Wat u na deze instructie kunt doen

Log in op het kassascherm en selecteer de winkelvoorraad → voeg producten toe aan de winkelwagen (scan code / blader / zoek) → pas kortingen toe en koppel indien nodig klanten → betaal met contant geld of QR/MoMo → print de bon en (optioneel) laat de klant de btw-factuur zelf ophalen → bewaar de bestelling/roept op indien nodig → en retourneer goederen, betaal terug volgens de administratie. Afsluiting: u kunt een volledige verkoopperiode aan de kassa uitvoeren, en alle bestellingen worden gesynchroniseerd met de voorraad + klanten met het online verkoopsysteem.

Nog geen algemeen overzicht? Bekijk eerst de Verkoop aan de kassa (POS) om te begrijpen wat POS kan doen.

Voorbereiding

1. GTG CRM-account met de rechten Create POS sale (Verkoop aan de kassa). — Zonder deze rechten kan de bestelling aan de kassa niet worden voltooid.

2. De winkelvoorraad is in het systeem opgenomen, en de producten hebben prijzen, barcodes (indien gescand), en voorraad in die voorraad. — POS trekt voorraad af van de winkelvoorraad; scannen van codes vereist een barcode op het product.

3. (Indien QR/portemonnee wordt ontvangen) MoMo/VNPay is ingeschakeld en geconfigureerd in de betaalafdeling van de online winkel. — POS gebruikt gedeelde betaalconfiguraties; alleen beschikbare methoden worden weergegeven.

4. (Indien retourneren) Account met retourrechten (hoger dan die van een gewone kassamedewerker). — Retourneren is een omgekeerde geldtransactie, dus er zijn aparte rechten nodig; zonder deze is het item Returns verborgen.

5. (Optioneel) 58mm/80mm thermische printer verbonden met de computer aan de kassa. — Om bonnen te printen en de geldlade automatisch te openen.

Stap 1 — Inloggen op POS en de winkelvoorraad selecteren

Open de browser op pos.gtgcrm.com op de computer aan de kassa, log in met uw GTG CRM-account.

Als u meerdere werkruimtes/winkels heeft, selecteer dan de juiste winkel om te verkopen.

Eerste keer gebruik: ga naar Settings (Instellingen) → selecteer de winkelvoorraad (store warehouse).

✅ Verwacht resultaat: Het POS-scherm wordt weergegeven (geen CRM-interface), de bovenste balk toont de naam van de winkelvoorraad en de naam van de kassamedewerker. Het productraster is in het midden van het scherm aanwezig.

Stap 2 — Producten toevoegen aan de winkelwagen (scan code / blader / zoek)

Scan de barcode met een USB-scanner (plaats de cursor in het scanveld en scan), of typ de code en druk op Enter.

Of blader door het productraster: tik op de productkaart om toe te voegen; tik op het tabblad categorie om te filteren op groep; scrol naar beneden om automatisch meer te laden.

Of zoeken: typ de naam/code van het product in het zoekveld, tik op het resultaat om toe te voegen.

Pas de hoeveelheid in de winkelwagen aan: klik op + / −, of tik direct op het getal van de hoeveelheid om een getal in te typen (bijv. 12); verwijder een regel met het prullenbak-icoon 🗑.

✅ Verwacht resultaat: Het product verschijnt in de winkelwagen met de juiste prijs; de Totaalprijs (Total) wordt direct bijgewerkt elke keer dat er iets wordt toegevoegd/gewijzigd/verwijderd. Producten die niet op voorraad zijn, worden vervaagd en kunnen niet worden toegevoegd.

💡 Tip: Een kassa zonder scanner kan nog steeds normaal verkopen — tik gewoon op het product in het raster of zoek op naam.

Stap 3 — (Optioneel) Korting toepassen

Korting op één regel: tik op de kortingsknop op de productregel, selecteer op basis van bedrag of percentage (%).

Korting op de hele bestelling: open het kortingsveld van de bestelling, voer het bedrag of percentage in.

✅ Verwacht resultaat: De winkelwagen toont duidelijk drie regels: Subtotaal (Subtotal) / Korting (Discount) / Totaal (Total); het totaal wordt door de server opnieuw berekend. Als een ingevoerde korting groter is dan het subtotaal, weigert het systeem dit en wordt het totaal nooit negatief.

Stap 4 — (Optioneel) Klant koppelen op telefoonnummer

Typ in het klantveld het telefoonnummer van de klant.

✅ Verwacht resultaat: Als het nummer al in het CRM staat, vervangt de contactpersoon nu "Walk-in (Gastklant)" en wordt de bestelling aan die klant gekoppeld. Als er geen nummer wordt ingevoerd, is de bestelling van een gastklant — nog steeds normale verkoop.

Stap 5 — Contante betaling

Klik op Pay (Betalen) → kies Cash (Contant).

Voer het door de klant betaalde bedrag in via het numerieke toetsenbord, of tik op de knoppen voor snelle coupures (10K–500K), of Exact (Exact bedrag).

Klik op Confirm (Bevestigen).

✅ Verwacht resultaat: Het scherm toont Total / Tendered (Betaald bedrag) / Change (Wisselgeld); na bevestiging wordt de bestelling aangemaakt (bron POS), direct van voorraad afgetrokken, de winkelwagen wordt leeg en de cursor keert terug naar het scanveld voor de volgende klant.

ℹ️ Als u meer verkoopt dan de huidige voorraad, zal het systeem blokkeren en aangeven welk product ontbreekt — er wordt geen deel van de voorraad afgetrokken.

Stap 6 — Betaling via bank QR / MoMo-portemonnee

Klik op Pay (Betalen) → kies MoMo of VNPay (alleen weergegeven als u dit hebt ingeschakeld/geconfigureerd).

Klik op Toon betalings-QR — de QR-code wordt weergegeven op het extra scherm gericht op de klant.

De klant scant om te betalen: MoMo scant met de MoMo-app (gebruik de telefooncamera niet); VNPay opent de QR-pagina van VNPay.

✅ Verwacht resultaat: Zodra het geld binnen is, wordt de bestelling automatisch voltooid, wordt de voorraad afgetrokken, wordt de bon afgedrukt; een melding "betaling ontvangen" verschijnt in de bel 🔔 op de POS-balk. Als de betalingsaanvraag mislukt, blijft de winkelwagen behouden om opnieuw te proberen.

Stap 7 — Bon afdrukken en (optioneel) geldlade openen

Eerste keer per kassa: ga naar Settings → Printer (Instellingen → Printer), kies de juiste Connection (Verbinding) (System printer / WebUSB / Web Serial), kies de papierbreedte 58mm/80mm, schakel de geldlade openen bij contante verkopen in/uit, en druk dan op Print test receipt (Testbon afdrukken).

Vanaf dan wordt elke voltooide bestelling automatisch afgedrukt (en de geldlade geopend bij contante bestellingen indien ingeschakeld).

Opnieuw afdrukken nodig? Klik op Print again (Opnieuw afdrukken) op het zojuist verkochte scherm, of open Recent sales (Recente verkopen) en druk een willekeurige bestelling opnieuw af.

✅ Verwacht resultaat: De bon wordt afgedrukt in correct Vietnamees (met diakritische tekens), met volledige winkelgegevens, productlijst, totaalbedrag, wisselgeld; de opnieuw afgedrukte kopie is gemarkeerd als RE-PRINT. Als de printer problemen ondervindt, wordt de bestelling toch voltooid — alleen een kleine melding met een knop om opnieuw te proberen.

Stap 8 — BTW-factuur: BTW bekijken en de klant zijn/haar elektronische factuur laten ophalen

BTW in de prijs bekijken: de winkelwagen en de bon splitsen duidelijk het BTW-bedrag dat is inbegrepen in de prijs, per belastingtarief van het product (bijvoorbeeld 8%, 10%) — het totaalbedrag blijft onveranderd.

BTW-aangifte in-/uitschakelen: als de winkel geen BTW aangeeft of dit niet van toepassing is, schakel dit dan uit in Settings — POS zal geen BTW tonen of registreren.

Klant haalt zelf elektronische factuur op: op de bon staat een QR-code; de klant scant deze met een telefoon, voert de bedrijfsnaam, btw-nummer (MST), adres, e-mail in, waarna de elektronische factuur wordt uitgegeven via de factuuraanbieder waarmee u verbinding hebt gemaakt en naar het e-mailadres van de klant wordt verzonden.

Als de factuur wordt geweigerd, kan de klant deze zelf corrigeren en opnieuw indienen - zonder contact op te nemen met de winkel. Als de klant een cijfer in het btw-nummer heeft verkeerd getypt, of als de bedrijfsgegevens niet overeenkomen met de gegevens van de belastingdienst, zal het systeem niet langer "stil" zijn zoals voorheen. Wanneer de klant de juiste QR-code op de factuur opnieuw scant, ziet hij onmiddellijk de reden waarom de factuur niet kon worden uitgegeven (bijvoorbeeld: "Kan niet worden uitgegeven: ongeldig btw-nummer van de koper"), samen met hetzelfde formulier met reeds ingevulde oude gegevens. De klant hoeft alleen het verkeerde gedeelte te corrigeren en op Opnieuw indienen te klikken - de factuur wordt automatisch opnieuw uitgegeven, zonder dat er contact hoeft te worden opgenomen met medewerkers of dat er terug moet worden gegaan naar de winkel.

Als de winkel het automatisch uitgeven van facturen voor deze bestelling nog niet heeft ingeschakeld. In het geval dat de winkel de functie voor het automatisch genereren van elektronische facturen nog niet heeft verbonden of ingeschakeld, ziet de klant na het scannen van de QR-code een duidelijke melding "Niet beschikbaar" - "De winkel heeft het automatisch uitgeven van facturen voor deze bestelling nog niet ingeschakeld. U kunt het later opnieuw proberen of contact opnemen met de winkel." - in plaats van een belofte dat de factuur "wordt uitgegeven" maar nooit aankomt. De klant kan later terugkomen nadat de winkel de functie heeft ingeschakeld, of rechtstreeks contact opnemen met de winkel voor ondersteuning.

Het scherm dat de klant ziet wanneer de winkel het automatisch uitgeven van facturen voor deze bestelling nog niet heeft ingeschakeld - de klant kan op "Opnieuw indienen" klikken om het opnieuw te proberen zodra de winkel dit heeft ingeschakeld, of contact opnemen met de winkel.

✅ Verwacht resultaat: De winkelwagen/bon toont het juiste btw-bedrag voor elk niveau; de bon heeft een QR-code waarmee de klant zelf factuurinformatie kan invoeren; nadat de klant heeft ingediend, ziet hij een bevestigingsscherm "de factuur wordt gegenereerd en per e-mail verzonden".

Als de factuur een fout bevat of als de winkel de automatische facturering niet heeft ingeschakeld, ziet de klant altijd de reden en kan deze onmiddellijk op de telefoon corrigeren en opnieuw indienen - zonder in een situatie te komen waarin "informatie is verzonden maar nooit een factuur is ontvangen, zonder te weten waarom".

ℹ️ Voor het uitgeven van elektronische facturen moet u de factureverlener hebben verbonden voor de winkel. Als dit niet is verbonden, zal de bon duidelijk vermelden dat dit nog geen geldige btw-factuur is.

Stap 9 - Bestelling opslaan (Park) en heropenen (Recall)

Klant twijfelt/vergat portemonnee? Klik op Park (Bestelling opslaan) om de huidige winkelwagen op te bergen.

Ga door met de volgende klant zoals normaal.

Open de lijst met opgeslagen bestellingen, klik op Recall (Heropenen) om de oude winkelwagen te herstellen.

✅ Verwacht resultaat: Na Park is de winkelwagen leeg en verschijnt er een opgeslagen bestelling (aantal items + totaal + tijd). Bij Recall wordt de winkelwagen precies hersteld met de regels, hoeveelheden, kortingen en de klant die eraan gekoppeld was; de opgeslagen bestelling blijft intact, zelfs na het vernieuwen van de pagina.

Stap 10 - Retourneren en terugbetalen

Open het menu ⋯ op de POS-balk → Returns (Retourneren) (alleen zichtbaar als u de juiste machtigingen heeft om te retourneren).

Selecteer de te retourneren bestelling uit de recente lijst (of voer het bestelnummer in) → Load (Laden).

Voer het retourneerbare aantal in voor de betreffende regel, geef de reden op, klik op Issue refund (Terugbetalen).

✅ Verwacht resultaat: Er verschijnt een melding "Refund issued (Terugbetaling verwerkt): "; geretourneerde artikelen worden toegevoegd aan de voorraad (weer bruikbaar); de bestelling verandert van status naar partially_returned/returned (gedeeltelijk geretourneerd/geretourneerd); er wordt een omgekeerde boekhoudkundige boeking gemaakt om de administratie te matchen. Als er meer wordt geretourneerd dan er is verkocht, weigert het systeem.

Stap 11 - POS-bestellingen en activiteitenlogboek 360° controleren in CRM

Open CRM (app.gtgcrm.com) → Orders (Bestellingen): zoek de zojuist verkochte bestelling, bron POS.

Als een klant is gekoppeld: open contactpersoon → tabblad Activiteit.

Open het menu Orders → Activities om de feed van alle bestellingen aan de kassa te bekijken.

✅ Verwacht resultaat: Bestelling wordt weergegeven met de bron POS, het juiste totaalbedrag, zonder bezorgadres; indien gekoppeld aan een klant, wordt een activiteit "POS-verkoop" weergegeven op de tijdlijn van de klant; alle bestellingen aan de kassa worden weergegeven in de feed Activiteiten van het menu Bestellingen (filterbaar op verkoper/datum).

Snelle referentietabel verwachte resultaten

Inloggen POS + magazijn selecteren — POS-scherm toont magazijnnaam + kassamedewerker naam, productraster is klaar

Code scannen / product aanraken — Producten komen correct geprijsd in de mand; totaal wordt direct bijgewerkt

Aantal aanraken — Numeriek toetsenbord voor directe invoer van het aantal

Korting toepassen — Toont Subtotaal / Korting / Totaal; server berekent opnieuw; geen overschrijding van het voorlopige totaal

Klant koppelen op telefoonnummer — Toont contactnaam in plaats van "Walk-in"

Contant geld ontvangen + Bevestigen — Toont wisselgeld; bestelling (bron POS) wordt aangemaakt, magazijn wordt afgetrokken, mand wordt leeggemaakt

QR/MoMo ontvangen — Klant scant om te betalen; bestelling wordt automatisch voltooid; beltoon "betaling ontvangen"

Verkoop boven voorraad — Wordt geblokkeerd, geeft de naam van het ontbrekende product aan, geen magazijnaftrek

Bon printen / Opnieuw printen — Duidelijke Nederlandse bon; opnieuw afgedrukte exemplaren zijn gemarkeerd als RE-PRINT

BTW bekijken — Scheidt duidelijk het btw-bedrag dat is inbegrepen per niveau

Parkeren → Herstellen — Mand wordt opgeslagen en correct hersteld (zelfs na het opnieuw laden van de pagina)

Terugbetaling uitvoeren — Terugbetaling + goederen terug naar magazijn + omgekeerde boekhouding; voorkomt teruggave van meer dan verkocht

Controleren in CRM — Bestelling van POS-bron + 360°-activiteit op klant en bestelgeschiedenis

Opmerkingen

Vereist de rechten POS-verkoop aanmaken om bestellingen te voltooien; vereist aparte rechten voor teruggave om het onderdeel Retouren te gebruiken — als deze ontbreken, neem dan contact op met de beheerder van de werkruimte en log opnieuw in om de nieuwe rechten te ontvangen.

POS trekt af van het magazijn van de winkel dat is geselecteerd in Instellingen; elke kassa onthoudt zijn eigen configuratie voor printer / papierformaat / geldlade.

QR MoMo moet worden gescand met de MoMo-app, niet met de telefooncamera; alleen betaalpoorten die u hebt ingeschakeld en geconfigureerd worden aan de kassa weergegeven.

Het uitgeven van een elektronische factuur aan de klant vereist dat u een facturatieleverancier hebt verbonden; wanneer er geen verbinding is, vermeldt de bon duidelijk dat dit nog geen geldige btw-factuur is.

De huidige POS-interface kan Engelse labels weergeven (Pay, Confirm, Settings, Returns, Recent sales…) — deze handleiding bevat de Nederlandse betekenis ter vergelijking.

Inkoop en inventarisatie van de winkel worden gedaan op het gedeelde scherm Magazijn (Warehouse) — zie de handleiding Magazijn & Voorraad.