Når er det obligatorisk å utstede en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er et obligatorisk dokument når det oppstår aktiviteter knyttet til salg av varer eller levering av tjenester i henhold til loven om skatter og fakturaer.

Å identifisere riktig tidspunkt for fakturering er avgjørende for gyldigheten av fakturaen og den tilhørende skatteplikten.

Faktureringstidspunkt i henhold til lovgivningen

Faktureringstidspunkt ved salg av varer

I henhold til punkt a, avsnitt 6, artikkel 1 i Dekret nr. 70/2025/ND-CP, som endrer avsnitt 1, artikkel 9 i Dekret nr. 123/2020/ND-CP, er bestemmelsen:

Faktureringstidspunktet ved salg av varer er tidspunktet for overføring av eierskap eller bruksrett til varene til kjøperen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke.

Denne bestemmelsen gjelder for:

  • Vanlig salg av varer
  • Salg, overdragelse av offentlige eiendeler
  • Salg av varer fra nasjonale reserver

For eksport av varer bestemmes faktureringstidspunktet av selgeren, men senest på neste virkedag etter at varene er fortollet i henhold til toll-loven.

Faktureringstidspunkt ved levering av tjenester

Faktureringstidspunktet ved levering av tjenester er tidspunktet for fullføring av tjenesteleveringen, uavhengig av om betaling er mottatt eller ikke.

Ved mottak av betaling før eller under levering av tjenester, er faktureringstidspunktet tidspunktet for mottak av betaling, unntatt:

  • Depositum
  • Forskuddsbetaling for å sikre kontraktsinngåelse

Denne bestemmelsen gjelder for spesifikke tjenester som:

  • Regnskap, revisjon
  • Finansiell rådgivning, skatterådgivning
  • Verdivurdering
  • Teknisk undersøkelse, design
  • Veiledningstjenester
  • Utarbeidelse av byggeprosjektplaner

Vanlige situasjoner angående faktureringstidspunkt

Er det tillatt å utstede en elektronisk faktura med tilbakevirkende kraft?

Nei.

I henhold til gjeldende lovgivning er det ikke tillatt å utstede en elektronisk faktura med tilbakevirkende kraft. Utstedelse av fakturaer utenom riktig tidspunkt eller med forsett om å dateres tilbake er en administrativ overtredelse angående fakturaer.

Er det tillatt å levere varer først og utstede fakturaen etterpå?

Nei.

Levering av varer først uten utstedelse av faktura ved overføring av eierskap eller bruksrett til varene anses som feilaktig faktureringstidspunkt og vil bli bøtelagt i henhold til bestemmelsene.

Straffegrenser ved feilaktig faktureringstidspunkt

Fra 01.01.2026 trer Dekret nr. 310/2025/ND-CP i kraft, som bestemmer:

Bøtene for handlingen med feilaktig faktureringstidspunkt kan være opptil 70 millioner VND, avhengig av:

  • Overtredelsens art
  • Graden av overtredelse
  • Antall overtredelser

Utstedelse av faktura til rett tid er et obligatorisk krav, ikke et valg.

Prinsipper for håndtering av elektroniske fakturaer med feil

Faktura utstedt, med skattekontor-kode, men ikke sendt til kjøper, og det oppdages feil

Selgeren skal:

  • Utstede en ny elektronisk faktura som erstatning
  • Angi tydelig: "Erstatter faktura Mal nr… Kode… Nummer… Dato… måned… år…"
  • Sende den erstattende fakturaen til kjøperen
  • Samtidig sende dataene for den erstattende fakturaen til skattekontoret

Faktura sendt til kjøper, og det oppdages feil

a. Feil navn, adresse til kjøper (ikke feil skatteidentifikasjonsnummer)

Selgeren:

  • Varsler kjøperen
  • Trenger ikke utstede en ny faktura
  • Skal varsle skattekontoret i henhold til Mal 04/SS-HĐĐT

b. Feil skatteidentifikasjonsnummer, feil beløp, skattesats, skattebeløp eller varer som ikke samsvarer med spesifikasjon eller kvalitet

Selger og kjøper (hvis organisasjon) skal:

  • Utarbeide en avtale som tydelig angir innholdet i feilen

Deretter velges en av to metoder:

Justert faktura: Brukes når en del av innholdet må justeres.

  • Angi tydelig: "Justering for faktura Mal nr… Kode… Nummer… Dato… måned… år…"
  • Angi tydelig den økte eller reduserte delen

Erstattende faktura: Brukes når hele den opprinnelige fakturaen må erstattes.

  • Angi tydelig: "Erstatter faktura Mal nr… Kode… Nummer… Dato… måned… år…"

Etter utstedelse:

  • Selger signerer digitalt
  • Sende fakturaen til kjøperen
  • Sende dataene for den justerte eller erstattende fakturaen til skattekontoret

Les mer: Oppsummering av erstattende og justerte fakturaer

Noen spesielle tilfeller for håndtering

Rabatter, kampanjer, justering av anleggsverdi: Utsted en ny faktura i gjeldende periode, og angi differansen som økning eller reduksjon.

Returnerte varer, prisreduksjon etter utstedelse av faktura: Utsted kun en justert faktura, ikke en erstattende faktura.

Flere feilaktige fakturaer til samme kjøper innen samme måned: Det kan utstedes én enkelt justert eller erstattende faktura, med et vedlagt oversiktsark som viser de opprinnelige fakturaene.

Tilfeller av manglende obligatoriske merknader på justerte eller erstattende fakturaer

  • Fakturaen anses som ugyldig
  • Må håndteres på nytt i henhold til den opprinnelige metoden

Tilfeller der justerte eller erstattende fakturaer fortsatt er feil

Erstattende fakturaer håndteres i en kjede: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Justerte fakturaer håndteres etter prinsippet om kumulering: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Viktige merknader

Fra 01.06.2025:

  • Det er ikke lenger tillatt å kansellere utstedte elektroniske fakturaer
  • Alle feil må håndteres med en justert eller erstattende faktura

Konklusjon

For nye selgere er det viktig å vite:

  • Når en faktura må utstedes
  • Å utstede til rett tid
  • Å håndtere feil korrekt

Dette er et obligatorisk krav for å overholde loven, unngå bøter og sikre en transparent og bærekraftig forretningsdrift.

Gjør det du nettopp leste til virkelighet - bruk GTG CRM gratis.

Bruk nå