftet som ekspederet fra lageret, opretter systemet den tilsvarende faktura.

Hvis ordren ændrer produktantal, understøtter GTG CRM også automatiske justeringsfakturaer, hvilket gør momsindberetningen mere præcis.

Effekt efter 6 måneders brug af GTG CRM

Efter cirka et halvt års brug af systemet, har Lan Anh bemærket mange tydelige ændringer:

Tidsbesparelse

Før brugte hun mange timer hver dag på at tjekke ordrer på hver enkelt platform. Nu er alt samlet på ét dashboard.

Besparelse: 3-4 timers arbejde hver dag

Præcis lagerstyring

Lagerstyringen er blevet mere præcis. Systemet opdaterer automatisk lagerantal efter hver ordre, hvilket markant reducerer situationer med salg ud over lagerbeholdningen.

Annulleringsrate reduceret: fra 8% til 2%

Forbedrede bedømmelser

Bedømmelserne på platformene er også forbedret takket være færre annullerede ordrer og mere præcis levering.

Mere effektivt personale

Hendes lagerpersonale arbejder også mere effektivt, da de ikke længere behøver at afstemme ordrer manuelt som før.

Konklusion

Lan Anhs historie er et typisk eksempel på de udfordringer, mange flerkanals sælgere står overfor.

Når ordrerne er få, kan manuel styring stadig være håndterbar. Men når antallet af ordrer stiger, og man sælger på flere platforme samtidigt, vil manglen på et centraliseret styringssystem gøre forretningen kaotisk.

Takket være dette kan sælgere drive deres butik mere effektivt og fokusere på at udvikle forretningen i stedet for at håndtere manuelle opgaver.