Case Study: Mevrouw Lan Anh - Van Verward Multichannel Management naar Effectieve Verkoop met GTG CRM

In de afgelopen jaren is verkopen via meerdere e-commerceplatforms populair geworden. In plaats van slechts op één platform te verkopen, breiden veel winkel eigenaren uit naar Shopee, Lazada en TikTok Shop om meer klanten te bereiken.

Mevrouw Lan Anh, 35 jaar oud, is een van hen. Ze runt al bijna 3 jaar een online damesmodewinkel en verkoopt momenteel haar producten op alle drie de platforms. Dankzij het effectieve gebruik van verkeer van de platforms heeft haar winkel een stabiele omzet en een aanzienlijk aantal terugkerende klanten.

Echter, toen het aantal bestellingen begon toe te nemen, bracht multichannel verkopen ook problemen met zich mee waar ze eerder niet aan had gedacht.

Wanneer bestellingen toenemen, wordt het beheer ingewikkeld

Elke dag moet mevrouw Lan Anh ongeveer 40–60 bestellingen van de drie verschillende platforms verwerken. Wat een eenvoudige taak lijkt, is in werkelijkheid behoorlijk complex.

Elke ochtend moet ze als eerste de beheersystemen van elk platform afzonderlijk openen:

• Shopee Seller Center
• Lazada Seller Center
• TikTok Shop Seller Center

Ze moet controleren op nieuwe bestellingen, verzendlabels afdrukken, productinformatie vergelijken en bestellingen bevestigen.

Het schakelen tussen verschillende systemen kost haar veel tijd. Soms kost alleen al het controleren van bestellingen uren per dag.

Multichannel verkopers moeten vaak bestellingen controleren op verschillende platforms

Voorraadbeheer over meerdere kanalen: een groot pijnpunt voor online verkopers

De grootste moeilijkheid voor mevrouw Lan Anh lag niet in het ontvangen van bestellingen, maar in het beheren van de voorraad bij verkoop op meerdere platforms.

Haar winkel heeft ongeveer 50 kledingmodellen, waarbij elk model verschillende maten en kleuren heeft. Het totale aantal SKU's komt neer op honderden varianten.

Het probleem is dat elk e-commerceplatform de voorraad onafhankelijk beheert.

Praktijkvoorbeeld:

Haar werkelijke voorraad is 50 producten, maar op de platforms wordt weergegeven:

• Shopee: 30 producten
• Lazada: 30 producten
• TikTok Shop: 30 producten

Als een product tegelijkertijd op meerdere platforms wordt verkocht, kan het totale aantal bestellingen de werkelijke voorraad in het magazijn overschrijden.

In dat geval moet ze:

• Bestellingen annuleren
• Klanten benaderen om producten te ruilen
• Excuses aanbieden voor uitverkochte artikelen

Dit heeft directe invloed op de beoordeling van de winkel en de klantervaring.

Magazijnmedewerkers ondervinden ook moeilijkheden bij het verwerken van bestellingen

Toen het aantal bestellingen toenam, huurde mevrouw Lan Anh extra magazijnmedewerkers in om te helpen met inpakken en het klaarmaken van goederen.

Echter, omdat de bestellingen op verschillende platforms stonden, werd het klaarmaken van goederen ook ingewikkeld. De medewerkers moesten regelmatig vragen:

• Van welk platform is deze bestelling?
• Waar staat het bestelnummer?
• Welk product moet uit het magazijn worden gehaald?

Alleen al het matchen van bestellingen met producten in het magazijn kost veel tijd.

Op drukke dagen komen fouten in het inpakken of het klaarmaken van goederen ook gemakkelijker voor.

Wanneer belastingregels veranderen, wordt het uitreiken van facturen nog ingewikkelder

Naast de problemen met bestellingen en voorraad, kreeg mevrouw Lan Anh ook te maken met de vereiste om elektronische facturen uit te reiken wanneer klanten een factuur nodig hadden voor btw.

Vroeger moest ze, telkens als een klant om een factuur vroeg:

1. De bestelgegevens opnieuw openen op het platform
2. De gegevens invoeren in de software voor elektronische facturatie
3. De producten en hoeveelheden controleren

Dit proces was niet erg ingewikkeld, maar naarmate het aantal bestellingen toenam, zorgde handmatige gegevensinvoer gemakkelijk voor verwarring en kostte het veel tijd.

Ze realiseerde zich dat als ze haar bedrijf verder wilde uitbreiden, ze een systeem nodig had dat alle verkoopfases met elkaar verbond.

GTG CRM – De oplossing om alle verkoopactiviteiten te centraliseren

Na het onderzoeken van vele multichannel verkoopproducten, besloot mevrouw Lan Anh GTG CRM uit te proberen.

Wat haar opviel, was dat dit systeem niet alleen bestellingen beheert, maar ook het magazijn, de producten en facturen binnen hetzelfde platform verbindt.

Magazijn aanmaken in het systeem

Het eerste wat ze deed, was een magazijn aanmaken in GTG CRM.

Ze voerde basisgegevens in zoals:

• Magazijnnaam
• Magazijnadres
• Magazijnverantwoordelijke

Hierdoor werden alle toekomstige magazijnin- en uitgaande transacties in het systeem geregistreerd.

Producten en SKU's aanmaken

Vervolgens voerde ze alle producten in het Productencentrum in.

Elk product kreeg een unieke SKU, bijvoorbeeld:

• DAM-LUA-D1
• AO-KHOAC-K2
• QUAN-JEAN-J3

Dankzij de SKU kan het systeem hetzelfde product identificeren, ongeacht waar het wordt verkocht.

Dit helpt bij nauwkeurig voorraadbeheer.

Shopee, Lazada en TikTok Shop verbinden

Nadat het magazijn en de producten waren ingesteld, verbond ze GTG CRM met haar verkoopaccounts op de platforms.

Zodra de verbinding compleet was, hoefde ze alleen maar op de "synchroniseren" knop te drukken, en bestellingen van:

• Shopee
• Lazada
• TikTok Shop

werden allemaal gesynchroniseerd naar één enkele interface.

Bestellingen worden op één plek verzameld

Het verwerken van bestellingen wordt eenvoudiger

Na het gebruik van GTG CRM is het verkoopproces van mevrouw Lan Anh duidelijk verbeterd.

Nieuw proces:

1. Bestellingen verschijnen in het GTG CRM dashboard
2. Ze verandert de bestelstatus naar wachten op ophalen
3. Het systeem maakt een uitgaande magazijnbon aan
4. Magazijnmedewerkers bereiden de producten voor volgens de bon

Hierdoor hoeven magazijnmedewerkers niet meer elk platform te controleren, maar werken ze met één enkele interface.

Elektronische facturen worden automatisch gegenereerd

Een andere functie die mevrouw Lan Anh tijd bespaart, is het automatisch genereren van elektronische facturen.

Ze hoefde het maar één keer in te stellen in de instellingen:

• Tijdstip van factuurcreatie
• Factuurstatus
• Standaard factuursjabloon

Nadat een bestelling is bevestigd voor verzending uit het magazijn, maakt het systeem een bijbehorende factuur aan.

Als de bestelling een wijziging in het aantal producten heeft, ondersteunt GTG CRM ook automatische correctiefacturen, wat de belastingaangifte nauwkeuriger maakt.

Resultaten na 6 maanden gebruik van GTG CRM

Na ongeveer een half jaar gebruik van het systeem merkte mevrouw Lan Anh duidelijke verbeteringen:

Tijdsbesparing

Vroeger moest ze uren per dag besteden aan het controleren van bestellingen op elk platform. Nu is alles geconcentreerd op één enkel dashboard.

Besparing: 3–4 uur werk per dag

Nauwkeurig voorraadbeheer

Het voorraadbeheer is nauwkeuriger geworden. Het systeem werkt het voorraadniveau automatisch bij na elke bestelling, wat het aantal overschrijdingen van de voorraad aanzienlijk vermindert.

Annuleringspercentage verminderd: van 8% naar 2%

Verbeterde beoordelingen

De beoordelingen op de platforms zijn ook verbeterd dankzij het verminderen van annuleringen en een nauwkeurigere levering.

Magazijnmedewerkers werken efficiënter

Haar magazijnmedewerkers werken ook efficiënter omdat ze bestellingen niet meer handmatig hoeven te vergelijken zoals voorheen.

Conclusie

Het verhaal van mevrouw Lan Anh is een typisch voorbeeld van de uitdagingen waarmee veel multichannel verkopers worden geconfronteerd.

Wanneer het aantal bestellingen nog laag is, kan handmatig beheer nog te overzien zijn. Maar wanneer het aantal bestellingen toeneemt en er op meerdere platforms tegelijkertijd wordt verkocht, zal het ontbreken van een centraal beheersysteem de bedrijfsvoering rommelig maken.

Hierdoor kunnen verkopers hun winkel effectiever runnen en zich concentreren op bedrijfsontwikkeling in plaats van op het afhandelen van handmatige taken.