Welke rol spelen e-mail en automatisering nadat een bedrijf al een website en landingspagina heeft?

Veel kleine en middelgrote bedrijven hebben na het bouwen van een website of landingspagina een bekend gevoel: eindelijk is er een plek om verkeer naartoe te leiden, een formulier om leads te verzamelen, een duidelijke bestemmingspagina om campagnes te lanceren. Dit is een grote stap, omdat het bedrijf tenminste niet langer verkeer een te vage reis laat maken.

Maar dan verschijnt al snel een andere vraag: hoe zorg je voor consistente opvolging van leads?

Dit is waar veel KMO's vastlopen. Gebruikers vullen formulieren in, laten hun e-mailadres achter, schrijven zich in voor advies of downloaden een document. Maar na deze eerste stap is de reis vaak onderbroken. Sommige bedrijven reageren traag. Sommige bedrijven sturen een e-mail als ze eraan denken, en vergeten het als ze druk zijn. Sommige verkopers bellen één keer, en laten het dan rusten. Het resultaat is dat leads wel binnenkomen, maar niet consequent worden opgevolgd.

Als websites en landingspagina's dus de onderdelen zijn die bedrijven helpen aandacht te trekken en interesse te wekken, dan zijn e-mail en automatisering de onderdelen die bedrijven helpen die interesse lang genoeg te behouden om er echte kansen van te maken.

Waarom hebben veel bedrijven leads, maar kunnen ze ze niet consequent opvolgen?

In de beginfase gebeurt leadopvolging vaak handmatig. Er worden handmatig e-mails verzonden, handmatig berichten verstuurd of gebeld op basis van geheugen. Deze methode kan prima werken als het aantal leads klein is. Maar zodra een bedrijf een website, landingspagina, registratieformulier en meer contactpunten heeft, lopen handmatige methoden snel tegen hun grenzen aan.

Het probleem is niet dat bedrijven leads niet willen opvolgen. Het probleem is dat het team niet altijd de tijd heeft om consequent voor elke persoon te zorgen.

Veelvoorkomende tekenen zijn:

• Nieuwe leads krijgen pas na een paar dagen de eerste e-mail
• Klanten hebben een document gedownload of hun informatie achtergelaten, maar worden niet verder opgevolgd
• Verkooppersoneel richt zich alleen op warme leads, terwijl leads die nog informatie aan het verzamelen zijn, worden vergeten
• De verzonden inhoud is inconsistent, soms wel, soms niet
• Marketing genereert leads, maar daarna is er geen duidelijke opvolgingsstroom om de interesse gaande te houden

Dit is waar e-mail en automatisering een duidelijkere rol beginnen te spelen. Niet omdat bedrijven het ingewikkeld moeten maken, maar omdat bedrijven een manier nodig hebben om leads consequenter, op het juiste moment en minder afhankelijk van het geheugen van individuen op te volgen.

Wanneer moet een bedrijf met automatisering beginnen?

Niet elk bedrijf met een website hoeft onmiddellijk met automatisering te beginnen. Maar als een bedrijf zich in een van de volgende situaties bevindt, is het tijd om er serieuzer over na te denken:

1. Wanneer de website of landingspagina consequent leads begint te genereren

Als er elke week mensen een formulier invullen, demo's aanvragen, hun e-mailadres achterlaten of om advies vragen, dan is het tijd dat het bedrijf een duidelijkere opvolgingsstroom krijgt. Anders wordt deze reeks leads geleidelijk gemist of zeer inconsistent opgevolgd.

2. Wanneer het verkoopteam klein is en niet elke lead onmiddellijk kan opvolgen

Dit is een veelvoorkomende situatie bij KMO's. Verkoopmedewerkers moeten prioriteit geven aan warme leads, maar dat betekent niet dat leads die nog niet klaar zijn om te kopen, niet belangrijk zijn. Automatisering helpt deze kloof te overbruggen door contact te houden met leads terwijl het verkoopteam zich concentreert op kansen die dichter bij een afsluiting zijn.

3. Wanneer een bedrijf leads wil koesteren in plaats van alleen te wachten tot ze terugkeren

Veel leads kopen niet bij het eerste contact. Ze hebben meer tijd, meer informatie of meer vertrouwen nodig. Als een bedrijf geen manier heeft om hen na het eerste contact te begeleiden, is de kans groot dat ze langzaam afkoelen en verdwijnen.

Met andere woorden, automatisering wordt noodzakelijk wanneer een bedrijf niet alleen leads wil genereren, maar ook wil voorkomen dat leads verloren gaan nadat ze zijn verkregen.

Welke rol spelen e-mail en automatisering na websites en landingspagina's?

Websites en landingspagina's doen het eerste deel van de reis vaak goed. Ze helpen klanten het bedrijf te leren kennen, diensten of aanbiedingen te begrijpen en vervolgens hun informatie achter te laten. Maar na dat punt worden klanten niet automatisch een verkoopkans.

Er is een belangrijke tussenfase: van het moment dat een klant informatie achterlaat tot het moment dat de klant klaar is voor diepere discussies of beslissingen. E-mail en automatisering bevinden zich precies in die tussenfase.

Hun rol omvat doorgaans drie onderdelen:

• De stroom van interesse gaande houden
• Op het juiste moment aanvullende informatie verstrekken
• Het team helpen leads systematischer op te volgen

Dit is vooral belangrijk voor kleine bedrijven, omdat ze niet altijd genoeg mensen hebben om elke lead nauwlettend te volgen.

3 basisstromen waar KMO's eerst aan moeten denken

Niet elk bedrijf heeft een zeer uitgebreid automatiseringssysteem nodig. Voor KMO's kunnen een paar basisstromen die op de juiste manier worden toegepast, al een groot verschil maken.

1. Welkomststroom na het invullen van een formulier

Dit is een zeer basale maar uiterst belangrijke stroom.

Wanneer een klant net informatie heeft achtergelaten op de website of landingspagina, is de interesse het meest recent. Een eerste e-mail die op het juiste moment wordt verzonden, kan helpen bevestigen dat het bedrijf de informatie heeft ontvangen en tegelijkertijd een professioneler en proactiever gevoel creëren.

Deze stroom is geschikt wanneer klanten:

• advies aanvragen
• documenten downloaden
• demo's aanvragen
• hun behoeften via een formulier achterlaten

De eerste e-mail hoeft niet erg lang te zijn. Belangrijk is dat deze duidelijk is, het doel dient en de klant weet wat de volgende stap is.

2. Lead nurture stroom met relevante inhoud of informatie

Niet iedereen die een e-mailadres achterlaat, is klaar om direct te kopen. Sommigen zijn nog in de onderzoeks-, vergelijkings- of wachttijd. Hier komt de lead nurture e-mail van pas.

Bedrijven kunnen inhoud verzenden zoals:

• een verdere uitleg van de dienst of oplossing
• case studies of praktijkvoorbeelden
• veelgestelde vragen
• punten die klanten helpen hun probleem beter te begrijpen

Deze stroom helpt voorkomen dat het bedrijf na het eerste contact verdwijnt. Het helpt leads ook om het bedrijf langer te onthouden in plaats van hun interesse te laten afkoelen.

3. Herinnerings- of heractiveringsstroom voor niet-reagerende leads

Dit is een zeer nuttige stroom die vaak wordt vergeten. Veel leads hebben in het verleden interesse getoond, een formulier ingevuld of een e-mail geopend, maar hebben daarna geen verdere actie ondernomen. Zonder een herinneringsstroom blijven deze leads vaak stil in het systeem.

Een redelijke reeks herinneringen kan het bedrijf helpen de aandacht terug te trekken door:

• de belangrijkste waarde of voordelen te herhalen
• de volgende stap voor te stellen, zoals het plannen van een afspraak, het bekijken van een demo of het reageren op behoeften
• een duidelijker reden te geven om het gesprek voort te zetten

Voor kleine bedrijven kan alleen al het effectief benutten van deze groep leads de opvolgingsprestaties aanzienlijk verbeteren.

Hoe website, CRM, e-mail en automatisering samen moeten werken

Dit is het allerbelangrijkste punt. Als e-mail en automatisering losgekoppeld zijn van de website en CRM, is het nog steeds gemakkelijk voor bedrijven om operationele onderbrekingen te hebben.

Een logische stroom volgt doorgaans deze logica:

• De website of landingspagina is waar klanten hun informatie achterlaten
• CRM is waar leads worden geregistreerd en klantgegevens worden bijgehouden
• E-mail en automatisering zijn de onderdelen die helpen bij het onderhouden van contact en het koesteren van leads in verschillende situaties

Wanneer deze drie onderdelen samenwerken, gaat een bedrijf verder dan alleen "een formulier op de website hebben". Het bedrijf krijgt een duidelijkere reis van klant komt op de website, laat informatie achter, wordt geregistreerd in CRM en wordt verder opgevolgd via e-mail of automatisering.

Het is deze naadloosheid die ervoor zorgt dat leads niet verloren gaan na het eerste contact.

Hoe ondersteunt GTG CRM dit probleem?

GTG CRM is geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven die al een website of landingspagina hebben en naar een fase willen gaan waarin ze leads consistenter kunnen opvolgen.

Wanneer leads via de website of landingspagina binnenkomen, kunnen bedrijven hun gegevens duidelijker beheren in CRM in plaats van de informatie verspreid te laten liggen. Van daaruit kunnen e-mail en automatisering het volgende onderdeel van de opvolgingsstroom worden, in plaats van een afzonderlijke stap die handmatig en soms willekeurig wordt uitgevoerd.

Met GTG CRM kunnen bedrijven e-mail-, bericht- of meldingsstromen bouwen volgens workflows om het lead nurture proces en klantopvolging te ondersteunen. Het belangrijkste hier is niet om het systeem extreem ingewikkeld te maken. De grotere waarde ligt in het feit dat bedrijven beginnen met het consequenter en op het juiste moment opvolgen van leads, en minder afhankelijk worden van persoonlijk geheugen.

Als de website een duidelijkere eerste contactpunt biedt, dan helpen e-mail en automatisering de rest van de reis minder onderbroken te maken.

Conclusie

Websites en landingspagina's zijn een cruciale basis om interesse te wekken en leads te verzamelen. Maar als het bedrijf daarna geen manier heeft om ze consequent op te volgen, zullen veel leads blijven steken op het niveau van "ooit interesse gehad".

E-mail en automatisering helpen deze kloof te overbruggen. Ze helpen bedrijven om contact te houden, leads beter te koesteren en een duidelijkere opvolgingsstroom te creëren nadat klanten hun informatie hebben achtergelaten.

Voor KMO's is dit niet iets om vanaf het begin grootschalig aan te pakken. Maar wanneer websites en landingspagina's al leads genereren, is e-mail en automatisering de volgende stap die het overwegen waard is om te voorkomen dat het verkoopsysteem halverwege onderbroken wordt.

Met GTG CRM kunnen bedrijven hun website koppelen aan e-mail en automatisering op een gestroomlijnde manier, waardoor leadopvolging een natuurlijk onderdeel van de operationele stroom wordt in plaats van een extra taak die wordt uitgevoerd wanneer er tijd is.