In de afgelopen jaren is verkopen via meerdere e-commerceplatforms een populaire trend geworden. In plaats van slechts op één platform te verkopen, breiden veel winkelbeheerders uit naar Shopee, Lazada en TikTok Shop om meer klanten te bereiken.
Mevrouw Lan Anh, 35 jaar oud, is een van hen. Ze verkoopt al bijna 3 jaar online damesmode en verkoopt momenteel haar producten op alle drie de platforms. Door goed gebruik te maken van het verkeer van de platforms, heeft haar winkel een stabiele omzet en een redelijk hoog klantbehoud.
Echter, toen het aantal bestellingen begon toe te nemen, bracht multichannel-verkoop ook problemen met zich mee waar ze eerder niet aan had gedacht.
Wanneer het aantal bestellingen toeneemt, wordt het beheer rommelig
Elke dag moet mevrouw Lan Anh ongeveer 40-60 bestellingen van drie verschillende platforms verwerken. Het werk lijkt eenvoudig, maar is in werkelijkheid vrij complex.
Elke ochtend is het eerste wat ze moet doen, de beheersystemen van elk platform achtereenvolgens openen:
- Shopee Seller Center
- Lazada Seller Center
- TikTok Shop Seller Center
Ze moet controleren of er nieuwe bestellingen zijn, verzendlabels afdrukken, productinformatie vergelijken en bestellingen bevestigen.
Het wisselen tussen meerdere systemen kost haar veel tijd. Soms kost alleen al het controleren van bestellingen uren per dag.
Multichannel verkopers moeten vaak bestellingen op meerdere platforms controleren
Voorraadbeheer over meerdere kanalen: een groot pijnpunt voor online verkopers
De grootste moeilijkheid voor mevrouw Lan Anh ligt niet in het ontvangen van bestellingen, maar in het beheren van de voorraad bij verkoop op meerdere platforms.
Haar winkel heeft ongeveer 50 kledingmodellen, elk model met meerdere maten en kleuren. Het totale aantal SKUs komt feitelijk neer op honderden varianten.
Het probleem is dat elk e-commerceplatform zijn voorraad onafhankelijk beheert.
Praktisch voorbeeld:
Hoewel er nog 50 producten in haar fysieke magazijn liggen, tonen de platforms:
- Shopee: 30 producten
- Lazada: 30 producten
- TikTok Shop: 30 producten
Als een populair product tegelijkertijd op meerdere platforms wordt verkocht, kan het totale aantal bestellingen de werkelijke voorraad in het magazijn overschrijden.
Dan is ze gedwongen om:
- Bestellingen te annuleren
- Klanten te contacteren om producten te ruilen
- Sorry te zeggen voor uitverkocht zijn
Dit heeft directe invloed op de beoordeling van de winkel en de klantervaring.
Magazijnmedewerkers ondervinden ook moeilijkheden bij het verwerken van bestellingen
Toen het aantal bestellingen toenam, huurde mevrouw Lan Anh extra magazijnmedewerkers in om te helpen met inpakken en het voorbereiden van goederen.
Omdat de bestellingen echter verspreid zijn over verschillende platforms, wordt het voorbereiden van de goederen ook rommelig. Medewerkers moeten vaak vragen:
- Van welk platform is deze bestelling?
- Waar is het bestelnummer?
- Welk product moet uit het magazijn worden gehaald?
Alleen al het vergelijken van bestellingen met producten in het magazijn kost veel tijd.
Tijdens piekdagen is de kans op fouten bij het inpakken of voorbereiden van goederen ook groter.
Wanneer belastingregels veranderen, wordt het uitgeven van facturen nog complexer
Naast de problemen met bestellingen en voorraad, wordt mevrouw Lan Anh ook geconfronteerd met de eis om elektronische facturen uit te geven wanneer klanten een btw-factuur nodig hebben.
Vroeger, telkens als een klant een factuur vroeg, moest ze:
- De bestelgegevens opnieuw openen op het platform
- De gegevens invoeren in de software voor elektronische facturen
- De producten en hoeveelheden controleren
Dit proces is niet erg ingewikkeld, maar naarmate het aantal bestellingen toeneemt, kan handmatige gegevensinvoer gemakkelijk tot verwarring leiden en veel tijd kosten.
Ze realiseerde zich dat als ze haar bedrijf wilde blijven uitbreiden, ze een systeem nodig had dat alle verkoopfases met elkaar verbond.
GTG CRM – de oplossing om alle verkoopactiviteiten te centraliseren
Na het onderzoeken van vele omnichannel verkoopbeheertools, besloot mevrouw Lan Anh GTG CRM te proberen.
Wat haar opviel, was dat het systeem niet alleen bestellingen beheert, maar ook magazijn, producten en facturen op hetzelfde platform integreert.
Magazijn aanmaken in het systeem
Het eerste wat ze deed, was een magazijn aanmaken in GTG CRM.
Ze voerde basisinformatie in zoals:
- Magazijnnaam
- Magazijnadres
- Verantwoordelijke voor het magazijn
Hierdoor werden alle toekomstige ontvangsten en uitgaande goederen in het systeem geregistreerd.
Producten en SKU-codes aanmaken
Vervolgens voerde ze alle producten in het Productcentrum in.
Elk product kreeg een unieke SKU-code, bijvoorbeeld:
DAM-LUA-D1AO-KHOAC-K2QUAN-JEAN-J3
Dankzij de SKU-code kan het systeem hetzelfde product herkennen, zelfs als het op verschillende platforms wordt verkocht.
Dit zorgt voor een nauwkeurigere voorraadbeheer.
Shopee, Lazada en TikTok Shop-platforms verbinden
Nadat ze het magazijn en de producten had ingesteld, verbond ze GTG CRM met haar verkoopaccounts op de platforms.
Nadat de verbinding tot stand was gebracht, hoefde ze alleen maar op de knop "synchroniseren" te drukken en de bestellingen van:
- Shopee
- Lazada
- TikTok Shop
werden gesynchroniseerd naar één enkele interface.
Bestellingen worden op één plek samengevoegd
Het orderverwerkingsproces wordt eenvoudiger
Na het gebruik van GTG CRM is het verkoopproces van mevrouw Lan Anh aanzienlijk veranderd.
Nieuw proces:
- Bestellingen verschijnen in het GTG CRM dashboard
- Ze wijzigt de bestelstatus naar wachten op verzameling
- Het systeem genereert een uitgaande factuur
- Magazijnmedewerkers bereiden de producten voor volgens de factuur
Hierdoor hoeven magazijnmedewerkers niet langer elk platform afzonderlijk te controleren, maar werken ze met één enkele interface.
Elektronische facturen worden automatisch gegenereerd
Een andere functie die mevrouw Lan Anh tijd bespaart, is het automatisch genereren van elektronische facturen.
Ze hoeft dit slechts eenmalig in te stellen in de instellingen:
- Moment van factuurcreatie
- Status van de factuur
- Standaard factuursjabloon
Nadat de bestelling is bevestigd voor verzending, genereert het systeem de bijbehorende factuur.
Als de bestelling het aantal producten wijzigt, ondersteunt GTG CRM ook automatische aanpassingsfacturen, wat de nauwkeurigheid van belastingaangiftes verbetert.
Resultaten na 6 maanden gebruik van GTG CRM
Na ongeveer een half jaar gebruik van het systeem zag mevrouw Lan Anh duidelijke veranderingen:
Tijdsbesparing
Voorheen besteedde ze dagelijks vele uren aan het controleren van bestellingen op elk platform. Nu is alles geconcentreerd op één dashboard.
Bespaard: 3-4 werkuren per dag
Nauwkeurig voorraadbeheer
Het voorraadbeheer is nauwkeuriger geworden. Het systeem werkt het voorraadniveau automatisch bij na elke bestelling, wat het aantal overschreden voorraad aanzienlijk vermindert.
Annuleringspercentage verminderd: van 8% naar 2%
Verbeterde beoordelingen
De beoordelingen op de platforms zijn ook verbeterd dankzij het verminderen van bestelannuleringen en een nauwkeurigere levering.
Medewerkers werken efficiënter
Ook de magazijnmedewerkers van haar klant werken efficiënter, omdat ze de bestellingen niet meer handmatig hoeven te vergelijken zoals voorheen.
Conclusie
Het verhaal van Lan Anh is een typisch voorbeeld van de uitdagingen waarmee veel omnichannel verkopers worden geconfronteerd.
Wanneer het aantal bestellingen nog klein is, is handmatig beheer nog wel te overzien. Maar wanneer het aantal bestellingen toeneemt en er op meerdere platforms tegelijkertijd wordt verkocht, zorgt het gebrek aan een gecentraliseerd beheersysteem voor een rommelige bedrijfsvoering.
Hierdoor kunnen verkopers hun winkels efficiënter runnen en zich concentreren op de groei van hun bedrijf in plaats van op handmatige taken.
Uw bedrijf kan ook vergelijkbare resultaten behalen — begin gratis.
Start uw reis
