Kan utgifter uten kvittering trekkes fra som kostnader?

I løpet av driften oppstår det svært ofte utgifter uten kvittering, spesielt ved transaksjoner med enkeltpersoner. Uten en korrekt forståelse av det juridiske grunnlaget, risikerer virksomheten at disse kostnadene blir avvist ved skatteoppgjøret, noe som fører til økt selskapsskatt og risiko for etterberegning og sanksjoner.

Så, kan utgifter uten kvittering trekkes fra som kostnader, og i så fall under hvilke omstendigheter?

Hva er fradragsberettigede kostnader i henhold til skattereglene?

Fradragsberettigede kostnader (kostnader som kan trekkes fra) er utgifter som kan inkluderes i kostnadene ved fastsettelse av skattepliktig inntekt, forutsatt at de oppfyller alle lovens krav samtidig.

I henhold til gjeldende forskrifter anses en utgift som fradragsberettiget når den:

• Har oppstått reelt og er direkte knyttet til produksjons- og forretningsaktiviteter.
• Har tilstrekkelige juridiske dokumenter og bevis for hvert spesifikke tilfelle.
• Ikke faller inn under listen over forbudte eller begrensede kostnader i henhold til skatteloven.

Viktig merknad: Det finnes utgifter som ikke krever kvittering, men som likevel kan trekkes fra som fradragsberettigede kostnader hvis erstatningsdokumentasjonen er korrekt i henhold til forskriftene.

Tilfeller der utgifter uten kvittering fortsatt kan trekkes fra som kostnader

Kjøp av varer og tjenester fra enkeltpersoner som ikke driver næringsvirksomhet

Virksomheter får lov til å ikke kreve kvittering ved kjøp av:

• Eiendom fra enkeltpersoner som ikke driver næringsvirksomhet.
• Tjenester fra enkeltpersoner som ikke er registrert i næringsvirksomhet.
• Varer produsert, utvunnet eller fanget av enkeltpersoner og solgt direkte.

I disse tilfellene må virksomheten utarbeide en liste over kjøp uten kvittering (skjema 01/TNDN) og selv ta ansvar for sannferdigheten.

Praktisk merknad: Hvis kjøpesummen som er oppgitt på listen er høyere enn markedsprisen, har skattemyndighetene rett til å justere kostnaden til markedspris.

Kjøp av varer og tjenester fra enkeltpersonforetak eller enkeltpersoner som driver næringsvirksomhet med en årlig omsetning under 100 millioner VND

I tilfeller der enkeltpersonforetak eller enkeltpersoner ikke er pålagt å utstede kvittering, kan virksomheten fortsatt trekke fra kostnadene hvis:

• En liste 01/TNDN er utarbeidet.
• Det finnes tilstrekkelig dokumentasjon for den reelle transaksjonen.
• Opprinnelsen og innholdet av utgiften kan dokumenteres.

I dette tilfellet:

• Det påløper ikke inntektsskatt for selger.
• Virksomheten er ikke pålagt å betale kontantløst, selv for transaksjoner over 20 millioner VND.

Kjøp av varer og tjenester fra enkeltpersoner eller enkeltpersonforetak med en årlig omsetning over 100 millioner VND

Dette er en svært viktig juridisk grense.

Hvis selgeren:

• Er en enkeltperson eller et enkeltpersonforetak.
• Har en årlig omsetning over 100 millioner VND.

MÅ ha en kvittering.

I dette tilfellet:

• Enkeltpersonen eller enkeltpersonforetaket må gå til skattekontoret for å kjøpe kvitteringer.
• Virksomheten kan ikke bruke liste 01/TNDN som erstatning for kvittering.

Hvis det ikke foreligger kvittering, vil hele utgiften bli avvist ved selskapsskattopgjøret.

Ansettelse av sesongarbeidere, tildeling av kortvarige oppdrag

Virksomheten kan trekke fra kostnadene når den:

• Ansetter enkeltpersoner for sesongarbeid eller tildelte oppdrag.
• Oppdragene er kortvarige og ikke-regelmessige.

Skatteforpliktelser:

• Virksomheten trekker fra 10 % inntektsskatt før utbetaling.
• Det trukne skattebeløpet kan fortsatt trekkes fra som fradragsberettiget kostnad.

Leie av eiendom fra enkeltpersoner (hus, bil, lager...)

Kostnader til leie av eiendom krever ikke kvittering, men skatt må betales på vegne av enkeltpersonen i visse tilfeller.

Forskjellen er tydelig:

• Kontrakt under 100 millioner VND/år: ingen merverdiavgift, inntektsskatt, eller firmaskatt påløper.
• Kontrakt over 100 millioner VND/år:
  • Merverdiavgift: 5%
  • Inntektsskatt: 5%

Virksomheten kan betale på vegne av selgeren hvis dette er avtalt i kontrakten.

Beregning av selskapsskatt og inntektsskatt for utgifter uten kvittering

Hver type utgift har sin egen skattebehandling; en generell formel kan ikke brukes.

Prinsipper som må huskes:

• Fradragsberettigede kostnader for selskapsskatt avhenger av dokumentasjon og transaksjonens art.
• Inntektsskatt påløper kun når enkeltpersoner er skattepliktige i henhold til forskriftene.

Eksempler:

• Kjøp av varer produsert av enkeltpersoner: ingen inntektsskatt.
• Leie av tjenester fra enkeltpersoner som ikke driver næringsvirksomhet: trekk 10% inntektsskatt.
• Leie av eiendom fra enkeltpersoner med høy omsetning: 5% inntektsskatt + 5% merverdiavgift.

Les mer: Hvor Mye Omsetning Må Man Ha For Å Betale Skatt?

Vanlige feil som fører til at utgifter uten kvittering blir avvist

Under skatterevisjoner er de vanligste feilene:

• Bruk av liste 01/TNDN for feil mottaker.
• Manglende bevis for at enkeltpersonen ikke driver næringsvirksomhet.
• Mangel på overleveringsprotokoller eller kontrakter.
• Oppgi kjøpesummer som er uvanlige sammenlignet med markedet.
• Manglende trekk av inntektsskatt i henhold til forskriftene.

Bare én liten feil kan føre til at hele utgiften blir avvist.

Les mer: Hvilke Kostnader Kan Trekkes Fra Ved Beskatning?

Konklusjon

At en utgift ikke har kvittering betyr ikke nødvendigvis at utgiften automatisk blir avvist ved skatteoppgjøret. Gjeldende skattelovgivning tillater virksomheter å registrere mange typer utgifter uten kvittering, forutsatt at virksomheten korrekt fastsetter transaksjonens art, riktig mottaker av utgiften, og har tilstrekkelig erstatningsdokumentasjon i henhold til forskriftene.

I praksis ligger risikoen ikke i mangelen på kvittering, men i feilaktig anvendelse av regelverket, bruk av lister for feil mottaker, unnlatelse av å trekke fra inntektsskatt der det er nødvendig, eller manglende evne til å dokumentere transaksjonens reelle natur. I slike tilfeller, selv om utgiften har oppstått reelt, kan virksomheten likevel få avvist utgiften og bli pålagt etterbetaling av selskapsskatt.

Derfor, for å beskytte sine skattemessige rettigheter, må virksomheter forstå hver gruppe av utgifter grundig, mestre de tilsvarende juridiske kravene, og organisere dokumentlagringen fullstendig og konsekvent fra det øyeblikket transaksjonen oppstår. Å gjøre ting riktig fra starten bidrar ikke bare til å optimalisere lovlige kostnader, men er også et viktig grunnlag for at virksomheten kan operere transparent, trygt og bærekraftig på lang sikt.