Kan utgifter uten faktura regnes som kostnader?

I løpet av driften oppstår det ofte kostnader uten faktura, spesielt ved transaksjoner med privatpersoner. Uten riktig juridisk forståelse kan bedrifter lett få avskrevet disse kostnadene ved skatteoppgjøret, noe som fører til økt selskapsskatt og risiko for etterbeskatning og sanksjoner.

Så, kan kostnader uten faktura regnes som fradragsberettigede, og i hvilke tilfeller?

Hva er fradragsberettigede kostnader i henhold til skattelovgivningen?

Fradragsberettigede kostnader (kostnader som kan trekkes fra) er utgifter som kan regnes som kostnader ved fastsettelse av skattepliktig inntekt, dersom de samtidig oppfyller alle lovens krav.

I henhold til gjeldende regler, anses en kostnad som fradragsberettiget når:

• Den er reelt oppstått og direkte relatert til produksjon og forretningsaktivitet.
• Den har gyldige dokumenter og kvitteringer i henhold til den spesifikke situasjonen.
• Den ikke tilhører listen over kostnader som er forbudt eller begrenset i henhold til skatteloven.

Viktig merknad: Det finnes kostnader som ikke krever faktura, men som likevel kan regnes som fradragsberettigede hvis erstatningsdokumentasjonen er korrekt.

Tilfeller der kostnader uten faktura fortsatt kan regnes som fradragsberettigede

Kjøp av varer og tjenester fra privatpersoner som ikke driver næringsvirksomhet

Bedrifter kan unnlate å ha faktura ved kjøp av:

• Eiendom fra privatpersoner som ikke driver næringsvirksomhet.
• Tjenester fra privatpersoner som ikke er registrert som næringsdrivende.
• Varer produsert, utvunnet eller fanget av enkeltpersoner og solgt direkte.

I slike tilfeller må bedriften utarbeide et mottaksbevis for innkjøp uten faktura (skjema 01/TNDN) og selv være ansvarlig for sannferdigheten.

Virkelighetserfaring: Hvis kjøpesummen på mottaksbeviset er høyere enn markedsprisen, har skattemyndighetene rett til å justere kostnadene til markedspris.

Kjøp av varer og tjenester fra registrerte enkeltpersonforetak eller enkeltpersoner med en årlig omsetning under 100 millioner dong

I tilfeller der enkeltpersonforetak eller enkeltpersoner er unntatt kravet om utstedelse av faktura, kan bedrifter fortsatt regne dette som fradragsberettiget hvis:

• Et mottaksbevis (skjema 01/TNDN) foreligger.
• Det finnes fullstendige dokumenter for den reelle transaksjonen.
• Opprinnelsen og innholdet i utgiften kan påvises.

I dette tilfellet:

• Det påløper ingen inntektsskatt for selgeren.
• Bedriften er ikke pålagt å betale kontantfritt, selv for transaksjoner over 20 millioner dong.

Kjøp av varer og tjenester fra privatpersoner eller enkeltpersonforetak med en årlig omsetning over 100 millioner dong

Dette er en svært viktig juridisk grense.

Hvis selgeren:

• Er en privatperson eller et enkeltpersonforetak.
• Har en årlig omsetning over 100 millioner dong.

SKAL ha faktura.

I dette tilfellet:

• Privatpersonen eller enkeltpersonforetaket må henvende seg til skattekontoret for å kjøpe faktura.
• Bedriften kan ikke bruke mottaksbevis 01/TNDN som erstatning for faktura.

Uten faktura vil kostnaden bli fullstendig avskrevet ved skatteoppgjøret for selskapsskatt.

Leie av sesongarbeidere, oppdrag for kortvarige prosjekter

Bedrifter kan regne dette som fradragsberettiget når:

• Privatpersoner leies inn for sesongarbeid eller prosjektoppdrag.
• Arbeidet er kortvarig og ikke regelmessig.

Skatteplikt:

• Bedriften skal trekke fra 10 % inntektsskatt før utbetaling.
• Dette skattetrekket kan regnes som en fradragsberettiget kostnad.

Leie av eiendom fra privatpersoner (hus, bil, lager...)

Leiekostnader krever ikke faktura, men det kan være nødvendig å betale skatt på vegne av privatpersonen i visse tilfeller.

Forskjellene er:

• Kontrakt under 100 millioner dong/år: ingen moms, inntektsskatt, eller årsavgift.
• Kontrakt over 100 millioner dong/år:
  • Moms: 5 %
  • Inntektsskatt: 5 %

Bedriften kan betale skatten på vegne av utleier hvis det er avtalt i kontrakten.

Slik beregnes selskapsskatt og inntektsskatt for kostnader uten faktura

Hver type kostnad har en forskjellig skattebehandling; en felles formel kan ikke brukes.

Prinsippet å huske:

• Skattefradrag for selskapsskatt avhenger av dokumentasjon og transaksjonens natur.
• Personlig inntektsskatt oppstår kun når individet er skattepliktig i henhold til forskriftene.

Eksempler:

• Kjøp av varer fra privatpersoner som selv produserer: ingen personlig inntektsskatt.
• Leie av personlige tjenester fra ikke-næringsdrivende: 10 % fradrag for personlig inntektsskatt.
• Leie av personlige eiendeler med høy omsetning: 5 % personlig inntektsskatt + 5 % moms.

Les mer: Hvor Mye Omsetning Må Betales Skatt?

Feil som fører til at utgifter uten faktura blir avvist

Under skatteregistrering er de vanligste feilene:

• Bruk av skjema 01/TNDN feilaktig.
• Manglende bevis for at privatpersonen ikke driver næringsvirksomhet.
• Mangel på leveringsprotokoll eller kontrakt.
• Oppgitt innkjøpspris som er uvanlig sammenlignet med markedet.
• Manglende riktig fradrag av personlig inntektsskatt i henhold til forskriftene.

Bare én liten feil kan føre til at hele utgiften blir avvist.

Les mer: Hvilke Utgifter Kan Trekkes Fra Skatt Ved Drift?

Konklusjon

At en utgift ikke har en faktura, betyr ikke automatisk at utgiften blir avvist ved skatteberegning. Gjeldende skattelovgivning tillater at selskaper kan registrere mange typer utgifter uten faktura, forutsatt at selskapet fastslår transaksjonens natur korrekt, identifiserer riktig mottaker av utgiften, og forbereder tilstrekkelig erstatningsdokumentasjon i henhold til forskriftene.

I praksis ligger risikoen ikke i mangelen på faktura, men i feilaktig anvendelse av tilfeller, bruk av skjema for feil mottaker, manglende fradrag av personlig inntektsskatt når det er nødvendig, eller manglende bevis for transaksjonens realitet. I slike tilfeller kan selskapet, selv om utgiften er reell, bli nektet fradrag og bli krevd for etterbetaling av selskapsskatt.

Derfor, for å beskytte sine skattemessige rettigheter, må selskaper forstå hver gruppe av utgifter grundig, mestre de tilsvarende juridiske betingelsene, og organisere arkivering av dokumentasjon fullstendig og konsekvent fra transaksjonens oppstart. Å gjøre det riktig fra begynnelsen bidrar ikke bare til å optimalisere lovlige utgifter, men er også et viktig grunnlag for at selskapet kan operere transparent, trygt og bærekraftig på lang sikt.