Handleiding voor het importeren van beginsaldo uit een CSV- of Excel-bestand

Wat je na deze handleiding kunt doen

Staat het eindsaldo van het oude grootboek al in een CSV- of Excel-bestand? Sleep het bestand erin; de volgorde en namen van de kolommen maken niet uit: jij kiest de kolom, koppelt de rekeningen, kiest de datum en verstuurt het ter goedkeuring.

Beperkingen om vooraf te weten

• Een beginsaldo kan alleen worden ingevoerd op de eerste dag van een boekjaar (deze versie ondersteunt een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar), en elk bedrijf (workspace) heeft er maar één.
• Alleen activa-, verplichtingen- en eigenvermogensrekeningen worden geaccepteerd; opbrengsten- en kostenrekeningen worden geweigerd. Als een bedrijf midden in het jaar start, kun je op deze manier nog geen cijfers vanaf het begin van het jaar tot de overstapdatum invoeren: voer hier het beginsaldo in en verwerk de mutaties vervolgens met de gebruikelijke functies van GTG CRM (bankafschriften importeren, inkoopfacturen, verkoopfacturen).
• Vorderingen (131), schulden (331) en voorraad kunnen in het grootboek en de proefbalans worden opgenomen. Maar de lijsten met verkoopfacturen, inkoopfacturen en de voorraadschermen tonen ze niet: openstaande posten per klant, per leverancier en voorraad per artikel kunnen op deze manier nog niet worden ingevoerd. Dat staat aangegeven in de schermen met een gele melding.

Heb je nog geen overzicht? Bekijk Handmatige boekingen, storneren of corrigeren, beginsaldo: overzicht. Moet je een boeking opstellen, goedkeuren, storneren of corrigeren? Bekijk Handleiding handmatige boekingen: opstellen, goedkeuren, storneren of corrigeren.

Voorbereiding

Stap 1 — Sleep het bestand erin en kies de kolom

1. Klik op + Nieuwe boeking → Beginsaldo (als de Lijst nog leeg is, is er ook een knop Beginsaldo). Het scherm heeft vier stappen: Bestand, Kolommen, Rekeningen en totaal, Controleren. Er wordt niets opgeslagen totdat je in de laatste stap op Ter goedkeuring indienen klikt.
2. Bestand: sleep het bestand met het eindsaldo van het oude grootboek naar het kader, precies zoals de oude software het exporteert, en klik vervolgens op Doorgaan. Het bestand wordt direct in de browser ingelezen: er wordt nog niets verzonden totdat je AI-suggestie kiest.
3. Kolommen: beantwoord Hoe zijn de getallen in dit bestand geschreven? (1.234.567,89 of 1,234,567.89); er is niets vooraf geselecteerd. Kies bij een Excel-bestand de notatie die overeenkomt met het getal dat je in de cel ziet: als de cel 120,000,000 toont, kies dan 1,234,567.89.
4. Bij Welke kolom is welke? klik je op AI-suggestie (kost 100 credits per bestand; alleen kolomnamen en maximaal 8 voorbeeldregels worden verzonden; AI doet alleen kolomsuggesties) of Mijn toewijzing gebruiken (handmatig kolommen koppelen, kost geen credits). Suggesties kunnen fout zijn: als een kolom niet klopt, open je in die rij de kolomkeuzelijst en kies je opnieuw.
5. Lees De eerste regels, opnieuw gelezen: als een getal verkeerd wordt voorgelezen, wijzig dan de notatie, want een verkeerd gelezen punt of komma kan de tabel wel laten aansluiten maar het getal mogelijk 1.000 keer fout maken. Klik daarna op Doorgaan.

✅ Verwacht resultaat: in de tabel Jouw kolom komt overeen met Wij begrijpen dat als zoals jij bedoelt, en de eerste regels worden met de juiste cijfers opnieuw gelezen.

Stap 2 — Rekeningen koppelen en datum kiezen

1. Bij Rekeningen en totaal wordt elke regel uit het bestand gekoppeld aan een rekening van jou: eerst koppelen op code, daarna koppelen op naam (hoofdletters, kleine letters en accenten worden genegeerd). Voor een regel Niet gekoppeld kies je zelf een rekening; het label wordt dan door jou gekozen. GTG raadt geen rekeningen aan. Wil je een regel weglaten (bijvoorbeeld een totaalregel), klik dan op Deze regel overslaan.
2. Rekeningen voor omzet en kosten worden geweigerd, met een uitleg erbij.
3. Kies de Datum beginsaldo (de eerste dag van een boekjaar, niet vooraf geselecteerd), vul Bron van deze saldi (verplicht) en op datum in.
4. Debettotaal moet gelijk zijn aan Credittotaal: de regel geeft In balans aan.
5. Het scherm kan ook een opmerking van GTG tonen: lees die eerst en klik daarna op Doorgaan.

✅ Verwacht resultaat: het scherm toont “Alle regels zijn gekoppeld.” en de regel Debettotaal … Credittotaal … meldt In balans.

Stap 3 — Ter goedkeuring indienen en het resultaat bekijken

1. Lees bij Controleren alles nog eens door en klik op Ter goedkeuring indienen. Standaard komt er niets in het boek totdat een tweede persoon het goedkeurt.
2. De tweede persoon gaat naar Boekhouding → Boekingen → Concepten → Controleren (paneel Controleren: beginsaldo) → Goedkeuren en boeken, zoals in de handleiding voor handmatige boekingen.

Als Indienen ter goedkeuring wordt geweigerd met de melding “Er bestaat al een boeking met een eerdere datum, dus deze datum kan niet de openingsbalansdatum zijn.”: het grootboek bevat al een boeking met een datum vóór de door u gekozen datum. Het scherm blijft op de stap Controleren en er is nog niets geboekt. De datum van de openingsbalans moet de eerste dag zijn van het jaar waarbinnen de saldi worden geopend (eindsaldi 2025 worden geopend op 01/01/2026); op datum is de datum waarnaar de saldi zijn berekend en mag niet later zijn dan die datum. Kies alleen de eerste dag van een eerder jaar (klik op Terug om te wijzigen) als uw bestand echt de eindsaldi van het jaar daarvoor betreft. Is het bestand de eindsaldi van 2025, maar bevat het grootboek al boekingen van december 2025? Vraag dan uw accountant of neem contact op met GTG voordat u opnieuw indient.

✅ Verwacht resultaat: na goedkeuring wordt de Proefbalans (boekhouders noemen dit meestal de proef- en saldibalans; Boekhouding → Jaarrekening, hiervoor is de machtiging Jaarrekening bekijken nodig) geopend met uw bedragen onder Beginsaldo debet en Beginsaldo credit; dit geldt voor elke maand van het jaar, en het beginsaldo wordt niet meegeteld als mutatie.

Verkeerd ingevoerd? Open de openingsbalans vanuit Lijst, klik op Omkeren of wijzigen en kies Deze boeking is onjuist: ik corrigeer een fout (openingsbalansen kunnen alleen op deze manier worden teruggedraaid). Kies bij de vraag Moet er een correcte vervangende boeking worden vastgelegd? Nee: het juiste saldo voert u daarna opnieuw in op het scherm Beginsaldo (+ Nieuwe boeking → Beginsaldo) nadat de terugboeking is goedgekeurd. Daarna kan de kolom Mutatie de terugboekingen tonen (debet en credit zijn gelijk); het beginsaldo en eindsaldo blijven de bedragen van de correcte invoer.

Snelle tabel met verwachte resultaten

Opmerkingen

• Een documentbijlage kan nog niet worden toegevoegd: Bron van deze saldi en op datum zijn de velden voor de herkomst van de saldi.
• Wanneer u Beginsaldo opnieuw opent terwijl er nog een eigen concept bestaat dat u nog niet ter goedkeuring hebt ingediend, verschijnt de melding: “U hebt een conceptbeginsaldo opgeslagen maar nog niet ter goedkeuring ingediend. Verwijder het concept en begin opnieuw, of ga terug naar de boekingslijst.” Klik op Concept verwijderen en opnieuw beginnen: het concept wordt direct verwijderd en u keert terug naar stap Bestand.

Hebt u al beginsaldi en wilt u een boeking aanmaken, goedkeuren, terugdraaien of wijzigen? Bekijk de Handleiding handmatige boekingen.