Zijn ongedocumenteerde uitgaven aftrekbaar?

Tijdens de bedrijfsactiviteiten komen vaak uitgaven voor die geen facturen hebben, vooral bij transacties met individuen. Als de juridische essentie niet correct wordt begrepen, kan het bedrijf gemakkelijk kostenposten verliezen tijdens de belastingaangifte, wat resulteert in een hogere vennootschapsbelasting en het risico op achterstallige heffingen en boetes.

Dus, zijn ongedocumenteerde uitgaven aftrekbaar, en onder welke omstandigheden?

Wat zijn redelijke uitgaven volgens de belastingregels?

Redelijke uitgaven (aftrekbare kosten) zijn uitgaven die als kosten kunnen worden meegeteld bij het bepalen van het belastbare inkomen van de vennootschap, mits ze tegelijkertijd voldoen aan alle wettelijke voorwaarden.

Volgens de huidige regelgeving wordt een uitgave als redelijk beschouwd wanneer:

• Het daadwerkelijk is ontstaan en direct verband houdt met productie- en bedrijfsactiviteiten.
• Er geldige documenten en bewijsstukken zijn voor elk specifiek geval.
• Het niet behoort tot de categorieën van uitgaven die volgens de belastingwet verboden of beperkt zijn.

Belangrijke opmerking: Sommige uitgaven vereisen geen factuur, maar kunnen toch als redelijke kosten worden meegeteld als de vervangende documentatie voldoet aan de voorschriften.

Gevallen waarin ongedocumenteerde uitgaven toch als kosten worden meegeteld

Aankoop van goederen en diensten van niet-bedrijfsmatige individuen

Het bedrijf mag geen factuur hebben bij de aankoop van:

• Activa van niet-bedrijfsmatige individuen.
• Diensten van individuen die geen zaken doen.
• Goederen die direct door de bevolking worden geproduceerd, geëxploiteerd of gevangen en direct worden verkocht.

In dit geval moet het bedrijf een opgave van niet-gefactureerde aankopen (formulier 01/TNDN) opstellen en is het zelf verantwoordelijk voor de waarheidsgetrouwheid.

Praktische opmerking: Als de aankoopprijs op de opgave hoger is dan de marktprijs, heeft de belastingdienst het recht om de kosten aan te passen aan de marktprijs.

Aankoop van goederen en diensten van huishoudens of individuele bedrijven met een omzet van minder dan 100 miljoen VND/jaar

In gevallen waarin huishoudens of individuen niet verplicht zijn facturen uit te geven, kan het bedrijf de kosten nog steeds meerekenen als:

• Er een opgave 01/TNDN is.
• Er volledige documentatie van de daadwerkelijke transactie is.
• De oorsprong en inhoud van de uitgave kunnen worden aangetoond.

In dit geval:

• Er ontstaat geen personenbelasting voor de verkoper.
• Het bedrijf is niet verplicht om contant te betalen, zelfs niet voor transacties boven de 20 miljoen VND.

Aankoop van goederen en diensten van individuen of huishoudens met een omzet van meer dan 100 miljoen VND/jaar

Dit is een zeer belangrijke juridische grens.

Als de verkoper:

• Een individu of huishouden is.
• Een omzet van meer dan 100 miljoen VND/jaar heeft.

VERPLICHT om een factuur te hebben.

In dit geval:

• Individuen of huishoudens moeten naar de belastingdienst gaan om een factuur te kopen.
• Het bedrijf mag formulier 01/TNDN niet gebruiken als vervanging voor de factuur.

Als er geen factuur is, wordt de uitgave volledig geweigerd bij de vennootschapsbelastingaangifte.

Inhuur van seizoensarbeiders, korte-termijn opdrachtwerk

Het bedrijf kan de kosten meerekenen als:

• Individuen worden ingehuurd om te werken volgens een seizoensgebonden contract, een opdracht.
• Het werk van korte duur, niet-regelmatig van aard is.

Belastingverplichtingen:

• Het bedrijf houdt 10% personenbelasting in voordat het wordt uitbetaald.
• Deze ingehouden belasting wordt nog steeds meegerekend als redelijke kosten.

Huur van activa van individuen (woningen, auto's, opslagruimtes...)

Huurkosten van activa vereisen geen factuur, maar in sommige gevallen moet er belasting worden betaald namens het individu.

Onderscheid maken:

• Contracten van minder dan 100 miljoen VND/jaar: geen BTW, personenbelasting, licentievergoedingen.
• Contracten van meer dan 100 miljoen VND/jaar:
  • BTW: 5%
  • Personenbelasting: 5%

Het bedrijf kan de betaling namens hen uitvoeren als dit in het contract is overeengekomen.

Berekening van vennootschapsbelasting en personenbelasting voor ongedocumenteerde uitgaven

Elk type uitgave heeft een andere fiscale behandeling; een algemene formule kan niet worden toegepast.

Te onthouden principe:

• Aftrekbare kosten bij de berekening van de vennootschapsbelasting zijn afhankelijk van de documentatie en de aard van de transactie.
• Personenbelasting ontstaat alleen wanneer het individu onderworpen is aan belasting volgens de voorschriften.

Voorbeeld:

• Aankoop van goederen geproduceerd door burgers: geen personenbelasting.
• Inhuur van diensten van niet-bedrijfsmatige individuen: 10% personenbelasting ingehouden.
• Huur van activa van individuen met hoge omzet: 5% personenbelasting + 5% BTW.

Lees meer: Hoeveel omzet moet je hebben om belasting te betalen?

Veelvoorkomende fouten waardoor ongedocumenteerde uitgaven worden afgekeurd

In de praktijk van belastingcontroles zijn de meest voorkomende fouten:

• Onjuist gebruik van opgave 01/TNDN voor de verkeerde partij.
• Niet kunnen bewijzen dat individuen geen zaken doen.
• Geen leverings- of contractbevestiging.
• Een ongewoon hoge aankoopprijs in vergelijking met de markt.
• Niet correct inhouden van personenbelasting volgens de voorschriften.

Eén kleine fout kan ertoe leiden dat de gehele uitgave wordt afgekeurd.

Lees meer: Welke kosten zijn aftrekbaar bij het ondernemen?

Conclusie

Dat een uitgave geen factuur heeft, betekent niet automatisch dat die uitgave wordt afgekeurd bij de belastingberekening. De huidige belastingwetgeving staat bedrijven toe om veel soorten ongedocumenteerde uitgaven te boeken, mits het bedrijf de aard van de transactie correct bepaalt, de juiste partij voor de uitgave aanwijst en voldoende vervangende documentatie voorbereidt volgens de voorschriften.

In de praktijk zit het risico niet in het ontbreken van een factuur, maar in de verkeerde toepassing van de regelgeving, het gebruik van opgaven voor de verkeerde partijen, het niet inhouden van personenbelasting wanneer nodig, of het niet kunnen bewijzen van de realiteit van de transactie. In dat geval kan het bedrijf, zelfs als de uitgave werkelijk is gedaan, geconfronteerd worden met de afkeuring van de kosten en de achterstallige inning van vennootschapsbelasting.

Daarom, om hun fiscale rechten te beschermen, moeten bedrijven elke groep kosten goed begrijpen, de bijbehorende wettelijke voorwaarden kennen en de documentatie volledig en consistent organiseren vanaf het moment dat de transactie plaatsvindt. Vanaf het begin correct handelen helpt niet alleen om wettelijke kosten te optimaliseren, maar vormt ook een belangrijke basis voor het bedrijf om transparant, veilig en duurzaam te opereren op de lange termijn.