Case Study: Lan Anh – Fra forvirring rundt flerkanalstyring til effektiv salg med GTG CRM

De siste årene har salg på flere e-handelsplattformer blitt en populær trend. I stedet for å selge kun på én plattform, utvider mange butikkeiere til Shopee, Lazada og TikTok Shop for å nå ut til flere kunder.

Lan Anh, 35 år gammel, er en av dem. Hun har drevet nettsalg av damemote i nesten 3 år og selger for tiden produkter på alle de tre plattformene. Takket være god utnyttelse av trafikk fra plattformene, har butikken hennes stabil omsetning og en ganske høy andel tilbakevendende kunder.

Men etter hvert som antall bestillinger begynte å øke, medførte også salg på flere kanaler problemer hun aldri hadde tenkt på før.

Når bestillingene øker, blir administrasjonen kaotisk

Hver dag må Lan Anh håndtere rundt 40–60 bestillinger fra tre forskjellige plattformer. En tilsynelatende enkel oppgave, men i virkeligheten ganske kompleks.

Hver morgen er det første hun må gjøre å åpne administrasjonssystemene for hver plattform etter tur:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Hun må sjekke om det er nye bestillinger, skrive ut fraktetiketter, matche produktinformasjon og bekrefte bestillinger.

Å bytte frem og tilbake mellom flere systemer tar henne mye tid. Noen ganger kan bare det å sjekke bestillinger ta timer hver dag.

Salg på flere kanaler krever ofte at selgere sjekker bestillinger på flere forskjellige plattformer

Lagerbeholdning på flere kanaler: en stor utfordring for nettbutikker

Lan Anhs største vanskelighet ligger ikke i å motta bestillinger, men i lagerstyring ved salg på flere plattformer.

Butikken hennes har rundt 50 klesmodeller, og hver modell har flere størrelser og farger. Det totale antallet SKU-er utgjør hundrevis av varianter.

Problemet er at hver e-handelsplattform administrerer lagerbeholdningen uavhengig av hverandre.

Praktisk eksempel:

Butikken hennes har faktisk 50 produkter igjen, men på plattformene vises det:

• Shopee: 30 produkter
• Lazada: 30 produkter
• TikTok Shop: 30 produkter

Hvis et populært produkt selges samtidig på flere plattformer, kan det totale antallet bestillinger overstige den faktiske lagerbeholdningen.

Da er hun tvunget til å:

• Avlyse bestillinger
• Kontakte kunder for å bytte produkt
• Be om unnskyldning for utsolgt vare

Dette påvirker direkte butikkens vurderingsscore og kundeopplevelsen.

Lagerpersonalet har også vanskeligheter med å behandle bestillinger

Etter hvert som antall bestillinger økte, ansatte Lan Anh mer lagerpersonell for å hjelpe til med pakking og klargjøring av varer.

Men fordi bestillingene er fordelt på forskjellige plattformer, blir det også kaotisk å klargjøre varene. Personalet må ofte spørre:

• Hvilken plattform tilhører denne bestillingen?
• Hva er ordrenummeret?
• Hvilket produkt må hentes fra lageret?

Bare det å matche bestillinger med produkter på lageret tar ganske mye tid.

På travle dager er det også lettere å gjøre feil i pakke- eller vareklargjøringsprosessen.

Når skattereglene endres, blir fakturering enda mer komplisert

I tillegg til problemer med bestillinger og lagerbeholdning, må Lan Anh også håndtere kravet om å utstede elektroniske fakturaer når kunder ber om det for merverdiavgift.

Tidligere, hver gang en kunde ba om en faktura, måtte hun:

1. Åpne ordreinformasjonen på plattformen igjen
2. Legge inn data i programvaren for elektronisk fakturering
3. Dobbeltsjekke produkt og antall

Denne prosessen er ikke for komplisert, men når antall bestillinger øker, fører manuell datainntasting lett til feil og tar mye tid.

Hun innså at hvis hun ønsket å fortsette å utvide virksomheten, trengte hun et system som kunne koble sammen alle salgsleddene.

GTG CRM – løsningen for å sentralisere all salgsaktivitet

Etter å ha undersøkt mange omnichannel-salgsadministrasjonsverktøy, bestemte Lan Anh seg for å prøve GTG CRM.

Det som fanget oppmerksomheten hennes, var at systemet ikke bare administrerte bestillinger, men også koblet sammen lager, produkter og fakturaer innenfor én plattform.

Opprette lager i systemet

Det første hun gjorde, var å opprette et lager i GTG CRM.

Hun la inn grunnleggende informasjon som:

• Lagerets navn
• Lagerets adresse
• Ansvarlig for lageret

Dette gjorde at all fremtidig lagerinnførsel og -uttak ble registrert i systemet.

Opprette produkter og SKU-koder

Deretter la hun inn alle produktene i Produktsenteret.

Hvert produkt fikk en unik SKU-kode, for eksempel:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Takket være SKU-koden kunne systemet identifisere samme produkt selv om det ble solgt på forskjellige plattformer.

Dette bidro til mer nøyaktig lagerstyring.

Koble til Shopee, Lazada og TikTok Shop

Etter å ha satt opp lager og produkter, koblet hun GTG CRM til salgskontoene sine på plattformene.

Etter at tilkoblingen var fullført, trengte hun bare å trykke på "synkroniser"-knappen, og bestillinger fra:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

ble alle synkronisert til ett enkelt grensesnitt.

Bestillinger samles på ett enkelt sted

Ordrebehandlingsprosessen ble enklere

Etter å ha tatt i bruk GTG CRM, endret Lan Anhs salgsprosess seg markant.

Ny prosess:

1. Bestillinger dukket opp i GTG CRM-dashboardet
2. Hun endret ordrestatus til klar for henting
3. Systemet opprettet en utgående pakkseddel
4. Lagerpersonalet forberedte produktene i henhold til pakkseddelen

Dette gjorde at lagerpersonalet ikke lenger trengte å sjekke hver enkelt plattform, men bare jobbe fra ett enkelt grensesnitt.

Elektroniske fakturaer genereres automatisk

En annen funksjon som hjalp Lan Anh med å spare tid, var automatisk generering av elektroniske fakturaer.

Hun trengte bare å sette opp dette én gang i innstillingene:

• Tidspunkt for fakturagenerering
• Fakturastatus
• Standard fakturamal

Etter at en bestilling ble bekreftet ekspedert fra lageret, opprettet systemet en tilsvarende faktura.

Hvis en bestilling endret produktantall, støttet GTG CRM også automatiske justeringsfakturaer, noe som bidro til mer nøyaktig skatterapportering.

Resultater etter 6 måneder med GTG CRM

Etter omtrent et halvt års bruk av systemet, merket Lan Anh mange tydelige endringer:

Tidsbesparelse

Tidligere måtte hun bruke mange timer hver dag på å sjekke bestillinger på hver enkelt plattform. Nå er alt samlet på ett enkelt dashboard.

Besparelse: 3–4 arbeidstimer per dag

Nøyaktig lagerstyring

Lagerstyringen ble mer nøyaktig. Systemet oppdaterer automatisk lagerbeholdningen etter hver bestilling, noe som reduserer situasjoner med salg over lagerbeholdning betydelig.

Kanselleringsrate redusert: fra 8 % til 2 %

Forbedrede vurderinger

Vurderingsscorene på plattformene har også forbedret seg takket være færre kansellerte bestillinger og mer nøyaktige leveringer.

Mer effektivt personale

Lagerarbeiderne dine jobber også mer effektivt, siden de ikke lenger trenger å manuelt sammenligne bestillinger som før.

Konklusjon

Lan Anhs historie er et typisk eksempel på utfordringene mange flerkanalselgere står overfor.

Når bestillingene er få, kan manuell administrasjon fortsatt være håndterbar. Men når antallet bestillinger øker og du selger på flere plattformer samtidig, vil mangelen på et sentralisert administrasjonssystem gjøre virksomheten kaotisk.

Takket være dette kan selgere drive butikken sin mer effektivt og fokusere på å utvikle virksomheten i stedet for å håndtere manuelle oppgaver.