Når er det obligatorisk å utstede en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er et obligatorisk dokument ved salg av varer eller levering av tjenester i henhold til loven om skatter og fakturaer.

Å fastslå riktig tidspunkt for utstedelse av fakturaen er avgjørende for fakturaens gyldighet og den påløpte skatteplikten.

Tidspunkt for utstedelse av faktura i henhold til lovverket

Tidspunkt for utstedelse av faktura ved varesalg

I henhold til punkt a, avsnitt 6, artikkel 1 i forordning nr. 70/2025/ND-CP, som endrer avsnitt 1, artikkel 9 i forordning nr. 123/2020/ND-CP, er det fastsatt:

Tidspunktet for utstedelse av faktura ved varesalg er tidspunktet for overføring av eierskap eller bruksrett til varene til kjøperen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke.

Denne bestemmelsen gjelder for:

  • Vanlig varesalg
  • Salg og overføring av offentlige eiendeler
  • Salg av statlige lagervarer

Ved eksport av varer bestemmes tidspunktet for utstedelse av faktura av selgeren, men senest innen neste virkedag etter at varene er fortollet i henhold til toll-loven.

Tidspunkt for utstedelse av faktura ved tjenesteleveranser

Tidspunktet for utstedelse av faktura ved tjenesteleveranser er tidspunktet for fullføring av tjenesteleveransen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke.

Ved mottak av betaling før eller under levering av tjenesten, er tidspunktet for utstedelse av faktura tidspunktet for mottak av betaling, unntatt følgende beløp:

  • Depositum
  • Forskuddsbetaling for å sikre kontraktsmessig utførelse

Denne bestemmelsen gjelder for spesifikke tjenester som:

  • Regnskap og revisjon
  • Finansiell rådgivning, skatterådgivning
  • Verdivurdering
  • Teknisk undersøkelse og design
  • Tilsynsrådgivning
  • Utarbeidelse av byggeprosjekter

Vanlige situasjoner angående tidspunkt for utstedelse av faktura

Er det tillatt å utstede elektroniske fakturaer med tilbakevirkende kraft?

Nei.

I henhold til gjeldende lovverk er det ikke tillatt å utstede elektroniske fakturaer med tilbakevirkende kraft. Utstedelse av faktura på feil tidspunkt eller med forsett om å utstede den med tilbakevirkende kraft er en administrativ overtredelse knyttet til fakturering.

Er det tillatt å levere varer før fakturaen utstedes?

Nei.

Levering av varer før fakturaen er utstedt på tidspunktet for overføring av eierskap eller bruksrett til varene, anses som utstedelse av faktura på feil tidspunkt og vil bli straffet i henhold til bestemmelsene.

Straff for utstedelse av faktura på feil tidspunkt

Fra 01.01.2026 trer forordning nr. 310/2025/ND-CP i kraft, som fastsetter:

Straffen for utstedelse av faktura på feil tidspunkt kan være opptil 70 millioner dong, avhengig av:

  • Overtrederens art
  • Overtredelsens omfang
  • Antall overtredelser

Å utstede fakturaer på riktig tidspunkt er et obligatorisk krav, ikke et valg.

Prinsipper for håndtering av elektroniske fakturaer med feil

Faktura utstedt og med skattekontorets kode, men ennå ikke sendt til kjøperen, og det oppdages feil

Selgeren skal:

  • Utstede en ny, erstattende elektronisk faktura
  • Skrive tydelig: "Erstatter faktura med modellnummer… Prefiks… Nummer… Dato… måned… år…"
  • Sende den erstattende fakturaen til kjøperen
  • Samtidig sende dataene for den erstattende fakturaen til skattekontoret

Faktura sendt til kjøperen, og det oppdages feil

a. Feil navn eller adresse på kjøperen (uten feil i skatteidentifikasjonsnummeret)

Selgeren skal:

  • Varsle kjøperen
  • Ikke utstede en ny faktura
  • Sende varsel til skattekontoret i henhold til skjema 04/SS-HĐĐT

b. Feil skatteidentifikasjonsnummer, feil beløp, skattesats, skattebeløp eller varer som ikke stemmer overens med spesifikasjoner eller kvalitet

Selgeren og kjøperen (hvis det er en organisasjon) skal:

  • Utarbeide en skriftlig avtale som tydelig angir innholdet i feilen

Deretter velge **en av følgende to metoder**:

Korreksjonsfaktura: Brukes når en del av innholdet skal korrigeres.

  • Angi: "Justering for faktura Skjema nr… Serie… Nummer… Dato… måned… år…"
  • Spesifiser om justeringen er en økning eller reduksjon

Erstatningsfaktura: Gjelder når hele den opprinnelige fakturaen må erstattes.

  • Angi: "Erstatter faktura Skjema nr… Serie… Nummer… Dato… måned… år…"

Etter opprettelse:

  • Selger signerer digitalt
  • Send fakturaen til kjøper
  • Send data for justerte eller erstattede fakturaer til skattemyndighetene

Les mer: Sammenfatning av erstatnings- og justeringsfakturaer

Noen spesifikke håndteringssituasjoner

Rabatter, kampanjer, justeringer av byggeverdi: Opprett en ny faktura i gjeldende periode, angi økning eller reduksjon.

Returnert vare, prisreduksjon etter fakturering: Opprett kun en justeringsfaktura, ikke en erstatningsfaktura.

Flere feilaktige fakturaer til samme kjøper i samme måned: Det er tillatt å utstede én enkelt justerings- eller erstatningsfaktura, med et detaljert vedlegg som lister opp de opprinnelige fakturaene.

Tilfeller med manglende obligatorisk merknad på justerings- eller erstatningsfaktura

  • Fakturaen blir ansett som ugyldig
  • Må håndteres på nytt i henhold til den opprinnelige metoden

Tilfeller der en justerings- eller erstatningsfaktura fortsatt er feil

Erstatningsfakturaer behandles i en kjede: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Justeringsfakturaer behandles etter prinsippet om summering: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Viktige merknader

Fra og med 01.06.2025:

  • Det vil ikke lenger være mulig å kansellere utstedte elektroniske fakturaer
  • Alle feil må håndteres ved bruk av justerings- eller erstatningsfaktura

Konklusjon

For nye selgere er det avgjørende å forstå:

  • Når en faktura må utstedes
  • Utstede til rett tid
  • Håndtere feil korrekt

Dette er et obligatorisk krav for å overholde loven, unngå strafferisiko og sikre en transparent og bærekraftig forretningsdrift.

Gjør det du nettopp leste om til virkelighet – prøv GTG CRM gratis.

Prøv nå