Hvilke kostnader kan trekkes fra ved forretningsdrift?

Prinsipper for fastsettelse av kostnader som kan trekkes fra ved beregning av selskapsskatt (SKS)

Hva er kostnader som kan trekkes fra?

Kostnader som kan trekkes fra ved beregning av skattepliktig inntekt for selskapsskatt er utgifter som, dersom de oppfyller lovens betingelser, kan regnes som rimelige kostnader. Dette reduserer den skattepliktige inntekten og dermed beløpet av SKS som må betales.

I henhold til punkt 1 i artikkel 4 i sirkulærskriv 96/2015/TT-BTC kan en utgift trekkes fra dersom den oppfyller alle følgende betingelser samtidig.

3 obligatoriske betingelser for at en utgift kan trekkes fra

1. Faktiske utgifter som er knyttet til produksjons- og forretningsvirksomhet

Utgiften må tjene direkte eller indirekte til å generere inntekt, med et klart forretningsformål.

2. Tilgjengelig med gyldige fakturaer og dokumentasjon

Utgiften må dokumenteres med fakturaer og dokumentasjon i henhold til lovens bestemmelser, avhengig av utgiftstype kan dette inkludere:

• Elektroniske fakturaer
• Kontrakter
• Mottaksrapporter
• Utleveringssedler
• Lønnslister, timelister
• Dokumentasjon for skatteinnbetaling på vegne av andre

3. Fakturaer på 20 millioner VND eller mer må betales uten kontanter

For utgifter til kjøp av varer og tjenester som hver gang overstiger 20 millioner VND (inkludert merverdiavgift), må selskapet ha dokumentasjon for ikke-kontant betaling for at den skal kunne regnes som en kostnad som kan trekkes fra.

Grupper av kostnader som vanligvis godkjennes som kostnader som kan trekkes fra

Nedenfor er vanlige kostnadsgrupper i praksis, med fokusområder for kontroll. Om de kan trekkes fra eller ikke, avhenger av den spesifikke dokumentasjonen for hvert selskap.

1. Kostnader til råvarer, varer, innkjøpte tjenester

Inkluderer kostnader til kjøp av råvarer, hjelpematerialer, varer for salg, kostnader til ekstern bearbeiding, emballasje, transport, lasting/lossing, lagring og andre kostnader direkte knyttet til varekjøp.

Fokusområder for kontroll: Relevans og rimelighet: Det må være grunnlag for bruk i forretningsvirksomheten, det må finnes inn- og utleveringsdokumentasjon, og det må være mulig å sammenligne med fastsatte satser eller driftsprosesser.

2. Kostnader til leie av lokaler, lager, eiendommer

Inkluderer kostnader til leie av forretningslokaler, lager, verksteder, transportmidler, maskiner.

Fokusområder for kontroll: Kontrakt og betalingsdokumentasjon: Det må foreligge leiekontrakt og dokumentasjon for betaling. Dersom selskapet betaler skatt på vegne av privatpersoner som leier ut i henhold til avtale, kreves det dokumentasjon for skatteinnbetaling på vegne av andre.

3. Lønnskostnader: lønn, bonus, tillegg, forsikring

Inkluderer lønn, arbeidsvederlag, bonus, tillegg, trygdeinnbetalinger og andre kostnader av lønnskarakteter.

Fokusområder for kontroll: Interne retningslinjer og betalingsdokumentasjon: Nivået på og betingelsene for ytelser må være fastsatt i arbeidsavtale, lønns- og bonusreglement, tariffavtale eller økonomireglement, sammen med lønnsslipper, kvitteringer for mottak og dokumentasjon for betaling.

4. Velferdsutgifter for ansatte

Inkluderer kostnader som vedlikehold ved lykkelige/triste hendelser, høytider, ferieturer, helsekontroller, støtte til utdanning, støtte ved vanskeligheter.

Fokusområder for kontroll: Det må foreligge retningslinjer og beløpsgrenser: Dokumentasjonen må være komplett, og den totale velferdsutgiften må ikke overstige fastsatte grenser.

5. Avskrivningskostnader for anleggsmidler

Inkluderer avskrivninger på materielle og immaterielle anleggsmidler som brukes i forretningsvirksomheten.

Fokusområder for kontroll: Lovlig eiendom, brukt i forretningsvirksomhet, avskrevet i henhold til forskriftene: Det må foreligge eiendomsdokumentasjon, overleveringsprotokoller, registrering, føring og avskrivning i henhold til fastsatt rammeverk, metode og tidsperiode.

6. Renteutgifter

Renteutgifter knyttet til produksjons- og forretningsvirksomhet, med gyldig låneavtale og betalingsdokumentasjon.

Fokusområder for kontroll: Lånedokumentasjon og betalingsdokumentasjon: Det må foreligge låneavtale og dokumentasjon for rentebetaling. Ved lån fra privatpersoner eller enheter som ikke er finansinstitusjoner, må man være spesielt oppmerksom på dokumentasjon og tilhørende skatteforpliktelser.

7. Kostnader til strøm, vann, internett, driftskostnader for lokaler

Inkluderer utgifter til fasiliteter som benyttes for forretningslokalet.

Fokusområder for kontroll: Kontrakt og fakturaer: Det må foreligge fakturaer for strøm, vann, internett. Den ansvarlige parten for betaling må være tydelig spesifisert i leiekontrakten, og det må finnes betalingsdokumentasjon.

8. Kostnader til kampanjevarer, gaver til kunder

Inkluderer kostnader til vareprøver, gaver, kampanjegaver, kundepleie knyttet til forretningsvirksomheten.

Fokusområder for kontroll: Innkjøpsdokumentasjon og dokumentasjon for utlevering av gaver: Det må foreligge innkjøpsfakturaer, dokumentasjon for kampanjeprogrammet, utleveringsdokumentasjon fra lageret, og det må være utført korrekte plikter vedrørende fakturaer og skatt på gaver.

9. Kostnader til avsetninger

Enkelte avsetninger kan gjøres i henhold til veiledning fra Finansdepartementet, som avsetninger for verdireduksjon av varelager, tap på fordringer, produktgaranti.

Fokusområder for kontroll: Dokumentasjon og betingelser for avsetning: Det må foreligge sammenligningsmateriale, protokoller, avsetningsvedtak og beregningsgrunnlag i henhold til veiledning.

10. Kostnader til tap som følge av naturkatastrofer, brann, skadede varer

Kan kun tas med dersom det er et faktisk tap og det foreligger dokumentasjon som tydelig angir den delen som er dekket av forsikring/erstatning og den delen som ikke er det.

Fokusområder for kontroll: Fullstendig dokumentasjon for tap: Protokoller for varetelling, forklaringer, forsikrings- eller erstatningsdokumentasjon og tilhørende bilag.

Les mer: Hvor mye inntekt må man skatte av?

5 feil som fører til at kostnader «faktisk betalt, men ikke kan trekkes fra»

Først: Manglende gyldige fakturaer og dokumentasjon. Dette er den vanligste årsaken til at kostnader forkastes.

For det andre: Kontant betaling for fakturaer på 20 millioner VND eller mer. Manglende dokumentasjon for ikke-kontant betaling vil føre til at kostnaden forkastes.

For det tredje: Kostnader som ikke kan dokumenteres å være knyttet til forretningsvirksomhet. Selv om en utgift er reell, kan den forkastes dersom forretningsformålet ikke kan påvises.

For det fjerde: Manglende interne retningslinjer eller betalingsdokumentasjon i personalforhold. Manglende arbeidsavtaler, lønnsslipper, bonusreglement eller mottakskvitteringer.

For det femte: Feil registrering av periode eller manglende mottaksdokumentasjon. Spesielt for tjenesteytelser, prosjekter, ekstern innleie eller bearbeiding.

Hvordan håndtere kostnader som ikke oppfyller betingelsene?

Når selskapet selv oppdager det før skattemyndighetene gjennomgår

Selskapet må proaktivt gjennomgå og utelukke de kostnadene som ikke oppfyller betingelsene fra de fradragsberettigede kostnadene når selvangivelsen utarbeides.

Når skattemyndighetene fastslår det ved kontroll

Kostnaden vil bli forkastet i henhold til kontrollprotokollen, og selskapet kan måtte:

• Justere skattepliktig inntekt opp
• Betale tilleggsskatt
• Pådra seg forsinkelsesrenter og andre tilhørende gebyrer i henhold til forskriftene

Les mer: Oversikt over erstatningsfakturaer og korrigerte fakturaer

Konklusjon

Fradragsberettigede kostnader er ikke "alle kostnader kan trekkes fra", men det er kostnader som er korrekte, reelle, knyttet til forretningsvirksomhet, med gyldig dokumentasjon og betalt i henhold til forskriftene.

Hvis du utarbeider en serie "Skolehåndbok for nye selgere", bør denne artikkelen plasseres som et grunnleggende prinsippkapittel, før man dykker dypere ned i praktiske innhold basert på ulike forretningsmodeller: salg på netthandelplattformer, offline-salg eller omnikanalsalg.