Wat je na deze handleiding kunt doen
Kies een winkel (verkooppunt) en voeg tafels toe → stel een menu samen met categorieën en items → open een bestelling voor een tafel en stuur deze naar de keuken op de kassa → bekijk hoe de chef de bestellingen op het keukenscherm verwerkt (Nieuw → Bezig → Klaar) → maak en beheer een tafelreservering. Van setup tot het serveren van gasten aan tafel, alles in hetzelfde systeem.
Nog geen overzicht van de functies? Bekijk eerst het artikel Restaurant & Café Beheer (F&B) om te begrijpen wat de toolkit kan doen.
Voorbereiding
1. Log in bij GTG CRM met een account met F&B / menu beheer rechten (meestal de eigenaar of manager). — Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen menu's opstellen, winkels selecteren en tafels toevoegen.
2. Er moet minstens één magazijn in de workspace aanwezig zijn. — Het magazijn wordt gebruikt als winkel (verkooppunt) voor de kassa en als plek om ingrediënten af te trekken.
3. Er moeten al enkele items/producten in de Product Hub zijn aangemaakt om aan het menu toe te voegen. — Menu's worden samengesteld door items uit de productcatalogus te selecteren.
4. De kassamedewerker heeft verkooprechten op de kassa (POS); de chef-kok heeft rechten om het keukenscherm te bedienen. — Iedereen doet alleen zijn eigen taak (kassamedewerker verkoopt, chef-kok beheert de keuken).
Stap 1 — Kies winkel (verkooppunt) en voeg tafels toe
Ga naar Verkoop & CRM → Catalogus → F&B Menu.
Op het groene tabblad "F&B Setup", klik bij de regel POS store op Select Store → **(kies)** jouw magazijn (bijv. Hoofdmagazijn) → klik op Set as store.
Klik op Add sample tables om snel een paar tafels aan te maken (alleen nodig voor bediening aan tafel).
✅ Verwacht resultaat: De regel Store toont een groen vinkje en de melding "Store set"; de lijst met tafels bevat T1–T5 (elke tafel voor 2–6 personen). Het setup-tabblad toont drie ✓ iconen: Menu · Store · Tables — klaar voor bediening aan tafel.
💡 Tip: Als de workspace slechts één magazijn heeft, kan het systeem dit magazijn automatisch als winkel instellen — controleer alleen het groene vinkje.
Stap 2 — Stel het menu samen: maak een menu, voeg categorieën en items toe
Nog steeds in F&B Menu, klik op New menu → geef een naam (bijv. Menu) → opslaan.
Klik op Add section → geef de categorie een naam (bijv. Dranken, Hoofdgerechten).
Klik binnen de zojuist aangemaakte categorie op Add a product to this section → **(kies)** een product uit de catalogus (bijv. Koffie met melk).
✅ Verwacht resultaat: Het item verschijnt onder de juiste categorie met de verkoopprijs (bijv. Koffie met melk onder "Dranken" voor 35.000₫). Herhaal dit om andere items toe te voegen.
ℹ️ Wil je tijdelijk een item "uitverkocht" hebben? Schakel simpelweg de voorraadstatus van het item uit — klanten en kassamedewerkers kunnen het niet meer bestellen, en als het weer beschikbaar is, schakel je het weer in.
Stap 3 — Open een bestelling aan tafel en stuur naar de keuken (kassa / POS)
Open de POS app en log in bij jouw specifieke winkel (gebruik hetzelfde account).
Ga naar het tabblad F&B → tik op een tafel (bijv. T1) → Open check → voer het Aantal gasten in (bijv. 2) → Open.
Tik op het item (bijvoorbeeld Iced coffee) om toe te voegen aan de bestelling van de tafel; selecteer opties als die er zijn.
Op de geopende bestelling, klik op Doorsturen naar keuken (Fire to kitchen).
✅ Verwacht resultaat: Een open bestelling wordt geopend op tafel T1 (tafelstatus "In behandeling"), de bestelling toont de items en het totaalbedrag; na het doorsturen naar de keuken verandert de knop in Markeren als geserveerd.
💡 Voor afhaalbestellingen aan de kassa, gebruik Snelle bestelling (Quick order): tik op item → Betalen → kies betaalmethode (contant / kaart / overschrijving).
Stap 4 — Keuken Display Systeem (KDS) starten: Nieuw → Bezig → Klaar
De chef opent de Keuken Display Systeem (KDS) applicatie — een aparte applicatie voor de keuken — en logt in met hetzelfde account.
Selecteer Workspace → kies Station als Kitchen → klik op Keuken binnen (Enter kitchen).
Wacht tot de bestelling die in Stap 3 is doorgestuurd naar de keuken verschijnt in de kolom Nieuw/Wachtend (New/Queued).
Op die bestelling, klik op Start, en als het klaar is, klik op Klaar (Ready).
✅ Verwacht resultaat: De bestelling verschijnt op het keukenscherm binnen 2-3 seconden na het doorsturen, met het tafelnummer, de items + hoeveelheden en een wachttijd-teller; na het klikken op Start en Klaar loopt de bestelling door de kolommen Nieuw/Wachtend → Bezig → Klaar. Als de bestelling te lang blijft liggen, verandert de kleur om te waarschuwen (groen → geel → rood).
ℹ️ Het keukenscherm ververst zichzelf elke paar seconden, dus nieuwe bestellingen kunnen tot ~3 seconden duren om te verschijnen. De pagina herladen terwijl het keukenscherm op het geselecteerde station blijft open staan, zonder opnieuw in te loggen. Managers kunnen ook snel het keukenscherm in het systeem bekijken via Verkoop & CRM → Dine-in → Kitchen Display.
Stap 5 — Reserveringen maken en beheren
Ga in het systeem naar Verkoop & CRM → Dine-in → Reserveringen (Reservations).
Klik op nieuwe reservering aanmaken → voer de klantnaam, aantal personen, datum en tijd, en de gewenste tafel (indien van toepassing) in.
Sla de reservering op.
✅ Verwacht resultaat: De reservering verschijnt in de lijst met reserveringen met tafel / aantal personen / tijd. Als je probeert een bezetstaande tafel te reserveren voor het huidige tijdslot, zal het systeem melden dat er geen geschikte tafels meer zijn en een andere vrije tafel voorstellen; maar als je die tafel reserveert voor een later tijdslot (nadat de huidige gasten weg zijn), is dat wel mogelijk.
💡 Reserveringen verschijnen ook op de boekingskalender (Verkoop & CRM → Bookings) volgens de lokale tijd van het restaurant.
Overzicht van Verwachte Resultaten
Selecteer magazijn als winkel — De winkelregel is aangevinkt met groen + "Winkel ingesteld"
Voeg voorbeeldtafels toe — Tafels T1-T5 verschijnen (2-6 zitplaatsen)
Voeg items toe aan categorie — Items verschijnen onder de juiste categorie met verkoopprijs
Schakel itemstatus uit — Klant/kassamedewerker kan het item niet bestellen
Open bestelling aan tafel — Tafelstatus verandert naar "In behandeling"; bestelling toont items + totaalbedrag
Doorsturen naar keuken — Knop verandert naar "Markeren als geserveerd"; bestelling verschijnt op keukenscherm in ~2-3 seconden
Klik op Start / Klaar op keukenscherm — Bestelling loopt van Nieuw/Wachtend → Bezig → Klaar
Reserveer bezette tafel voor huidig tijdslot — Melding "geen geschikte tafels meer", stelt een andere vrije tafel voor
Reserveer tafel voor later tijdslot — Reservering wordt aangemaakt en weergegeven in de lijst
Opmerkingen
Het keukenscherm (KDS) is een aparte applicatie voor de keuken; meld u aan met hetzelfde account; chefs hebben toestemming nodig om het keukenscherm te bedienen om bestellingen te kunnen openen en verwerken.
De kassa (POS) is ook een aparte applicatie; kassamedewerkers hebben toestemming nodig voor POS-verkopen.
Het tabblad Dine-in (aan tafel verkopen) wordt alleen weergegeven als de winkel tafels heeft ingesteld — voltooi eerst Stap 1.
Het keukenscherm wordt elke paar seconden vernieuwd (niet direct push), dus het kan tot ~3 seconden duren voordat nieuwe bestellingen verschijnen — dit is normaal gedrag.
Momenteel worden alle bestellingen naar één keukenstation gestuurd; het routeren van gerechten naar meerdere aparte stations (keuken/bar/grill) is een functie die later wordt toegevoegd.
Wilt u de kostprijs per gerecht volgen (zelf ingrediënten aftrekken, grootboek bijhouden)? Koppel een recept aan het gerecht in de productcatalogus — zie de handleiding Productbeheer voor het maken van recepten.
