Guide til restaurant- og kaféledelse (F&B)

Hva du kan gjøre etter denne veiledningen

Velg en butikk (salgssted) og legg til bord → bygg en meny med grupper og retter → åpne en bestilling for et bord og send til kjøkkenet på kassaapparatet → se kokken behandle bestillinger på kjøkkenskjermen (Nytt → Behandler → Klar) → opprett og administrer en bordbestilling. Fra oppsett til servering av gjester ved bordet, alt i samme system.

Har du ikke oversikt over funksjonene? Se forhåndsvisning av artikkelen Administrasjon av restaurant og kafé (F&B) for å forstå hva verktøysettet kan gjøre.

Forberedelser

1. Logg inn på GTG CRM med en konto som har F&B / menyadministrasjonsrettigheter (vanligvis eier eller leder). — Kun brukere med rettigheter kan bygge menyer, velge butikk og legge til bord.

2. Ha minst ett lager i arbeidsområdet ditt. — Lageret brukes som butikk (salgssted) for kassaapparatet og som sted for varetelling.

3. Ha allerede opprettet noen retter/produkter i produktkatalogen (Product Hub) for å legge til menyen. — Menyene bygges ved å velge retter fra produktkatalogen.

4. Kassasjefen har rettigheter til å selge på kassaapparatet (POS); kokken har rettigheter til å operere kjøkkenskjermen. — Hver person gjør kun sin egen jobb (kassasjef selger, kokk betjener kjøkkenet).

Trinn 1 — Velg butikk (salgssted) og legg til bord

Gå til Salg & CRM → Katalog → F&B Meny.

På den blå fanen "F&B Oppsett" (Set up F&B), på linjen Butikk (POS store), klikk Velg butikk → (velg) lageret ditt (f.eks. Hovedlager) → klikk Sett som butikk.

Klikk Legg til eksempelbord (Add sample tables) for å raskt opprette noen bord (kun nødvendig for servering ved bordet).

✅ Forventet resultat: Linjen Butikk viser et grønt hakeikon og meldingen "Butikk satt"; bordlisten viser T1–T5 (hvert bord har 2–6 plasser). Oppsettfanen viser tre haker ✓: Meny · Butikk · Bord — klar for servering ved bordet.

💡 Tips: Hvis arbeidsområdet kun har ett lager, kan systemet automatisk sette dette lageret som butikk for deg — bare sjekk at det grønne hakeikonet vises.

Trinn 2 — Bygg menyen: opprett meny, legg til grupperinger og retter

Fortsatt i F&B Meny, klikk Ny meny (New menu) → gi den et navn (f.eks. Meny) → lagre.

Klikk Legg til gruppe (Add section) → gi gruppen et navn (f.eks. Drikkevarer, Hovedretter).

I den nyopprettede gruppen, klikk Legg til produkt i denne gruppen (Add a product to this section) → (velg) en rett fra katalogen (f.eks. Kaffe latte).

✅ Forventet resultat: Retten vises under riktig gruppe med salgspris (f.eks. Kaffe latte under "Drikkevarer" til 35.000₫). Gjenta for å legge til andre retter.

💡 Rettsalternativer (valgfritt): Hvis en rett har alternativer — størrelse, nivå av is/sukker, eller ekstra tilbehør med tilleggspris — åpne retten og legg til en valggruppe med en ekstra pris. Gjesten velger alternativer når de bestiller, og prisen beregnes riktig og automatisk.

ℹ️ Vil du midlertidig sette en rett som "utsolgt"? Bare deaktiver tilgjengelighetsstatusen for den retten — gjester og kassapersonell vil ikke kunne bestille den, og du kan aktivere den igjen når den er tilgjengelig.

Trinn 3 — Åpne bestilling ved bordet og send til kjøkkenet (kassaapparat / POS)

Åpne Kassaapparat (POS) -applikasjonen og gå inn i riktig butikk (logg inn med samme konto).

Gå til fanen F&B → trykk på et bord (f.eks. T1) → Åpne bestilling (Open check) → skriv inn Antall gjester (f.eks. 2) → Åpne.

Trykk på en vare (f.eks. Kaffe med melk) for å legge den til i bordbestillingen; velg alternativer hvis varen har det.

På den åpne bestillingen, trykk Send til kjøkken (Fire to kitchen).

✅ Forventet resultat: En bestilling åpnes på bord T1 (bordet er nå "Serveres"), bestillingen viser varer og totalbeløp; etter at den er sendt til kjøkkenet, endres knappen til Marker som servert.

💡 For take-away i kassen, bruk Hurtigbestilling (Quick order): trykk på varen → Betal → velg betalingsmetode (kontant / kort / bankoverføring).

Steg 4 — Kjør kjøkkenvisningen (KDS): Ny → Under arbeid → Klar

Kokken åpner Kjøkkenvisningsapplikasjonen (KDS) — en egen app for kjøkkenet — og logger inn med samme konto.

Velg Arbeidsområde (workspace) → velg Kjøkkenstasjon (Station) som Kjøkken (Kitchen) → trykk Gå til kjøkken (Enter kitchen).

Vent til bestillingsseddelen som ble sendt fra steg 3 vises i kolonnen Ny/Venter (New/Queued).

På den seddelen, trykk Start (Start), og når du er ferdig, trykk Klar (Ready).

✅ Forventet resultat: Seddelen vises på kjøkkenbrettet innen ca. 2–3 sekunder etter at den ble sendt, med bordnummer, varer + mengde og en tidtaker for ventetid; trykk Start og deretter Klar, så går seddelen gjennom kolonnene Ny/Venter → Under arbeid → Klar. Hvis seddelen blir liggende lenge, endrer fargen seg for å varsle (grønn → gul → rød).

ℹ️ Kjøkkenvisningen oppdateres hvert par sekunder, så en ny seddel kan ta opptil ~3 sekunder å vises. Hvis du laster siden på nytt, forblir kjøkkenbrettet på den valgte stasjonen, og du trenger ikke logge inn igjen. Ledere kan også raskt se kjøkkenvisningen i systemet under Salg & CRM → Dine-in → Kitchen Display.

Steg 5 — Opprett og administrer reservasjoner

I systemet, gå til Salg & CRM → Dine-in → Reservasjoner (Reservations).

Trykk for å opprette en ny reservasjon → skriv inn kundens navn, antall personer, dato og tid, og ønsket bord (hvis aktuelt).

Lagre reservasjonen.

✅ Forventet resultat: Reservasjonen vises i Reservasjonslisten med bord / antall personer / tid. Hvis du prøver å reservere et bord som allerede er opptatt for nåværende tidsperiode, vil systemet melde at det ikke finnes ledige bord og foreslå et annet ledig bord; men hvis du reserverer for senere tidspunkt (etter at nåværende gjester har gått), er det mulig.

💡 Reservasjoner vises også i bookingskalenderen (Salg & CRM → Bookings) i henhold til lokal tid for restauranten.

Hurtigreferanse for forventede resultater

Velg lager som butikk — Butikklinjen har et grønt merke + "Butikk satt".

Legg til eksempelbord — Bord T1–T5 vises (2–6 plasser)

Legg til varer i kategori — Varen vises under riktig kategori med salgspris

Deaktiver varestatus — Kunder/kasserer kan ikke bestille varen

Åpne bestilling ved bord — Bordet skifter til "Serveres"; bestillingen viser varer + totalbeløp

Send til kjøkken — Knappen endres til "Marker som servert"; seddelen vises på kjøkkenbrettet innen ca. 2–3 sekunder

Trykk Start / Klar på kjøkkenvisningen — Seddelen går fra Ny/Venter → Under arbeid → Klar

Reserver et opptatt bord for gjeldende tidspunkt — Melding om "ingen ledige bord", foreslår annet ledig bord

Reserver for senere tidspunkt — Reservasjonen opprettes og vises i listen

Merknader

Kjøkken-/servitørskjerm (KDS) er en egen applikasjon for kjøkkenet, og du logger på med samme konto; kokker trenger kjøkken-/servitørskjermrettigheter for å åpne og behandle bestillinger.

Kassasystemet (POS) er også en egen applikasjon; kasserere trenger POS-salgsrettigheter.

Fanen Spis-inn (servering ved bord) vises kun hvis butikken har bord – fullfør først trinn 1.

Kjøkken-/servitørskjermen oppdateres med intervaller på noen sekunder (ikke øyeblikkelig push), så nye bestillinger kan ta opptil ~3 sekunder å vises – dette er normal funksjon.

Foreløpig sendes alle bestillinger til ett felles kjøkkenpunkt; ruting av retter til flere separate stasjoner (kjøkken/bar/grill) er en funksjon som vil legges til senere.

Vil du spore kostnaden for hver rett (trekke fra ingredienser, bokføre)? Legg ved en oppskrift for retten i produktkatalogen – se veiledningen for produksjonsstyring for å opprette oppskrifter.