Veiledning for bruk av automatiseringsfunksjoner i GTG CRM

Hva vil du kunne gjøre etter å ha fulgt denne veiledningen?

Få tilgang til automatiseringer → opprett en prosess (fra en mal eller fra bunnen av) → konfigurer Trigger, Condition, Action, Wait, Human → bruk «Ask AI» for å konfigurere hurtigsteg og foreslå neste trinn basert på kontekst → lagre og aktiver → vis kjørehistorikken visuelt for å se hvor prosessen er → bruk forhåndslagde skript i det todelte automatiseringsarkivet .

Ikke kjent med funksjonene ennå? Sjekk ut forhåndsvisningen av Automatisering – Prosessautomatisering .

Forbered deg på forhånd

1. Logg inn på GTG CRM, så ser du Automatiseringer-menyen i venstre sidefelt. – Her kan du opprette og administrere automatiserte prosesser.

2. (Anbefales) Opprett en e-postmal i Email Builder. – For bruk i trinnet for sending av e-post.

Trinn 1 – Få tilgang til automatisering og se listen

1. Fra startskjermen klikker du på Automatiseringer -menyen i venstre sidefelt.
2. Vis en liste over opprettede prosesser: navn, status (aktiv/inaktiv), opprettelsesdato og oppdateringsdato.

✅ Forventet resultat : En liste over automatiseringer vil vises, som viser statusen til hver prosess.

Trinn 2 – Opprett en ny automatisering (velg en mal eller start fra bunnen av)

1. Klikk på knappen «Opprett nå» .
2. Velg en ferdiglaget mal for å komme raskt i gang, eller lag fra bunnen av for å bygge din egen.
3. Arbeidsflytbygger- grensesnittet vises, slik at du kan designe arbeidsflyten din.

✅ Forventet resultat : Arbeidsflytbyggeren åpnes, klar til å legge til trinn.

Trinn 3 – Angi utløseren (startpunkt)

1. Dra og slipp Trigger- elementet på lerretet (eller klikk på en eksisterende Trigger-node).
2. Velg objekttypen (typen objekt som utløser handlingen).
3. Velg aktivitet : Opprett · Oppdater · Slett .

✅ Forventet resultat : Trigger konfigurert. Merk: Etter at betingelsen er lagt til, vil triggeren bli låst – vennligst konfigurer triggeren riktig på forhånd.

Trinn 4 – Angi betingelsen

1. Dra og slipp betingelseselementet på lerretet og koble det til utløseren.
2. Velg feltet du vil sjekke (Status, Type, Prioritet, Eier…).
3. Velg sammenligningsverdien (Oppgave, Åpen, Pågår, Ferdig, Avbrutt…).
4. Velg operator : er lik · ikke er lik · i (i listen).

✅ Forventet resultat : Betingelsen filtrerer ut de spesifikke tilfellene du ønsker før den fortsetter.

Trinn 5 – Konfigurer handlingen

1. Dra og slipp Handling- elementet på lerretet og koble det til Betingelsen.
2. Velg handlingstype. Handlingsbiblioteket er omfattende ( over 120 handlinger på tvers av CRM, salg, lager, regnskap, meldinger, varsler, support, oppgaver osv.). For eksempel Send e-post :

• Velg mottaker : Relevant kontakt eller spesifikt teammedlem.
• Velg e-postmalen du opprettet i E-postbyggeren.
• Velg avsenderen (e-postkontoen som sendte meldingen).

✅ Forventet resultat : Handlingen er konfigurert og integrert i prosessen.

Trinn 6 – Bruk «Spør AI» for å konfigurere hurtigsteg

1. Legg til et nytt handlingstrinn, og åpne deretter konfigurasjonspanelet (når det er tomt, vil panelet ha en «Spør AI» -knapp).
2. Klikk på «Spør AI» , og skriv deretter inn det du vil si – for eksempel *«send en takk-e-post til en ny kunde»*.
3. AI-en velger automatisk riktig handling og forhåndskonfigurerer trinnene; du trenger bare å legge til detaljene.

✅ Forventet resultat : Det forhåndsutfylte trinnet representerer riktig handlingen du beskrev (AI foreslår bare handlinger som systemet kan utføre).

Trinn 7 – Legg til neste trinn med et kontekstuelt forslag.

1. Klikk på «+ legg til trinn» under et eksisterende trinn.
2. Velg fra listen over foreslåtte handlinger basert på kildetrinnets målgruppe (for eksempel etter «Kontakt opprettet» → Send e-post · Opprett avtale · Oppdater kontakt · Opprett oppgave).

✅ Forventet resultat : Et nytt , forhåndskonfigurert trinn vises og blir automatisk med i prosessen.

Trinn 8 – Konfigurer vent/forsinkelse og menneskelig (hvis nødvendig)

1. Vent/Forsinkelse : Dra Vent- elementet over på lerretet, skriv inn antallet og velg enheten (Minutter/Timer/Dager). For eksempel: vent 10 minutter før du går videre til neste trinn.
2. Menneske : Dra det menneskelige elementet når menneskelig behandling er nødvendig – fyll ut Tittel , Merknader , Prioritet (Lav/Middels/Høy), Ansvarlig person og Frist (relativt: X dager fra dette trinnet; eller absolutt: velg en bestemt dato).

✅ Forventet resultat : Prosessen pauses i den angitte varigheten; det menneskelige trinnet oppretter en oppgave som venter på behandling av den ansvarlige personen før den fortsetter.

Trinn 9 – Lagre og aktiver automatisering

1. Gjennomgå hele prosessen.
2. Klikk på Lagre for å lagre.
3. Systemet viser meldingen «Lagring vellykket». Sett prosessen til Aktiv for å kjøre den.

✅ Forventet resultat : Prosessen lagres og aktiveres, og starter når utløseren oppstår.

Trinn 10 – Vis kjøringshistorikken visuelt

1. I Builder åpner du Kjørlogg .
2. Velg en kjøring fra listen (med status: kjører, venter, vellykket, mislykket).
3. Se prosessflytdiagrammet med fargekoding i henhold til statusen til hvert trinn (grønn = fullført, gul = ventende, rød = feil); klikk på et trinn for å se detaljer (varighet, årsak til venting, feil, behandlede forretningsdata).

✅ Forventet resultat : Du kan se nøyaktig hvilket trinn løpingen er på, hvor den stoppet og hvorfor – rett på diagrammet.

Trinn 11 – Bla gjennom det to-lags automatiserte lageret og bruk det eksisterende skriptet

1. Gå til Automatiseringer , åpne automatiseringskatalogen . Bla gjennom etter funksjonsgruppe (CRM/kunde, regnskap, HR, oppgavetildeling osv.) og åpne deretter strategiboken inni.
2. Bruk raskt:

• Kontakt-/firmaskript : velkomst, oppfølgingspåminnelse for kunden/firmaet – bare slå den på, så er den klar til bruk.
• Scenario for prospektering av partnere og kunder : Etter å ha importert kontakt/firma fra en AI-drevet søkemotor, bruk et oppsøkende scenario for å starte oppsøkingsprosessen.

✅ Forventet resultat : Det tilgjengelige skriptet er aktivert og kjører; ubrukte skript er skjult for et renere utseende.

Hurtigoppslagstabell for forventede resultater

Åpne automatiseringer – Prosessliste + Status

Opprett en ny mal og velg en – Arbeidsflytbyggeren åpnes.

Konfigurering av utløser/betingelse/handling – Fremgangsmåte for å koble dem til et prosessflytdiagram.

Klikk på «Spør AI» – Det forhåndsutfylte trinnet vil utføre riktig handling som beskrevet.

«+ tilleggstrinn» – Det neste trinnet er forhåndskonfigurert og kontekstuelt passende.

Lagre + Aktiv – Prosessen som kjører når en utløser oppstår.

Åpne kjøringshistorikk – Et trinnvis diagram med statusfarger som beskriver hvert trinn.

Åpne automatiseringslageret – forhåndsskrevne skript organisert etter funksjonsgruppe, bare slå det på og kjør det.

Brukstips

1. Start enkelt : lag en kort prosess først, og utvid den deretter gradvis.
2. Bruk maler og «Spør AI» for rask bygging.
3. Test før aktivering : Kjør en test med testdata, og åpne deretter kjørehistorikken for å sjekke hvert trinn.
4. Bruk tydelige navn for enkel administrasjon.
5. Klargjør e-postmalen din i Email Builder før du bruker den i e-postsendingstrinnet.