Hvilke kostnader kan fradragsføres i skatt ved drift av virksomhet?

Prinsipper for å fastsette kostnader som kan trekkes fra ved beregning av selskapsskatt (TNDN)

Hva er fradragsberettigede kostnader?

Kostnader som kan trekkes fra ved fastsettelse av skattepliktig inntekt for selskapsskatt, er utgifter som, dersom de oppfyller de lovbestemte vilkårene, kan regnes som legitime kostnader. Dette reduserer den skattepliktige inntekten og dermed også selskapsskatten som skal betales.

Med grunnlag i punkt 1 i artikkel 4 i rundskriv 96/2015/TT-BTC kan en utgift tas med som fradragsberettiget kostnad når den samtidig oppfyller alle vilkårene nedenfor.

3 obligatoriske vilkår for at en utgift skal være fradragsberettiget

1. Faktisk påløpt kostnad og knyttet til produksjons- og forretningsvirksomhet

Utgiften må tjene direkte eller indirekte til inntektsgenererende virksomhet, og ha et tydelig forretningsformål.

2. Tilstrekkelige og lovlige fakturaer og bilag

Utgiften må dokumenteres med fakturaer og bilag i samsvar med lovens regler; avhengig av type utgift kan dette omfatte:

• Elektronisk faktura
• Kontrakt
• Overtakelsesprotokoll
• Utleveringsslipp fra lager
• Lønnsliste, timeliste
• Bilag for skatteinnbetaling på vegne av andre

3. Fakturaer fra 20 millioner dong og oppover må betales uten kontanter

For kjøp av varer og tjenester med en enkelttransaksjon på 20 millioner dong eller mer (inkludert merverdiavgift), må virksomheten ha betalingsbilag for ikke-kontant betaling for at kostnaden skal kunne regnes som fradragsberettiget.

Vanlige kostnadsgrupper som godtas som fradragsberettigede kostnader

Nedenfor er vanlige kostnadsgrupper i praksis, sammen med viktige kontrollpunkter. Om de kan trekkes fra eller ikke, avhenger fortsatt av den konkrete dokumentasjonen for hver virksomhet.

1. Kostnader til råvarer, varer og innkjøpte tjenester

Omfatter utgifter til kjøp av råvarer, hjelpematerialer, varer for videresalg, lønnsarbeid, pakking, transport, lasting og lossing, lagring og andre kostnader som er direkte knyttet til varekjøp.

Kontrollpunkt: Relevans og rimelighet: Det må finnes grunnlag for at kostnaden er brukt i virksomheten, med inn- og utgående dokumentasjon, og den må kunne avstemmes mot normer eller driftslogikk.

2. Kostnader til leie av lokaler, lager og eiendeler

Omfatter leie av forretningslokaler, lager, verksted, transportmidler og maskiner.

Kontrollpunkt: Kontrakt og betalingsdokumentasjon: Det må foreligge leiekontrakt og dokumentasjon på betaling. Dersom virksomheten betaler skatt på vegne av den private utleieren etter avtale, må det foreligge bilag for skatteinnbetaling på vegne av andre.

3. Personalkostnader: lønn, bonus, tillegg og forsikring

Omfatter lønn, honorarer, bonus, tillegg, forsikringsinnbetalinger og andre lønnsrelaterte utgifter.

Kontrollpunkt: Interne regler og utbetalingsbilag: Utbetalingsnivå og vilkår må være fastsatt i arbeidskontrakt, lønns- og bonusreglement, tariffavtale eller økonomireglement, sammen med lønnslister, kvitterte mottak og utbetalingsdokumentasjon.

4. Velferdskostnader for ansatte

Omfatter utgifter som kondolanser og gaver ved festlige anledninger, høytider, firmaturer, helseundersøkelser, utdanningsstøtte og nødhjelp.

Kontrollpunkt: Må ha reglement og et fastsatt tak: Dokumentasjonen må være fullstendig, og det totale beløpet til velferdstiltak må ikke overstige grensen i regelverket.

5. Avskrivning av anleggsmidler

Omfatter avskrivning av materielle og immaterielle anleggsmidler som brukes i virksomheten.

Kontrollpunkt: Eiendelene må være lovlige, brukes i virksomheten, og avskrives i samsvar med reglene: Det må foreligge eiendelsdokumentasjon, overtakelsesprotokoll, registrering, oppfølging og avskrivning innenfor korrekt ramme, metode og tidsperiode.

6. Rentekostnader

Rentekostnader knyttet til produksjons- og forretningsvirksomhet, med gyldig låneavtale og betalingsdokumentasjon.

Punkter som må kontrolleres: Lånedokumentasjon og betalingsdokumenter: Det må foreligge låneavtale og rentebetalingsdokumentasjon. Ved lån fra privatpersoner eller fra enheter som ikke er kredittinstitusjoner, må man utvise særlig forsiktighet med hensyn til dokumentasjon og tilknyttede skatteforpliktelser.

7. Kostnader til strøm, vann, internett og driftskostnader for lokalene

Dette omfatter utgifter til nødvendige tjenester for forretningsstedet.

Punkter som må kontrolleres: Avtale og fakturaer: Det må foreligge fakturaer for strøm, vann og internett. Det må tydelig avklares hvilken part som bærer kostnaden i henhold til leieavtalen, og det må finnes betalingsdokumentasjon.

8. Kostnader til kampanjevarer og gaver til kunder

Dette omfatter kostnader til vareprøver, gaver, kampanjegaver og kundebehandling som brukes i forretningsdriften.

Punkter som må kontrolleres: Innkjøpsdokumentasjon og utleveringsdokumentasjon: Det må foreligge inngående fakturaer, dokumentasjon for kampanjen, lagerutleveringsdokumenter, og plikt til å følge kravene til faktura og skatt for gaver må oppfylles korrekt.

9. Kostnader til avsetninger

Enkelte avsetninger kan bokføres i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer, som avsetning for nedskrivning av varelager, tap på kundefordringer og produktgaranti.

Punkter som må kontrolleres: Dokumentasjon og vilkår for avsetning: Det må foreligge avstemmingsdokumenter, protokoller, vedtak om avsetning og beregningsgrunnlag i samsvar med retningslinjene.

10. Kostnader ved tap som følge av naturkatastrofer, brann og skadede varer

Kan bare tas med dersom det er faktiske tap og det foreligger dokumentasjon som tydelig angir den delen som er og ikke er dekket av erstatning.

Punkter som må kontrolleres: Fullstendig tapsdokumentasjon: Lageropptellingsprotokoll, redegjørelse, forsikrings- eller erstatningsdokumentasjon og andre relevante bilag.

Les mer: Hvor høy omsetning må man ha for å betale skatt?

5 feil som gjør at kostnader "faktisk er betalt, men ikke kan trekkes fra"

For det første: Ingen gyldig faktura eller lovlig dokumentasjon. Dette er den vanligste årsaken til avslag.

For det andre: Kontant betaling for fakturaer på 20 millioner dong eller mer. Mangler det ikke-kontant betalingsdokumentasjon, blir kostnaden ikke fradragsberettiget.

For det tredje: Kostnader som ikke kan dokumenteres som knyttet til virksomheten. Selv faktiske utgifter kan bli avvist dersom forretningsformålet ikke kan dokumenteres.

For det fjerde: Mangel på personalreglement eller utbetalingsdokumenter i HR-dokumentasjonen. Ingen arbeidsavtale, lønnslister, bonusreglement eller kvittering for mottak.

For det femte: Feil periodisering eller manglende godkjenningsdokumentasjon. Dette gjelder særlig kostnader til tjenester, prosjekter, underleverandører eller bearbeiding.

Hva gjør man hvis man oppdager kostnader som ikke oppfyller vilkårene?

Hvis virksomheten oppdager det selv før skattemyndighetene kontrollerer

Virksomheten må proaktivt gjennomgå og utelukke beløp som ikke oppfyller vilkårene fra fradragsberettigede kostnader ved utarbeidelse av skattemeldingen.

Hvis skattemyndighetene avdekker det ved kontroll

Beløpet vil bli avvist i kontrollrapporten, og virksomheten kan måtte:

• Justere opp skattepliktig inntekt
• Betale tilleggsskatt
• Pådra seg forsinkelsesrenter og andre relaterte beløp i henhold til regelverket

Les mer: Oversikt over erstatningsfakturaer og korrigerende fakturaer

Konklusjon

Fradragsberettigede kostnader betyr ikke at "alt som brukes kan trekkes fra", men at utgiften må være korrekt, reell, knyttet til virksomheten, ha lovlig dokumentasjon og være betalt i samsvar med regelverket.

Hvis du bygger en serie med "Skattehåndbok for nye selgere", bør denne artikkelen plasseres som et grunnleggende prinsippkapittel, før du går videre med mer praktisk innhold tilpasset hver modell: salg på nettmarkedsplasser, offline-salg eller salg via flere kanaler.