Komen uitgaven zonder factuur in aanmerking voor aftrek?

Tijdens de bedrijfsactiviteiten ontstaan zeer regelmatig kosten zonder factuur, met name bij transacties met particulieren. Zonder de juridische essentie correct te begrijpen, is het heel gemakkelijk voor bedrijven om deze kosten bij de belastingaangifte te laten afkeuren, wat resulteert in een hogere vennootschapsbelasting die moet worden betaald en het risico op naheffingen en boetes.

Dus, kunnen kosten zonder factuur worden meegerekend als aftrekbare kosten, en in welke gevallen?

Wat zijn redelijke kosten volgens de belastingwetgeving?

Redelijke kosten (aftrekbare kosten) zijn de kosten die in mindering mogen worden gebracht bij het bepalen van de belastbare winst, mits ze tegelijkertijd voldoen aan alle wettelijke voorwaarden.

Volgens de huidige regelgeving wordt een kostenpost als redelijk beschouwd indien:

• Deze daadwerkelijk is gemaakt en direct verband houdt met productie- en bedrijfsactiviteiten.
• Er volledige en wettelijk geldige documentatie en bewijsstukken zijn voor elk specifiek geval.
• Deze niet behoort tot de door de belastingwet verboden of beperkte kostenposten.

Belangrijke opmerking: Er zijn kostenposten waarvoor geen factuur nodig is, maar die toch als redelijke kosten kunnen worden beschouwd als de vervangende documentatie correct is volgens de voorschriften.

Gevallen waarin kosten zonder factuur toch als aftrekbare kosten kunnen worden beschouwd

Aankoop van goederen en diensten van particulieren die geen bedrijf uitoefenen

Bedrijven mogen geen factuur nodig hebben bij de aankoop van:

• Activa van particulieren die geen bedrijf uitoefenen.
• Diensten van particulieren die geen bedrijf hebben geregistreerd.
• Goederen die door burgers zelf zijn geproduceerd, geëxploiteerd, gevangen en rechtstreeks worden verkocht.

In dit geval moet het bedrijf een opgave opstellen van de aankopen zonder factuur (formulier 01/TNDN) en is het zelf verantwoordelijk voor de juistheid.

Praktische opmerking: Als de aankoopprijs op de opgave hoger is dan de marktprijs, heeft de belastingdienst het recht om de kosten aan te passen aan de marktprijs.

Aankoop van goederen en diensten van een huishouden of een individuele ondernemer met een jaaromzet van minder dan 100 miljoen VND

In gevallen waarin huishoudens of individuen vrijgesteld zijn van het uitgeven van facturen, kan het bedrijf de kosten toch aftrekken indien:

• Een opgave 01/TNDN aanwezig is.
• Volledige documentatie van de transactie aanwezig is.
• De herkomst en inhoud van de kosten aantoonbaar zijn.

In dit geval:

• Er is geen inkomstenbelasting verschuldigd voor de verkoper.
• Het bedrijf is niet verplicht om elektronisch te betalen, zelfs niet voor transacties boven de 20 miljoen VND.

Aankoop van goederen en diensten van een particulier of een huishouden met een jaaromzet van meer dan 100 miljoen VND

Dit is een zeer belangrijke juridische grens.

Indien de verkoper:

• Een particulier of een huishouden is.
• Een jaaromzet van meer dan 100 miljoen VND heeft.

VERPLICHT een factuur te verstrekken.

In dit geval:

• De particulier of het huishouden moet naar het belastingkantoor gaan om een factuur te verkrijgen.
• Het bedrijf mag de opgave 01/TNDN niet gebruiken ter vervanging van de factuur.

Zonder factuur worden de kosten bij de vennootschapsbelastingaangifte volledig afgekeurd.

Huren van seizoensarbeid, uitbesteden van kortlopende werkzaamheden

Het bedrijf kan de kosten aftrekken indien:

• Particulieren zijn ingehuurd voor werkzaamheden middels een tijdelijk contract of uitbesteding.
• De werkzaamheden van kortlopende, niet-regelmatige aard zijn.

Fiscale verplichtingen:

• Het bedrijf houdt 10% inkomstenbelasting in voordat het uitbetaalt.
• Dit ingehouden bedrag wordt meegerekend als redelijke kosten.

Huren van activa van particulieren (huis, auto, opslagruimte...)

Huurkosten vereisen geen factuur, maar in sommige gevallen moet belasting namens de particulier worden betaald.

Maak een duidelijk onderscheid:

• Contracten tot 100 miljoen VND/jaar: geen BTW, inkomstenbelasting, of registratierechten verschuldigd.
• Contracten van meer dan 100 miljoen VND/jaar:
  • BTW: 5%
  • Inkomstenbelasting: 5%

Het bedrijf kan dit namens de particulier betalen indien dit in het contract is overeengekomen.

Hoe de vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting te berekenen voor kosten zonder factuur

Elke kostenpost heeft een andere fiscale behandeling; er kan geen gemeenschappelijke formule worden toegepast.

Het te onthouden principe:

• De aftrekbare kosten voor de vennootschapsbelasting zijn afhankelijk van het dossier en de aard van de transactie.
• Inkomstenbelasting op natuurlijke personen wordt alleen geheven wanneer de natuurlijke persoon onderworpen is aan de belastingheffing volgens de voorschriften.

Voorbeelden:

• Aankoop van producten gemaakt door particulieren: geen inkomstenbelasting op natuurlijke personen.
• Huren van diensten van particulieren die niet actief zijn als ondernemer: 10% inhouding op inkomstenbelasting op natuurlijke personen.
• Huren van persoonlijke activa met hoge omzet: 5% inkomstenbelasting op natuurlijke personen + 5% btw.

Lees meer: Hoeveel Omzet Moet Je Aangeven Om Belasting Te Betalen?

Veelvoorkomende fouten waardoor kosten zonder factuur worden afgekeurd

In de praktijk van belastingcontroles zijn de meest voorkomende fouten:

• Verkeerd gebruik van bijlage 01/TNDN voor ongeschikte objecten.
• Niet kunnen aantonen dat de persoon geen ondernemer is.
• Geen ontvangstbewijs of contract.
• Aankoopprijs die ongebruikelijk hoog is in vergelijking met de markt.
• Niet correct inhouden van inkomstenbelasting op natuurlijke personen volgens de voorschriften.

Slechts één kleine fout kan ertoe leiden dat de gehele uitgave wordt afgekeurd.

Lees meer: Welke Kosten Zijn Aftrekbaar Bij Het Ondernemen?

Conclusie

Het ontbreken van een factuur voor een uitgave betekent niet automatisch dat deze uitgave wordt afgekeurd bij de belastingaangifte. De huidige belastingwetgeving staat bedrijven toe om veel kosten zonder factuur te registreren, mits het bedrijf de aard van de transactie correct bepaalt, het juiste object van de uitgave identificeert en voldoende vervangend bewijsmateriaal voorbereidt volgens de voorschriften.

In de praktijk ligt het risico niet in het ontbreken van een factuur, maar in het verkeerd toepassen van gevallen, het onjuist gebruiken van bijlagen voor ongeschikte objecten, het niet inhouden van inkomstenbelasting op natuurlijke personen waar nodig, of het niet kunnen aantonen van de werkelijkheid van de transactie. In dat geval, zelfs als de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, kan het bedrijf toch de kosten afgekeurd zien en worden er vennootschapsbelastingen nageheven.

Om uw fiscale rechten te beschermen, moeten bedrijven daarom elke groep kosten goed begrijpen, de bijbehorende wettelijke voorwaarden kennen en de documentatie vanaf het moment van de transactie volledig en consequent organiseren en bewaren. Vanaf het begin correct handelen helpt niet alleen om legale kosten te optimaliseren, maar vormt ook een belangrijke basis voor bedrijven om transparant, veilig en duurzaam te opereren op de lange termijn.