Wat u na deze handleiding kunt doen
Bankafschriften importeren → elke transactie classificeren in de juiste grootboekrekening → regels aanmaken om de volgende keer automatisch te matchen en suggesties te doen → het afstemmingsrapport bekijken en exporteren → automatische journaalboekingen inschakelen. Resultaat: geld op de bank komt overeen met de boekhouding en facturen, de boekhouding afsluiten in een paar minuten in plaats van uren.
Nog geen algemeen overzicht? Bekijk eerst het artikel Bankafstemming om te begrijpen wat de functie doet.
Voorbereiding
| # | Voorwaarde | Waarom nodig |
|---|---|---|
| 1 | Inloggen op GTG CRM, machtigingen voor banktransactieafstemming en voor het bekijken van betalingsbewijzen. | Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen banktransacties classificeren/boekingen maken. |
| 2 | Stelsel van rekeningen (Chart of Accounts) ingesteld in Boekhouding. | Om transacties te classificeren en journaalboekingen te genereren. |
| 3 | Afschriftgegevens beschikbaar: bankrekening gekoppeld of afschriftbestand geüpload. | Afstemming vereist een lijst met transacties als input. |
Stap 1 — Afstemmingsruimte openen en afschrift importeren
- Ga naar Boekhouding ▸ Bankafstemming.
- Selecteer de bankrekening die afgestemd moet worden; importeer het afschrift (rekening koppelen of bestand uploaden) en selecteer de periode.
✅ Verwacht resultaat: De lijst met transacties voor de periode verschijnt, elke regel met een classificatiekolom en een matchingstatus (niet gematcht/gematcht).
Stap 2 — Een transactie classificeren op de juiste rekening
- Selecteer een niet-gematchte transactie.
- Selecteer het transactietype (omzet / kosten / interne overboeking / contant geld–bank / COD…) en de bijbehorende grootboekrekening; als het om een klantbetaling gaat, koppel deze dan aan de juiste factuur.
- Opslaan.
✅ Verwacht resultaat: De transactie verandert naar de status "gematcht", gekoppeld aan de rekening (en factuur indien van toepassing). Als boeken is ingeschakeld, wordt er een journaalboeking gemaakt voor deze transactie.
Stap 3 — Een afstemmingsregel aanmaken voor automatische toekomstige verwerking
- Selecteer vanuit een transactie Regel aanmaken (of ga naar de sectie Afstemmingsregels).
- Stel de voorwaarden in (omschrijving/tegenpartij/bedrag) en het type + de rekening die toegewezen moet worden.
- Opslaan — de regel is direct actief.
✅ Verwacht resultaat: Toekomstige transacties die aan de voorwaarden voldoen worden automatisch geclassificeerd; de nieuwe regel staat in de status "actief".
Stap 4 — Regels laten suggereren voor vergelijkbare transacties
- Importeer het afschrift van de volgende periode (of voeg nieuwe transacties toe).
- Transacties die voldoen aan de voorwaarden van de in Stap 3 aangemaakte regel worden automatisch geclassificeerd gesuggereerd; u kunt deze bekijken en goedkeuren om ze in bulk toe te passen.
✅ Verwacht resultaat: Vergelijkbare transacties krijgen een voorgestelde classificatie; u hoeft alleen nog maar goed te keuren in plaats van alles opnieuw te doen.
ℹ️ Matching en suggesties met regels zijn gratis. Binnenkort beschikbaar: een AI-assistent die suggesties doet voor de interpretatie van volledig nieuwe transacties.
Stap 5 — Afstemmingsrapport bekijken en exporteren
- Open het tabblad Overzicht/Afstemmingsrapport.
- Bekijk de gematchte, openstaande en verschilbedragen; exporteer het rapport om de administratie op te slaan.
✅ Verwacht resultaat: Het overzicht toont het matchingspercentage en de openstaande posten; het rapport kan volledig worden geëxporteerd voor verantwoording.
Stap 6 — Automatische journaalboekingen inschakelen (optioneel)
- Schakel in de rekeninginstellingen de optie Boek naar grootboek (Post to ledger) in.
- Vanaf dat moment worden geclassificeerde transacties (classificatie/overboeking/contant geld–bank/COD) automatisch voorzien van een journaalboeking. Het verbreken van een koppeling ongedaan maakt de boeking.
✅ Verwacht resultaat: Elke afgestemde transactie genereert een journaalboeking in het grootboek; het ongedaan maken van een match resulteert in een tegenboeking.
Snelle tabel van verwachte resultaten
| Actie | Resultaat dat u ziet |
|---|---|
| Afschrift importeren | Lijst met transacties + matchingstatus |
| Transactie classificeren | Veranderd naar "gematcht", gekoppeld aan rekening/factuur |
| Regel aanmaken | Vergelijkbare transacties worden voortaan automatisch geclassificeerd |
| Regel suggesties + goedkeuring | Vergelijkbare transacties krijgen classificatiesuggesties, bulkgoedkeuring |
| Rapport bekijken | Gematchte/openstaande/verschilbedragen; rapport kan geëxporteerd worden |
| Boeken inschakelen | Automatische journaalboekingen; ontkoppelen → tegenboeking |
Opmerkingen
- Journaalboekingen vereisen een ingesteld Stelsel van rekeningen in Boekhouding.
- Alle suggesties moeten door u worden goedgekeurd voordat ze worden toegepast — u bent de uiteindelijke beslisser. (AI-gegenereerde suggesties voor volledig nieuwe items worden binnenkort toegevoegd.)
- COD-afstemming: wanneer de vervoerder/marktplaats het geld terugboekt, gebruikt u de stap voor COD-classificatie om de "in transit" betalingen te matchen en te verwerken.
